4.3.1 Verantwoordingsrapportage BAG 2020

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder West Maas en Waal

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

30 maart 2021

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 1 van 18

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 De BAG & Vragenlijst zelfcontrole onderdelen 2.2 Overzichtsdiagram 2.3 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf De BAG Binnen de BAG is elke gemeente verplicht om jaarlijks een zelfcontrole uit te voeren. Dit houdt het invullen van een vragenlijst in, maar ook het opstellen van een verantwoordingsrapportage die door het college wordt vastgesteld en vervolgens wordt voorgelegd aan de raad. De verantwoordingsrapportage wordt na vaststelling overgedragen aan de toezichthouder: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het ministerie maakt de rapportages via internet openbaar, hierdoor is het mogelijk om rapportages van andere gemeenten in te zien. Voor deze zelfcontrole BAG dienden vragen te worden beantwoord. Hieraan worden punten toegekend.

De Vragenlijst zelfcontrole Onderdelen: Borging proces Vragen over formatie, vervanging, procesbeschrijvingen en bekendheid daarmee, evalueren en actualiseren alle gerelateerde processen, aanwezigheid delegatie en mandaatbesluiten.

Actualiteit (tijdigheid) Van elke mutatie in de BAG registratie dient er een zogenaamd brondocument te zijn, een gegeven mag men niet zo maar wijzigen. Denk aan een omgevingsvergunning, gereed melding, start bouw, adresbesluit etc. Deze dienen dan binnen vier werkdagen verwerkt te zijn. Verder dient de definitieve geometrie van een gereed gemeld pand binnen de 6 maanden landmeetkundig te zijn ingewonnen en verwerkt.

Volledigheid Alle BAG objecten in de gemeente West Maas en Waal moeten geregistreerd zijn in de BAG. Hoe komen we hier achter: (1) omgevingsvergunning, (2) externe jaarlijkse mutatiesignalering luchtfoto, (3) terugmeldingen en (4) waarnemingen beschikbare informatiemiddelen (o.a. Stroomlijn)

Juistheid De gegevens in het brondocument worden overgenomen in de BAG registratie. Deze zijn “juist”. Ter controle altijd “vier ogen principe” toegepast. Daarbij controleert ook het Kadaster de juistheid en krijgen we hiervan iedere maand rapportages. Mochten er toch twijfels zijn, kan men altijd een terugmelding doen. Dit leidt dan ook weer tot kwaliteitsverbetering.

Toelichting De scores van een drietal onderdelen, Borging proces, Volledigheid en Juistheid zijn goed. De scores op deze onderdelen zijn optimaal. Het onderdeel Actualiteit staat onder meer door de pandemie (corona) onder druk met gevolg dat een gemiddelde score van 15% is behaald boven de norm van 75%. De score van het onderdeel Actualiteit is niet voldoende en voor verbetering vatbaar op het terrein van de landmeetkundige inwinning van de definitieve geometrie buiten. Hiernaast is de verwerking binnen vier werkdagen van wege de pandemie in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode niet gehaald. In paragraaf 2.2 zijn daarom deze onderwerpen ook als verbetermaatregelen opgenomen.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 4 van 18

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 5 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde West Maas en Waal

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

25

45

56 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

185

205

90 %

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 6 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 7 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Medewerkers Gegevensbeheer controlefunctie t.a.v. BAG beheerder. Extern proces (omgevingsdienst) is voldoende geborgd., Uitbreiding fte gekregen draagt bij aan dit gegeven

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Medewerkers Gegevensbeheer hebben controlefunctie t. a. v. BAG beheerder. Intern loopt dit goed Extern proces(ODR , omgevingsdienst) verloopt goed. Daar waar het weleens mis lijkt te gaan, worden direct gesignaleerd en gecommuniceerd met ODR. Landmeetkundige inwinning van de definitieve geometrie buiten ging dit jaar begin 2020 niet goed. Dit jaar ging het wel flink mis met de komst pandemie (corona) daar hadden we geen invloed op. Maar die achterstand zijn we nu aan het inlopen.

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Ieder jaar signaleringsopdracht geometrie en administratieve checks het hele jaar door om risico te verkleinen. Daarbij terrestrische landmeetkundige inwinningsafspraak regulier 2 maandelijks .

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Niet noodzakelijk op dit moment maar zijn er wel alert op Ieder jaar signaleringsopdracht geometrie en administratieve checks het hele jaar door zijn voldoende. Ook weinig terugmeldingen is bevestiging van dit feit

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 8 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 9 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja: De formatie-capaciteit is ruim voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

2. Is de vervanging voor het beheer van de Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Per direct altijd beschikbaar sinds uitbreiding fte. Bij calamiteiten (corona bijv.) zelfs per direct ondersteuning mogelijk op afroep nu geregeld.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de Ja: De processen zijn op schrift gesteld kwaliteit van de BAG beschreven? Toelichting op gegeven antwoord:

BAGprocessen liggen vast in ons BAG processenhandboek, deze wordt hier gevolgd door alle gegevensbeheerders.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 10 van 18

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

De BAG beheerder wordt daarbij ondersteund door de andere gegevensbeheerders en per kwartaal regulier overleg wordt deze ook besproken. De processen in relatie met de omgevingsdienst worden goed met elkaar besproken en nageleefd.

5. Worden de processen die invloed hebben Ja op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Regulier overleg met Omgevingsdienst ODR. Was/wordt meldingen systeem ingericht, logboek en jaarlijkse signalering/karteringsronde t.b.v. geometrie BAG objecten. Daarbij maken we gebruik van kwaliteitsdashboardresultaten. Verder zorgen interne controles hiervoor.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is plaats met de geometrische kwaliteitseisen ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die die hiervoor zijn geformuleerd? hiervoor zijn geformuleerd. Toelichting op gegeven antwoord:

Alle definitieve inmetingen geometrie vinden plaats d.m.v. landmeetkundige inwinning. Of door karteringen door gecertificeerd buro middels digitale luchtfoto..

7. Beschikt de gemeente over een actueel Ja mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd? Toelichting op gegeven antwoord:

Deze wordt ook ieder jaar nagekeken met collega JZ en zo nodig geactualiseerd.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 11 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 12 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe Antwoord verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA-periode op of boven 98% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

Verbetering van de procesen met met name Omgevingsdienst hebben bijgedragen aan dit positieve percentage. Intern proces was al goed geborgd etc.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

In het 1e en 2e kwartaal 2020 heeft de komst van de pandemie (corona) gezorgd dat hier de percentages niet zijn behaald. Op dit moment wordt hard gewerkt om dit in te lopen.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Proces ook op orde. Wel spelen interne keuzes op met betrekking tot de "in onderzoek" termijnen

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 13 van 18

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 14 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Volledig signaleringsproces incl. emailnotificatie ingesteld. Tevens vinden er extra checks plaats in combinatie met BGT

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Dit direct onderzocht en in onderzoek gezet en in bovendien logboek bijgehouden door BAG beheerder.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op Ja de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Altijd, middels email of brief.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

De volledigheid van de BAG geometrie wordt extern buro gecheckt. Softwarematig wordt administratieve checks uitgevoerd , hele jaar door ., Collega's controleren elkaar ook structureel.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 15 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 16 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

A.h.v kwaliteitsdashboard, software en eigen interne rapportages. Een extra logboek BAGBEHEERDER zorgt voor extra controlemogelijkheid hiervan. Het project WOZ overgang m3 naar m2 zorgt voor extra controles en recherche.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle drie gegevensbeheerder zien hierop toe en overleggen bij dergelijke constateringen direct. Direct correctie van foutieve registratieonderdelen.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja: feitelijk een continue proces in ons team maar eens per kwartaal wordt een fysieke controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

In digitaal archief gemeenten en ODR. Ook nog analoog (oude brondocumenten) in Gemeentearchief Nijmegen. Altijd direct opvraagbaar.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of meer verbetermaatregelen aangekondigd?

Ja

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u

Antwoord

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 17 van 18

één of meer verbetermaatregelen aangekondigd. 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

Alle verbetermaatregelen zijn volledig gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

Structurele uitbreiding met een Fte cluster Gegevensbeheer, hierdoor is meer capaciteit voor de BAG beschikbaar gekomen en is o.a. de kwetsbaarheid voldoende gewaarborgd. Tevens is de cyclus ten behoeve van de landmeetkundige geometrische inwinning van de divers objecten naar een twee maanden periode gezet. En loopt o.a. de tijdigheid/termijnen geen enkel gevaar meer. Het gebruik van het kwaliteitsdashboard van het Kadaster in combinatie met onze software en het interne extra logboek zorgen voor extra maandelijkse controlemogelijkheden. Overgang van BAG 1.0 naar BAG 2.0 volledig gerealiseerd. Documenten aangepast en gehele proces volledig operationeel. Ieder halfjaar wordt bovendien het gehele proces in cluster Gegevensbeheer besproken en geëvalueerd.

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 Ja beheerapplicatie? 3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren prima

Toelichting op gegeven antwoord:

Prima afspraken gemaakt met onze leverancier Vicrea En op tijd uitgevoerd.

Rapportage BAG 2020 - West Maas en Waal - Pagina 18 van 18