9.2 Advies auditcommissie op Managementletter 2020 en reactie college

Dijkstraat 11 Beneden-Leeuwen Postbus 1 6658 ZG Beneden-Leeuwen IBAN NL44 BNGH 0285 009133 T 14 0487 F (0487) 594 549 info@westmaasenwaal.nl www.westmaasenwaal.nl Behandeld door: mw. Satijn Doorkiesnummer: 1457

Aan de gemeenteraad van West Maas en Waal

Ons kenmerk: Z.052851/163707

Uw brief van:

Beneden-Leeuwen 22 februari 2021

Onderwerp: Advies auditcommissie op Managementletter 2020 en reactie college

Uw kenmerk:

Bijlage(n): -

Geacht raadslid,

*Z01B69A72A0*

Het college stuurt u ter kennisname de Managementletter 2020 en de reactie van het college hierop. In de Managementletter rapporteert de accountant over de bevindingen en aandachtspunten op het gebied van de gemeentelijke administratieve organisatie en interne beheersing van deze processen. De bevindingen vloeien voort uit de gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Het doel van de Managementletter is om vanuit de adviesfunctie van de accountant een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van de gemeente. De auditcommissie heeft de taak de raad te adviseren over de wijze van behandeling van (interim) rapportages van de accountant. Wij spraken met onze accountant op 8 februari 2021 over de rapportage, in het bijzijn van de portefeuillehouder Financiën vanuit het college, gemeentesecretaris en controller. We kregen van de accountant een toelichting op hoofdlijnen. Er zijn vooralsnog geen tekortkomingen geconstateerd, echter er zijn veel aandachtspunten. De lijst met aandachtspunten is ten opzichte van de constateringen van vorig jaar niet minder geworden. Onze accountant verwacht dat deze aandachtspunten met de hoogste prioriteit worden opgepakt, omdat de gemeente anders het risico loopt dat er niet goed verantwoording kan worden afgelegd voor de Jaarrekeningcontrole over 2020.

De auditcommissie had wederom een scherpere reactie van het college op deze Managementletter 2020 verwacht. De auditcommissie is teleurgesteld over het feit dat al een aantal jaren op rij de lijst van aandachtspunten en aanbevelingen niet kleiner wordt, maar eerder langer. Vanuit het college wordt mondeling toegelicht dat er afgelopen jaar prioriteit gegeven is aan het verbeteren van de "Verbijzonderde interne controle". Dit punt staat al vanaf 2015 op de aandachtspuntenlijst. In 2020 is een ambtenaar VIC aangenomen, die de aanbevelingen van de accountant voortvarend heeft opgepakt. Helaas ziet het college van de uitgezette acties nog niet het maximale effect. De verwachting is dat het komende jaar grote stappen gezet kunnen worden; de ‘tools’ voor verbetering zijn aanwezig, het vergt echter ook nog een bewustwordingstraject binnen de organisatie. De afspraak is gemaakt dat de teamleiders hier strak op gaan sturen. Voor wat betreft de belangrijkste (financiële) aandachtspunten die door de accountant worden aangeven, namelijk de voorziening overdracht stortplaats Avri en de voorziening financiële positie van de stichtingen MFA’s volgt de auditcommissie het advies van de accountant en draagt het college op om dicht boven op deze ontwikkelingen te zitten. Het is hiervoor nodig dat er actuele (financiële) gegevens zijn.

De auditcommissie vraagt het college om de raad over de financiële ontwikkelingen op deze dossiers met regelmaat te informeren.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

Kortom, er is nog veel werk intern te doen. De auditcommissie wil de uitvoering van de aandachtspunten en aanbevelingen op de voet blijven volgen. Daarom zal in de komende periode in de reguliere vergaderingen van de auditcommissie de voortgang op de aandachtspunten en aanbevelingen standaard besproken worden. Dit op basis van een Plan van Aanpak waarvan wij verwachten dat dit met de auditcommissie gedeeld wordt. Wij verwachten van het college dat zij stuurt op het oppakken en wegwerken van deze aandachtspunten, zodat zij ook verantwoording kan nemen voor het ‘in control’ zijn van de financiële processen. Bij het eerstvolgende toetsmoment, namelijk bij de controle van de jaarrekening 2020 moet er een zichtbare opvolging van de aandachtpunten en aanbevelingen zijn. De auditcommissie stelt voor om de Managementletter 2020 en de reactie van het college hierop voor kennisgeving aan te nemen. Zij blijft de opvolging van de aanbevelingen op de voet volgen en zal hierover bij het eerstvolgende toets moment, namelijk bij het presenteren van de Rapport van Bevindingen over de Jaarrekening 2020, wederom aan de raad rapporteren. De auditcommissie verwacht dan zichtbare verbeteringen. Het Rapport van Bevindingen van de accountant over de Jaarrekening 2020 wordt eind mei verwacht.

Met vriendelijke groet, Namens de auditcommissie,

J.S. Vissers, voorzitter