A1 Verslag 8e Overlegvergadering Gemeentesecretaris - OR 20210421

VERSLAG 8e OVERLEGVERGADERING GEMEENTESECRETARIS – OR D.D. 21 APRIL 2021. Aanwezig:

Perry Arissen, gemeentesecretaris/WOR-bestuurder Pierre Kersten, voorzitter OR/overlegvergadering Gebby Meier, secretaris OR Ronald Essenstam Dicky Oomen Hilda van Cuijlenburg, plv. voorzitter OR/overlegvergadering Marga van Haalen, ambtelijk secretaris OR. Aanwezig bij agendapunt 2: Kitty van Nieuwenhuizen, Femke Kuipers (LO-leden). Afwezig m.k.: Erik Peters. 1.Opening. Hilda opent de vergadering (Pierre komt later) en heet iedereen welkom. Perry zegt dat er vanaf de volgende overlegvergadering weer een vaste P&O-adviseur (Josette) aanwezig zal zijn als ondersteuning voor m.n. de vervolgafspraken. De OR vindt dit een goede zaak. 2.Reglement Lokaal Overleg (overeenstemming LO). Het Lokaal Overleg stelt de volgende wijziging voor: 1. Artikel 1, lid 3 wijzigen in: Voor de vertegenwoordiging van de vakbond(en) stellen zich één of meer vertegenwoordigers uit de gemeentelijke organisatie beschikbaar voor het lokaal overleg. Deze moet(en) lid zijn van de vakbond. Perry vraagt zich af of je daarmee niet de bevoegdheid van de vakbond wegneemt. Dit wordt voorgelegd aan de vakbond. Overigens staat dit niet in het voorbeeld reglement. 2. Artikel 1, lid 4 wijzigen in: Degene die namens de vakbond deelneemt aan het overleg, houdt op dit te zijn… Deze wijziging vloeit voort uit de wijziging van het vorige lid. 3. Artikel 2, lid 3 toevoegen: Het verslag is openbaar.

Perry heeft hier geen bezwaar tegen. 4. Artikel 2, lid 6 wijzigen in: De vergaderingen zijn openbaar, tenzij… Perry heeft hier geen bezwaar tegen. 5. Artikel 2 Uitnodigingen: moet zijn artikel 3 Uitnodigingen. Vernummering geldt ook voor volgende artikelen. 6. Artikel 4 Onderwerpen voor overleg, wijzigen in: Werkgever en vakbonden voeren overleg over onderwerpen in artikel 12.2 lid 1 en lid 2 van de cao. De toevoeging “en lid 2” is conform het voorbeeld reglement. Perry gaat hiermee akkoord. Hij wijst nog wel op het risico dat OR-onderwerpen door het LO c.q. de vakbonden besproken gaan worden. De verdeling van onderwerpen tussen OR en LO is echter uitgebreid besproken in het Technisch Beraad van 13-11-2019. 7. Artikel 5 Overeenstemming: Lid 2 en lid 3 vervallen. Lid 2 is erg verwarrend. Lid 3 is alleen relevant als je lid 2 opneemt. Perry vindt dit een zaak voor de vakbond. Dit wordt voorgelegd aan de vakbond. 8. Artikel 8, lid 2 wijzigen in: Binnen 6 werkdagen na het overleg in artikel 6.2 van dit reglement leggen de partijen… Het LO bespreekt de aanpassingen onder 1 en 7 met de vakbonden. Daarna wordt het reglement terug gelegd bij P&O. Na wijziging vindt definitieve vaststelling plaats. 3.Notulen van de 7e overlegvergadering van 10-3-2021. Opmerkingen:

OV.2021.04.21 verslag

1

o

o o

Punt 4, Brugdagen: Er is een bericht op WOL geplaatst. De OR vraagt of al bekend is hoe de andere halve dag carnavalsverlof ingezet wordt. Perry zegt dat dit deels gebruikt is voor de digi-quiz, en verder voor een evenement na corona, als we allemaal weer terug zijn. Punt 5.2, Teamleidersswitch: is er al meer duidelijkheid over? Dit komt terug bij agendapunt 4.1. Punt 8, contact vanuit de leiding met de medewerkers: Perry sluit aan bij de team-overleggen. Daar zijn al afspraken voor gemaakt. Het gaat dan om de corona-situatie. De OR vindt het een goede zaak om zo de vinger aan de pols te houden, ook over de organisatieontwikkeling. Volgens Perry is er voor de organisatieontwikkeling een apart communicatietraject, zoals aangegeven in het rapport. De OR zegt dat het ook om ínformele communicatie gaat: laagdrempelig, koffiegesprekken, één op één. Dit geeft mensen het gevoel dat ze gehoord worden. In de wandelgangen zijn er geluiden dat er wat gemist wordt. Eerst kwam er regelmatig een Corona-mail, een filmpje, kaartje, attentie. Het is goed om dit te blijven doen, ook al is er niets nieuws te melden. Perry staat open voor suggesties van de OR of van Communicatie.

Het verslag wordt conform concept vastgesteld. 4.Ter advisering. 4.1. Rapport Organisatieontwikkeling “Naar een passende organisatie” en collegebesluit nieuwe hoofdstructuur voor de organisatie. Voordat de OR advies uit gaat brengen heeft zij nog een aantal vragen en opmerkingen. De OR maakt zich zorgen over de borging van het traject en de bewaking van de termijnen nu Wilma uit dienst is. Perry zegt dat Wilma nog blijft. Enerzijds voor de afronding van de leveringsovereenkomsten met de Connectie. Daarnaast 10 uur voor het traject organisatieontwikkeling: ondersteuning van Perry en bewaking van de termijnen. De OR vindt de planning tot week 27 erg krap. In week 18 zijn al de eerste gesprekken met medewerkers gepland over de invulling van de fijnstructuur. Morgen (week 16) horen de teamleiders pas wie welk jaarplan gaat maken. Perry zegt dat de insteek nog steeds is om het traject volgens de planning te laten verlopen. Volgende week woensdag is er met de teamleiders overleg over een sjabloon voor de jaarplanning. De OR wijst erop dat er nog 2 teamleiders gezocht moeten worden. Volgens Perry worden de jaarplannen opgesteld door Hans Kosman (control), Henk Speelman (Beheer en uitvoering openbare ruimte) en Renate Kornelis (Maatschappelijke Ontwikkeling). Voor Wonen en Milieu en KCC worden interim-teamleiders aangesteld met de nadrukkelijke opdracht om teamplannen op te stellen.

De OR vraagt of het geen probleem is dat zij de organisatie niet kennen. Perry antwoordt dat er bijna overal al met teamplannen gewerkt wordt. Er moet gekeken worden naar logische combinaties, als uitgangspunt. De OR vraagt of het dan niet handiger is om tijdens het schrijven van het plan al input bij de medewerkers te halen. Volgens Perry gebeurt dat wel. Overigens is het niet de gedachte dat degenen die nu een jaarplan voor een team schrijven straks de teamleiders worden. De OR mist in de opsomming een teamleider: Wil Kersemaker. Perry zegt dat Wil het onderzoek Informatiehuis gaat doen. Er ligt nog een oude, maar goede notitie over data-gestuurd werken als uitgangspunt. In eerste instantie werd gewacht met een beslissing waar BAG te plaatsen, omdat er nog allerlei ontwikkelingen gaande zijn. Nu is het standpunt dat we BAG binnen moeten houden, en niet afhankelijk van anderen moeten worden als je data-gestuurd gaat werken. Bij het onderzoek Informatiehuis is de vraag waar het dan thuishoort binnen de organisatie.

OV.2021.04.21 verslag

2

De OR merkt op dat het met het oog op de Omgevingswet logisch zou zijn om één team Beleid te hebben. Volgens Perry was dit ook het voorstel. Het college is daar om bestuurlijke redenen van afgeweken. De OR vraagt hoe het zit met de positie van Control. De control-functie is een aparte functie die losstaat van de rest van de organisatie. Perry zegt dat dit uitgewerkt moet worden. Hoe breed is het, wat valt daaronder? Moet het bij Financiën blijven? De OR merkt op dat de trajecten Sharepoint en organisatiestructuur nu langs elkaar heen lopen. Als er straks andere teams komen, moet de indeling bij Sharepoint weer veranderd worden. Perry zegt dat we daar in de uitvoering naar moeten kijken. De hoofdstructuur wordt niet zoveel anders dan nu. Er blijven clusters van taken. De OR zegt dat de taken veranderen (beter sturen) als we de organisatie aanpassen en meer een regiegemeente worden. Er wordt iets anders van de medewerkers gevraagd. Volgens Perry vraagt het inderdaad een andere kennis en kunde als we meer regie op contracten gaan voeren. Dat faciliteren we. We kijken wat iemand wil en kan. We hebben daar een goed personeelsbeleid voor. De OR merkt op dat in bijlage 4 van het rapport staat dat het SVP-traject is afgerond. Bij de presentatie bleek dat het niet leeft bij de medewerkers, en dat nieuwe medewerkers er nooit van gehoord hebben. Het is dus nog een aandachtspunt.

Perry is hiervan geschrokken. Mensen denken blijkbaar dat er van boven af iets moet komen. We hebben de kaders aangegeven en de mensen moeten het nu zelf doen. Volgens de OR missen de medewerkers voorbeeldgedrag van de leidinggevenden. De OR doet de suggestie om SVP nog eens onder de aandacht te brengen. De OR vindt de planning vóór de zomervakantie erg krap, en erg ruim na de zomervakantie. Als er ruim voldoende tijd aan de voorkant is, alles goed voorbereid is en iedereen goed mee genomen wordt, dan is er na de vakantie veel minder tijd nodig. Perry zegt dat het er om gaat dat we nu druk op de ketel moeten houden. De OR heeft nu voldoende informatie om advies uit te brengen. Perry zegt dat hij intussen doorgaat met de uitvoering. Hij is altijd beschikbaar voor evt. tussentijds overleg. Hij benadrukt dat het geen reorganisatie is, maar een her-organisatie. Het is geen zaak van de vakbonden/het Lokaal Overleg. 4.2. Mandaatbesluit 2021. De OR adviseert positief over het Mandaatbesluit 2021. Het is inmiddels schriftelijk afgehandeld. 5.Ter instemming. Geen onderwerpen. 6.Arbo-aangelegenheden. Ronald heeft via Wil (regisseur) contact gehad met Marina Hendriks over de preventiemedewerker en het stilliggen van de uitvoering van het plan van aanpak arbo. Marina heeft inmiddels contact gehad met Marieke Hustinx, preventiemedewerker/arbo coördinator bij de Connectie.

Zij gaf aan dat het inderdaad klopt dat de preventiemedewerker een medewerker moet zijn die in dienst is van de organisatie zelf. Dat betekent dat Marina deze rol niet meer kan uitvoeren. Het is belangrijk dat arbo weer meer op de kaart komt. Het heeft vanuit P&O wel erg lang stilgelegen. De RIE ligt ook al een jaar stil. Marina overlegt met Wil hoe dit verder op te pakken. Ronald checkt of er een overleg is ingepland en of hij daarbij kan aanschuiven. Perry meldt dat de bedrijfsarts opnieuw wordt aanbesteed vanuit de Connectie, samen met de andere deelnemers van de Connectie. Vanuit West Maas en Waal is de voorwaarde meegegeven dat de bedrijfsarts in de directe omgeving van WMW zit.

OV.2021.04.21 verslag

3

7.Overige punten. 7.1. Voortgang uitbesteding aan de Connectie. Hilda heeft gesproken met medewerkers van de Connectie. Ze heeft aangegeven dat er veel onduidelijkheid en verwarring op de werkvloer is, zowel bij de vertrokken medewerkers als bij de achterblijvers. Dit wordt nu ingebracht bij de Connectie. Ook daar lopen een aantal zaken niet goed en is er onduidelijkheid over een aantal zaken. Het is een taak van de regisseur om dit mee te nemen naar de stuurgroep. Perry zegt dat het uitgangspunt is dat alles blijft zoals het was, tenzij de Connectie daar andere berichten over heeft gegeven. Over acute zaken zijn afspraken gemaakt. Daar komt nog communicatie over naar degenen die ermee te maken kunnen hebben. Wilma is ingezet om de leveringsovereenkomsten af te ronden. Er was een verschil van inzicht over de vergoeding aan de Connectie. Dat is nu opgelost. De leveringsovereenkomsten kunnen nu getekend worden. Binnen 1 jaar vindt evaluatie plaats. Perry zegt dat het leidinggevend team een presentatie van de Connectie gehad heeft over de klantreis. Dit is het traject van in dienst tot uit dienst. De Connectie is bezig om dit traject strakker via (geautomatiseerde) processen te laten lopen in de klantreis. Het is nog niet operationeel. Voor ons betekent dat een grote vooruitgang. De OR vraagt of er met de vertrokken medewerkers nog een gesprek gehouden wordt.

Volgens Perry gebeurt dat bij de directe contacten, maar niet gestructureerd. 7.2. Thuiswerken/plaats- en tijdsonafhankelijk werken: stand van zaken. De OR maakt zich zorgen over de voortgang van het project Thuiswerken (hybride werken). Er is overleg geweest met Wil en Renate v.d. Hurk. Aan de orde kwam een theoretisch stuk van Renate. Zij gaat daar mee verder. Perry schuift aan bij het volgende overleg. Dit is gepland op 4 mei. Perry vraagt Wil om de aanvangstijd te wijzigen. 7.3. Artikel 24-overleg/overzicht te verwachten punten. Bij het artikel 24-overleg aan de hand van de paragraaf bedrijfsvoering van de Perspectiefnota en de Begroting kreeg de OR voorheen ook een overzicht van besluiten voor instemming en advies die de OR de komende tijd kan verwachten. De laatste keren is dit niet gebeurd. De OR stelt het op prijs om dit weer te ontvangen Perry zeg dit overzicht toe. 7.4. Overzicht gratificaties. De OR vindt het jammer dat er zo geheimzinnig over gedaan wordt. Het is een compliment, iets waar mensen trots op kunnen zijn. Perry zegt dat hier afspraken over gemaakt zijn. Openheid hierover geeft altijd discussies en problemen. Daarom willen we het graag zo houden. 7.5. Personeelsverloop. De OR heeft P&O gevraagd om dit overzicht. Het verloop is verklaarbaar. Er is geen aanleiding om er iets mee te doen. De OR vraagt of er standaard exitgesprekken plaats vinden.

Perry gaat ervan uit dat dat door de leidinggevende gebeurt. Er komen weinig punten uit waarmee iets gedaan zou moeten worden. 8.Rondvraag.

OV.2021.04.21 verslag

4

o o o

De OR vraagt hoe het staat met de vacature bij DIV. Volgens Perry heeft het door omstandigheden langer geduurd. De vacaturetekst komt nu binnenkort. Gebby deelt mee dat dit voorlopig haar laatste OR/OV is. In overleg met haar leidinggevende en met P&O heeft zij verlof van 1 mei tot 30 aug. Perry vraagt om de overlegvergadering van 2 juni een week te verzetten i.v.m. zijn vakantie.

9.Sluiting. De vergadering wordt om 11.45 uur gesloten.

OV.2021.04.21 verslag

5