6.3 Reactie college BenW accountantsverslag jaarrekening 2020

Reactie van het college van burgemeester en wethouder op het accountantsverslag jaarrekening 2020. Boekjaar 2020 is het 2e jaar dat Crowe Foederer (CF) als accountant onze jaarrekening en jaarverslag heeft gecontroleerd. Deze controle heeft plaatsgevonden in de periode april/mei 2021. Op 3 juni j.l. is het concept-accountantsverslag door CF gepresenteerd. Uit dit verslag blijkt dat de accountant onze verslaglegging en verantwoording dusdanig betrouwbaar vindt, dat er zowel voor de “rechtmatigheid” als voor de “getrouwheid” een GOEDKEURENDE verklaring wordt afgegeven. Weliswaar zijn er fouten en onzekerheden geconstateerd maar deze blijven binnen de marges/toleranties die zijn opgenomen in het controleprotocol. Fout €. 190.000 bij aankoop en aanbesteding Onzekerheid €. 369.000 bij de prestatieleveringen sociaal domein

De controleverklaring wordt uiteindelijk opgenomen in de Jaarstukken 2020. In het accountants--verslag staat niet alleen aangegeven of er een goedkeurende verklaring wordt afgegeven, maar staan ook de belangrijkste bevindingen en eventuele opmerkingen/verbeteringen die door de accountant tijdens de controle zijn opgemerkt. Op een aantal van deze opmerkingen/ verbetervoorstellen gaan wij als college nader in. Sociaal Domein Het sociaal domein biedt nog volop uitdagingen. Enerzijds heeft dit te maken met het volgen en beheersbaar houden van de kostenontwikkeling. Anderzijds gaat het vooral over het opstellen van prognoses (forecast) gerelateerd aan zorgproducten. Belangrijk hulpmiddel kan daarbij zijn het gebruik van kengetallen. Dit alles onder de noemer “GRIP OP HET SOCIAAL DOMEIN.” Ons college heeft zich ten doel gesteld hier op door te pakken zoals wij ook in de Voorjaarsnota 2021 (Plan van aanpak terugdringen zorgkosten) hebben voorgesteld. Opvolging van de aanbevelingen zoals in de Managementletter 2020 door de accountant is aangegeven heeft tot de volgende resultaten geleid: De verbijzonderde interne controle op het sociaal domein is in eigen beheer (medewerker AO/IC) uitgevoerd, waardoor de accountant hierop kon “leunen” bij de controlewerkzaamheden voor de jaarrekening.

Deze eigen waarnemingen waren dusdanig van kwaliteit dat er voor de accountant geen aanleiding was om aanvullende steekproeven te verrichten. Niet meer/minder afhankelijk van de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders is nog steeds het streven/uitdaging. Het verder uitrollen van control-mechanismen in de “lijn” (onder ander die op de prestatieleveringen/productverantwoordingen) en de eindejaars- werkzaamheden worden in de komende maanden/jaren vorm gegeven. Vanuit contractbeheer kan er dan indien noodzakelijk ook in een tijdig stadium naar de zorgaanbieder worden gereageerd.

In het verlengde hiervan kan ons college en uw raad (indien noodzakelijk) in stelling worden gebracht. Ook vanuit de Rechtmatigheidsverantwoording door het college, die met ingang van volgend jaar z’n intrede doet is het belangrijk dat de control-mechanismen niet alleen tot de controlfunctie worden beperkt maar ook binnen de verschillende teams worden belegd. In de loop van 2021 zullen wij binnen de organisatie de noodzakelijke investeringen voorbereiden/doorvoeren. Overigens worden alle op te pakken verbeteracties uit de Managementletter en het Accountantsverslag frequent gemonitord in het TLO (teamleidersoverleg) Hierdoor wordt er toegezien op de voortgang.

Inkoop en aanbesteding Net als bij het Sociaal Domein heeft voor 2020 de verbijzonderde interne controle in eigen beheer plaats gevonden en heeft de accountant zich op het jaarwerk kunnen richten. Hiermede hebben wij de eerder door de accountant voorgestelde noodzakelijke doorontwikkeling in kunnen vullen. De accountant toetst met name op de Europese aanbestedingsgrens. Hier is in 2020 een fout ontdekt ter grootte van € 190.000 Deze fout heeft betrekking op de inhuur van externe ondersteuning die uiteindelijk cumulatief werken over een aantal jaren. Het vermogen om hier in de afgelopen jaren een kwaliteitsslag te maken ontbrak als gevolg van (te) geringe capaciteit bij de ondersteuning van inkoop- en aanbestedingstrajecten. Daarnaast ontbrak er een stuk inzicht/bewustwording binnen de organisatie. Met de outsourcing van de inkoop- en aanbestedingsfunctie aan “De Connectie” komt er meer structuur in de aanbestedingsvraagstukken en worden trajecten waarbij de Europese norm een rol speelt eerder onderkend en als zodanig ook naar gehandeld. Per kwartaal wordt er door De Connectie uitvraag binnen WMW gedaan naar de behoefte aan inkoop- en aanbestedingstrajecten en welke ondersteuning daarbij vanuit De Connectie wenselijk is. Ook de dossiervorming en contractbeheer vinden in deze constructie een plek.

Voorzieningen De voorziening Ontzandingen is zoals de accountant ook aangeeft toereikend om het toekomstige onderhoud ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. De onderhoudsplanningen m.b.t. gebouwen en wegen worden in de komende maanden herzien en opnieuw berekend zodat er eind 2021 weer actuele plannen liggen. Stortplaats AVRI In het verslag valt te lezen dat de risico-inschatting m.b.t. de stortplaats door de AVRI is gecalculeerd op €. 382.000. In onze systematiek vindt risico-inschatting plaats met een berekening van de kans dat een risico zich daadwerkelijk manifesteert en de uiteindelijke omvang van dat risico.

In de veronderstelling dat deze benadering ook op de AVRI van toepassing zou zijn is ons gecalculeerd risico afwijkend van dat wat de AVRI heeft berekend. Na uitleg van de accountant (Crowe Foederer is ook de accountant van de AVRI) hoe de risico-inschatting bij de AVRI tot stand is gekomen kunnen wij ons daarin vinden. Wij zullen dit risico, in overeenstemming met de berekening van de AVRI, in onze P&C documenten verwerken. Algemene financiële positie van de gemeente. Aan de “vrije val” van onze reservepositie is in de 2020 een einde gekomen zoals ook door de accountant is opgemerkt. Het teruglopen van deze buffer had met name te maken met de forse investeringen die in de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. In de komende jaren is ons financieel beleid er op gericht om de omvang van de algemene reserve weer op te waarderen, uiteraard met inachtneming van de door u benoemde kaders en ambities. Ons weerstandsvermogen is met een factor van 1,8 nog als ruim voldoende aan te merken. Echter de onzekere ontwikkelingen van de zorgkosten en de onzekerheden m.b.t. de middelen die vanuit de rijksoverheid aan gemeenten worden toebedeeld vragen om deze insteek. Verantwoord financieel beleid moet wat ons college betreft hoog in vaandel staan! Wij kijken uit naar een constructieve interactie met uw raad.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders,

P.G. (Perry) Arissen gemeentesecretaris

15 juni 2021

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester