Document · PDF

9 Crowe - Management letter West Maas en Waal 2020

Gemeenteraad 4 maart 2021, gemeente West Maas en WaalBij agendapunt: a. Ingekomen stukken college en raadscommissies/werkgroepen6.017 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Management Letter Gemeente West Maas en Waal

Eindhoven 26 januari 2021

Aanbiedingsbrief Gemeente West Maas en Waal t.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 1 6658 ZG WEST MAAS EN WAAL Eindhoven, 26 januari 2021 Betreft: Management letter boekjaar 2020 Geachte leden van het college, Hierbij bieden wij u de management letter aan naar aanleiding van onze interim controle bij Gemeente West Maas en Waal. Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. In oktober zijn wij als de nieuwe accountant van uw gemeente van start gegaan. In het kader van onze opdracht hebben wij een organisatieverkenning uitgevoerd, waarbij wij gesprekken hebben gevoerd met diverse functionarissen binnen de gemeente en kennis hebben genomen van relevante stukken. Deze management letter bevat de belangrijke bevindingen naar aanleiding van onze interim controle. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering van betreffende processen en de interne beheersing.

Volledigheidshalve benadrukken wij dat de interim controle is uitgevoerd in het kader van de controle van de jaarrekening 2020. Hierdoor is onze beoordeling en evaluatie van de processen beperkter dan wanneer wij een gerichte opdracht zouden uitvoeren om de effectiviteit en efficiëntie van de processen als zodanig te beoordelen. De bevindingen in deze management letter hebben wij op hoofdlijnen besproken met de controller, de gemeentesecretaris en de wethouder financiën. De reactie namens de ambtelijke organisatie op onze bevindingen en aanbevelingen zijn opgenomen in een aparte brief bij deze managementletter. Wij danken de medewerkers van de gemeente West Maas en Waal voor de plezierige en constructieve samenwerking, ook in deze tijd waarbij de uitvoering (voornamelijk) op afstand plaats heeft gevonden. Met vriendelijke groet, namens ons hele team,

ValidSigned door drs. P. Peters RA op 27-01-2021 drs. P. Peters RA

ValidSigned door mr. drs. H.W. Jansen RA RV op 27-01-2021

mr. drs. H.W. Jansen RA RV Extern accountant

Inhoudsopgave 1. Management samenvatting

2. Overzicht van interim bevindingen 6

3. Interim bevindingen

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9 11 13 15 17 18 19 20

Invoering rechtmatigheidsverantwoording Financiële effecten Corona Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud Fiscale beheersing Uitvoering verbijzonderde interne controle Prestatieverklaringen Contractenregistratie en –beheer Functiescheiding inkoopproces

3. Interim bevindingen (vervolg) 9. Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid 10. (De)centrale inkoopfunctie 11. Beoordeling subsidieverantwoordingen 12. Budget beheer Jeugdwet / monitoring zorglasten 13. Vaststelling rechtmatige levering zorg 14. Aangepaste zorglevering door Corona 15. Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen

21 23

Totaal aantal pagina’s:

25 26 28 30

1. Management samenvatting Inleiding In deze rapportage hebben wij onze bevindingen naar aanleiding van de interim controle opgenomen. Wij beoordelen hierbij de relevante processen voor het financieel beheer. Bij de weergave van onze bevindingen maken we gebruik van de volgende procesindeling: • Algemeen • Financieel afsluitproces • Verbijzonderde interne controle • Inkoop- en aanbesteding • Grondexploitatie • Subsidies • Sociaal Domein • Automatisering De processen verstrekking van uitkeringen en belastingen zijn door de gemeente uitbesteed aan Werkzaak Rivierenland respectievelijk BSR. Over deze processen wordt door ons niet gerapporteerd in het kader van de interim controle. De processen WMO en Jeugdhulp zijn door de gemeente deels uitbesteed aan Vraagwijzer en de GR Rivierenland. Deze processen zijn, voor zover deze binnen de verantwoordelijkheid van de gemeente liggen, beoordeeld en hiervan zijn de bevindingen opgenomen in deze management letter. Algemeen beeld Op basis van onze werkzaamheden constateren wij in algemene zin dat de processen in opzet toereikend zijn ingericht voor een organisatie met de aard en omvang van de gemeente West Maas en Waal.

Wij hebben geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en een efficiënte jaarafsluiting , wel enkele belangrijke en urgente aandachtspunten die voor het jaarrekeningtraject 2020 van belang zijn en/of die tot een verdere verbetering van de interne beheersing kunnen leiden. De corona pandemie heeft in 2020 een onvermijdelijke impact op de bedrijfsvoering van de gemeente en op de risico’s waarmee de gemeente wordt geconfronteerd. Deze omstandigheid is meegenomen bij het beoordelen van de processen en de wijze waarop de gemeente inspeelt op actuele (rechtmatigheid)risico’s. Dit wordt in deze management letter onder andere zichtbaar in een aantal nieuwe bevindingen en de mate waarin bestaande bevindingen zijn opgevolgd. © 2020 Crowe Foederer B.V.

1. Management samenvatting Belangrijkste bevindingen voor de jaareindecontrole Tijdens onze tussentijdse werkzaamheden bij West Maas en Waal zijn de volgende aandachtspunten geconstateerd met een zogenaamd hoge prioriteit stelling: • Uitvoering verbijzonderde interne controle • Aanbestedingsrechtmatigheid • Prestatievaststelling Jeugdzorg/ WMO • Prestatievaststelling Inkopen • Budget beheer Jeugdzorg / monitoring zorglasten • Voorzieningen onderhoud Een visueel overzicht van alle bevindingen is opgenomen in hoofdstuk 2 en een gedetailleerde uitwerking van de bevinding inclusief het management commentaar vindt u terug in hoofdstuk 3. Belangrijkste aandachtsgebieden voor de jaarrekening Voor het opmaken van de jaarrekening vragen wij daarnaast aandacht voor de volgende onderwerpen:

• Voorziening overdracht Avri Stortplaats In het najaar van 2020 heeft Provinciale Staten de Verordening op de Stortplaatsen gewijzigd waardoor waarschijnlijk werd dat Avri 10 miljoen euro zou moeten gaan betalen bij de overdracht van de stortplaats. Aangezien Avri geen weerstandsvermogen heeft, zou dekking moeten worden gegeven door de deelnemende gemeenten, wat zou resulteren in een voorziening voor gemeente West Maas en Waal van ongeveer €700.000. Na overleg tussen Avri en de provincie Gelderland zijn nieuwe afspraken gemaakt omtrent de overdracht van de stortplaats waardoor voorlopig geen definitief bedrag voor het eeuwig durende onderhoud kan worden bepaald. Op basis van deze afspraken gaat het management van Avri een nieuwe schatting maken van de benodigde voorziening voor het eeuwig durende onderhoud van de stortplaats. Hiervoor zal onder meer dekking worden gezocht in de toekomstige afvalstoffenheffing. In hoeverre dit van invloed is op de jaarrekening van gemeente West Maas en Waal, moet nog bepaald worden. Wij vragen uw aandacht om de financiële situatie van Avri nauwgezet te volgen en de uiteindelijke financiële consequentie voor gemeente West Maas en Waal juist in de jaarrekening van 2020 te verwerken en toe te lichten. Naar verwachting zal dit beduidend lager zijn dan de eerder geraamde voorziening van €700.000.

1. Management samenvatting • Beoordeling financiële positie stichtingen MFA’s Als onderdeel van het kernenbeleid heeft gemeente West Maas en Waal in het verleden de keuze gemaakt om de realisatie van de meeste MFA’s te financieren door middel van een lening aan de beherende stichting en het eigendom aan de stichting over te dragen. De financiële afhankelijkheid van deze stichtingen aan de gemeente is mede daardoor groot. In hoeverre de stichtingen de leningvoorwaarden van rente en aflossing kunnen nakomen, is sterk afhankelijk van hun financiële positie. De Corona-uitbraak kan van grote invloed zijn op de financiële positie van deze stichtingen en daarmee de volwaardigheid van deze leningen. De gemeente West Maas en Waal heeft mede hierom een beleidsmedewerker vrijgemaakt om zowel de financiële positie als de beleidsmatige kaders van deze stichtingen te bewaken. In het kader van de jaarrekening 2020 vragen wij uw aandacht voor een heldere en kritische beoordeling van de financiële positie van deze stichtingen om zodoende het risico te bepalen of een voorziening wegens oninbaarheid noodzakelijk is. Planning van de jaarrekeningcontrole Wij zullen onze controlewerkzaamheden aan de jaarrekening starten in eind april en verwachten de jaarrekeningcontrole af te kunnen ronden eind mei 2020.

Dit houdt met name verband met de controle van de lasten in het sociaal domein, in het bijzonder de jeugdzorg. De oplevering van de noodzakelijke verantwoordingsinformatie is mede gebaseerd op de productieverantwoordingen van zorginstellingen. Op basis van de gemaakte afspraken met zorginstellingen en de noodzakelijke tijd die de gemeente nodig heeft om deze te analyseren en af te stemmen met de eigen administratie, kan de controle naar verwachting niet eerder worden afgerond. Wij zullen u tijdig informeren over het verloop van de jaarrekeningcontrole. Na afloop van onze controle rapporteren wij onze bevindingen aan u in ons accountantsverslag.

2. Overzicht van interim bevindingen Proces

Paragraaf

Bevinding

Prioriteitstelling 2020

Prioriteitstelling 2019

Algemeen

3.1

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Ontwikkeling

Algemeen

3.2

Financiële effecten Corona

Hoog

Financieel afsluitproces

3.3

Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud

Hoog

Verbijzonderde interne controle

3.4

Fiscale beheersing

Midden

Verbijzonderde interne controle

3.5

Uitvoering verbijzonderde interne controle

Hoog

Inkoop en aanbesteding

3.6

Prestatieverklaringen

Hoog

Inkoop en aanbesteding

3.7

Contractenregistratie en beheer

Middel

Inkoop en aanbesteding

3.8

Functiescheiding inkoopproces

Middel

Inkoop en aanbesteding

3.9

Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid

Hoog

Inkoop en aanbesteding

3.10

(De)centrale inkoopfunctie

Middel

Subsidies

3.11

Documentatie beoordeling vaststellingen

Opgevolgd

Laag

2. Overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2020

Prioriteitstelling 2019

Applicatiebeheer Unit4

Middel

3.12

WMO / Jeugd: grip op proces en kosten

Middel

Hoog

Sociaal domein

3.14

Prestatieverklaringen levering zorg WMO/ Jeugd

Hoog

Sociaal domein

3.15

Aangepaste zorglevering door Corona

Middel

Sociaal domein

3.16

Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen

Middel

Proces

Paragraaf

Bevinding

Inkopen

3.11

Sociaal domein

Hoog

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is hoog en de bevinding dient voor aanvang van de jaarrekeningcontrole opgelost te worden.

Middel

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is aanwezig. Het proces loopt niet optimaal en wij adviseren u de aanbeveling op te volgen.

Laag

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is beperkt. Het proces loopt nagenoeg optimaal, echter voor een verder optimalisatie adviseren wij u de aanbeveling op te volgen.

Opgevolgd

De aanbeveling uit voorgaande jaren is in voldoende mate opgevolgd, waardoor er geen risico’s meer zijn op materiele fouten.

Ontwikkeling

Deze aanbeveling ziet niet toe op risico’s voor de jaarrekening maar betreft een toekomstige ontwikkeling.

3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Prioriteitstelling

Ontwikkeling

Bevinding Algemeen

Het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van taken overeenkomstig het door de raad vastgestelde normenkader. We noemen dit ook wel rechtmatigheid. Om deze verantwoordelijkheid nadrukkelijker naar voren te brengen heeft de wetgever bepaald dat met ingang van het verslagjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording moet worden toegevoegd aan de jaarrekening. Hiermee legt uw college expliciet verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De rol van de accountant ziet toe op het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. Aan de inhoudelijke opdracht van de accountant verandert hierdoor feitelijk niets. Om het college van uw gemeente uiteindelijk in staat te stellen om deze rechtmatigheidsverantwoording af te geven, is inrichting van uw (verbijzonderde) interne controle functie ons inziens van cruciaal belang.

De rechtmatigheidsverantwoording kan immers alleen dan worden verstrekt wanneer er sprake is van: • een gedegen analyse van de rechtmatigheidsrisico’s, afgestemd op het normenkader, de actualiteiten en de materiele geldstromen; • een goede procesbeschrijving die ingaat op beheersing van de risico’s; • een intern controleplan met werkzaamheden toegespitst op de geïdentificeerde risico’s; • een structurele uitvoering van de controlewerkzaamheden inclusief dossiervorming; • een gedegen rapportage over de uitkomsten waarbij een conclusie wordt getrokken over de rechtmatigheid. Bovendien zijn wij van mening dat het goed neerzetten van het rechtmatigheidsbeheer kan bijdragen aan een efficiëntere en doelmatige uitvoering van de taken. Wij constateren dat op dit moment nog weinig concrete voorbereidingen zijn getroffen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u om een integraal plan van aanpak te maken waarna vervolgacties kunnen worden uitgezet. Omdat wij als accountant ook een oordeel geven over de uiteindelijke rechtmatigheidsverantwoording, denken wij hierin graag mee

3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording Invoering rechtmatigheidsverantwoording Management commentaar Algemeen

3.2 Financiële effecten Corona Financiële effecten Corona

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Algemeen

De eerste effecten van de Corona crisis op de financiën van de gemeente zijn in kaart gebracht in uw najaarsnota 2020. Op basis van deze rapportage blijkt dat de financiële effecten van Corona over de verschillende programma’s zijn gekwantificeerd op 188.000 nadelig en dat er voor een 365.000 aan compensatiebijdragen van het rijk wordt verwacht. Wij hebben kennis genomen van deze analyse en constateren dat de structurele effecten op uw financiën nog onzeker zijn. Wij adviseren om de effecten van Corona op de financiën te monitoren en hierover uitgebreid te rapporteren in uw jaarverslag. Daarnaast constateren wij dat er op bepaalde gebieden sprake is van een groter risico op onrechtmatigheden en onzekerheden. Wij constateren dat er vanuit de controlefunctie nog geen volledige risico analyse is gemaakt die ingaat op de effecten en risico’s van Corona op de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten alsmede de mate waarin de doelstellingen in de begroting bereikt kunnen worden. Hierdoor ontstaat het risico voor de jaarrekening dat eventuele fouten of onzekerheden laat in beeld zijn en er geen herstel meer kan plaatsvinden. Ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening, adviseren wij om een risico inventarisatie te maken en hierop aanvullende (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden te verrichten.

De aandacht moet daarbij ons inziens uitgaan naar: • de waardering van de leningen aan de stichtingen t.b.v. MFA’s en dorpshuizen (zie p. 6); • de zorgkosten zonder prestatie (zie bevinding 3.13); • de rechtmatigheid van de verstrekte TOZO uitkeringen (uitgevoerd door werkzaak Rivierenland); • de aanbestedingsrechtmatigheid bij eventueel uitgestelde aanbestedingstrajecten; • de waardering van debiteurenposities (incl. de belastingdebiteuren, uitbesteed bij BSR) en overige vorderingen, zoals de post ‘op te leggen toeristenbelasting’;

3.2 Financiële effecten Corona Financiële effecten Corona Management commentaar Algemeen

3.3 Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Financieel afsluitproces

Met betrekking tot de voorziening ‘B&O fonds ontzandingen’ hebben wij u in het accountantsverslag 2019 geadviseerd om de meerjarige onderhoudsverplichting voor het ontzandingengebied in kaart te brengen en te vertalen naar een meerjarig onderhoudsplan. Tijdens de interim controle hebben wij geconstateerd dat de gemeente West Maas en Waal de financiële gevolgen van de contractafspraken met Nederzand/ Over de Maas CV in de nabije toekomst onvoldoende in beeld heeft. Dit wordt enerzijds veroorzaakt doordat het dossier onvoldoende toegankelijk is om de situatie jaarlijks te her evolueren. Anderzijds is de toekomstige onderhoudsverplichting voor dit gebied nog niet geactualiseerd ten opzichte van de oorspronkelijke situatie en daardoor niet financieel doorvertaald. Wij adviseren u om de contractafspraken periodiek te delen met de financiële afdeling. Tevens adviseren wij u om opnieuw te inventariseren welke onderhoudsverplichting de komende jaren voor rekening komt van de gemeente en deze te vergelijken met de inschatting die destijds bij het aangaan van het contract is gemaakt. Ten aanzien van de ‘onderhoudsvoorzieningen wegen en gebouwen’ hebben wij in het accountantsverslag 2019 geconstateerd dat de werkelijke onderhoudsuitgaven niet meer in lijn lagen met de onderhoudsplannen.

Wij hebben toen geadviseerd de financiële doorrekening van de onderhoudsuitgaven voor de komende jaren te actualiseren. Dit om de volledigheid van uw voorziening te waarborgen en – indien nodig - de benodigde jaarlijkse storting aan deze voorziening aan te passen aan de actuele situatie. Wij hebben geconstateerd dat hier aandacht voor is, maar dat de plannen rekenkundig nog niet zijn aangepast aan de realisatie van 2020. Wij vragen uw aandacht voor een correcte verwerking in de jaarrekening van de contractafspraken gemaakt met Nederzand/ Over de Maas CV in relatie tot recente inschattingen van het toekomstige onderhoud. Daarnaast verwachten wij bij de jaarrekeningcontrole dat de onderhoudsvoorzieningen financieel zijn geactualiseerd en weer aansluiten op de jaarrekening.

3.3 Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud Voorzieningen ontzandingen en groot onderhoud Management commentaar Financieel afsluitproces

3.4 Fiscale beheersing Fiscale beheersing

Prioriteitstelling

Midden

Bevinding Verbijzonderde Interne controle

Het fiscale karakter van een lokale overheidsinstantie is – in tegenstelling tot het reguliere bedrijfsleven – vaak onderhevig aan complexe vraagstukken en veranderingen. De gemeente loopt hierdoor inherent een groter risico op foutieve aangiftes, met name bij omzetbelasting en vennootschapsbelasting. Bij structurele fouten, kan de impact meerjarig bezien uiteindelijk snel materieel worden en ontstaat het risico op fouten of onzekerheden in de jaarrekening. De gemeente heeft om de grootste risico’s te mitigeren processen ingericht die de totstandkoming van een juist aangifte moeten waarborgen en doet waar nodig een beroep op externe specialisten. Desondanks constateren wij dat er bij het project MFA Maasbommel mogelijkerwijs te veel BTW is teruggevorderd op de fiscus (naar schatting €350.000). Een oorzaak hiervan is dat de verbijzonderde interne controle functie slechts beperkt betrokken is bij de totstandkoming van fiscale aangiftes en de inschatting van belangrijke fiscale posities door de gemeenten. Tevens verdient het de aanbeveling om bij de start van complexe projecten, zoals de realisatie van gemeenschapshuizen en multifunctionele accommodaties, advies in te winnen en deze gedurende de realisatie van het project te actualiseren indien situaties in het project wijzigen.

Wij adviseren om de fiscale beheersing meer te integreren in het interne controle plan en of eventueel een separaat tax control framework op te stellen. Daarbij dient de aandacht allereerst uit te gaan naar de VPB positie van uw grondexploitaties en de BTW classificatie van de bouw van Multi Functionele Accommodaties, zoals in Maasbommel. In het kader van de jaarrekening controle willen wij met name deze posities graag vroegtijdig met u afstemmen.

3.4 Fiscale beheersing Fiscale beheersing Management commentaar Verbijzonderde Interne controle

3.5 Uitvoering verbijzonderde interne controle Uitvoering verbijzonderde interne controle

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Verbijzonderde interne controle

Per 1 maart 2020 heeft gemeente West Maas en Waal een extra medewerker aangenomen voor de uitvoering van de VIC functie. De VICfunctionaris is gestart met het opstellen van procesbeschrijvingen en het uitzetten van de eerste controles. Wij hebben daarbij de volgende bevindingen en aanbevelingen: • Er is nog geen intern controleplan geformuleerd. Wij adviseren u om voor de komende jaren een controleplan op te stellen dat is gebaseerd op de materiele geldstromen en op een analyse van de actuele risico’s op gebied van rechtmatigheid en getrouwheid. Enerzijds dient het plan zich te richten op het vaststellen van een adequate werking van de processen, maar anderzijds dient het zich ook te richten op bijzondere en afwijkende transacties; • Vooruitlopend op de vaststelling van het interne controleplan zijn voor de processen ‘sociaal domein’ en ‘inkopen & aanbesteden’ diverse controles uitgezet. Deze zijn weliswaar risicogericht ingestoken, maar waren bij de interim controle nog niet uitgevoerd (zie punten 3.5 en 3.12).

Wij vragen in dit kader uw aandacht voor de (digitale) beschikbaarheid van informatie binnen de gemeente; • Wij adviseren u om de VIC voor 2021 gedurende het jaar uit te voeren en meerdere keren per jaar te rapporteren over de bevindingen om de financiële consequenties van de geconstateerde afwijkingen op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening tussentijds in beeld te brengen. Op die manier kunnen waar nodig en mogelijk tijdig herstelwerkzaamheden uitgevoerd worden en procesverbeteringen gerealiseerd worden.

Management Commentaar

3.6 Prestatieverklaringen Prestatieverklaringen

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Inkoop en aanbesteding

Een prestatieverklaring is een bewijsstuk voor de levering van een prestatie die aan een ontvangen factuur ten grondslag ligt. Door voorafgaand aan het goedkeuren van een factuur aan de hand van een prestatieverklaring vast te stellen, dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk geleverd is, wordt voorkomen dat facturen worden betaald zonder dat de prestatie is geleverd. Wij zijn van mening dat prestatieverklaringen een doelmatig middel vormen in het kader van interne controle op de rechtmatige besteding van budgetten en de voorkoming van fraude. De bewijsstukken voor de prestatieverklaring maken in 2020 net als in 2019 nog geen verplicht onderdeel uit van de administratieve vastlegging in het financiële systeem van gemeente West Maas en Waal. Dit bemoeilijkt de controle op het vaststellen van prestatieleveringen en leidt tot eventuele onzekerheden in de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen. De toets op het onderdeel prestatielevering maakt onderdeel uit van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Wij hebben bij de interim controle vastgesteld dat de informatie uitvraag door de VIC functionaris reeds is uitgevoerd, maar door moeizame oplevering, is de controle nog niet uitgevoerd voor 2020. Wij adviseren u om enerzijds de VIC over 2020 zo snel mogelijk uit te voeren.

Daarnaast adviseren wij om te onderzoeken hoe de prestatielevering onder welke voorwaarden het beste in het fiatteringsproces van facturen geborgd kan worden en indien nodig om de budgethoudersregeling te actualiseren op het onderwerp prestatielevering. Met het oog op het voorkomen van onnodige administratieve lasten kan het een overweging zijn om de prestatieverklaring alleen toe te passen bij de meer risicovolle transacties. Management commentaar

3.7 Contractenregistratie en -beheer Contractenregistratie en -beheer

Prioriteitstelling

Middel

Bevinding Inkoop en aanbesteding

Inkoop van goederen, diensten en werken is een van de belangrijke financiële stromen binnen de gemeente West Maas en Waal. Voor het budgetbeheer is het belangrijk om meerjarige verplichtingen volledig in beeld te hebben. Daarnaast is de gemeente West Maas en Waal, buiten haar eigen inkoopbeleid, gebonden aan de Europese aanbestedingsregels op het gebied van inkopen. Binnen het zaaksysteem Join is reeds een contractenmodule aanwezig. Echter wordt deze net als in 2019 niet actief gebruikt. Hierdoor is het niet mogelijk om vanuit het zaaksysteem Join actief contractbeheer uit te oefenen, zoals signalering van aflopende contracten en dergelijke. Tevens kan gemeente West Maas en Waal niet terugvallen op een jaarlijks opgesteld inkoopplan waarin de voorgenomen inkopen van het boekjaar zijn samengevat. Om de rechtmatigheid van inkopen op een efficiënte manier te borgen, is een volledig contractenregister belangrijk. Wij adviseren daarom om het contractbeheer verder te professionaliseren. Tevens adviseren wij om de mogelijkheden te onderzoeken voor het automatisch koppelen van de volledige aanbestedingsdocumentatie (van inkoopstrategie tot van uiteindelijke gunning) aan het contract. Mogelijk biedt de uitbesteding van diverse activiteiten aan de Gemeenschappelijke Regeling De Connectie de mogelijkheid om een volledige contractenregistratie te implementeren. Management commentaar

3.8 Functiescheiding inkoopproces Functiescheiding inkoopproces

Prioriteitstelling

Middel

Bevinding Inkoop en aanbesteding

Binnen het factuurverwerkingssysteem (Kofax) worden inkoopfacturen op basis van de procedure ter goedkeuring aangeboden aan een functionaris die vaststelt dat lasten conform inkoopovereenkomst zijn en passen binnen het budget (de budgethouder). De budgethouder heeft daarnaast de mogelijkheid om de factuur toe te wijzen aan een andere functionaris die vaststelt dat de goederen of diensten aan de gemeente zijn geleverd (de prestatieverklaarder). In de gevallen waarbij zowel een budgethouder als prestatieverklaarder betrokken zijn in het autorisatieproces van inkoopfacturen, is er in basis voldoende functiescheiding aanwezig in het inkoopproces, mede omdat de financiële verwerking en betaling van facturen geschiedt door de financiële administratie en daarmee gescheiden is van bovengenoemde functies. In het geval dat de budgethouder er niet voor kiest om een prestatieverklaarder aan te wijzen, liggen de bevoegdheden voor het autoriseren van lasten op het budget en het verklaren van de prestatie bij dezelfde persoon. Bij deze inkopen loopt de gemeente inherent een verhoogd risico dat gelden van de gemeente niet rechtmatig worden besteed. Om achteraf vast te stellen dat ook deze inkopen rechtmatig plaats hebben gevonden, adviseren wij om vanuit de verbijzonderde interne controle een analyse uit te voeren op de inkooptransacties waarbij geen prestatieverklaarder is aangewezen.

Tijdens deze analyse moet in het bijzonder aandacht uitgaan naar de prestatielevering van de gefactureerde goederen of diensten. Wij adviseren u daarnaast om de processen en systemen tegen het licht te houden en, indien mogelijk en wenselijk, bij alle inkoopstromen functiescheiding af te dwingen. De uitbesteding van diverse processen aan de gemeenschappelijke regeling de Connectie biedt de mogelijkheid om functiescheidingen d.m.v. de inrichting van autorisatiematrixen beter in de systemen te verankeren. Management commentaar

3.9 Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Inkoop en aanbesteding

In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Dit betekent dat wij primair controleren op inkopen boven de Europese drempel van € 221.000 en dat enkel constateringen op het gebied van de Europese aanbestedingswetgeving een effect hebben op ons rechtmatigheidsoordeel. Als onderdeel van de interne controle is door de controller in samenwerking met de coördinator inkoop een overzicht gemaakt van de inkopen over de eerste 9 maanden van 2020, afgezet tegen de inkopen van de drie voorgaande jaren. Tijdens gesprekken is gebleken dat de beoordelingen van deze inkopen met onderbouwende stukken nog uitgevoerd moeten worden. Hierbij hebben wij de volgende opmerkingen: - De analyse op inkoopstromen die mogelijk vallen onder de Europese aanbestedingsnormen, dient nog uitgevoerd worden. Hierbij dient duidelijk een relatie gelegd te worden met de reeds gemaakte constateringen uit 2019. Wij adviseren hierop actie te ondernemen richting de jaareinde controle; - Wij constateren dat het soms veel energie kost om de documentatie die dient ter onderbouwing van de aanbestedingswijze uit de organisatie op te halen.

Als de inkoopstrategie, het gevolgde aanbestedingstraject alsmede het uiteindelijk afgesloten contract worden opgenomen in Join en aan elkaar worden gekoppeld, kan achteraf eenvoudiger worden verantwoord dat inkopen rechtmatig en doelmatig hebben plaatsgevonden. Wij adviseren u om de spendanalyse 2020 z.s.m. uit te voeren inclusief de onderbouwingen ervan. Daarnaast adviseren wij u om verbetermaatregelen uit te voeren in het inkoopproces om zo het risico op foutief uitgevoerde inkopen t.a.v. de Europese aanbestedingsregels te voorkomen. Deze verbetermaatregelen zijn inmiddels geformuleerd in een verbeterplan door de concerncontroller.

3.9 Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid Management commentaar Inkoop en aanbesteding

3.10 (De)centrale inkoopfunctie (De)centrale inkoopfunctie

Prioriteitstelling

Middel

Bevinding Inkoop en aanbesteding

Binnen de gemeente West Maas en Waal is afgesproken dat elke inkoop van een dienst boven de €30.000 en werken boven de €100.000 moet beginnen met een startformulier ‘inkoop en aanbesteding’. Verder is afgesproken om alle documenten m.b.t. de inkoop digitaal in het zaaksysteem Join op te slaan. De verantwoordelijkheid voor deze afspraken is decentraal in de organisatie neergelegd. Er wordt geen toezicht gehouden op de volledigheid van de registratie van inkoopstartformulieren en contracten. Wij hebben tijdens de interim controle net als in 2019 vastgesteld dat zowel niet alle inkoopstartformulieren als niet alle contracten in Join zijn ingevoerd. Hierdoor loopt de gemeente enerzijds een risico dat verplichtingen niet volledig in beeld zijn en anderzijds een verhoogd risico op onrechtmatige inkopen. Wij adviseren u om het belang van de reeds bestaande inkoopprocedure bij de medewerkers nogmaals onder de aandacht te brengen en actief te monitoren, zoals het verplichte gebruik van inkoopstartformulieren. Een duidelijkere rol van een inkoopcoördinator kan ervoor zorgen dat de gemeente wel overzicht houdt over alle inkooptrajecten. Mogelijk kan het gebruik van het inkoopstartformulier door de uitbesteding van activiteiten aan de gemeenschappelijke regeling De Connectie deze procedure beter afgedwongen worden. Management commentaar

3.12 Applicatiebeheer Unit4 Applicatiebeheer Unit4

Prioriteitstelling

Midden

Bevinding Inkoop en aanbesteding

Rondom de verwerking van inkoopfacturen en het betaalproces hebben wij een aantal belangrijke interne controlemaatregelen vastgesteld: • Bij wijzigen van stamgegevens crediteuren dwingt het financiële systeem (Unit4) het 4-ogen principe af; • Binnen de betaalapplicatie van BNG wordt het 4-ogen principe afgedwongen; • Steekproefsgewijze controle van factuur- en bankgegevens op de betaallijst uit Civision middelen. Tijdens de interim controle hebben wij vastgesteld dat een van de medewerkers binnen de financiële administratie tevens applicatiebeheerder van Unit4 is. Hierdoor ontstaat bij deze medewerker een inherent risico op functiedoorbreking waarbij bovenstaande interne controlemaatregelen niet volledig meer functioneren. Overigens is hiervan – voor zover mogelijk – door ons geen constatering gedaan. Wij adviseren u desondanks om periodiek door de VIC de logbestanden van Unit4 na te gaan. Tevens vragen wij u de rechten van de betreffende applicatiebeheerder te heroverwegen, met name in het betaalproces binnen uw bankapplicatie.

Management commentaar

3.13 Budget beheer Jeugdwet / monitoring zorglasten Budget beheer Jeugdwet / monitoring zorglasten

Prioriteitstelling

Middel

Bevinding Sociaal Domein

Voor boekjaar 2019 hebben wij geconstateerd dat pas bij het ontvangen van alle productieverantwoordingen van de zorgaanbieders (WMO en Jeugd) in de periode april-mei van 2020 bekend was hoe hoog de zorgkosten voor 2019 zouden uitvallen en dat daardoor een forse bijstelling bij de jaarrekening 2019 heeft plaatsgevonden. Voor boekjaar 2020 is in het najaar door beleidsmedewerkers van zowel het team financiën als team sociaal domein een zo goed mogelijke inschatting/ prognose gemaakt van de totale zorgkosten 2020. Hierdoor is de verwachting dat de jaarrekening 2020 geen materiele bijstelling meer behoeft t.o.v. de laatste begrotingswijzigingen uit 2020. Hoewel hierdoor een eerste verbetering is gerealiseerd t.o.v. voorgaand jaar, zijn er nog steeds belangrijke onzekerheden in het budgetbeheer: • De prognose van 2020 is gebaseerd op ervaringcijfers, maar nog niet te herleiden naar individuele zorgtrajecten dan wel indicaties. Hierdoor blijft een belangrijke onzekerheid bestaan over de prognose. Wij adviseren u om meerdere keren per jaar op structurele basis prognoses op te stellen en deze te relateren aan zorgproducten en – indicatie.

Het gebruik van kengetallen en deze maandelijks met elkaar te vergelijken, kan een belangrijk hulpmiddel zijn; • De gemeente West Maas en Waal heeft getracht om meer invloed te krijgen op de verwijzingen van huisartsen, maar dit is een moeizaam proces te meer de gemeente verdeeld is in 8 losse kernen. Hierdoor is het lastig voor de gemeente om te sturen op goedkopere zorgtrajecten; • Tot nu toe is bekend dat voor ongeveer € 20.000 aan zorggaranties zijn geclaimd. Wij zien bij andere gemeenten dat verzoeken voor vergoeding voor meerkosten, gemaakt in de Coronaperiode, met name in het vierde kwartaal van 2020 worden gedaan. Mogelijk speelt dit nog bij gemeente West Maas en Waal; • Daarnaast blijven sommige oorzaken (zoals dure zorgtrajecten via Jeugdzorgplus, invoering van het abonnementstarief) inherent leiden tot onzekerheden met betrekking tot de lasten op de jeugdzorg en WMO. Ook zijn de (lange)termijneffecten van Corona nog onzeker op de kostenontwikkeling in de zorg. Gezien de financiële impact benadrukken wij de noodzaak voor een strakke beheersing van het budget. Tevens adviseren wij om de raad tijdig te blijven informeren indien tekorten voorzienbaar zijn en voor zover deze niet in de tussentijdse rapportages zijn opgenomen.

3.13 Budget beheer Jeugdwet / monitoring zorglasten Budget beheer Jeugdwet / monitoring zorglasten Management commentaar Sociaal Domein

3.14 Vaststelling rechtmatige levering zorg Vaststelling rechtmatige levering zorg

Prioriteitstelling

Hoog

Bevinding Sociaal Domein

In het kader van het vaststellen van de rechtmatigheid van de lasten in de jaarrekening van gemeente West Maas en Waal moet een redelijke mate van zekerheid worden verkregen dat de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk door de zorgaanbieders is geleverd. Hiervoor baseert de gemeente zich op productieverantwoordingen van zorgaanbieders met bijbehorende controleverklaringen verzameld door regio rivierenland. Daarnaast stelt de VIC functionaris vast dat de zorg rechtmatig is toegekend en betaald is conform de geldende afspraken. Wij hebben geconstateerd dat: • De VIC functionaris de uitvraag voor informatie ten behoeve van de controles heeft uitgezet, maar mede door moeizame aanlevering van stukken nog niet heeft uitgevoerd. Hierdoor is nog geen zicht op de volledigheid van zorgdossiers en daarmee de rechtmatige toekenning van zorg; • Zowel voor zorg geleverd door zorgaanbieders, die over 2020 geen controleverklaring benodigd hebben bij hun productieverantwoording als bij de verstrekte PGB-uitkeringen in 2020, dient de gemeente zelfstandig de prestatielevering van de zorg vast te stellen. W ij hebben vastgesteld dat in 2020 het aspect van prestatielevering nog onvoldoende in het reguliere proces van de gemeente is opgenomen. Hierdoor dient de gemeente d.m.v. bijvoorbeeld enquêtes of belrondes de prestatielevering alsnog vast te stellen. Dat is voor 2020 nog niet gebeurd.

Wij adviseren u om de VIC zo snel mogelijk af te ronden en daar waar nodig extra werkzaamheden uit te laten voeren. Tevens adviseren wij u om z.s.m. de zorglevering op andere wijzen aan te tonen, bijvoorbeeld door cliëntgericht onderzoek. Op de langere termijn is de afhankelijkheid van productieverantwoordingen ongewenst. Gemeente West Maas en Waal heeft hiervoor een verbeterplan opgesteld waarbij dit aspect is meegenomen. Wij adviseren u om dit pakket voor 2021 te realiseren.

3.14 Vaststelling rechtmatige levering zorg Vaststelling rechtmatige levering zorg Management commentaar Sociaal Domein

3.15 Aangepaste zorglevering door Corona Aangepaste zorglevering door Corona

Prioriteitsstelling

Middel

Bevinding WMO en Jeugdhulp

De gemeente is verantwoordelijk voor toekenning van zorg in overeenstemming met het normenkader en de contractuele afspraken die zijn gemaakt met zorgaanbieders. Door de coronacrisis sluit de wijze van zorgverlening niet altijd meer aan op het normenkader en de contracten. In de praktijk is er sprake van levering van aangepaste zorg in afwijking van de toewijzing en/of inkoopovereenkomst, van meerkosten bij zorgleveranciers en zelfs van doorbetalingen aan zorgleveranciers zonder dat een prestatie geleverd is (de zogenoemde omzetgaranties). Hoewel de gemeente in deze crisis verantwoordelijkheid moet nemen en de continuïteit van zorg moet waarborgen, hebben afwijkingen van het normenkader en/of contractuele afspraken met zorgleveranciers formeel gevolgen voor de rechtmatigheid. Dit speelt met name wanneer zorgkosten zijn betaald zonder prestatie. Om het risico op onrechtmatigheden te mitigeren heeft de gemeente aanvullende afspraken gemaakt met de zorgleveranciers die gebruik willen maken van de garantieregeling. Op die manier hoeft de doorbetaling van zorgkosten uit hoofde van de garantieregeling niet te leiden tot een onrechtmatigheid, mits vastgesteld wordt dat bij deze betalingen binnen de gemaakte afspraken wordt gehandeld. Wij vinden het daarbij belangrijk dat de raad geïnformeerd wordt over afwijkingen en de financiële impact daarvan.

Mogelijk moet de raad expliciet instemmen met de afwijkingen van het normenkader en contractuele basisafspraken met zorgleveranciers. Om onrechtmatigheden in de jaarrekening te voorkomen, adviseren wij om: - In beeld te brengen of er sprake is van aangepaste zorgverlening en in die gevallen te overwegen om de toewijzing hierop aan te passen; - Vast te stellen of eventuele meerkosten rechtmatig (dus binnen de inkoopovereenkomst of aanvullende afspraken) zijn betaald; - Extra aandacht te schenken aan het vaststellen van de zorglevering tijdens deze periode op basis van gerichte cliënt onderzoeken; - De raad te vragen om expliciet in te stemmen met afwijkingen van het normenkader en contractuele basisafspraken; - Een conclusie te trekken ten aanzien van de rechtmatigheid van de zorgkosten.

3.15 Aangepaste zorglevering door Corona Aangepaste zorglevering door Corona Management commentaar WMO en Jeugdhulp

3.16 Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen

Prioriteitsstelling

Middel

Bevinding Jeugdhulp

Op basis van de verordening jeugdhulp wordt zorg toegekend op basis van een toewijzing door de gemeente of op basis een verwijzing van een indicerend orgaan of medisch specialist (bijvoorbeeld een huisarts). In het laatste geval is de aanwezigheid van een geldige verwijzing in het dossier van de zorgaanbieder van belang voor het vaststellen van ‘het recht op zorg’ en dus de rechtmatige verlening van zorg. Op basis van het landelijk controleprotocol voor jeugdzorg wordt de aanwezigheid van een geldige verwijzing in het dossier bij de zorgleverancier in beginsel getoetst door de accountant van de zorgleverancier. De verklaring die de accountant vervolgens verstrekt ten behoeve van de gemeente vormt daarmee de basis voor de vaststelling van de rechtmatigheid van de zorgkosten bij de gemeente. In 2020 is gebleken dat er onduidelijkheid bestaat over de uitvoering van de noodzakelijke toets door de accountant op de aanwezigheid van een geldige verwijzing in het dossier van de zorgaanbieder, omdat het landelijke controleprotocol deze toets niet ondubbelzinnig afdwingt. Hierdoor kan er sprake zijn van een onzekerheid ten aanzien van de rechtmatigheid van zorgkosten bij de gemeente op het gebied van verwijzingen. Omdat het aantal verwijzingen substantieel is, kan het daarom gaan om een materieel bedrag aan potentiele onzekerheden op de rechtmatigheid.

Om hier duidelijkheid over te verkrijgen adviseren wij u de volgende stappen te ondernemen voor de jaarafsluiting: - Het bedrag aan zorgkosten dat uit verwijzingen voortvloeit en de bij behorende zorgaanbieders in kaart brengen; - Specifiek opdracht geven aan de zorgaanbieders en hun accountant om te toetsen op de aanwezigheid van een geldige verwijzing in het dossier van de zorgaanbieder; - Er op toe te zien dat de zorgaanbieders en/of hun accountant hierover aan u rapporteren. Omdat dit een landelijk probleem is en het beheer van de inkoopcontracten op zorg regionaal is georganiseerd, adviseren wij hierbij het inkoopbureau te betrekken.

3.16 Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen Vaststellen ‘recht op zorg’ bij verwijzingen Management commentaar Jeugdhulp

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/9747708/1