Bijlage 1 1 3 Generiek profiel medewerker griffie

Generiek profiel functie Medewerker griffie Functiebeschrijving Positie en omgeving De medewerker griffie, werkzaam binnen de griffieorganisatie, wordt op basis van de Gemeentewet door de gemeenteraad benoemd. De CAO Gemeenten is van toepassing. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie. De medewerker griffie ondersteunt de griffier, de (raads)adviseur(s) en de leden van de raad en commissies op secretarieel- en administratief gebied. De aandacht richt zich op het ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten, correspondentie, informatievoorziening, facilitaire ondersteuning en agendabeheer. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1.

Verzorging van de vergaderorganisatie, verslaglegging en dossierbeheer  Ondersteunt bij het opstellen van agenda’s voor (raads- en commissie)vergaderingen en andere overlegvormen en publiceert deze, indien gewenst, rekening houdend met de eisen die verschillende media stellen.  Bewaakt de termijnagenda’s voor de verschillende vergaderingen in overleg met de voorzitter en secretaris.  Verzamelt en vermenigvuldigt stukken voor vergaderingen.  Verzorgt complete sets van agenda’s en stukken voor de verschillende vergaderingen voor de pers en zorgt voor ter inzage legging/beschikbaar stellen ervan.  Beantwoordt algemene informatieve vragen van raads- en commissieleden, dan wel verwijst door.  Verzorgt mede de publicatie van notulen en verslagen.  Bewaakt vergaderschema’s. Zorgt voor de reserveringen en organiseert de benodigde facilitaire ondersteuning (inclusief digitale- en audio ondersteuning), ook bij extra vergaderingen en/of overleggen.  Houdt de overzichten bij van de aanwezigheid van deelnemers aan overleggen ten behoeve van (eventuele) vergoeding.  Verzorgt de (organisatie van de) verslaglegging van overleggen, herkent de kritische argumenten en beslismomenten binnen deze bijeenkomsten, verwerkt e.e.a. in de verslagen en actielijsten.

Resultaatgebied 2. Administratieve- en secretariële ondersteuning  Verwerkt de inkomende en uitgaande post van de griffieorganisatie, zowel op papier als digitaal.  Concipieert en redigeert correspondentie en verzendt de correspondentie van de griffieorganisatie in de vastgestelde stijl. Gebruikt hiervoor het beschikbare digitale informatiesysteem.  Ontvangt bezoekers van de griffie, registreert vragen en klachten en geeft deze door aan de betreffende persoon of instantie.  Levert gegevens aan ten behoeve van voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening.  Faciliteert specifieke bijeenkomsten zoals recepties, afscheidsbijeenkomsten, thematische conferenties en werkbezoeken.  Bereidt betalingen van facturen en declaraties voor.  Beheert de voorraad kantoorartikelen voor de griffieorganisatie en raadsleden.  Stelt overzichten op voor raadsleden met informatie over vergaderingen, ter inzage gelegde stukken, aankondigingen bijeenkomsten, binnengekomen stukken van instellingen, bedrijfsleven, ministeries, congressen en VNG. Selecteert uit het aanbod van informatie.  Verwerkt zelfstandig in- en externe verzoeken om inhoudelijke informatie binnen de daartoe vastgestelde kaders.  Verzorgt mede de informatievoorziening aan burgers en instanties. Zorgt voor het plaatsen van de juiste content op de website en andere media.

Kennis en vaardigheden  MBO werk- en denkniveau, op gebied van secretarieel- en administratief vakgebied.  Vaardigheid in plannen en organiseren.  Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen.  Ervaring met het coördineren van logistieke processen in een dynamische omgeving  Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Contacten  Met griffier, griffieorganisatie, (leden van) gemeenteraad, politieke partijen, commissieleden, collega’s in de gemeentelijke organisatie om af te stemmen over de te leveren organisatorische en logistieke ondersteuning en het voeren van het secretariaat.  Met vertegenwoordigers vanuit de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen, externe instanties en belangengroeperingen) om vragen te beantwoorden en informatie te verstrekken.  Met medewerkers uit de gemeentelijke ambtelijke organisatie over de voortgang van afspraken en om toezeggingen te signaleren en te bewaken. Speelruimte  Neemt beslissingen uit bekende oplossingsrichtingen bij de ondersteuning van de verschillende overleggremia.  Met elkaar samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of specifiek geformuleerde beleidslijnen en bekende werkwijzen zijn van belang bij het verrichten van de werkzaamheden.

 De medewerker griffie legt verantwoording af aan de griffier over de kwaliteit van de werkzaamheden. Ontvangt functioneel vakinhoudelijke aansturing van de (raads-)adviseur.



De medewerker griffie neemt beslissingen bij het verzorgen van de in- en externe communicatie, bij leveren van secretariële ondersteuning en het leveren van beheersmatige en financiële ondersteuning, zoals bij het stellen van prioriteiten bij het maken van afspraken, het verstrekken van informatie, bij het inschatten van belang en urgentie van aan te leveren stukken, bij het organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen, besprekingen, werkbezoeken en ontvangsten, bij het bepalen welke informatie aan derden kan worden verstrekt.

Competenties  Analytisch vermogen  Nauwkeurigheid  Resultaatgerichtheid  Communiceren en luisteren  Samenwerken  Organisatie-sensitiviteit  Stressbestendigheid