20260211 FD Vragen Weer extra geld voor VraagWijzer - beantwoording

Raadsvragen Aankruisen welk soort vraag het betreft

Omschrijving

Betreft Agendapunt:

Vragen n.a.v. ingekomen stukken

x

Technische vragen over geagendeerde stukken op RTG

5

Aanvullende (technische) vragen n.a.v. RTG Mondelinge vragen van raadsleden (art. 36 RvO) Vragenkwartiertje Schriftelijke vragen Beantwoording gewenst schriftelijk / mondeling Onderwerp

: Weer extra geld voor VraagWijzer

Datum indiening

: 11 februari 2026

Indiener (Naam en fractie) : Ronald Orlemans, FD WMW Inleiding / Aanleiding Het betreffende raadsvoorstel is geagendeerd als agendapunt 5 op de RTG-agenda van 12 februari. Er wordt gevraagd om in te stemmen met een Projectleider aanbesteding VraagWijzer. De kosten daarvan bedragen, uitgesmeerd over een periode van 22 maanden € 214.500,=!! Dit is vier keer zoveel geld als gangbaar bij EU-aanbestedingen van activiteiten van de omvang van Vraagwijzer. Bovendien duurt een dergelijke aanbesteding vaak niet langer dan een week of 5 tot 10. Vraag en Antwoord 1. Een vraag om ruim twee ton. Was die niet eerder voorzien? Waarom was deze extra vraag niet met de programmabegroting (5 nov 2025) geagendeerd? (Zo plotseling is dit toch niet opgekomen?) De keuze tussen opnieuw aanbesteden en het terugbrengen van deze dienstverlening naar de interne organisatie hebben wij niet lichtzinnig genomen. Daar hebben we meerdere malen met elkaar en de interne beleidsadviseurs over gesproken. De keuze om opnieuw aan te besteden namen wij toen de programmabegroting al op papier stond. 2. Graag een nauwkeurige specificatie van de werkzaamheden/taken van deze “meewerkend voorman”. Ten minste a) per geval een korte omschrijving en b) het bedrag en looptijd van besteding. Een compleet ingevuld plan van aanpak is er nog niet. Daar start de projectleider mee, in samenspraak met de (interne) inkoopadviseur.

Wel is duidelijk dat in het plan van aanpak de volgende onderwerpen uitgewerkt moeten worden.

Z.129630

1. Inleiding en achtergrond korte schets van de aanleiding, doelen en context van de aanbesteding binnen het sociaal domein. 2. Doel en scope van de aanbesteding definitie van de diensten/producten die worden aanbesteed en de reikwijdte van het project. 3. Juridisch en beleidskader overzicht van relevante wet- en regelgeving en beleidskaders waaraan de aanbesteding moet voldoen. 4. Fasering en planning de verschillende fasen van de aanbesteding, van voorbereiding tot en met contractering, inclusief tijdspad. 5. Evaluatiecriteria en gunningsmethodiek uitleg van de criteria en de methodiek waarmee inschrijvingen worden beoordeeld en gegund. 6. Communicatiestrategie hoe en wanneer communiceren we met stakeholders, marktpartijen en andere betrokkenen om voldoende interesse en transparantie te waarborgen. 7. Benodigde middelen en rollen overzicht van de benodigde capaciteit, rollen (zoals projectleider, jurist, inkoopadviseur) en middelen. 8. Duurzaamheid en sociale voorwaarden eventuele duurzame en maatschappelijke criteria die we willen meenemen in de aanbesteding. 9. Risico’s en beheersmaatregelen identificatie van mogelijke risico’s en hoe we deze gaan managen. 10. Tijdspad en mijlpalen een duidelijke planning met alle belangrijke deadlines en mijlpalen van het hele aanbestedingstraject.

Als aanvulling op de aanpak en planning, die in het raadsvoorstel opgenomen is, is in de tabel hieronder de kostenraming per fase toegevoegd.

Gespecificeerde inzet projectleider Fase / pakket

Omschrijving (resultaat) Voorbereiding (26 w × PvE/leidraad, eisen & 20 u/w) beoordelingskaders, planning & risicolog Marktconsultatie & Marktgesprekken, selectiefase (12 w × 12 geschiktheidseisen, u/w) selectiedocumenten, selectieadvies Niet-openbare procedure NvI’s, ontvangst & / inschrijving (16 w × 12 toetsing inschrijvingen, u/w) proportionaliteit Beoordeling & gunning Beoordelingssessies, (4 w × 10 u/w) proces-verbaal, gunningsadvies, Alcateltermijn Contractering & Contractvorming, implementatie (35 w × implementatieplan, KPI10 u/w) /SLA-inregeling, overdracht Tijdelijke organisatie- en Regie/coördinatie bij uitvoeringsondersteuning piekweken, (pakket) datakwaliteit, leveranciersafstemming, documentbeheer PMO & Roadmap, issuerisicomanagement /risicolog, (pakket) besluitvorming, voortgangsrapportages Juridisch & IB&P-checks Juridische (pakket) kwaliteitscheck leidraad, DPIA-voorb., BIO/AVG in PvE Communicatie & Afstemming stakeholders (pakket) VraagWijzer-team, ketenpartners, Q&A’s Totaal

Uren

Kosten

520

€ 65.000

144

€ 18.000

192

€ 24.000

40

€ 5.000

350

€ 43.750

200

€ 25.000

120

€ 15.000

100

€ 12.500

50

€ 6.250

1.716

€ 214.500

Fase 1. Voorbereiding (26 weken × 20 u/w = 520 uur) Resultaat: PvE/leidraad, eisen- en beoordelingskaders, planning & beheersing risico’s. Waarom deze uren nodig zijn: - Vertalen van beleidsdoelen/visie naar concrete, toetsbare eisen (kwaliteit, rechtmatigheid, toegankelijkheid). - Ontwerpen van beoordelingsmethodiek (objectief, transparant, proportioneel) en het voorbereiden van interne besluitvorming. - Opzetten van governance, planning en risicobeheersing. - Risico bij onderinzet: onduidelijke scope → veel Nota’s van Inlichtingen, hogere kans op procedurele fouten, vertraging en onuitvoerbare afspraken.

Fase 2. Marktconsultatie & selectiefase (12 weken × 12 u/w = 144 uur) Resultaat: marktgesprekken, geschiktheidseisen, selectiedocumenten, selectieadvies. Waarom: - Toetsen of eisen haalbaar en proportioneel zijn en of de markt kan leveren (continuïteit, personeel, ketensamenwerking). - Opstellen/selecteren op geschiktheidseisen en een verdedigbaar selectieadvies. - Risico bij onderinzet: te weinig/onjuiste inschrijvers of onrealistische eisen → mislukte aanbesteding of contractrisico. Fase 3. Niet-openbare procedure / inschrijving (16 weken × 12 u/w = 192 uur) Resultaat: Nota’s van Inlichtingen, ontvangst & toetsing inschrijvingen, proportionaliteitstoets. Waarom: - Organiseren en coördineren van vragenrondes en wijzigingen (consistent, tijdig, juridisch zuiver). - Inrichten van ontvangst, volledigheidscheck en toetsing op minimumeisen. - Risico bij onderinzet: procesfouten, onvolledige dossiervorming, grotere kans op bezwaar/beroep. Fase 4. Beoordeling & gunning (4 weken × 10 u/w = 40 uur) Resultaat: beoordelingssessies, proces-verbaal, gunningsadvies, Alcatel-termijn. Waarom: - Faciliteren van beoordeling (inclusief calibratie), vastlegging motivering en totstandkoming gunningsbesluit. - Zorgvuldig doorlopen standstill/Alcatel-termijn en afhandeling vragen. - Risico bij onderinzet: onvoldoende gemotiveerde gunning → aanvechting, vertraging, reputatierisico. Fase 5.

Contractering & implementatie (35 weken × 10 u/w = 350 uur) Resultaat: contractvorming, implementatieplan, KPI-/SLA-inregeling, overdracht. Waarom: - Vertalen van gunning naar uitvoerbare contractafspraken (KPI’s, rapportage, overlegstructuur, escalatie). - Beheersbare transitie (overdracht processen/data, samenwerking keten, start dienstverlening). - Risico bij onderinzet: contract “op papier” maar niet in de praktijk → frictie, kwaliteitsverlies, extra herstelkosten. Overig 1. Tijdelijke organisatie- en uitvoeringsondersteuning (200 uur) Resultaat: regie/coördinatie bij piekweken, datakwaliteit, leveranciersafstemming, documentbeheer. Waarom: -

Dit is de expliciete invulling van de combifunctie: projectleider werkt mee waar de organisatie kwetsbaar is. Borgt continuïteit in uitvoering én stabiliteit in projectdocumentatie/dossier.

-

Risico bij onderinzet: achterstanden in uitvoering en project, datakwaliteit onvoldoende, verhoogde foutkans in aanbestedingsdossier.

Overig 2. PMO & risicomanagement (120 uur) Resultaat: roadmap, issue-/risicolog, besluitvorming, voortgangsrapportages. Waarom: -

Zorgt voor bestuurbaarheid, transparantie en voorspelbaarheid; essentieel voor raad/college-informatiepositie. Risico: versnipperde besluitvorming, onvoldoende grip op scope/budget/tijd.

Overig 3. Juridisch & IB&P-checks (100 uur) Resultaat: juridische kwaliteitscheck leidraad, DPIA-voorbereiding, BIO/AVG in PvE. Waarom: -

Toegang werkt met privacygevoelige gegevens en ketensystemen; Aanbestedingsdocumenten moeten juridisch en AVG/BIO-proof zijn; Risico: datalek-/privacyrisico, herstelwerk, vertraging of beperking in uitvoerbaarheid.

Overig 4. Communicatie & stakeholders (50 uur) Resultaat: afstemming VraagWijzer-team, ketenpartners, Q&A’s. Waarom: - Draagvlak en eenduidige werkwijze in uitvoering (en richting aanbieders) voorkomt ruis en implementatieproblemen. - Risico: misverstanden, weerstand, meerwerk in implementatie.) De uren zijn geen ‘algemene projecturen’, maar een optelsom van controleerbare producten en een expliciet pakket om bij beperkte capaciteit de continuïteit van uitvoering te waarborgen. Inzet projectleider (Europese aanbesteding VraagWijzer) Kern De inzet van een projectleider is noodzakelijk om de Europese aanbesteding voor de toegang (VraagWijzer) rechtmatig, beheersbaar en inhoudelijk passend uit te voeren én tegelijkertijd de continuïteit van de dagelijkse uitvoering te borgen binnen de beschikbare capaciteit van de gemeente. De urenraming is gebaseerd op concrete werkpakketten en bijbehorende resultaten, waarbij de projectleider een combifunctie vervult: (1) projectleiding en coördinatie van de aanbestedingsprocedure en (2) waar nodig meewerkend in de uitvoering om piekbelasting en kwetsbaarheid door beperkte capaciteit op te vangen.

Waarom deze aanbesteding structureel ‘zwaarder’ is VraagWijzer is geen ‘losse dienst’, maar een integrale ketenfunctie waarin informatie en advies, toeleiding, onderzoek en indicering (Wmo/Jeugd), regie op casusniveau, backoffice/verantwoording en ondersteuning bij bezwaar en beroep samenkomen. Dit vraagt om zorgvuldige inrichting van taken, mandaat, werkprocessen, dossiervorming en rapportage. In eerdere aanbestedingsdocumentatie is deze integraliteit expliciet benoemd, inclusief eisen rond rechtmatigheid, verifieerbare processen en rapportageverplichtingen en aansluiting. Dit betekent dat de projectleider niet alleen aanbestedingsdocumenten

coördineert, maar ook de inhoudelijke vertaling naar uitvoerbare afspraken, KPI’s en managementinformatie moet borgen. Beperkte capaciteit en de noodzaak van een combifunctie Onze gemeentelijke organisatie is compact; specialistische functies op Wmo/Jeugd en contractmanagement worden uitgevoerd door 4 collega’s (1 beleidsadviseur Wmo, 1 senior beleidsadviseur Jeugdhulp, 1 junior beleidsadviseur Jeugdhulp en een inkoop- en contractmanager die verantwoordelijk is voor alle contracten en inkoop binnen de gemeente). Daardoor kan de projectleider aanbesteding niet uitsluitend ‘aansturen’, maar moet hij tevens als meewerkend voorman inzetbaar zijn. Dit is nodig om (a) uitval of piekbelasting op te vangen, (b) kennis en samenhang tussen beleid, uitvoering en contractafspraken te behouden en (c) extra externe inhuur en bijkomende inwerktijd te voorkomen. Deze werkwijze is financieel doelmatig en organisatorisch robuust: we benutten bestaande kennis en kunnen flexibel opschalen binnen de beschikbare middelen. Aansluiting op visie en bestuurlijke uitgangspunten De inzet sluit aan bij de richtinggevende kernwaarden voor de nieuwe aanbesteding: pragmatisme (doen wat werkt binnen wettelijke kaders), transparantie (uitlegbare keuzes), menselijke maat en professionele ruimte, én ‘inzicht en onderbouwing’ (sturen op data, feiten en signalen om gericht bij te sturen).

Juist deze kernwaarden vereisen tijd voor zorgvuldige afwegingen, vastlegging, datagedreven sturing en een goed ingerichte implementatie, zodat de aanbesteding leidt tot uitvoerbare afspraken en betere besluiten voor inwoners. 3. In de afgelopen jaren is de raad diverse malen gevraagd om extra geld beschikbaar te stellen voor knelpunten bij vraagwijzer. Graag een concreet overzicht van de gelden die in de periode 2023-2025 door de raad extra aan Vraagwijzer of aan de eigen ambtelijke staf zijn toegekend om problemen te verzachten of op te lossen. Jaar 2023 2024 2025

Bedrag incidenteel € 95.696 € 221.541 € 223.914

Dit is inclusief de kosten voor herstelacties. 4. De vragen om extra geld lijken te duiden op een structurele ondercapaciteit op het gemeentehuis. In hoeverre is er al werk gemaakt van oplossingen hiervoor? En zo ja, wanneer komt dit naar de raad voor besluitvorming? Naar aanleiding van het antwoord op vraag 3: De vraag om extra geld voor VraagWijzer duidt op een ondercapaciteit voor die dienstverlening. Dit heeft geen directe relatie met een eventuele ondercapaciteit op het gemeentehuis. De verhoogde uren inzet van een projectleider, als meewerkend voorman, heeft te maken met een tekort aan capaciteit voor extra taken. Een dergelijke aanbesteding is geen dagelijks werk. In de Voorjaarsnota kunt u een voorstel voor uitbreiding van het personeelsbudget verwachten.