A8 Verslag 9e Overlegvergadering Gemeentesecretaris-OR 20210609

VERSLAG 9e OVERLEGVERGADERING GEMEENTESECRETARIS – OR D.D. 9 juni 2021. Aanwezig:

Perry Arissen, gemeentesecretaris/WOR-bestuurder Pierre Kersten, voorzitter OR/overlegvergadering Erik Peters, plv. secretaris OR Ronald Essenstam Dicky Oomen Hilda van Cuijlenburg, plv. voorzitter OR/overlegvergadering Marga van Haalen, ambtelijk secretaris OR. Aanwezig bij agendapunt 2.1: Wil Kersemakers, regisseur. Aanwezig bij agendapunt 8: Josette Bisschops, adviseur P&O. Afwezig m.k.: Gebby Meier. 1.Opening. Hilda opent de vergadering (Pierre komt later) en heet iedereen welkom. Josette Bisschops komt later. 2.Bijpraten met de regisseur, Wil Kersemakers. 2.1. Voortgang uitbesteding aan de Connectie. Wil is regisseur voor P&O, salarisadministratie, ICT, Inkoop en Aanbesteding. Hans Kosman is de overall regisseur. De OR nodigt Hans uit voor een volgende vergadering. Wil geeft aan dat het beeld per onderdeel verschillend is. Bij P&O was het aanvankelijk moeilijk om het proces goed af te stemmen. Inmiddels is dat goed gelukt. De communicatielijnen lopen redelijk. De medewerkers hebben volgens Wil hun plek gevonden. Complimenten voor de manier waarop ze dat gedaan hebben. Bij de salarisadministratie is het een moeizamer verhaal. Er waren veel opstartproblemen. In de tussentijd is de toko goed bewaakt en zijn problemen goed opgevangen, waarvoor hulde. Vanaf mei gebeurt de salarisadministratie door de Connectie, met Jeanine op de achtergrond.

Inkoop en aanbesteding is door de Connectie goed opgepakt. Wil is wel ontevreden over de uitbesteding van ICT. Daarbij lopen we bij de Connectie aan tegen het feit dat dat een groot en bureaucratisch geheel is. Bij de andere onderdelen hebben we daar geen last van. De OR vraagt of taken en verwachtingen vooraf niet besproken zijn. Dit is volgens Wil wel gebeurd, en er was vertrouwen in. Maar bij ICT blijkt dat er wellicht duidelijkere afspraken vooraf gemaakt hadden moeten worden. Volgens Perry zijn er goede afspraken gemaakt met de Connectie, maar daar zit niet altijd een goede opvolging in (mede door Corona). Daarnaast is in een spoedprocedure aan de Connectie gevraagd om de laptops uit te rollen. Dit is een behoorlijke opgave. Er is misschien niet altijd goed over gecommuniceerd. Tenslotte moeten ook de telefoons uitgerold worden. Ze moeten goed geïnstalleerd zijn. De telefooncentrale wordt vervangen en alles moet goed ingericht zijn. Het is een grote klus. De OR vindt het zorgwekkend dat een partner zich niet aan de afspraken houdt. Zij vraagt wat er gedaan wordt om de problemen op te lossen. Er zijn gesprekken met de Connectie, die zo nodig opgeschaald worden naar de directie van de Connectie. De OR snapt dat het allemaal niet zo simpel is als het lijkt. Het is wel belangrijk om de medewerkers te laten weten wat er speelt, zodat zij daardoor meer begrip krijgen.

Sommigen staan bijna op omvallen. Volgens Perry is meerdere keren uitgelegd wat er speelt, maar het helpt niet. Essentiele communicatie doen we zeker wel, maar het houdt een keer op. De OR vraagt om open communicatie naar iederéén over wat er mis gaat en wat je daar aan doet. Perry zal dat zeker oppakken.

OV.2021.06.09 verslag

1

Wil zegt dat de telefoons en laptops geen succesverhalen zijn, maar benadrukt dat de basisdienstverlening intussen zo goed als op orde is. De OR merkt op dat je bij een acuut probleem wel mist dat er iemand in huis is om het op te lossen. Volgens Perry maakt de Connectie meer de selectie wat acuut is en wat niet. Na Corona is er weer iemand aanwezig. 2.2. Arbo-beleid. Er wordt gekeken wie de taken van de preventiemedewerker kan gaan uitvoeren. De OR heeft al in een vroeg stadium aangegeven dat dit probleem er zou zijn. Daarnaast ligt (de uitvoering van) het arbo-beleid al 1,5 jaar stil. Perry kijkt nog naar de invulling van de taken van de preventiemedewerker. Hij houdt de OR op de hoogte. Er moet een goed arbo-beleid zijn, maar daarin zijn wel prioriteiten te stellen. De veiligheid is nu in elk geval wel gegarandeerd. 3.Notulen van de 8e overlegvergadering van 21-4-2021. Opmerkingen: o Punt 8, rondvraag, vacature DIV: De situatie is nog steeds hetzelfde. Perry zegt dat de invulling van de vacature even op stop is gezet in verband met de wervingsprocedures voor de 2 interim teamleiders. o De OR stelt voor om het verslag van de overlegvergadering voortaan binnen 2 weken na de vergadering vast te stellen, na verwerking van de schriftelijke op- en aanmerkingen. Het verslag kan dan eerder op WOL geplaatst worden. Dit gebeurt al met het verslag van de OR-vergadering.

Perry stemt hiermee in. o Hilda heeft na afloop van de laatste OR-vergadering een sfeerverslag, algemeen beeld van de vergadering op WOL gezet. Zij is van plan om dit ook na de overlegvergadering te doen, met instemming van Perry over de tekst. Volgens Perry komt dat dan ook tegemoet aan de vraag naar meer communicatie. De OR merkt op dat het hem niet ontslaat van zijn eigen verantwoordelijkheid m.b.t. communicatie. De OR bespreekt dit nog intern. Dan wordt besloten om betreffende informatie alleen vanuit ORperspectief te geven. Het verslag wordt conform concept vastgesteld. 4.Ter advisering. Geen onderwerpen. 5.Ter instemming: Gelijktijdige interne en externe werving functie griffier. De OR stemt hiermee in. Dit is schriftelijk afgehandeld. 6.Reglement Lokaal Overleg (overeenstemming LO) (afronding). Marina heeft de opmerkingen van OR/LO doorgevoerd in het document. Kitty heeft contact opgenomen met de vakbond (Krijn Griffioen) over 2 punten (besproken in de overlegvergadering van 21-4-2021): 1. Krijn Griffioen vindt het noodzakelijk om aan artikel 1, lid 3 toe te voegen dat tevens een bestuurder van de vakbonden (FNV en CNV) tot de werknemersvertegenwoordiging in het L.O. behoort. OR en Perry zijn het erover eens dat dit niet toegevoegd moet worden. De bestuurder van de vakbonden is geen lid van het LO en heeft geen stemrecht.

De LO-leden laten zich bijstaan door een adviseur van de bonden. 2. Krijn is het ermee eens dat de detaillistische beschrijving bij lid 2 en 3 van artikel 5 het niet duidelijker maakt. Ook wat hem betreft kunnen deze vervallen. Daarnaast is artikel 2, lid 6 nog niet volledig: “De vergaderingen zijn openbaar, tenzij….”. Voorgesteld wordt om dit als volgt aan te vullen: “tenzij de werkgever en de vakbonden anders besluiten.”. Perry stemt hiermee in.

OV.2021.06.09 verslag

2

Het laatste punt wordt opgenomen in het Reglement, zodat dit definitief is (P&O). Het Lokaal Overleg stemt in met die nieuwe versie van het Reglement. 7.Voortgang proces “Naar een passende organisatie”, nieuwe hoofdstructuur. De zittende teamleiders zijn bezig met de teamplannen. Eind juni worden de eerste concepten aangeleverd. Dit loopt nu anders omdat er 2 nieuwe teamleiders zijn. Een van hen begint op 1 juli. Morgen wordt in het teamleidersoverleg naar de planning gekeken. Het wordt over de vakantie heen getild. De OR vindt dit geen probleem, als de medewerkers er goed bij betrokken worden. Dat gebeurt zeker, volgens Perry. De OR vraagt om de nieuwe planning met iedereen te communiceren. Perry zegt dit toe. 8.Arbo-aangelegenheden. 8.1. Verzuimanalyse en plan van aanpak. Josette heeft gevraagd om de vragen die de OR heeft al voor de vergadering aan haar voor te leggen, zodat zij tijdens de vergadering terugkoppeling kan geven. De OR heeft de volgende vragen en opmerkingen over de Actiepunten Plan van Aanpak: o 3,b “een gezamenlijk toegankelijke plek te hebben voor teamleider en P&O waar digitale dossiers in bewaard worden”: Kan de medewerker zijn eigen digitale dossier inzien, en zo ja, hoe? Josette: Het gaat om het digitale verzuimdossier (verzuimmodule), waar terugkoppelingen in worden opgenomen. De medewerkers kunnen hier zelf ook in, evenals de teamleider.

Vermoedelijk applicatie in verzuimmodule. Het digitale dossier wordt meegenomen bij de aanbesteding van de arbodienst. o 3,a “te investeren in een applicatie”: Wordt deze tool door WMW of door de Connectie aangeschaft? Hoe zit het met de privacy? Josette: De salarisadministratie valt onder de Connectie, de salarisbetaling gaat via raet met het programma youforce. De Connectie bepaalt welke leverancier er volgend jaar komt en zal hier ook modules voor verschillende onderdelen afnemen (verlof/verzuim bv.). Dan zal de gemeente bepalen welke onderdelen zij ook willen afnemen via de Connectie. Nu hebben we geen verzuimmodule, dus dit is altijd een investering, maar scheelt tijd en zorgt voor professionalisering. WMW heeft hier mee ingestemd bij het plan van aanpak. Privacy en beveiliging: het is gekoppeld aan het salarissysteem, een aparte tegel. De Arbodienst of P&O geven aan met een code wie toegang hebben: P&O, teamleider en medewerker zelf (niet de salarisadministratie). Het is veiliger en minder privacygevoelig dan nu. Dit wordt meegenomen bij de keuze van de verzuimmodule. o 5, “psychosociale arbeidsbelasting”: dit heeft te maken met ongewenste omgangsvormen e.d.. ”Mocht dit het geval zijn dan gaat het erom dat de medewerker zelf hierin de belangrijkste rol speelt om een oplossing te vinden.”: De OR vindt dit vreemd en vraagt uitleg hierover.

Josette: Hier is vooral bedoeld de werkdruk en hieruit ontstane stress. De medewerker moet wel zelf aangeven dat er stress is (signaleringsfunctie) en uiteraard ga je er dan samen over in gesprek. Wat kan leidinggevende doen en wat kan medewerker zelf doen. Als het niet benoemd wordt dan weet teamleider het niet, en ook een medewerker moet leren om nee te zeggen of zijn/haar werk anders in te richten. De medewerker heeft zijn eigen verantwoordelijkheid, maar ook de teamleider moet zien dat er stress is en het aan de orde stellen in het schijnwerpergesprek. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. 8.2. Deelname aanbesteding Arbo-dienstverlening bij de Connectie. De OR merkt op dat in het stuk staat: “Aandachtspunt vanuit het leidinggevend team is dat de arbodienst in de nabije omgeving van West Maas en Waal zitting moet hebben”. Perry heeft in de vorige overlegvergadering echter gezegd dat dit een expliciete vóórwaarde is. Dat is hier nu onderbelicht. Volgens Perry is het wel een harde voorwaarde en wordt het ook als zodanig aanbesteed. Ook de OR vindt het een harde voorwaarde. Josette koppelt dit terug naar Marina. In het stuk staat dat de verwachting is dat het aanbestedingstraject met de Connectie een financieel voordeel oplevert t.a.v. de Arbo dienstverlening. De OR mist hier een evt. kwalitatief voordeel.

OV.2021.06.09 verslag

3

Perry zegt dat een arbodienst aan kwaliteitseisen moet voldoen. Wij hebben geen extra specifieke eisen qua kwaliteit gesteld. 9.Overige punten. 9.1. Voortgang project Thuiswerken/plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Vanmiddag is er overleg tussen Perry, Renate van den Hurk, Pierre en Hilda. 9.2. Overzicht te verwachten besluiten voor instemming en advies. In de vorige overlegvergadering heeft Perry een overzicht toegezegd van besluiten voor instemming en advies die de OR de komende tijd kan verwachten. Josette zegt dat dit overzicht voorheen aan de OR verstrekt werd aan de hand van de input die de teamleiders geven aan de paragraaf bedrijfsvoering van de Perspectiefnota. Dit overzicht komt dus niet vanuit P&O. Volgens de OR stond het echter los van de Perspectiefnota en de Begroting, en was iets van P&O zelf. Perry stemt dit af met P&O en komt hierop terug. 10.Rondvraag. De volgende OR- en overlegvergadering zijn i.v.m. vakantie verzet. Staat in de agenda’s. Vanuit de organisatie komen de volgende vragen: 1. Er is te weinig communicatie over het proces naar de nieuwe organisatiestructuur. Perry zegt dat er nu een communicatieplan ligt over hoe daar mee om te gaan. 2. Hoe zit het met het thuiswerken? In het najaar was er sprake van een vergoeding van € 500 voor het inrichten van een werkplek thuis.

Hoe zit dat, wanneer komt dat? Volgens Perry is er een discussie met de fiscus of dit belastingvrij is. Tot nu toe is dit niet zo. De VNG is bezig met afspraken over vergoeding werkplekinrichting en thuiswerkvergoeding. Het is niet duidelijk wanneer dit rond is. De reiskostenvergoeding wordt daarom ook steeds uitgesteld. 3. Hoe gaan we terug na Corona? Perry zegt dat er vanmiddag overleg is over hybride werken. Het project plaats- en tijdsonafhankelijk werken is daar het kader voor. Uitgangspunt is doorgaan met thuiswerken. 4. Mensen voelen zich niet meer gezien nu ze veel thuis zitten. Ze horen of zien niks meer, geen kaartje, presentje etc. Het is vóór de vakantie een mooi moment om nog iets te doen. Perry zegt dat ze daar druk mee bezig zijn, iets fysieks. 5. Hebben wij een medewerkers-tevredenheidsonderzoek? Perry antwoordt dat we dit kennen. Het laatste is al enige tijd geleden. Het is nog even vooruit geschoven i.v.m. de huidige situatie. Overigens heeft de raad hier ook aandacht voor gevraagd. 11.Sluiting. De vergadering wordt om 11.20 uur gesloten.

OV.2021.06.09 verslag

4