20260211 FD Vragen Raadsvoorstel Projectleider Aanbesteding Vraagwijzer - beantwoording

Raadsvragen Aankruisen welk soort vraag het betreft

Omschrijving

Betreft Agendapunt:

Vragen n.a.v. ingekomen stukken

x

Technische vragen over geagendeerde stukken op RTG

5

Aanvullende (technische) vragen n.a.v. RTG Mondelinge vragen van raadsleden (art. 36 RvO) Vragenkwartiertje Schriftelijke vragen Beantwoording gewenst schriftelijk / mondeling Onderwerp

: Raadsvoorstel Projectleider aanbesteding Vraagwijzer

Datum indiening

: 11 februari 2026

Indiener (Naam en fractie) : Ronald Orlemans, FD WMW Inleiding / Aanleiding Het betreffende raadsvoorstel is geagendeerd als agendapunt 5 op de RTG-agenda van 12 februari. De derde alinea van de Aanleiding stelt: “Het college koos ervoor om de dienstverlening opnieuw aan te besteden.” Ter overweging: In 22 maanden tijd moet het toch mogelijk zijn om nieuw personeel aan te trekken c.q. de bestaande consulenten van Vraagwijzer (in goed overleg met Sterker) weer in dienst te nemen van de gemeente. Op die manier versterk je de eigen organisatie, verkort je de lijnen tussen beleid en uitvoering en bespaar je op de kosten. Europese aanbesteden betekent ook risico lopen. Een andere organisatie dan Sterker kan de dienstverlening gaan overnemen. Zij zullen in het beste geval ook het Sterker personeel willen overnemen. In alle andere gevallen zal de lokale kennis, die zorgvuldig is opgebouwd, met de komst van de nieuwe dienstverlener, volledig verloren gaan. Dit is een serieus risico. De keuze om opnieuw aan te besteden moet dus op zwaarwegende argumenten gebaseerd zijn. Graag die delen met de Raad. Vraag en Antwoord 1. Wat zijn de precieze overwegingen om wederom te kiezen voor aanbesteden en niet, zoals de breed gedragen wens van deze gemeenteraad is, eigen personeel aan te nemen? Graag specifieke punten waarom aanbesteden beter is.

Het college kiest in deze fase voor voortzetting van uitbestede dienstverlening via een Europese aanbesteding. Deze keuze is tot stand gekomen na een inhoudelijke verkenning met beleid Wmo/Jeugd, inkoop en contractmanagement, financiën en control naar de stappen, investeringen en randvoorwaarden voor insourcing.

Z.129619

Omdat een interne uitvoeringsorganisatie tijdig operationeel moet zijn om een beheerste overdracht van dossiers, werkprocessen en gegevens te borgen, en omdat de noodzakelijke opbouw (organisatie-inrichting, werving/formatie, IV/ICT, privacy/AVG en kwaliteitsborging) binnen de beschikbare doorlooptijd niet realistisch en niet doelmatig is, kiest het college voor aanbesteding. De arbeidsmarkt voor consulenten is krap en de overstapbereidheid vanuit de huidige leverancier achten wij laag, mede door scholing en carrièrepaden bij gespecialiseerde partijen. Een kleine interne formatie is bovendien kwetsbaar voor uitval en verloop, terwijl een marktpartij vervanging en piekopvang beter kan organiseren. Gespecialiseerde aanbieders werken onder externe toetsing en borgen zo de actualiteit van vakkennis; bij insourcing zouden wij die kwaliteits- en toezichtscyclus zelf moeten opzetten en bemensen. Daarnaast vraagt insourcing om hogere aanloopinvesteringen en brengt het hogere structurele kosten en risico’s met zich mee (formatie, opleiding/inwerk, systeeminrichting en beheer). Het college wil de gemeente blijven positioneren als regiegemeente: beleidsvorming en kaderstelling intern, uitvoering waar passend extern, mits kwaliteit geborgd is en kosten en risico’s beheersbaar zijn.

Als opdrachtgever stellen wij vooraf heldere kwaliteitseisen (KPI/SLA), voeren wij periodieke prestatie-reviews en hanteren wij een vast verbeter- en escalatiepad. Om intern de regie te versterken zetten wij gericht in op tijdelijke organisatieen uitvoeringsondersteuning (coördinatie, datakwaliteit, documentatie), zodat de dienstverlening geborgd blijft en we binnen het beschikbare budget opereren. Aanvullende motivering keuze aanbesteding (in plaats van insourcen) Het college kiest in deze fase voor voortzetting van uitbestede dienstverlening via een Europese aanbesteding. Deze keuze is gebaseerd op (1) de krapte op de arbeidsmarkt en de beperkte haalbaarheid om binnen de beschikbare doorlooptijd een robuust intern team op te bouwen, (2) de noodzaak om continuïteit en kwaliteit te borgen, (3) het voordeel van externe professionalisering en structurele toetsing, en (4) het beperken van uitvoerings-, personele en financiële risico’s. Daarbij weegt mee dat insourcing inhoudelijk is verkend in overleg met beleid Wmo/Jeugd, inkoop en contractmanagement, financiën en control, en dat de uitkomsten daarvan bestuurlijk zijn betrokken bij de besluitvorming. Tegelijkertijd scherpen wij onze opdrachtgeversrol aan met heldere KPI’s/SLA’s, toetsmomenten en een escalatiepad. 1.

Zorgvuldige voorbereiding & haalbaarheid in tijd In gezamenlijkheid met de betrokken disciplines is verkend welke stappen, investeringen en randvoorwaarden noodzakelijk zijn om insourcing verantwoord te kunnen realiseren. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat een interne uitvoeringsorganisatie tijdig operationeel moet zijn om een beheerste overdracht van dossiers, werkprocessen en gegevens te kunnen organiseren. De benodigde opbouw (organisatie-inrichting, formatie/werving, IV/ICT, privacy/AVG, proces- en kwaliteitsborging) is binnen de beschikbare doorlooptijd niet realistisch te realiseren zonder substantiële extra capaciteit en implementatierisico’s. Om die reden kiest het college voor een aanbesteding met een gecontroleerde overgang, waarbij de dienstverlening gedurende het aanbestedingsproces kan doorlopen. 2. Arbeidsmarkt & professionalisering De overstapbereidheid van medewerkers bij de huidige dienstverlener achten wij laag, mede vanwege gerichte scholing, specialisatiepaden en een leercultuur bij gespecialiseerde organisaties. De gemeente kan dit op korte termijn niet in gelijke mate intern borgen. Structurele scholing en deskundigheidsbevordering vergen een omvang en frequentie die we nu niet duurzaam beschikbaar hebben. In combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt maakt dit het opbouwen van een stabiele interne formatie binnen de beschikbare tijd onzeker. 3.

Continuïteit & kwetsbaarheid van een kleine interne formatie Een kleine interne formatie is kwetsbaar bij ziekte, verloop en piekbelasting. Een gespecialiseerde aanbieder beschikt over een grotere pool voor vervanging en piekopvang.

Historisch blijkt een intern loket extra kwetsbaar zodra vervanging nodig is; de huidige arbeidsmarkt vergroot dit effect. Door voortzetting via aanbesteding borgen we continuïteit richting inwoners, terwijl we de uitvoeringscontinuïteit en personele risico’s primair bij de leverancier beleggen. 4. Kwaliteit, actualiteit en toezicht Gespecialiseerde organisaties werken onder externe kwaliteitskaders en toezicht, waardoor actualiteit van vakkennis en methodiek structureel wordt geborgd. Bij insourcing zou de gemeente deze kwaliteits- en toezichtslussen zelf moeten opzetten en onderhouden (methodiek, intervisie, auditing), inclusief structurele inzet op deskundigheidsbevordering, kwaliteitsmonitoring en interne controle. Dit vraagt niet alleen extra capaciteit, maar ook een duurzame inrichting die bij een kleine interne formatie moeilijk robuust te maken is. 5. a. Kostenbeeld & risicobeheersing Insourcing vraagt om aanloopinvesteringen (werving, opleiding, IV/ICT, kwaliteitsborging) en brengt structurele risico’s (verloop, krapte, kennisbijhouding).

Daarnaast is in de verkenning vastgesteld dat insourcing naar verwachting gepaard gaat met hogere (eenmalige en structurele) kosten dan een nieuwe aanbesteding, onder meer door formatieopbouw, opleiding/inwerk, inrichting van systemen en beheer (applicatiebeheer/ICT) en de extra capaciteit die in de opstartfase nodig is om continuïteit te garanderen en achterstanden te voorkomen. Bij uitbesteden zijn we opdrachtgever: we stellen kwaliteitseisen vooraf, bewaken prestaties tussentijds en laten vervangingsrisico en personele continuïteit primair bij de leverancier. 5. b. Bestuurlijk uitgangspunt: regiegemeente-principe Het college wil de gemeente blijven positioneren als regiegemeente: beleidsvorming en kaderstelling intern, uitvoering waar passend bij een uitvoerende partij, mits kwaliteit geborgd is en kwetsbaarheden en kosten beheersbaar zijn. In dat licht past voortzetting via aanbesteding beter bij het gekozen besturingsmodel dan een tijdelijke of structurele verschuiving naar uitvoering binnen de gemeentelijke organisatie. 6.

Rolvast opdrachtgeverschap (verbetermaatregelen) Wij scherpen onze rol als opdrachtgever aan met: (a) heldere KPI’s/SLA’s en periodieke reviews met verbeter- en escalatiepad; (b) periodieke marktgesprekken en benchmarking; (c) contractuele vervangings- en capaciteitsverplichtingen; en (d) een compact pakket tijdelijke organisatie- en uitvoeringsondersteuning (coördinatie, datakwaliteit, documentatie) om intern regie en dossiervorming te borgen tijdens pieken en overdracht. Daarmee versterken wij de sturingskracht van de gemeente, terwijl uitvoering bij een gespecialiseerde partij kan blijven.