4.1 Informatieprotocol GR'en Rivierenland

Informatieprotocol GR’en Rivierenland Inleiding en doelstelling In 2019 namen de acht gemeenteraden in het Rivierenland een motie aan over informatievoorziening vanuit gemeenschappelijke regelingen (GR’en). In deze motie werden de colleges opgeroepen om te zorgen voor duidelijke procesafspraken voor de aanlevering van stukken aan raden binnen deze regio. Hiervoor moest een informatieprotocol worden opgesteld. Dit informatieprotocol staat uiteraard niet op zichzelf. Tegelijkertijd met deze motie, werden drie andere moties over grip op samenwerkingsverbanden behandeld in de raden in het Rivierenland. Daarmee is het informatieprotocol een onderdeel van een bredere inzet om meer grip te krijgen op samenwerkingsverbanden in onze regio. Een van de moties die door de raden was aangenomen, was een oproep aan de griffiers om de data van behandeling van zienswijzen in de verschillende raden zoveel mogelijk te synchroniseren. Dit heeft een sterke relatie met dit informatieprotocol en is hierbij dan ook meegenomen. Het document dat voor u ligt, is het resultaat van motie 4. In dit informatieprotocol maken we afspraken over welke informatie de gemeenten op welk moment kunnen verwachten vanuit GR’en. Hiermee geven we raden, colleges en de ambtelijke organisaties van de gemeenten meer inzicht in de aanlevering van stukken vanuit GR’en.

Met dit informatieprotocol versterken we de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden, door duidelijke afspraken over welke informatie wanneer met worden aangeleverd. Als deze afspraken voor iedere gemeente in het Rivierenland hetzelfde en duidelijk zijn, biedt dit raadsleden ook de mogelijkheid om rondom bepaalde stukken en zienswijzeprocedures tijdig afstemming met elkaar te organiseren, bijvoorbeeld via de raadskring. Daarmee draagt het informatieprotocol ook bij aan de ontmoeting, verbinding en afstemming tussen raden in onze regio. Daarnaast biedt dit informatieprotocol ook voordelen aan de GR’en zelf. Duidelijke afspraken over informatievoorziening leveren namelijk een bijdrage aan wederzijds begrip en daarmee aan een goede samenwerking tussen GR’en en gemeenten. Het informatieprotocol bevat de formele afspraken die van toepassing zijn rondom de stukkenstromen van GR’en. Uiteraard is samenwerking in GR’en veel meer dan alleen stukkenstromen. Om op een goede wijze samen te werken, is het bovenal van belang om elkaar te kennen, te ontmoeten en zaken met elkaar te bespreken. Deze aspecten komen in het protocol minder aan bod, omdat het protocol vooral de procedurele aspecten regelt, maar zijn daarmee zeker niet minder van belang.

Opzet informatieprotocol Het voorliggende informatieprotocol is geen dik document waarin alle aspecten van gemeenschappelijke regelingen worden behandeld. Een aantal gemeenten in het Rivierenland heeft deze zaken namelijk ook al vastgelegd in lokale nota’s verbonden partijen. In dit informatieprotocol brengen we dan ook de verschillende informatiestromen vanuit GR’en richting de gemeenten in beeld. Per informatiestroom wordt aangegeven welke procesafspraken hierbij gemaakt worden. In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en bij een aantal GR’en zijn in de regeling zelf afspraken gemaakt over informatievoorziening, zienswijzeprocedures e.d. Als deze zaken in de regeling zelf zijn opgenomen, gaat deze regeling voor op het informatieprotocol, maar vragen we de GR het protocol zoveel mogelijk te volgen. Mocht een GR op een bepaald moment aangepast moeten worden, dan is dat het moment waarop gekeken wordt of de tekst van de regeling in lijn gebracht kan worden met dit informatieprotocol.

Bij het opstellen van dit informatieprotocol is uitgegaan van de Wgr zoals deze op dit moment van kracht is. In 2019 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een wijziging van de Wgr aangekondigd. Als deze wijziging van kracht wordt, heeft dit ook gevolgen voor de procedures van informatiestromen vanuit GR’en. In dat geval zal dit informatieprotocol dus ook gewijzigd worden. Informatiestromen P&C-cyclus Soort document Wettelijke bepalingen

Procesafspraken voor het Rivierenland

Toelichting

Kaderbrief Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten (Wgr, artikel 34b). • De Kaderbrief van een GR wordt uiterlijk op 1 december naar de raden toegezonden. Deze kaderbrief bevat de financiële en beleidsmatige kaders voor het jaar volgend op het komende jaar. • In de kaderbrief van de GR wordt aangegeven op welke wijze de door de gemeenten meegegeven begrotingsrichtlijnen worden verwerkt. • Reacties op de kaderbrief worden uiterlijk op 1 maart ingediend, zodat deze betrokken kunnen worden bij het opstellen van de begroting. • Bij de aanbiedingsbrief van de concept-begroting van een GR aan de raden, wordt aangegeven op welke wijze de reacties op de kaderbrief al dan niet zijn verwerkt in de concept-begroting. De Kaderbrief is een belangrijk document voor gemeenteraden om invloed uit te kunnen oefenen op de koers van een GR. Hoewel de kaderbrief formeel niet zienswijzeplichtig is, hebben raden en colleges natuurlijke wel de mogelijkheid om een reactie te sturen op de kaderbrief van een GR. Door een reactie op de Kaderbrief in te dienen, kunnen raden of colleges invloed uitoefenen op de inhoud van de begroting.

Hiervoor is het wel van belang dat de kaderbrief op tijd naar de gemeenten wordt gestuurd, zodat er nog een mogelijkheid is om een reactie in te dienen voordat de begroting wordt opgesteld. De termijn die hiervoor is bepaald in de WGR is te kort om dit goed te kunnen doen. Daarom vragen we van onze GR’en om de kaderbrief eerder aan te leveren. Het is aan de gemeenten zelf om te bepalen of zij wel of geen reactie indienen op de kaderbrief. Om GR’en de mogelijkheid te geven om zienswijzen op de kaderbrief te betrekken bij het opstellen van de begroting, wordt bepaald dat zienswijzen uiterlijk op 1 maart ingediend moeten worden bij de GR. De tijd om deze zaken dan nog te verwerken in de begroting is vrij krap. Daarom wordt op ambtelijk niveau de inhoud van een concept-reactie op een kaderbrief van tevoren al gedeeld met een GR, zodat de GR hier alvast rekening mee kan houden. Uiteraard geldt uiteindelijk slechts de definitieve reactie die door raad of college is verstuurd. De kaderbrief heeft betrekking op de begroting. Daarom vragen we onze GR’en om in de brief waarmee de concept-begroting wordt aangeboden aan

de gemeenteraden aan te geven op welke wijze de reacties van de raden op de kaderbrief al dan niet zijn verwerkt in de begroting. Soort document

Begroting

Wettelijke bepalingen

-Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. -Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten. (Wgr, artikel 34, lid 1 en 2). -Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk acht weken voordat zij door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. -De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerp-begroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-begroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. (Wgr, artikel 35, lid 1 en 3).

• De ontwerp-begroting van een GR wordt uiterlijk op 15 april aan de raden toegezonden. • Gemeenteraden hebben tot de derde week van juni de mogelijkheid hun zienswijze in te dienen bij een GR. • Gemeenteraden ontvangen een terugkoppeling in de vorm van een zienswijzenota over de wijze waarop de zienswijzen al dan niet zijn verwerkt in de vastgestelde begroting.

Procesafspraken voor het Rivierenland

Toelichting

De Wgr bepaalt dat ontwerp-begrotingen van GR’en voor een zienswijzeprocedure aan de gemeenteraden aangeboden moeten worden. De Wgr noemt geen exacte datum waarop dit moet gebeuren. Wel bepaalt de Wgr dat de vastgestelde begroting uiterlijk voor 1 augustus aangeboden moet worden aan Gedeputeerde Staten (of aan het ministerie van BZK, als de provincie zelf deelnemers is aan de regeling) en gemeenteraden acht weken lang de mogelijkheid moeten hebben hun zienswijze in te dienen. Terugrekenend zou dit betekenen dat een ontwerp-begroting van een GR uiterlijk op 5 juni naar de raden wordt gestuurd, als het bestuur hier op 31 juli over zou besluiten. Deze termijn biedt echter weinig mogelijkheden om goede zienswijzen in te dienen. Daarom vragen we onze GR’en uiterlijk op 15 april hun begrotingen aan de gemeenteraden aan te bieden. Om de zienswijzen van gemeenten op de ontwerp-begroting nog te kunnen verwerken in de begroting, is het van belang dat de zienswijzen van gemeenten op tijd binnen zijn bij GR’en. Daarom spreken we af dat de raden uiterlijk in de derde week van juni hun zienswijze bij een GR aan moeten leveren. Daarmee hebben de raden 2 maanden de tijd om hun zienswijze op te stellen en in te dienen. Vervolgens kan deze verwerkt worden in de concept-begroting die aan het AB wordt voorgelegd.

Dat betekent dat de AB-vergaderingen van GR’en zo gepland moeten worden dat er voldoende gelegenheid is om de zienswijzen van de raden te verwerken en de begroting op tijd vastgesteld kan worden voor de aanbieding aan GS. Op dit moment krijgen raden vaak nog geen terugkoppeling wat er gebeurt is met hun zienswijzen. Hier moeten raadsleden dan zelf naar gaan zoeken in vastgestelde begrotingen van GR’en. Om de positie van de raden te versterken, vragen we onze GR’en een terugkoppeling te geven hoe de zienswijzen van de raden al dan niet zijn verwerkt in de begroting. Deze terugkoppeling wordt naar de raden verstuurd na vaststelling van de begroting door het AB, in de vorm van een zienswijzenota die naar alle gemeenteraden gaat.

Soort document

Begrotingswijzigingen

Wettelijke bepalingen

Het eerste, derde en vierde lid zijn van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken. (Wgr, artikel 35, lid 5). • GR’en kondigen ambtelijk van tevoren aan wanneer zij verwachten een begrotingswijziging naar de gemeenteraden toe te zenden. • Gemeenteraden krijgen altijd minimaal acht weken de tijd om hun zienswijze op begrotingswijzigingen in te dienen. Bij de bepaling van de einddatum voor aanlevering van zienswijzen worden de griffiers betrokken. • GR’en plannen minimaal twee weken in na afloop van de zienswijzetermijn om de zienswijzen van de gemeenteraden te verwerken in de begrotingswijziging. • Gemeenteraden ontvangen een terugkoppeling in de vorm van een zienswijzenota over de wijze waarop de zienswijzen al dan niet zijn verwerkt in de vastgestelde begrotingswijziging. Een begrotingswijziging kan op ieder moment in het jaar nodig zijn. Aangezien de GR’en van elkaar verschillen, stellen we ook geen precieze

Procesafspraken voor het Rivierenland

Toelichting

datum vast waarop begrotingswijzigingen moeten worden ingediend. Het is echter wel van belang dat de gemeenten weten wanneer een begrotingswijziging verwacht mag worden. De tijd om een zienswijze in te dienen op een begrotingswijziging is namelijk kort. Om het opstellen van en overleggen over een zienswijze goed mogelijk te maken, vragen we onze GR’en ambtelijk van tevoren aan te geven wanneer een begrotingswijziging verwacht mag worden. De Wgr bepaalt dat gemeenteraden een begrotingswijziging minimaal acht weken voor de datum waarop het AB de begrotingswijziging vaststelt ontvangt. Dat betekent echter dat de termijn om een zienswijze in te dienen vaak korter dan acht weken is, omdat een GR ook de mogelijkheid moet hebben om deze te verwerken voor de AB-vergadering. Daarom maken wij de afspraak met onze GR’en dat gemeenteraden altijd acht weken de tijd moeten hebben om hun zienswijze in te dienen. Dat biedt voldoende ruimte om de zienswijze op te stellen en de besluitvormingsprocedures te doorlopen. Om te garanderen dat er voldoende tijd is om de zienswijzen van de raden serieus te beoordelen en te verwerken in de begrotingswijziging, vragen we onze GR’en hier twee weken voor in te plannen na afloop van de zienswijzetermijn. Dat betekent dat een AB-vergadering over de begrotingswijziging op z’n vroegst twee weken na afloop van de zienswijzeprocedure kan plaatsvinden.

Bij dit alles moet worden opgemerkt dat dit niet geldt voor uitzonderingen die in GR’en zijn opgenomen. In bepaalde GR’en is namelijk afgesproken dat niet alle begrotingswijzigingen naar de raad hoeven, op basis van de ruimte die de Wgr hiervoor biedt. Deze uitzonderingen blijven gewoon in stand. Soort document

Jaarrekening

Wettelijke bepalingen

-Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. -Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten. (Wgr, artikel 33, lid 3 en 4) -Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt vóór 15 april de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. (Wgr, artikel 34b) • De concept-jaarrekening van een GR wordt uiterlijk op 15 april aan de raden toegezonden. • Zienswijzen op de jaarrekening worden uiterlijk in de derde week van juni ingediend. • Gemeenteraden ontvangen een terugkoppeling in de vorm van een zienswijzenota over de wijze waarop de zienswijzen al dan niet zijn verwerkt in de vastgestelde jaarrekening. De Wgr bevat geen verplichting voor een zienswijzeprocedure op de jaarrekening van GR’en, maar bepaalt wel dat de concept-jaarrekening aan de raden moet worden toegezonden. Verschillende GR’en in het

Procesafspraken voor het Rivierenland

Toelichting

Rivierenland bieden de gemeenten hierbij de mogelijkheid om hun zienswijze in te dienen op de jaarrekening. Om te voorkomen dat er nog meer zienswijzeprocedures moeten worden opgezet, vragen we onze GR’en om de concept-jaarrekening op hetzelfde moment naar de raden te sturen als de concept-begroting. Als raden behoefte hebben om een zienswijze in te dienen op de concept-jaarrekening, kan deze worden verwerkt in dezelfde brief als waarin de zienswijze op de concept-begroting wordt uitgebracht. Overige informatiestromen Soort document Overige documenten ter zienswijze Wettelijke bepalingen

Niet van toepassing

Procesafspraken voor het Rivierenland

GR’en kondigen ambtelijk van tevoren aan wanneer zij verwachten een document voor zienswijzen naar de gemeenteraden toe te zenden. • Gemeenteraden krijgen altijd minimaal acht weken de tijd om hun zienswijze op een document in te dienen. Bij de bepaling van de einddatum voor aanlevering van zienswijzen worden de griffiers betrokken. • GR’en plannen minimaal twee weken in na afloop van de zienswijzetermijn om de zienswijzen van de gemeenteraden te verwerken in het document. • Gemeenteraden ontvangen een terugkoppeling in de vorm van een zienswijzenota over de wijze waarop de zienswijzen al dan niet zijn verwerkt in het vastgestelde document. Verschillende GR’en sturen niet alleen stukken in het kader van de P&Ccyclus, maar ook andere documenten voor een zienswijzeprocedure naar de gemeenteraden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een beleidsplan dat door het AB van een GR wordt vastgesteld. De Wgr bevat geen bepalingen voor deze zienswijzeprocedures. Om de raden wel de mogelijkheid te geven ook bij deze procedures zorgvuldig hun zienswijze te kunnen geven, sluiten we voor deze zienswijzeprocedures aan bij de afspraken over de procedures rondom begrotingswijzigingen.

Toelichting

•

Soort document

Agenda’s en stukken AB-vergaderingen

Wettelijke bepalingen

Niet van toepassing

Procesafspraken voor het Rivierenland

Agenda’s en stukken voor AB-vergaderingen worden uiterlijk drie weken voor de AB-vergadering naar de leden van het AB verstuurd. Een uitzondering hierop geldt voor GR’en waarbij het AB een hoge vergaderfrequentie heeft (vaker dan eens per zes weken), waardoor deze verzendtermijn niet mogelijk is. In dat geval worden de stukken uiterlijk twee weken voor de AB-vergadering verstuurd. In de vergadering van het Algemeen Bestuur vertegenwoordigt het AB-lid de gemeente. Daarom is het van belang dat de inbreng in een AB-vergadering in de gemeenten kan worden voorbereid. Hiervoor moeten de stukken op tijd worden aangeleverd bij de leden van het AB. Bij deze afspraak moet worden opgemerkt dat waar “AB-vergaderingen” staat, bij GR’en met een enkelvoudig bestuur “bestuur” gelezen moet worden.

Toelichting

•

Soort document

Verslagen AB-vergaderingen

Wettelijke bepalingen

Niet van toepassing

Procesafspraken voor het Rivierenland

Concept-verslagen van AB-vergaderingen worden binnen een week na de betreffende vergadering gepubliceerd op de website van de GR. • Een GR meldt de griffiers van de deelnemende gemeenten dat een nieuw verslag is geplaatst. Om gemeenteraden de mogelijkheid te geven om besluitvorming binnen GR’en te controleren, is het van belang dat raadsleden de besluitenlijsten van de AB-vergaderingen van GR’en in kunnen zien. Hiertoe is ook opgeroepen in een van de moties die in de acht raden zijn aangenomen. Om dit mogelijk te maken, vragen we onze GR’en de concept-verslagen van de AB-vergaderingen binnen een week te publiceren op de website van de GR. Bij deze afspraak moet worden opgemerkt dat waar “AB-vergaderingen” staat, bij GR’en met een enkelvoudig bestuur “bestuur” gelezen moet worden.

Toelichting

•

Vergaderkalender Bovenstaande overzichten bevatten afspraken voor de verschillende informatiestromen die vanuit GR’en richting de gemeenten gaan. Hierbij worden verschillende data en termijnen genoemd, afhankelijk van het type informatie. Om aan het begin van jaar de planning al goed in beeld te hebben en de planningen binnen de gemeenten hierop af te kunnen stemmen, vragen we de GR’en om uiterlijk op 1 december hun vergaderkalender voor het volgende jaar op te leveren. In deze vergaderkalender worden in ieder geval de data van de AB- en DB-vergaderingen, van raadsinformatiebijeenkomsten en van de ambtelijke voorbereidingsoverleggen opgenomen.