2026-129 Informatienota Interbestuurlijk toezicht en voortgang toekomstbestendig informatiebeheer

Informatienota

Onderwerp

Interbestuurlijk toezicht en voortgang toekomstbestendig informatiebeheer

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Team Dienstverlening Z.126714/D.351524 7 april 2026 Openbaar Nee

Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2. Stand van zaken 3. Financiën 4. Communicatie 5. Participatie 6. Aanpak en planning 7. Bijlagen

Aanleiding

De gemeente West Maas en Waal is op grond van de Archiefwet 1995, de Wet open overheid (Woo) en aanverwante regelgeving verantwoordelijk voor een ordentelijke en toegankelijke informatiehuishouding. In 2024 heeft de archiefinspectie geconstateerd dat op meerdere onderdelen verbetering noodzakelijk was. Naar aanleiding daarvan is het verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025– 2026 vastgesteld. Uiterlijk 1 maart 2025 heeft de gemeente de toezichtinformatie over het jaar 2024 aangeleverd aan de provincie Gelderland. Op basis van deze informatie heeft de provincie op 26 november 2025 in het kader van interbestuurlijk toezicht geoordeeld dat de gemeente in

het beoordelingsjaar 2024 “in beperkte mate voldoet” aan haar zorgdragerschap op het gebied van archief- en informatiebeheer. . Met deze informatienota wordt de gemeenteraad geïnformeerd over: 1. de stand van zaken over 2024 (waarop de provinciale beoordeling ziet); 2. de voortgang van de ingezette verbetermaatregelen in 2025; 3. de vervolgstappen in 2026.

Stand van zaken

Situatie 2024 (beoordelingsjaar) De interbestuurlijke beoordeling van 26 november 2025 ziet op de situatie in 2024. In dat jaar was sprake van structurele tekortkomingen binnen het informatiebeheer. Deze betroffen met name: • achterstanden in het afsluiten van digitale zaken; • achterstanden bij de wettelijke overbrenging van archiefbescheiden; • het ontbreken van een integraal informatiebeleid en structurele kwaliteitsborging; • onvoldoende uitgewerkte afspraken over informatiebeheer bij samenwerkingsconstructies; • tekortkomingen in de fysieke archiefruimte, waaronder verhoogde concentraties schimmelsporen en een niet optimaal functionerend luchtcirculatiesysteem. . Op basis hiervan heeft de provincie geoordeeld dat de gemeente in het beoordelingsjaar 2024 “in beperkte mate voldoet” aan haar zorgdragerschap.

Ontwikkeling in 2025 In 2025 is uitvoering gegeven aan het verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025–2026. Uit de voortgangsrapportage van 23 januari 2026 blijkt dat 87% van de geplande activiteiten voor 2025 is gerealiseerd. De belangrijkste ontwikkelingen zijn: • Een halvering van het aantal (oudere) openstaande digitale zaken (mijlpalen 25% en 50% behaald);

• Inzet op gedragsverandering binnen de organisatie, met teamgerichte actieplannen en structurele begeleiding door DIVconsulenten; • Analyse en verbetering van werkprocessen, waardoor stagnaties zichtbaar zijn gemaakt en aangepakt; • Versterking en professionalisering van team DIV (vacatures ingevuld en senior informatiebeheerder aangesteld); • Implementatie van een kwaliteitssysteem waarmee periodiek wordt getoetst of de gemeente voldoet aan de Archiefwet en andere relevante regelgeving. • Opstelling van strategische beleidsdocumenten, waaronder het calamiteitenplan en beleid rondom de hotspotmonitor (vaststelling volgt in 2026); • Voorbereiding van een structurele audit- en toetsingscyclus, waarbij in 2026 een 0-meting wordt uitgevoerd als nulbaseline voor jaarlijkse interne audits. Hiermee is ten opzichte van 2024 niet alleen herstel gerealiseerd, maar is een fundamentele verandering in werkwijze en bewustwording ingezet. De focus verschuift van het wegwerken van achterstanden naar het structureel beheersen van informatiebeheer.

Specifieke aandachtspunten vanuit het toezicht Samenwerkingsconstructies Het inzichtelijk maken en borgen van informatiebeheertaken binnen gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere samenwerkingsvormen is opgenomen in het plan van aanpak 2026. In 2025 is de voorbereiding gestart; verdere uitwerking vindt plaats in 2026.

Fysieke archiefruimte (schimmel en luchtcirculatie) In 2024 en 2025 zijn in de archiefruimten verhoogde concentraties schimmelsporen gemeten. De metingen maakten duidelijk dat aanvullende maatregelen noodzakelijk waren om risico’s op aantasting van archiefbescheiden te voorkomen.nOp basis van specialistisch onderzoek zijn maatregelen getroffen om de luchtkwaliteit te verbeteren en de omstandigheden in het archief te stabiliseren. Nieuwe metingen tonen aan dat de concentratie schimmelsporen zich binnen de geldende marges bevindt. De situatie wordt blijvend gemonitord. Parallel hieraan wordt gewerkt aan een duurzame structurele oplossing, gericht op het blijvend waarborgen van passende bewaaromstandigheden voor het archief. Daarbij worden verschillende scenario’s onderzocht om tot een toekomstbestendige en stabiele situatie te komen. De inzet is om te komen tot een oplossing die voldoet aan de geldende

archiefnormen en structureel zekerheid biedt, in plaats van tijdelijke beheersmaatregelen. De voortgang is afgestemd met de archiefinspecteur.

Overbrenging archiefachterstanden Voor het wegwerken van de achterstanden bij overbrenging is budget beschikbaar gesteld voor extra capaciteit in de begroting van 2026. De opdracht wordt momenteel voorbereid. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het terugbrengen van de achterstanden en het voldoen aan de wettelijke overbrengingsverplichtingen.

Structurele kwaliteitsborging Met de implementatie van Recourse als kwaliteitssysteem is een structurele basis gelegd voor kwaliteitsborging. In 2026 wordt een 0-meting uitgevoerd die dient als nulbaseline voor jaarlijks terugkerende interne audits. Daarmee wordt toegewerkt naar aantoonbare en blijvende compliance met de Archiefwet, Woo, AVG en relevante normenkaders.

Financiën

De uitvoering van het verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025–2026 is in 2025 gerealiseerd binnen de bestaande financiële kaders. Voor het wegwerken van de achterstanden bij de wettelijke overbrenging van archiefbescheiden is in de begroting 2026 budget beschikbaar gesteld. De voorbereiding van de opdracht is gestart. De implementatie van Recourse als basis voor het kwaliteitssysteem is in 2025 binnen de beschikbare middelen uitgevoerd. Ten aanzien van de fysieke archiefruimte (luchtkwaliteit en vervanging van archiefdozen) worden momenteel maatregelen voorbereid. Indien aanvullende investeringen noodzakelijk blijken, wordt dit separaat in beeld gebracht en indien besluitvorming vereist is aan de raad voorgelegd.

Communicatie

De gemeenteraad wordt met deze informatienota geïnformeerd over de provinciale beoordeling over 2024, de voortgang van het verbeterplan in 2025 en de vervolgstappen in 2026. De provincie Gelderland wordt conform de afspraken in het kader van interbestuurlijk toezicht geïnformeerd over de voortgang en de getroffen maatregelen. De aanvullende informatie, waaronder de stand van zaken rondom samenwerkingsconstructies, archiefruimte en overbrenging, wordt tijdig aangeleverd. Binnen de ambtelijke organisatie wordt de voortgang structureel aangeboden in management overleggen. Teammanagers worden betrokken bij de verdere borging van informatiebeheer binnen hun

teams. De voortgang van het verbeterplan wordt periodiek gemonitord en gerapporteerd.

Participatie

Aanpak en planning

nvt

Het jaar 2026 vormt de tweede fase van het verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025–2026 en staat in het teken van borging, integratie en aantoonbare beheersing. Waar 2025 in het teken stond van herstel en het op gang brengen van beweging, verschuift de focus in 2026 naar structurele verankering binnen de lijnorganisatie. De aanpak bestaat uit de volgende hoofdlijnen:

1. Borging en kwaliteitsstelsel In 2026 wordt het geactualiseerde informatiebeleid bestuurlijk vastgesteld en geïmplementeerd. Tevens wordt een 0-meting uitgevoerd als startpunt voor een structurele auditcyclus. Hiermee wordt het kwaliteitssysteem operationeel en wordt periodiek getoetst op naleving van de Archiefwet, Woo, AVG en relevante toezichtkaders. De resultaten van de 0-meting vormen de basis voor gerichte verbetermaatregelen en jaarlijkse interne audits.

2. Regie op samenwerkingsconstructies In 2026 wordt een integraal overzicht opgesteld van gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere samenwerkingsvormen waarin informatiebeheertaken zijn belegd. Per constructie wordt vastgelegd: • wie zorgdrager is; • hoe verantwoordelijkheden zijn belegd; • hoe toezicht en teruglevering van archiefbescheiden zijn geregeld. Hiermee wordt invulling gegeven aan de wettelijke zorgplicht, ook buiten de eigen organisatie.

3. Structurele beheersing digitale informatie De in 2025 ingezette gedragsverandering wordt in 2026 geborgd door structurele voortgangsgesprekken en analyse van werkvoorraden. Daarnaast worden duidelijke afspraken gemaakt over hoe informatie binnen Microsoft 365 wordt opgeslagen, bewaard en waar nodig tijdig vernietigd. Hiermee wordt het informatiebeheer onderdeel van de dagelijkse werkwijze. Daarnaast wordt de wettelijke overbrengingsachterstand planmatig ingelopen. Voor dit traject is budget beschikbaar gesteld. De

uitvoering wordt gefaseerd ingericht met een verwachte doorlooptijd van circa negen maanden.

4. Versterking en positionering DIV De rol van DIV wordt in 2026 verder versterkt. De senior informatiebeheerder vervult een toetsende en coördinerende rol bij digitale implementaties en proceswijzigingen. Informatiebeheer wordt daarmee standaard onderdeel van projectstartdocumenten en managementrapportages. De voortgang van deze activiteiten wordt periodiek gerapporteerd aan het management en opgenomen in de reguliere rapportagecyclus. De raad wordt in 2027 opnieuw geïnformeerd over de resultaten, waaronder de uitkomsten van de 0-meting en de voortgang richting compliance.

Bijlagen