Bijlage 1.2 Verzoek tot toetreding gemeente Gorinchem (geanonimiseerd)

4

Gemeente

VW Gorinchem

WEE

Het dagelijks bestuur Postbus 18 4000 AA TIEL

Uw

brief

Belastingsamenwerking

van

van:

Uw kenmerk:

Rivierenland

Ons kenmerk: D-929754

Gorinchem,

Behandelaar:

Zaaknummer:

11

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

juli 2024

11 JUL 2024

Z/24/769526

Doorkiesnummer:

Onderwerp: Verzoek tot

toetreding

per 1 januari 2025

Geacht bestuur, Met deze brief wil het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gorinchem u op de hoogte stellen van ons officiële verzoek tot toetreding tot Belastingsamenwerking Rivierenland per 1 2025.

januari

toestemming van de raad van de gemeente Gorinchem, op grond van artikel 36 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Rivierenland 2024, dienen wij dit verzoek in. De gemeente Gorinchem is ervan overtuigd dat toetreding tot de Belastingsamenwerking Rivierenland bijdraagt aan een efficiëntere en effectievere uitvoering van onze belastingtaken. Met

Wij verzoeken de voortgang. Mocht

u

u

vriendelijk ons verzoek in behandeling

aanvullende informatie of documenten

Wij danken

u

bij voorbaat

voor

uw

medewerking

wethouders

van

Gorinchem,

te

nemen

nodig hebben,

en

ons

op de

dan vernemen

en zien uit naar

een

wij dat graag.

succesvolle

(geanonimiseerd) nn Burgemeester

en

de secretaris,

d

(geanonimiseerd) Stadhuisplein Postbus

1 108 / 4200 AC

gorinchem.nl

eenteraad Gorinchem

Telefoon: Gorinchem

14 0183

gemeente@gorinchem.nl

hoogte te houden

(geanonimiseerd)

samenwerking.

van

Of Ke

5 Gorinchem Raadsvoorstel:

Datum: 26 maart 2024

Z/24/769526/D-911515

n__n

Onderwerp: Toetreding gemeenschappelijke regeling

Belastingsamenwerking

Raadsv,

Rivierenland

(geanonimiseerd)

ait

Opsteller: (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) mn Geeft voorstel begrotingswijziging: Ja

|

Toetreding gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland Voorstel:

Wij stellen u voor: | 1. Het college toestemming te geven toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2025 t/m 2027 bij te stellen van € 949.000 naar € 805.000. Vanaf 2028 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3. Eenmalig voor het jaar 2024 een budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. |4. De financiële consequenties te verrekenen met het begrotingssaldo en deze te verwerken in een begrotingswijziging.

Aten: De gemeente

staat voor uitdagingen binnen het belastingteam van de gemeente Gorinchem, gekenmerkt complexe structuur en afhankelijkheid van externe medewerkers voor activiteiten zoals WOZ, BAG, inning en kwijtscheldingen. De operationele kwetsbaarheden, hoge werkdruk en beperkte vervangbaarheid binnen het team vragen om een heroverweging van de werkwijze. Na onderzoek naar verschillende scenario's, waaronder behoud van werkzaamheden binnen de gemeente (scenario 1), gedeeltelijke uitbesteding (scenario 2) en volledige uitbesteding (scenario 3), stellen we voor om de belastingwerkzaamheden volledig uit te besteden aan de Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR). Dit impliceert de toetreding van de gemeente als deelnemer tot deze gemeenschappelijke regeling, bestaande uit acht gemeenten, het waterschap Rivierenland en de afvalinzamelingsregeling in de regio Rivierenland. Voor meer details over de verschillende scenario's verwijzen we naar bijlage 1 bij dit voorstel. door een

|

|

U

| Beoogd effect:

volledige uitbesteding van belastingdiensten aan de BSR beoogt de efficiëntie van deze diensten te verbeteren door gebruik te maken van de expertise en schaalvoordelen van de BSR. Hierdoor kunnen belastingtaken efficiënter worden uitgevoerd. Tegelijkertijd vermindert dit de afhankelijkheid van de krappe arbeidsmarkt, omdat de BSR de benodigde capaciteit en kennis kan leveren voor een stabiele en consistente dienstverlening. De

[Argumenten: 1.1 We

verbeteren de dienstverlening

voor onze

de

inwoners de BSR

Door uitbesteding van belastingdiensten aanbieden voor zowel de waterschapsbelasting als de aan

kunnen we

een

gecombineerd aanslagbiljet

gemeentelijke belastingen.

Dit resulteert in een

inwoners, waardoor zij slechts één keer een

vereenvoudiging van het administratieve

proces voor onze één keer betaling hoeven te regelen. Daarnaast kunnen inwoners bij uitbesteding van de belastingdiensten aan de BSR gebruikmaken van een portaal om het aantal afvalledigingen die zij gedurende het jaar doen, als gevolg van het nieuwe Díftarsysteem, in te zien. Dit draagt bij aan een verbeterde gebruikservaring en tevredenheid onder inwoners. |

aanslagbiljet ontvangen

en

|

1.2 We

verbeteren de efficiëntie en uniformiteit van de

Het uitbesteden van

de BSR

belastingdiensten gespecialiseerde expertise en infrastructuur van

dr

4

gerinchem.nl

aan

dienstverlening

mogelijkheid om te profiteren van de externe partij. Door centralisatie van de

biedt de

deze

|

|

dienstveriening wordt een hogere mate van efficiëntie en uniformiteit bereikt. Dit resulteert in gestroomlijnde processen en een consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. 1. 3 Expertise van de externe partij garandeert lwaliteitsdienstverlening < De BSR beschikt over specialistische kennis en ervaring op het gebied van belastingdiensten, wat garant staat voor een hoog niveau van kwaliteitsdienstverlening. Het uitbesteden van deze taken aan een externe partij verzekert de gemeente Gorinchem van professionele ondersteuning en nauwkeurige uitvoering van belastingprocessen Dit vermindert het risico op fouten en verhoogt de betrouwbaarheid van de belastingafhandeling. 1. 4 Verwachting van kostendalingen door sctiaalgrootte bij de BSR Uit de analyse van de jaarrekeningen van de afgelopen jaren blijkt dat de gerealiseerde kosten circa 6,5% lager liggen dan de begrote kosten Dit suggereert dat de BSR in staat is om efficiënter te opereren en kosten te besparen. Daarnaast zullen de overheadkosten niet recht evenredig toenemen met de toename van belastingwerk dat de BSR uitvoert voor de gemeente. Door de schaalvoordelen kan de BSR de extra werklast effectief absorberen zonder dat dit resulteert in aanzienlijke stijgingen van de overheadkosten. 1.

5 We dragen alleen uitvoeringstaken beleidstaken over, geen De uit te besteden taken betreffen voornamelijk uitvoerende en operationele taken. Door te kiezen voor uitbesteding aan de BSR blijft de gemeente Gorinchem zich concentreren op haar kerntaken, met name de beleidsmatige aspecten van belastingheffing en -inning. De BSR fungeert als een gespecialiseerde uitvoeringsorganisatie die verantwoordelijk is voor de operationele taken op het gebied van belastingen. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding tussen beleidsvorming en uitvoering. 1. 6 Bredere marktverkenning De voorgestelde keuze voor de BSR is tot stand gekomen na een afweging van verschillende scenario's en potentiële partners, waarbij specifiek is gekeken naar de haalbaarheid, kosten, kwaliteit van dienstverlening en de mogelijkheid tot behoud van controle over de uitgevoerde werkzaamheden. 1. 7 Het college mag pas toetreden na toestemming gemeenteraad van de De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat het college mag pas toetreden tot een gemeenschappelijke regeling na toestemming van de gemeenteraad. De wet bepaalt daarbij dat toestemming slechts kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 2.

1 Positieve businesscase voor scenario 3 In de huidige begroting 2024 is er een totaalbedrag van € 949 000 gereserveerd voor het team belastingen Het onderzoek concludeert dat scenario 3 structureel voordeliger is dan de andere scenario's Bij scenario 1 en 2 is het nodig om vanaf 2025 het budget structureel te herzien, tenwijl voor scenario 3 dit pas vanaf 2028 het geval zou zijn. Ondanks de efficiëntie verbetering bij scenario 3 zal uiteindelijk in 2028 toch het budget moeten worden bijgesteld. Dit is onvermijdelijk als we gestroomlijnde processen en een consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening willen bereiken. Uiteindelijk is de verwachting dat er weer kostendalingen zullen zijn door schaalgrootte bij de BSR. Voor meer financiële details verwijzen we naar de paragraaf financiën. 3. 1 In 2024 hebben we al ondersteuning van de BSR nodig De BSR zal de herwaardering van WOZ-woningen en niet-woningen uitvoeren. De BSR zal een DVO opstellen waarin enerzijds de dienstverlening wordt opgenomen en anderzijds wordt gesteld dat de gemeente voornemens is toe te treden tot de GR BSR per 1 januari 2025. Bij het uitvoeren van de herwaardering, zal de BSR ook onze bestanden opschonen. Openstaande bezwaren en beroepszaken met

betrekking tot de WOZ moeten worden overgedragen. Daarnaast is het noodzakelijk om gegevens vanuit onze systemen over te dragen naar de systemen van de BSR. Het tijdig uitvoeren van deze stappen is van cruciaal belang om een soepele overgang naar de BSR te waarborgen en ervoor te zorgen dat de dienstverlening aan inwoners ononderbroken blijft, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de wettelijke vereisten en de kwaliteit van de belastingheffing wordt gewaarborgd. Risico's: 1. 1 Uitbesteden van werkzaamheden zorgt voor minder directe controle Het uitbesteden van belastingwerkzaamheden zorgt voor minder controle over de werkzaamheden dan wanneer de werkzaamheden in de eigen organisatie belegd zijn. Aangezien het hier om uitvoeringswerkzaamheden gaat en niet om beleidsvorming zijn we van mening dat dit risico niet opweegt tegen de voordelen van uitbesteding van de werkzaamheden. We zullen in nauw contact blijven met de BSR over de uitvoering van de werkzaamheden. 1. 2 Samenwerking vraagt om gezamenlijke besluitvorming Samenwerking betekent afhankelijkheid van besluitvorming die plaatsvindt samen met andere deelnemers van de BSR. Dat betekent dus minder directe gnp. Aangezien het hier om uitvoenngswerkzaamheden gaat, is het college van mening dat dit een acceptabel risico is.

Het college zal na toetreding tot de GR dan ook actief deel moeten nemen aan de besluitvormingsprocessen in de regeling, onder meer door het leveren van een AB-lid. De huidige deelnemers van de GR geven aan tevreden te zijn over de dienstverlening van de BSR 1. 3 Communicatie tussen BSR en gemeentelijke afdelingen moet worden georganiseerd en coördinatie Een operationeel risico bij het uitbesteden van belastingwerkzaamheden aan de BSR is het potentieel voor communicatieproblemen en coördinatie-uitdagingen tussen de BSR en verschillende gemeentelijke afdelingen. Doordat belastingzaken vaak verband houden met verschillende aspecten van gemeentelijke dienstverlening, zoals financiën, juridische zaken en klantenservice, is een effectieve communicatie en coördinatie essentieel. Onvoldoende communicatie en coördinatie kunnen leiden tot misverstanden, vertragingen en inefficiënties in de uitvoering van belastingtaken. Om dit risico te vermijden stellen we een contactfunctionaris aan die de contacten met de BSR doet en organiseren we communicatieprotocollen. 1.

4 Kwaliteit en nauwkeuriglieid van dienstverlening kan tegenvallen Een ander operationeel risico is het behoud van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de dienstverlening door de BSR Hoewel de BSR gespecialiseerd is in belastingwerkzaamheden, blijft het belangrijk om ervoor te zorgen dat de dienstverlening voldoet aan de verwachtingen en vereisten van de gemeente. Onnauwkeurigheden, fouten of inconsistente prestaties kunnen leiden tot klachten van burgers, juridische geschillen en reputatieschade voor de gemeente. 1. 5 Onvoldoende capaciteitsbeheer en schaalbaarheid Een derde operationeel nsico betreft het capaciteitsbeheer en de schaalbaarheid van de dienstverlening door de BSR. De vraag naar belastingdiensten kan fluctueren als gevolg van toe- of afname van aantallen, beleidswijzigingen of externe factoren. Het is belangrijk dat de BSR in staat is om flexibel en snel te reageren op veranderingen in de vraag, zodat de dienstverlening consistent en efficiënt blijft, zelfs tijdens piekperiodes of onvenA/achte gebeurtenissen. 1. 6 Naleving van Wet- en Regelgeving Een operationeel risico bij het uitbesteden van belastingdiensten aan de Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) is het waarborgen van de naleving van relevante wet- en regelgeving. Hoewel de BSR hiertoe in staat is, ontslaat het uitbesteden van diensten de gemeente niet van haar verantwoordelijkheid.

De gemeente blijft aansprakelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en zal passende maatregelen moeten treffen in het geval van niet-naleving door de BSR. Om dit risico te beperken, worden duidelijke afspraken

vastgelegd tussen de BSR en de gemeente, inclusief expliciete verantwoordelijkheden en venwachtingen met betrekking tot naleving. Daarnaast in het SLA afspraken maken over een monitoringssysteem op het naleven van wet- en regelgeving door de BSR nauwlettend te volgen, waardoor de gemeente proactief kan ingrijpen en haar aansprakelijkheid kan beheren indien nodig. Financiën: In onderstaande tabel zijn de verschillende scenario's met financiële gevolgen weergegeven. Het scenario dat wordt voorgesteld (scenario 3) is omlijnd.

Totale kosten |aar Structurrlp kniten

1. 240. 100 1. 140. 100

1. 238. 200 1. 138. 200 •0,2%

kosten t o » scenario 1 Kosten

ftel

Scenario 1 tte 2 Volledic Behouden o. b. v. bertodigde fte wo%Hunorm berefcenini Kl 8. 0 661. 200 6. 1

•

Personeel . ContacttLPCticran Inhuur |25^fle«) ICT Externe kosten E'tra lrforiatie " vrager BSR Cwerhead koster OvengBAG %VC2fcud|e: Eenmalige kosten

Kosten over periode van 5 laar StructLreel Irciderteel Korting Totaal

D

_

165. 300 75. 000 .

Scenario 2 Gedeelteliike Uitbesteding

D

484. 700 10. 500 121. 200 75 000 245. 000

159. 50C 79 OOC 100. 000

122. 300 75 cc: 100. 000

5 700,500 100 000

5 691 30C IX DOC

-

5. 800. 500

5. 791. 000

1. 293. 600 1. 058. 600 -7,7;* fle3

Scenario 3 Vollediee Uitbesteding

D

1,7

B

92. 800 i; 6CC 23. 200 50. 000 851. 933 ^ 5:c 33. 500 235. 000.

5 342 666 235 OOC ^i; ;c; 4. 767. 666

Toelichting op de tabel: - In de tabel is te zien dat bij alle drie de scenario's de structurele kosten hoger liggen dan de huidige begroting van € 949. 000 Om de uitvoering van taken te versterken en de afhankelijkheid van externe inhuur te verminderen, is een formatie bij het in eigen huis blijven uitvoeren van alle taken van 8,0 fte nodig. Het structurele budget vanaf 2025 komt uit op € 1. 140. 100 bij behoud van de huidige situatie. Bij volledige uitbesteding komt het structurele budget op € 1 058. 600, wat resulteert in lagere kosten van totaal € 81. 500 in vergelijking met scenario 1. Voor een reële vergelijking hebben we een periode van 5 jaar genomen. Scenario 3 is over deze periode het voordeligst. -

Bij volledige uitbesteding blijven een aantal taken achter bij de gemeente, waaronder het opstellen van belastingverordeningen, de evaluatie van de toenstenbelasting, invordering van marktgelden en precarioheffing, parkeerbelastingen, verzekeringen en ingebrekestellingen. Hiervoor wordt in totaal 1,7 fte aan formatie gereserveerd. Voor de taken die achter blijven bij de gemeente is een budget nodig van € 216. 600. De geoffreerde kosten voor uitbesteding zijn vastgesteld op € 842. 000 euro per jaar, wat resulteert in een totaal van € 1. 058. 600 per jaar aan structurele kosten vanaf 2028. -

[- Voor de transitie naar de BSR is een eenmalig bedrag van € 235.000 nodig, dat zal worden opgenomen als eenmalige projectkosten in 2024. Bovendien biedt de BSR een korting van € 810.000 in totaal over de eerste drie

jaar (€ 270 duizend

per

jaar).

verwachten we verdere kostenbesparingen door efficiëntieverbeteringen als gevolg van | Op langer termijn de samenwerking met de gespecialiseerde BSR. Deze besparingen zijn enerzijds te danken aan de verbeterde efficiëntie in processen, en anderzijds aan het feit dat er een bewaarplicht van historische data geldt van 5 jaar. Dit impliceert dat vanaf 2030 ook de kosten voor applicatiebeheer en licenties komen te vervallen, wat naar schatting neerkomt op circa € 61.000 op jaarbasis.

Externe participatie is niet van toepassing, aangezien dit besluit een organisatorische wijziging betreft. Binnen de

gesprekken

organisatie

is het normale

met betrokken

participatietraject voor organisatiewijzigingen doorlopen, en toestemming van de Ondernemingsraad.

waaronder

medewerkers

Communicatie:

Toetreding

tot de

‘belastingaanslag

BSR betekent ook veranderingen voor inwoners. Zij ontvangen in de toekomst een de BSR. Inwoners zullen hierover via verschillende kanalen zoals de gemeentelijke

van

website, sociale media

en

lokale kranten worden

uitbesteding gecommuniceerd samenwerking met de BSR. Niet

en

wordt een

geïnformeerd. Hierbij worden

FAQ-sectie opgesteld

om

de voordelen

eventuele

van

vragen te beantwoorden,

in

toepassing.

van

Vervolgproces: planning om de aansluiting bij de BSR vanaf 1 januari 2025 afgerond te hebben, zodat de BSR de belastinginzameling voor het jaar 2025 kan uitvoeren. Nadat de gemeenteraad toestemming heeft gegeven, zal het college de BSR officieel verzoeken om toe te treden tot de GR. Hierover moet vervolgens \ besluitvorming plaatsvinden binnen de GR. Daarnaast moeten de huidige deelnemers van de GR instemmen met de wijziging van de regeling die de toetreding van Gorinchem regelt. Hierover heeft al afstemming laatsgevonden met de BSR, zodat dit proces soepel kan verlopen. |Het is de

|

|

Bijlagen: ‘Bijlage

1

Strategische Heroriëntatie

| Burgemeester

en

wethouders

|de secretaris,

(geanonimiseerd)

van

de b

Team

Belastingen

Gorinchem,

(geanonimiseerd)

Raadsbesluit

De gemeenteraad

van

Gorinchem,

Gelet op het raadsvoorstel Gelet op de wettelijke

van

het college d.d. 2 april 2024

bepalingen

Besluit: 1. Het

college toestemming te geven toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2025 t/m 2027 bij te stellen van € 949.000 naar € 805.000. Vanaf 2028 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3. Eenmalig voor het jaar 2024 een budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. 4. De financiële

consequenties begrotingswijziging.

te verrekenen

Aldus besloten in de raadsvergadering

van

met het

begrotingssaldo en

deze te verwerken

in een

4 juli 2024

( g e a n o n i m i s e r d ) (geanonimise rd) Griffier,