9.1 Reactie college op Management letter 2020

Reactie van het college van burgemeester en wethouders op de Managementletter 2020 In de maanden november en december 2020 heeft de accountant Crow Foerderer de tussentijdse controle (interim) uitgevoerd op het boekjaar 2020. De bevindingen en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen zijn opgenomen in de Managementletter 2020. Deze hebben wij in onze vergadering op 26 januari j.l in het college besproken. De onderstaande reactie is een dwarsdoorsnede van de opmerkingen die de accountant heeft gemaakt en de belangrijkste aandachtspunten voor het management en ons college.

Algemeen beeld Het algemeen beeld dat de accountant van de organisatie schets is dat er geen significante tekortkomingen in de interne beheersing zijn geconstateerd die tot (onverantwoorde) risico’s zouden kunnen leiden. Tegelijkertijd zijn er ook urgente en belangrijke aandachtspunten die op korte termijn opgepakt moeten worden in het kader van de jaarrekening 2020 of die leiden tot een verbetering van de interne beheersing. Wij dragen het management op om deze verbeterpunten snel en adequaat ter hand te nemen, te beginnen met zaken die ook bij de opstelling van de jaarrekening 2020 spelen.

Sociaal domein Het sociaal domein is de afgelopen 5 jaar herhaaldelijk onder de aandacht gebracht door de accountant. Uitdaging hierin is om meer in control te komen daar waar het grip op de processen betreft en in het verlengde hiervan de budgetten die hier mee gemoeid zijn. Weliswaar is er een verbeterplan “grip op het sociaal domein” gelanceerd, maar blijven de aandachts-/verbeterpunten onverminderd van kracht. Wij lezen dat de doorontwikkeling op verantwoording/prestatieverklaring en budgetbeheer ook moet leiden tot meer onafhankelijkheid van externen. Wij dragen het management op om voor de verantwoording 2021 deze ontwikkeling grotendeel gerealiseerd te hebben.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

BLANCO

Inkoop-en aanbesteding Ondanks de opmerking van de accountant in eerdere managementletters en bevindingen bij de jaarrekening, constateert onze accountant dat er nog steeds sprake is van onvolledig contractbeheer. Daarnaast zijn/worden inkooptrajecten niet goed of onvoldoende vastgelegd/gedocumenteerd en worden niet de juiste documenten gebruikt. Ons college dringt er sterk op aan om de organisatie (nog) meer bewust te maken van deze verplichting middels voorlichting en/of training. Overigens is de (ondersteuning in de)inkoopfunctie onderwerp van gesprek in de outsourcing van een deel van de bedrijfsvoering maar ontslaat ons dat niet van onze eigen verantwoordelijkheid. Uitvoering (verbijzonderde) interne controle Met de komst in maart 2020 van de medewerker AO/IC hebben wij als college de overtuiging dat er een flinke stap gezet kan worden in het verder in control komen van de organisatie. Hiermee is als het ware een stukje fundament gelegd in de wetenschap dat het verder opbouwen een proces van lange adem is en waarbij in het traject keuzes gemaakt moeten worden qua prioritering. Deze functie is belangrijk in de verdere doorontwikkeling van het meer in control geraken van de organisatie, waarbij wij ons ook beseffen dat het een gedeelde verantwoordelijkheid van zowel bestuur, management en ambtelijk apparaat is.

Aan het management de taak om de organisatie hierin mee te nemen.

Voorzieningen De meest recente en in het oog springende ontwikkeling is die van de overdracht AVRI stortplaats. Het college wacht de ontwikkelingen hiervan af. Wel moet er door alle betrokkenen (AVRI/provincie en gemeenten) naar gestreefd worden om snel duidelijkheid te bieden omtrent de omvang van de te vormen voorziening zodat die op een reële manier in de gemeentelijke jaarrekening 2020 kan worden opgenomen. Verder onderschrijven wij het initiatief om meer inzicht te hebben in de langdurige verplichting bij het Project ontzanding “Over de Maas”. Nu dit inzicht op dit moment ontbreekt is er geen oordeel te vormen over de hoogte van de te beklemmen middelen. Corona Als college hechten wij er waarde aan dat de ontwikkelingen en de impact daarvan op onze gemeente nauwlettend worden gevolgd. In de Najaarsnota 2020 zijn wij en

BLANCO

de gemeenteraad voor het eerst geïnformeerd over de financiële impact van de maatregelen. Wij vragen de organisatie ons middels de gebruikelijke P&C documenten op de hoogte te houden of voor zover daar aanleiding voor is via afzonderlijke advisering. Aangepaste zorgkosten door corona Het college hecht er sterk aan om de zorgkosten die als gevolg van corona buiten de contracten/overeenkomsten en normenkader zijn verstrekt in beeld te brengen. Vervolgens moet de vraag beantwoord worden of er binnen de rechtmatigheid is gehandeld dan wel of er “reparaties” noodzakelijk zijn. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat de raad (bij de vaststelling van de jaarstukken 2020) expliciet instemt de afwijkingen. Rechtmatigheidsverantwoording Als college willen wij graag goed voorbereid t.z.t. onze rol pakken. Het verzoek is dan ook, conform de aanbeveling van de accountant, ons op basis van een plan van aanpak mee te nemen in de stappen die gezet moet worden. Een eerste aanzet daarvoor zouden wij graag met de betrokkenen bespreken eind 1 e begin 2e kwartaal 2021.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal

De gemeentescretaris,

De burgemeester,

P.G. (Perry) Arissen

V.M. (Vincent) van Neerbos