6.4 Advies auditcommissie bij Verslag van Bevindingen accountant Eindejaarscontrole 2020 en reactie college

Dijkstraat 11 Beneden-Leeuwen Postbus 1 6658 ZG Beneden-Leeuwen IBAN NL44 BNGH 0285 009133 T 14 0487 F (0487) 594 549 info@westmaasenwaal.nl www.westmaasenwaal.nl

Aan de gemeenteraad van West Maas en Waal

Behandeld door:

J.A. Satijn Doorkiesnr.

1457

Ons kenmerk:

Uw brief van:

Onderwerp:

Uw kenmerk:

Advies auditcommissie bij Jaarstukken 2020

--

Beneden-Leeuwen 23 juni 2021 Bijlage(n):

Geachte raadslid, Het college stuurde u op 18 mei jl. de Jaarstukken 2020 met het voorstel om deze in de raadsvergadering van 1 juli 2021 vast te stellen. Wij hebben inmiddels kennis kunnen nemen van deze stukken, we hebben hier vragen over kunnen stellen en we hebben de stukken in de Voorbereidingsronde van 10 juni met het college kunnen bespreken. Om ons bij onze controlerende taak te ondersteunen hebben wij een gemeentelijk accountant, die de Jaarstukken 2020 op rechtmatigheid en getrouwheid heeft gecontroleerd. Twee weken geleden, op 17 juni, bespraken wij met onze accountant hun Rapport van Bevindingen en de reactie van het college hierop. Wij zijn verheugd u te melden dat onze accountant een goedkeurende verklaring gaat afgeven. Wij hebben hiermee voldoende vertrouwen gekregen in de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde (financiële) beleid van het college van Burgemeester en Wethouders en we willen onze accountant Crowe Foederer dan ook bedanken voor hun heldere uiteenzetting. De auditcommissie adviseert u, mede op basis van het Verslag van Bevindingen, het voornemen van de accountant om een goedkeurende verklaring af te geven, de reactie vanuit het college en de bespreking die wij hadden met onze accountant over hun bevindingen, de Jaarrekening 2020 vast te stellen.

In het Verslag van Bevindingen staat een voorstel aan de raad om de genoemde (minimale) overschrijdingen te autoriseren bij de vaststelling van de jaarrekening (blz. 12 bij Begrotingsrechtmatigheid in het Verslag van Bevindingen). In maart 2021 heeft het college naar de kredietoverschrijdingen van 2020 gekeken en toen geconstateerd dat het college bevoegd is kleine kredietoverschrijdingen te verschonen op basis van nota activabeleid. Tevens wordt door het college geconstateerd dat voor 2020 een raadsbesluit over 'verschoning' (achteraf instemmen met gerealiseerde tekorten) niet nodig is, onder de voorwaarde dat alle over- en onderschrijdingen jaarlijks aan de raad gemeld worden. De gerealiseerde verschillen zijn zo gering dat ze passen binnen de marges uit de nota activabeleid 2019. Dit verschoningsbesluit van het college is inmiddels met Crowe Foederer gedeeld. Graag geven wij het college naar aanleiding van het Verslag van Bevindingen nog de volgende punten mee: - Versterking controlerende functie: wij constateren dat met de komst van een medewerker verbijzondere interne controle er grote stappen gezet zijn in het beheersen van de interne controle en administratieve organisatie. Tijdens ons overleg met de portefeuillehouder werd ons duidelijk dat de controlefunctie een aparte plek krijgt in de herinrichting van de gemeentelijke organisatie.

Ook krijgt de controlfunctie een prominenten plek in de werkplannen van de verschillende afdelingen. Wij gaan er dan ook van uit dat permanente aandacht voor de controlfunctie blijft. Het is aan de teamleiders om te bepalen in hoeverre er eenduidig binnen de

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

-

-

-

organisatie bekend is wanneer controlewerkzaamheden en controlebewijs toereikend zijn. Wij zijn nieuwgiering naar het Plan van Aanpak om de rechtmatigheidscontrole die bij het college wordt belegd, vorm te geven. Vanuit de auditcommissie zullen wij dit proces nauwgezet volgen. Daarnaast vragen wij blijvende aandacht voor het verbeteren van het inkoopproces (aanbestedingen) en het proces en budget beheersing van het sociaal domein. Er worden stappen gemaakt, maar deze processen staan al te lang op de lijst van aandachtspunten vanuit de controles door de accountant. Worden daarbij de goede of voldoende resultaten geboekt? Wij vragen aan het college om onze raad te informeren over hoe er omgegaan wordt met (externe) inhuur van mensen, van het inzetten van adviesdiensten, het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden en inkoop van ICT en de mogelijkheid voor het afsluiten van raamovereenkomsten.

In geval van het regelmatig/ structureel inhuren van personeel bij dezelfde partij waarbij de Europese drempel wordt overschreden, moet voorkomen worden dat rechtmatigheidsfouten optreden; Wij vragen het college nogmaals om de ontwikkelingen omtrent de overdracht van de stortplaats Avri nauwlettend te blijven volgen en ons op de hoogte te houden van deze ontwikkelingen; En tenslotte adviseren wij het college om voor de toekomst een frauderisicoanalyse op te stellen en beleid hierop te actualiseren ten aanzien van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik.

Met vriendelijke groet, Namens de auditcommissie,

J.S. Vissers, voorzitter