6.1 bijlage AB voorstel aanpassing dak Poppenbouwing

AB20211216

AB-VOORSTEL

ONDERWERP Verhoging krediet dak Poppenbouwing

BESLISPUNTEN 1. Instemmen met het verhogen van het krediet ten behoeve van de vervanging van het dak van de locatie Poppenbouwing met € 183.400,- en dit formeel regelen in de bestuursrapportage 2022. 2. Instemmen met het budgetneutraal dekken van de meerkosten voor de investering van het dak, uit de vrijvallende investeringsmiddelen proces/Tozo. 3. Instemmen met het afzien van het vragen van zienswijzen aan de gemeenteraden vanwege de urgentie. Opgesteld door: MT

Datum: 13-12-2021

Akkoord manager

Vertrouwelijke behandeling nee

Overleg gepleegd met: strategisch financieel adviseur (Wouter vd Werken), teammanager facilitaire diensten (Roeland Winter), inkoopadviseur (Rianne Koetsier) en concern controller (Karola Rentenaar). De financieel adviseurs van de gemeenten worden voor de kerst verder bijgepraat (eerste afstemming heeft al plaats gevonden) en de beleidsmedewerkers worden geïnformeerd over het voorstel. Ondernemingsraad

Cliëntenraad

Behoort bij het besluit van

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Het algemeen bestuur voornoemd, de secretaris,

de voorzitter,

mevrouw E. Boer MBA

de heer C. Stolwijk

1

AB20211216

AB-VOORSTEL

ONDERWERP Verhoging krediet dak Poppenbouwing

Inleiding In de ontwikkel- en productiehallen zijn onlangs lekkages geconstateerd en er zijn in toenemende mate klimaatissues. Onderzoek heeft uitgewezen dat dit herleidbaar is naar het dak. Dit is 25 jaar oud en aan vervanging toe. Voor deze investering is bij de bestuursrapportage een krediet beschikbaar gesteld van € 494.600,-. Na het volgen van een meervoudig onderhandse aanbesteding is de goedkoopste bieding uitgekomen op € 678.000,-. Dat is deze week bekend geworden. De hogere kosten zijn te wijten aan de huidige krapte in de bouwsector, duurdere transportkosten en gestegen materiaalkosten. Door de hogere kosten is het krediet niet toereikend. Middelen om het krediet te verhogen kan Werkzaak vinden binnen de eigen begroting door vrijvallende middelen uit een reserve. Het leidt dus niet tot een hogere gemeentelijke bijdrage maar vraagt wel een herbestemming van de gereserveerde middelen. Daarvoor is instemming van u als AB nodig. Formeel is dit een begrotingswijziging waarvoor zienswijze moet worden gevraagd aan de gemeenteraden.

Kernvraag Bent u, gelet op de urgentie, bereid om zonder zienswijze van de gemeenteraden in te stemmen met het verhogen van het krediet ten behoeve van de noodzakelijke investering in het dak en ten behoeve van de hiervoor benodigde dekking tot herbestemming van de reserve noodzakelijke investeringen? Beoogd effect Verantwoorde werkomstandigheden voor onze doelgroepmedewerkers in de ontwikkel- en productiehallen. Argumenten 1. Aanpassing van het dak is noodzakelijk om onze doelgroepmedewerkers een verantwoord werkklimaat te bieden. Het huidige dak is 25 jaar oud. Tijdens de verbouwing van de Poppenbouwing in 2015-2016 is vastgesteld dat het dak binnen een termijn van ongeveer 5 jaar vervangen zou moeten worden. Destijds is besloten te wachten tot het moment dat vervanging noodzakelijk zou zijn. Op dit moment is er sprake van lekkages. Bovendien zijn er klimaatissues: met name bij lage en hoge temperaturen is het nauwelijks mogelijk de temperatuur op een verantwoord niveau te houden. Onderzoek heeft aangetoond dat dit herleidbaar is naar het dak. Om onze doelgroepmedewerkers die werkzaam zijn in de ontwikkel- en productiehallen een verantwoord werkklimaat te bieden is vervanging van het dak noodzakelijk.

2

AB20211216

AB-VOORSTEL

2. Aanpassing van het dak is een noodzakelijke stap ten behoeve van verduurzaming. Het dak is ook de eerste stap in het verduurzamen van het gebouw. Het leidt tot een lager energieverbruik en is noodzakelijk voor de vervolgstap: het plaatsen van zonnepanelen met als totaalresultaat een CO2 besparing van 95%. Vertraging in de vervanging van het dak, leidt tot het later kunnen benutten van de financiele voordelen van zonnepanelen. 3. Uitstel van vervanging van het dak is niet verantwoord en de situatie vraagt om spoedige besluitvorming door u als AB. Zoals aangegeven in de inleiding is het nodig een kredietverhoging door te voeren om de noodzakelijke investering aan het dak te doen. Formeel is dat een begrotingswijziging, waarvoor zienswijze moet worden gevraagd aan de gemeenteraden. Als we dit traject zouden volgen, kunnen we op zijn vroegst in maart 2022 opdracht geven aan de aannemer. In dat geval kan pas worden gestart met het dak in september 2022. Dat is zelfs in het meest gunstige scenario omdat de offertetermijn nu loopt tot medio januari en de aannemer tot dusverre niet bereid is tegen dezelfde kosten de offertetermijn te verlengen. Dit betekent dat het niet accepteren van dit bod voor medio januari leidt tot een nieuwe aanbestedingsprocedure en daarmee samenhangende (extra) kosten.

Als u uiterlijk op 14 januari een besluit neemt als AB dan zal de aannemer starten per 1 maart 2022. Om een verantwoord werkklimaat voor onze doelgroepmedewerkers te kunnen borgen is dat noodzakelijk. Er is onderzocht of het mogelijk is de vervanging van het dak uit te stellen. Dat zou betekenen dat op dit moment provosorische ‘lapmiddelen’ moeten worden bekostigd ter overbrugging. Daarmee maken we dubbele kosten en hebben 2x overlast voor de doelgroepmedewerkers. Bovendien is het aannemelijk dat de kosten verder zullen stijgen als we een nieuwe aanbestedingsprocedure moeten starten. Samenvattend is het volgen van een besluitvormingsproces waarin zienswijze wordt gevraagd aan de gemeenteraden niet realistisch. Het leidt tot een nieuwe aanbestedingsprocedure en daarmee tot vertraging van een structurele oplossing. Bovendien leidt dit tot extra kosten voor de aanbestedingsprocedure, kosten voor ‘lapmiddelen’ ter overbrugging en waarschijnlijke meerkosten door nog steeds toenemende bouwkosten. Bedrijfsvoering Financieel Voor vervanging van het dak is een krediet beschikbaar. Nu de kosten hoger uitvallen (€ 183.400,hoger) is het noodzakelijk het krediet te verhogen. In 2020 is een reserve noodzakelijke investeringen gevormd.

Deze is bestemd voor het doen van noodzakelijke investeringen (proces- en systeemoptimalisaties) en ter dekking van de kosten voor de uitvoering van de Tozo in 2021 terwijl de rijksmiddelen al waren ontvangen in 2020. Door een hogere rijksbijdrage Tozo kunnen de uitvoeringskosten in 2021 grotendeels worden bekostigd met deze extra rijksmiddelen. Procesoptimailisaties worden voortdurend gedaan maar externe ondersteuning en niet reguliere ICT uitgaven zijn hiervoor niet verder nodig. Hierdoor valt uit de reserve

3

AB20211216

AB-VOORSTEL

noodzakelijke investeringen een bedrag vrij. Het gaat om € 50.000,- (Tozo) en € 133.800,(procesoptimalisaties). Per saldo kunnen hiermee de hogere kosten voor het dak worden opgevangen. Dit vraagt wel om het herbestemmen van de reserve noodzakelijke investeringen. Dit is een bevoegdheid van u als AB. Na uw instemming zal de begrotingswijziging worden geformaliseerd in de bestuursrapportage 2022. Deze bestuursrapportage zal uiteraard wel worden voorgelegd aan de gemeenteraden voor zienswijze. Omdat dekking voor de hogere kosten kan worden opgevangen binnen de bestaande begroting van Werkzaak, leidt het niet tot een hogere gemeentelijke bijdrage en ook niet tot een verschuiving tussen individuele gemeenten. Juridische zaken Gunning volgt op een doorlopen traject van meervoudig onderhandse aanbesteding. Routing na besluitvorming AB - Besluitvorming door AB uiterlijk 14 januari - Gunning opdracht op 15 januari - Start met vervanging dak vanaf 1 maart Evaluatie Reguliere P&C cyclus

4