2026-016.2 Bijlage 2. Inschrijvingsleidraad

Inschrijvingsleidraad

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Bestuurskrachtonderzoek

Team Inkoop 10 september 2025

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .......................................................................................................................................2 Bijlagen...................................................................................................................................................3 1 Algemeen en opdrachtomschrijving ................................................................................................4 1.1 Leeswijzer .............................................................................................................................4 1.2 Opdrachtgever ......................................................................................................................4 1.3 Doelstelling van de aanbesteding .........................................................................................4 1.4 Opdrachtomschrijving............................................................................................................4 1.5 Overeenkomst en duur ..........................................................................................................5 1.6 Procedure..............................................................................................................................5 1.7 Perceelindeling

......................................................................................................................5 2 Beschrijving van de aanbestedingsprocedure .................................................................................6 2.1 Planning ................................................................................................................................6 2.2 Communicatie .......................................................................................................................6 2.3 Uitgangspunten bij de procedure ..........................................................................................7 2.4 Informatieve fase van de procedure ......................................................................................8 2.5 Inschrijving ............................................................................................................................9 2.6 Beoordeling .........................................................................................................................10 2.7 Voornemen tot gunning, besluitvorming en standstill-termijn ..............................................10 2.8 Voorbehoud beëindigen overeenkomst ...............................................................................11 3 Programma van Eisen

...................................................................................................................12 3.1 Inleiding en projectomschrijving ..........................................................................................12 3.2 Opdrachtomschrijving..........................................................................................................12 3.3 Randvoorwaarden en uitgangspunten.................................................................................13 3.4 Planning en tijdspad ............................................................................................................13 4 Gunningscriteria ............................................................................................................................14 4.1 Procedure............................................................................................................................14 4.2 Toelichting gunningcriterium Inschrijfsom ...........................................................................14 4.3 Toelichting gunningcriteria Kwaliteit ....................................................................................14 4.3.1 Criterium GU2A Plan van aanpak ...................................................................................15 4.3.2 Criterium GU2B

Presentatie............................................................................................16

2

Bijlagen

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5

Aangenomen raadsmotie van 6 november 2024 Concept procesvoorstel dat is behandeld in de raad van 26 juni 2025 Prijsformulier VNG Model algemene inkoopvoorwaarden leveren en diensten Concept overeenkomst

3

1

Algemeen en opdrachtomschrijving

1.1 Leeswijzer De inschrijvingsleidraad is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de aanbesteding en de opdrachtomschrijving. Hoofdstuk 2 geeft u informatie over de inschrijvingsvoorschriften en de procedurele aspecten van de aanbesteding waar de inschrijver rekening mee moet houden. Hoofdstuk 3 heeft betrekking op het Programma van Eisen. Hoofdstuk 4 betreft de gunningscriteria op basis waarvan de verschillende inschrijvingen worden beoordeeld. De aanbestedende dienst stelt uw belangstelling voor de aanbesteding op prijs en nodigt u uit om een inschrijving in te dienen. 1.2 Opdrachtgever Opdrachtgever is de gemeente West Maas en Waal. Gedurende de aanbesteding verloopt alle communicatie tussen inschrijvers en aanbestedende dienst via Team Inkoop. Het is inschrijvers verboden, op straffe van uitsluiting, gedurende de procedure contact te zoeken met projectgroep leden en/of medewerkers, om informatie in te winnen over deze aanbesteding anders dan conform de procedure zoals vastgelegd in deze inschrijvingsleidraad. 1.3 Doelstelling van de aanbesteding Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met één, volgens de wettelijke richtlijnen werkende inschrijver voor de uitvoering van de opdracht conform de eisen, wensen, voorwaarden en bepalingen zoals gesteld in deze inschrijvingsleidraad inclusief de bijlagen.

De voorliggende inschrijvingsleidraad heeft als doel: 1. de inschrijver te informeren over de inhoud van de opdracht en de procedure om in aanmerking te komen voor verwerving van de opdracht; 2. de inschrijver te informeren over de eisen waaraan zijn onderneming moet voldoen om in aanmerking te komen voor verwerving van de opdracht; 3. de inschrijver te informeren over de wijze waarop de gunning van de opdracht plaatsvindt; 4. de inschrijver te informeren over de gegevens welke moeten worden opgenomen in de inschrijving; 5. de inschrijver te informeren over de wijze waarop vragen kunnen worden gesteld aan de aanbestedende dienst. 1.4 Opdrachtomschrijving De raad van de gemeente West Maas en Waal heeft in haar vergadering van 6 november 2024 een motie aangenomen (bijlage 1) waarbij het college is verzocht een onderzoek naar de bestuurskracht te starten. Het college heeft zich vervolgens beraden over de uitgangspunten en reikwijdte van het onderzoek en de opzet en inrichting daarvan. Dit heeft geleid tot een concept procesvoorstel (bijlage 2) dat is behandeld in de raad van 26 juni 2025. Deze raadsbehandeling heeft niet geleid tot aanpassingen of wijzigingen van het concept.

Onze raadsvergaderingen zijn eventueel terug te zien en luisteren via onze website: www.westmaasenwaal.nl Doel van het bestuurskrachtonderzoek is om te voorkomen dat de gemeente straks alleen nog maar een uitvoeringsorganisatie is van het rijk en we niet kunnen wat we willen bereiken voor onze inwoners. Het onderzoek dient zich daarom te richten op de toekomst waarbij inzichtelijk wordt gemaakt wat het ambitieniveau is, of deze reëel is en welke mogelijkheden/aanbevelingen er zijn om dit ambitieniveau te behouden of te bereiken zodat we tijdig kunnen anticiperen. Het is voor het onderzoek belangrijk dat: • de gemeenteraad de regie over het gehele proces kan houden; • rekening wordt gehouden met de beperkte financiële middelen en schaarste aan medewerkers in onze kleine plattelandsgemeente. Voor de verdere omschrijving en eisen, verwijzen wij naar hoofdstuk 3, programma van eisen. 4

1.5 Overeenkomst en duur De opdracht wordt vastgelegd in een, door opdrachtgever en opdrachtnemer te ondertekenen, overeenkomst (bijlage 5). De geplande ingangsdatum van de overeenkomst is zo spoedig mogelijk na de definitieve gunning. Op de overeenkomst zijn de VNG model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, zie bijlage 4, van toepassing. De algemene (verkoop-)voorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden van inschrijvers worden uitdrukkelijk uitgesloten. Indien inschrijver zich niet conformeert aan de in bijlage 5 te vinden concept overeenkomst en/of de VNG model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten uit bijlage 4, dient inschrijver dit gedurende de offertefase (tot in de planning opgenomen 'uiterste datum stellen van vragen') te motiveren en een tekstvoorstel in te dienen voor het betreffende lid of artikel waarmee inschrijver niet kan instemmen. Het doen van voorstellen leidt nimmer tot de plicht voor aanbestedende dienst deze voorstellen over te nemen in de concept overeenkomst en/of de VNG algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten. Aanbestedende dienst geeft door middel van de nota van inlichtingen aan of er sprake is van wijzigingen op de concept overeenkomst en/of het VNG model algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten, welke daarna definitief is/zijn.

Indien een inschrijver toch voorwaarden en/of voorbehouden aan zijn inschrijving verbindt, zal aanbestedende dienst de betreffende inschrijver uitsluiten van (verdere) deelname aan de aanbesteding. NB: Indien uit uw inschrijving blijkt dat u feitelijk niet aan deze eis kan of zal voldoen, dan is uw inschrijving onregelmatig en dus ongeldig, ook al heeft u een vraag hieromtrent bevestigend beantwoord. 1.6 Procedure Voor deze opdracht heeft de opdrachtgever een opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsgrens geraamd. Daarom wordt deze opdracht Meervoudig Onderhands aanbesteed. 1.7 Perceelindeling De opdracht kent geen indeling in percelen.

5

2

Beschrijving van de aanbestedingsprocedure

2.1 Planning Hieronder vindt u een overzicht van de planning. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen c.q. van de planning af te wijken. In dergelijke gevallen vindt communicatie richting alle inschrijvers plaats. Een termijn die eindigt op een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag wordt verlengd naar de eerstvolgende dag die niet is een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag. In dat geval eindigt de termijn om 12 uur 's nachts op de eerstvolgende Werkdag. De data gemerkt met een "*" zijn indicatief. De overige data zijn fatale data. Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend.

Onderdeel inschrijving procedure

Datum en tijd

Publicatie op platform TenderNed

16-09-2025

Vragen over Offerteaanvraag stellen via TenderNed tot uiterlijk

19-09-2025, 17.00 uur

Publicatie 1e Nota van Inlichtingen Uiterlijke datum en tijd voor het indienen van de inschrijving in de digitale kluis op TenderNed

23-09-2025 30-09-2025, 10.00 uur

Opening digitale kluis met inschrijvingen

30-09-2025, 10.30 uur

Beoordeling inschrijvingen

30-09-2025 – 02-10-2025

Presentatie voor beoordelingscommissie en begeleidingscommissie van de raad

Week 41 (06-10-2025 - 10-10-2025)

Verzenden voornemen tot gunning en afwijzingen via TenderNed

*13-10-2025

Besluit tot definitieve gunning

*20-10-2025

Ondertekening overeenkomst met gegunde Inschrijver

n.t.b.

Ingangsdatum overeenkomst

z.s.m.

2.2 Communicatie Deze aanbesteding wordt in zijn geheel digitaal via aanbestedingsplatform TenderNed uitgevoerd. Dit houdt in dat bij deze aanbesteding, zowel voor de publicatie, de communicatie van mededelingen als het indienen van alle inschrijvingsdocumenten en het bekendmaken van gunningsbeslissingen, gebruik wordt gemaakt van TenderNed. Inschrijvingen en communicatie op een andere wijze, bijvoorbeeld via e-mail, post, fax of persoonlijk overhandigd, zullen niet worden behandeld. Alle informatie-uitwisseling dient via TenderNed te verlopen. Alleen indien TenderNed een aantoonbare storing aangeeft kan daarvan worden afgeweken. Het is niet toegestaan om buiten de in deze procedure vermelde contactmomenten en contactmethoden medewerkers van de aanbestedende dienst direct te benaderen om informatie te verkrijgen over de aanbesteding. De opdrachtgever heeft het recht om inschrijvers die contact zoeken buiten de procedure om en anders dan via TenderNed uit te sluiten van deelname aan de aanbesteding.

6

Het gebruik van TenderNed De opdrachtgever raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van een inschrijving te verifiëren dat uw onderneming juist is geregistreerd op TenderNed en dat er een persoon bevoegd is om namens uw organisatie een inschrijving digitaal in te dienen. Indien dit namelijk niet het geval is dient u zich eerst te registreren als onderneming op TenderNed. Dit proces kan meerdere dagen duren. Het op tijd in de kluis plaatsen van de inschrijving is geheel de verantwoordelijkheid van de inschrijver. Tijdige en juiste wijze van indiening Een inschrijving dient op de juiste wijze vóór de aangegeven tijd op de sluitingsdatum via TenderNed te worden geüpload en in de kluis geplaatst te worden. Na deze datum en dit tijdstip is het niet langer mogelijk om de stukken in de kluis te plaatsen en is het niet meer mogelijk om een inschrijving in te dienen. Het op tijd in de kluis plaatsen van de inschrijving is geheel voor rekening en risico van de inschrijver. In het geval van een algemene storing van TenderNed op het moment van of nabij de sluiting van de indieningstermijn, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de sluitingstermijn op te schuiven zolang de kluis met inschrijvingen nog niet is geopend, ook als de sluitingstermijn al gepasseerd is.

Dit is een recht, geen plicht van de opdrachtgever en doet derhalve niets af aan het feit dat te late ontvangst, ongeacht de oorzaak, voor rekening en risico van Inschrijver is. U dient uw inschrijving in, door de gestelde vragen in TenderNed te beantwoorden en de gevraagde documenten te uploaden. U voegt uw antwoord op elke door de opdrachtgever gestelde vraag (rechtstreeks of middels een document) direct toe bij de betreffende eis of gunningscriterium in TenderNed. Documenten die niet direct aan een eis of gunningscriterium te koppelen zijn, kunt u uploaden bij de tab 'documenten'. Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen opent de opdrachtgever de digitale kluis en start de beoordelingsprocedure. 2.3

Uitgangspunten bij de procedure

Algemene uitgangspunten • Alle communicatie tijdens deze aanbesteding vindt plaats in de Nederlandse taal; • Alle genoemde bedragen in de aanbestedingsdocumenten worden vermeld in Euro’s (exclusief BTW); • Door in te schrijven verklaart inschrijver dat hij bekend is met alle gebruikte termen en begrippen en dat hij kennis heeft genomen van en instemt met de gehele inhoud van alle aanbestedingsdocumenten die in deze procedure worden gebruikt; • Het indienen van varianten zoals omschreven in artikel 2.83 van de Aanbestedingswet is niet toegestaan; • Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de kosten die hij maakt om deel te nemen aan deze aanbesteding of om in te schrijven en kan op geen enkele wijze vergoeding verlangen van de opdrachtgever, ook niet in het geval wordt besloten om niet tot gunning over te gaan of de procedure (tijdelijk) stop te zetten. Gestanddoeningstermijn U dient uw Inschrijving gestand te doen tot 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf het uiterste moment voor het indienen van de inschrijvingen. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. In het geval tegen het voornemen tot gunning een kort geding wordt aangespannen, dan zal de gestanddoeningstermijn van de inschrijvingen automatisch worden verlengd tot 21 kalenderdagen na de uitspraak van de rechter of een eventueel Hoger beroep dat daarop wordt aangetekend.

In uitzonderlijke gevallen behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de inschrijvers te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen.

7

Voorbehouden De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, indien zij zich daartoe gedwongen ziet en dit binnen juridische kaders mogelijk is, de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk (tijdelijk) te onderbreken of te staken. Ook kan de opdrachtgever afzien van gehele of gedeeltelijke gunning. Vertrouwelijkheid De gegevens die worden verstrekt tijdens deze aanbesteding mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze worden verstrekt. De opdrachtgever zal de inschrijvingen en alle ingediende documenten met vertrouwelijkheid behandelen en niet openbaar maken aan derden, tenzij dat in rechte wordt afgedwongen. De inschrijvingen worden uitsluitend inzichtelijk gemaakt en gehouden voor de medewerkers van de opdrachtgever (en eventueel de ingehuurde adviseur) die rechtstreeks bij de aanbesteding zijn betrokken. Ingediende documenten blijven in eigendom van de opdrachtgever bewaard als onderdeel van het aanbestedingsdossier en worden niet geretourneerd. 2.4

Informatieve fase van de procedure

Het stellen van vragen U kunt vragen stellen en/of opmerkingen maken over de aanbestedingsdocumenten. De vragen dienen in de Nederlandse taal te worden gesteld. U kunt uw vragen en/of opmerkingen doorlopend via de tab 'vragen over de aanbesteding' op TenderNed stellen aan de opdrachtgever. Gestelde vragen kunnen doorlopend worden beantwoord en geanonimiseerd aan alle geregistreerde geïnteresseerde partijen beschikbaar worden gesteld. Wij verzoeken u bij de vragen (indien van toepassing) te verwijzen naar de betreffende pagina en paragraaf in de offerteaanvraag. Tevens verzoeken wij u nadrukkelijk uw bedrijfsnaam niet in de vragen op te nemen. De aanbestedingsdocumenten zijn met zorg samengesteld. Indien inschrijver meent dat in de aanbestedingsdocumenten een onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of enige andere onregelmatigheid is opgenomen, dient u dit te melden via de berichten module op TenderNed. Deze melding dient door u via TenderNed uiterlijk tien dagen voor de uiterste datum van inschrijving te worden gedaan. Inschrijvers dienen daartoe een proactieve houding in te nemen.

Als er geen melding is ontvangen over die onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid, kunt u zich (in of buiten rechte) niet (meer) op die onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid beroepen. Niet gesignaleerde onduidelijkheden, onvolledigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden of overige onregelmatigheden zijn voor risico van inschrijver. Het is een inschrijver, met andere woorden, uitdrukkelijk niet toegestaan, eventuele bezwaren op te sparen tot de gunningsbeslissing bekend is. Door het indienen van een inschrijving stemt inschrijver in met alle voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure. Nota van inlichtingen Conform de planning in TenderNed wordt tijdig vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen door de opdrachtgever een nota van inlichtingen gepubliceerd met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Deze nota van inlichtingen stelt de opdrachtgever ter beschikking via TenderNed en moet u beschouwen als een integraal onderdeel van de aanbestedingsdocumenten. De nota van inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van de inschrijvingsleidraad. In geval van tegenstrijdigheden tussen de nota van inlichtingen en de inschrijvingsleidraad prevaleert het bepaalde in de nota van inlichtingen.

Indien er meer nota's van inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota's van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen.

8

Indien door de inschrijver wordt verzocht om bepaalde informatie niet in de nota van inlichtingen op te nemen, omdat door openbaarmaking de economische belangen van de inschrijver zouden kunnen worden geschaad, dan behoudt aanbestedende dienst zich het recht voor om de gevraagde inlichtingen niet te beantwoorden, tenzij de inschrijver, na een verzoek daartoe van aanbestedende dienst, alsnog toestemming verleent om de informatie in de nota van inlichtingen op te nemen. Via de berichten module in TenderNed kunnen individuele vragen gesteld worden mits deze worden gemotiveerd. Via de Nota van inlichtingen kan de aanbestedende dienst tevens detailpunten in de aanbestedingsdocumenten tot uiterlijk tien dagen voor het verstrijken van de sluitingstermijn ontvangst inschrijvingen wijzigen. 2.5 Inschrijving De opdrachtnemers die voor gunning van de overeenkomst in aanmerking willen komen dienen na afloop van de informatieve fase van de aanbesteding en de publicatie van de nota van inlichtingen, conform het gestelde in de planning, hun volledige inschrijving af te ronden in TenderNed. Zij dienen daarbij ook antwoord te geven op de vragen die worden gesteld bij de gunningscriteria zoals beschreven in hoofdstuk 4.

Rechtsgeldige ondertekening Daar waar gevraagd wordt om een handtekening, dient het betreffende document rechtsgeldig ondertekend te worden door een daartoe tekenbevoegde perso(o)n(en). Dit betreft een ingescande natte handtekening van één of meerdere functionaris(sen) die volgens het uittreksel van het beroeps/handelsregister bevoegd is/zijn inschrijver te vertegenwoordigen. Volmacht Indien een andere persoon binnen de organisatie dan genoemd in het beroeps/handelsregister tekent, dient bij inschrijving een verklaring van volmacht bijgevoegd te worden. De volmacht dient ondertekend te zijn door de perso(o)n(en) die blijkens het uittreksel uit het handelsregister, of blijkens de statuten bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden. Manipulatieve en/of abnormaal lage inschrijvingen Het is niet toegestaan om een manipulatieve inschrijving in te dienen. Abnormaal lage inschrijvingen, negatieve prijzen en/of prijzen van € 0,00 zijn niet toegestaan, één en ander met inachtneming van het gestelde in artikel 2.116 Aanbestedingswet 2012. Separate beantwoording kwalitatieve (sub)gunningscriteria De beantwoording van de individuele kwalitatieve subgunningscriteria dient separaat, per vraag (stand-alone), beantwoord te worden. Dat betekent dat in het antwoord op de ene vraag niet mag worden verwezen naar (delen uit) antwoorden op andere vragen.

Inschrijving in het handelsregister Inschrijver dient conform artikel 2.98 van de Aanbestedingswet ter bevestiging van de identiteit aan te tonen te zijn ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Inschrijver verklaart bij de inschrijving dat hij binnen een tijdsbestek van twintig (20) kalenderdagen na een daartoe strekkend verzoek van aanbestedende dienst, een kopie van een recent inschrijvingsbewijs uit het handels- of beroepsregister als bedoeld in artikel 2.89, lid 1 van de Aanbestedingswet zal overleggen, dat niet ouder is dan zes maanden vanaf sluitingsdatum ontvangst inschrijving. Format bijlagen De omvang van de ruimte van de bij de aanbestedingsdocumenten behorende, in te vullen bijlagen, is niet dwingend. De inschrijver dient de ruimte te gebruiken inclusief eventuele bijlagen en/of anderszins die hij/zij nodig acht.

9

Daar waar in TenderNed om een document wordt gevraagd dient u dit bestand digitaal te uploaden bij de betreffende vraag met de naam "Bijlage + naam/nummer van het onderdeel waar het bij hoort". Bij de aanbestedingsdocumenten behorende, in te vullen bijlagen, mogen uitsluitend in het oorspronkelijke, bijgevoegde format (qua lettertype en lay-out) aangeleverd worden. Als inschrijver kiest voor het niet invullen van gevraagde informatie en/of antwoorden op een van de bijlagen kan dit ongeldigheid van de inschrijving tot gevolg hebben. 2.6 Beoordeling Na opening van de digitale kluis wordt gecontroleerd of de ingediende Inschrijvingen voldoen aan de formele voorwaarden. Voldoen inschrijvingen hier niet aan, dan kan dat een reden vormen om de betreffende inschrijving als ongeldig ter zijde te leggen. In geval van een “kennelijke omissie” (bijvoorbeeld een ontbrekende pagina in een verder volledig document) kan de opdrachtgever de inschrijver in de gelegenheid stellen om dat binnen een bepaalde termijn te herstellen. Indien de inschrijvingen voldoen aan de eisen dan vindt daarna inhoudelijke beoordeling plaats op het gunningscriterium kwaliteit overeenkomstig hetgeen is opgenomen in hoofdstuk 4 van deze offerteaanvraag.

De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats in twee fasen: Fase 1: Beoordeling schriftelijke inschrijvingen Alle ingediende inschrijvingen worden beoordeeld op basis van de in deze leidraad opgenomen gunningscriteria. Op basis van deze beoordeling worden de twee inschrijvers met de hoogste totaalscore geselecteerd voor een nadere toelichting in de vorm van een presentatie. Fase 2: Presentatie De twee best scorende inschrijvers worden uitgenodigd om hun inschrijving mondeling toe te lichten in een presentatie. Deze presentatie dient ter verdieping van de inschrijving en biedt de aanbestedende dienst de mogelijkheid om vragen te stellen en een beter beeld te krijgen van de voorgestelde aanpak en samenwerking. 2.7 Voornemen tot gunning, besluitvorming en standstill-termijn Na afronding van de beoordeling van de inschrijvingen wordt het voorstel voor gunningbeslissing opgesteld. De beoordelingscommissie neemt het voorlopige gunningbesluit. De mededeling van de gunningsbeslissing wordt via TenderNed bekendgemaakt. De mededeling van de voorgenomen gunning houdt geen aanvaarding in als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. Met de mededeling van de voorgenomen gunning komt geen overeenkomst tot stand. Alle inschrijvers worden gelijktijdig met de bekendmaking van de gunning geïnformeerd.

De afgewezen inschrijvers ontvangen het bericht van afwijzing met een motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen inschrijvingen en de naam van de begunstigden. Afgewezen inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om binnen 7 kalenderdagen (standstilltermijn) na dagtekening van de afwijzingsbeslissing c.q. het voornemen tot gunning een civiel kort geding aanhangig te maken bij de daartoe bevoegde rechter. Het geding is aanhangig vanaf de dag van dagvaarding (artikel 125 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). De genoemde termijn is een vervaltermijn. Dat wil zeggen dat indien een inschrijver na het verstrijken van de standstill-termijn daadwerkelijk geen kort geding aanhangig heeft gemaakt, de betreffende inschrijver geen bezwaar meer kan maken met betrekking tot die beslissing; zijn recht is dan verwerkt. De opdrachtgever is in dat geval vrij om (verder) gevolg te geven aan de gunningsbeslissing. De opdrachtgever zal de uitkomst van een eventueel aangespannen kort geding afwachten alvorens tot definitieve gunning wordt overgegaan. Tenzij een zwaarwegend belang eerdere definitieve gunning gebied. Of er definitief wordt gegund, en aan wie definitief wordt gegund, hangt af van de uitkomst van het kort geding.

10

De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningsbeslissing via TenderNed is verzonden aan de winnende inschrijver. Dit onverminderd de mogelijkheid voor de opdrachtgever om te besluiten niet tot definitieve gunning over te gaan. 2.8 Voorbehoud beëindigen overeenkomst Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met opdrachtnemer met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt dat de gunningsbeslissing onrechtmatig is geweest, dat de overeenkomst ongeldig is, of dat de opdracht om welke reden dan ook opnieuw moet worden aanbesteed. Tevens behoudt aanbestedende dienst zich het recht voor op ontbinding van de overeenkomst in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden. Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de inschrijver geen aanspraken worden ontleend jegens aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade die in het kader van deze aanbesteding gemaakt is of wordt.

11

3

Programma van Eisen

Dit hoofdstuk beschrijft het Programma van Eisen voor deze Meervoudig Onderhandse aanbesteding. 3.1 Inleiding en projectomschrijving De raad van de gemeente West Maas en Waal heeft in haar vergadering van 6 november 2024 een motie aangenomen (bijlage 1) waarbij het college is verzocht een onderzoek naar de bestuurskracht te starten. Het college heeft zich vervolgens beraden over de uitgangspunten en reikwijdte van het onderzoek en de opzet en inrichting daarvan. Dit heeft geleid tot een concept procesvoorstel (bijlage 2) dat is behandeld in de raad van 26 juni 2025. Deze raadsbehandeling heeft niet geleid tot aanpassingen of wijzigingen van het concept. Onze raadsvergaderingen zijn eventueel terug te zien en luisteren via onze website: www.westmaasenwaal.nl Doel van het bestuurskrachtonderzoek is om te voorkomen dat de gemeente straks alleen nog maar een uitvoeringsorganisatie is van het rijk en we niet kunnen wat we willen bereiken voor onze inwoners. Het onderzoek dient zich daarom te richten op de toekomst waarbij inzichtelijk wordt gemaakt wat het ambitieniveau is, of deze reëel is en welke mogelijkheden/aanbevelingen er zijn om dit ambitieniveau te behouden of te bereiken zodat we tijdig kunnen anticiperen.

Het is voor het onderzoek belangrijk dat: • de gemeenteraad de regie over het gehele proces kan houden; • rekening wordt gehouden met de beperkte financiële middelen en schaarste aan medewerkers in onze kleine plattelandsgemeente. 3.2 Opdrachtomschrijving De opdracht bestaat uit twee onderdelen. Optioneel, stellen wij u in de gelegenheid om ook stap 5 (besluitvorming en verdere uitwerking; zie hierna) te offreren. Stap 3: Diagnose Het betreft stap 3 zoals beschreven in het bijgevoegde procesvoorstel waarbij ter verduidelijking of, indien van toepassing, aanvullend het volgende wordt vermeld: • er zijn twee varianten beschreven, waarbij in deze uitvraag wordt uitgegaan van de ‘variant uitbesteding’ en afronding in het najaar 2025 (of uiterlijk Q1-2026); • voor de afronding van deze stap is een concept raadsvoorstel (format gemeente West Maas en Waal) nodig voor vaststelling van de resultaten, inclusief een uitgewerkt procesvoorstel voor de stappen 4 en 5.

Stap 4: Inventarisatie/ onderzoek mogelijke verbeterpunten bestuurskracht Het betreft stap 4 zoals beschreven in het bijgevoegde procesvoorstel waarbij ter verduidelijking of, indien van toepassing, aanvullend het volgende wordt vermeld: • er zijn verschillende varianten beschreven, waarbij in deze uitvraag wordt uitgegaan van de ‘variant uitbesteding’ en variant B (opstellen ontwikkelagenda met het nieuwe college en raad in de 2de helft van 2026); • voor de afronding van deze stap is een concept raadsvoorstel (format gemeente West Maas en Waal) nodig voor vaststelling van de concept ontwikkelagenda, inclusief een uitgewerkt procesvoorstel voor stap 5. Optioneel Stap 5: Besluitvorming en verdere uitwerking Stap 5 zoals beschreven in het bijgevoegde procesvoorstel, te weten: • vaststelling van de ontwikkelagenda; • formuleren aanpak voor de verschillende ontwikkelpunten (2de helft 2026); • uitwerking en evaluatie (2027/2028).

12

3.3 Randvoorwaarden en uitgangspunten In Hoofdstuk 2 van het bijgevoegde procesvoorstel zijn de uitgangspunten voor het bestuurskrachtonderzoek beschreven. Deze zijn nog steeds actueel en van toepassing. Ter verduidelijking of, indien van toepassing, aanvullend gelden de navolgende randvoorwaarden en uitgangspunten: • • • • •

Voor een goed beeld van de bestuurskracht en mogelijke verbeterpunten willen we onze stakeholders (deels onze inwoners, deels maatschappelijke organisaties en deels andere besturen) op een bepaalde manier betrekken bij het onderzoek. Voor een breed draagvlak willen we graag medewerkers, de ondernemingsraad en bestuurders (college en raad) van begin-tot-eind goed betrekken, uiteraard passend bij de rol van deze gremia. Vanaf het begin tot het eind is nodig een raadscommissie (nog in te stellen vanuit de gemeenteraad en ondersteund door de griffie) te betrekken voor een procesmatige begeleiding van het onderzoek. Elke stap dient worden afgerond met een concept raadsvoorstel (format gemeente West Maas en Waal), inclusief procesvoorstel voor de volgende stappen. Als eindresultaat van stap 4 verwachten wij een adequaat concept ontwikkelagenda waarbij alle stakeholders (in- en extern, zoals hiervoor vermeld) zich voldoende gezien en gehoord voelen.

Wij zijn benieuwd hoe u een en ander wilt aanpakken en lezen dit graag terug in uw plan van aanpak. 3.4 Planning en tijdspad In Hoofdstuk 3 van het bijgevoegde procesvoorstel zijn de globale stappen en planning vermeld. De stappen 1. en 2. zijn reeds uitgevoerd. De vervolgstappen zijn nog steeds actueel en van toepassing. In sommige gevallen is een nuancering gewenst; zie hierna. Stap 3. Diagnose Er zijn twee varianten beschreven, waarbij in deze uitvraag wordt uitgegaan van de ‘variant uitbesteding’ en afronding in het najaar 2025 (of uiterlijk Q1-2026). Stap 4. Inventarisatie/ Onderzoek mogelijke verbeterpunten bestuurskracht Er zijn verschillende varianten beschreven, waarbij in deze uitvraag wordt uitgegaan van de ‘variant uitbesteding’ en variant B (opstellen ontwikkelagenda met het nieuwe college en raad in de 2de helft van 2026). Stap 5. Besluitvorming en verdere uitwerking Deze stap zien we graag optioneel opgenomen in uw offerte.

13

4

Gunningscriteria

4.1 Procedure Gunning vindt plaats op basis van de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Ter bepaling van de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding zijn per vraag de wegingsfactoren en beoordelingsmethodes gedefinieerd. (Sub)Gunningcriteria

Maximaal aantal Punten

GU1: Inschrijfsom Prijs

40

GU2: Kwaliteit GU2A Plan van Aanpak GU2B Presentatie

40 20

Totaal

100

4.2 Toelichting gunningcriterium Inschrijfsom Voor de gehele opdracht wordt één all-in prijs in Euro (excl. BTW) ingediend waarin opgenomen alle kosten, welke logischerwijs tot de opdracht behoren. Deze prijs vult inschrijver in bijlage 3 Prijzenblad in. Er dient een realistische inschrijfprijs opgegeven te worden, dit houdt in een inschrijfprijs die in relatie staat tot de omvang van de opdracht. De acties die de inschrijver bij de gunningcriteria beschrijft, moeten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd gedurende de looptijd van de opdracht. De kosten hiervoor dienen inbegrepen te zijn in de inschrijfprijs. Voor de prijsbeoordeling wordt de “relatieve methode” gebruikt. Voor de puntentoekenning van de prijs wordt de volgende formule toegepast: prijs laagste / inschrijfprijs * het maximaal aantal punten voor prijs = score prijs ‘prijs laagste’ staat voor ‘de in de aanbestedingsprocedure laagst aangeboden prijs’. De inschrijver die (met) de laagste prijs aanbiedt (inschrijft), ontvangt aldus het maximale aantal punten. De overige inschrijvers ontvangen een score en punten gerelateerd aan ‘prijs laagste’. De score wordt afgerond op 2 cijfers achter de komma. Voorbeeld Inschrijver X biedt een totale inschrijfprijs van € 120.000,- en inschrijver Y biedt een totale inschrijfprijs van € 150.000,-.

Inschrijver X biedt zodoende de laagste prijs en krijgt het maximale aantal van 40 punten. Het aantal punten van Inschrijver Y wordt als volgt berekend: Score = (€ 120.000/€ 150.000) * 400 = 32 punten. 4.3

Toelichting gunningcriteria Kwaliteit

Beoordelingsmethodiek Beoordeling van de schriftelijke subgunningscriteria geschiedt aan de hand van onderstaande tabel waarbij onder andere rekening wordt gehouden met: • Compleetheid: de beantwoording is volledig en laat geen aspecten van de uitvraag onbeantwoord. • Relevantie/ specifiek: de beantwoording heeft betrekking op de uitvraag. Waar de beantwoording verder gaat dan de uitvraag is deze van toegevoegde waarde. • Concreetheid: de beantwoording is onderbouwd en berust op betrouwbare aannames. Wollig taalgebruik is vermeden en de beoordelaar hoeft geen moeite te doen het antwoord te doorgronden. Waar nodig is deze toetsbaar. • Realistisch: de plannen en visies die in de beantwoording worden weergegeven zijn haalbaar. Zowel technisch als in de tijd.

14

De beoordeling van de inschrijving geschiedt door een ter zake kundig beoordelingsteam. Per gunningscriterium kunnen punten worden gescoord. Per gunningscriterium wordt er individueel door de beoordelingsleden een beoordelingscijfer toegekend, waarna op basis van een consensusmeeting een eenduidige score per onderdeel wordt bepaald. Het totaal van de score op alle gunningscriteria leidt tot de totaalscore voor het kwalitatieve subgunningscriterium. De beoordelingsleden zijn niet op de hoogte van de prijs waarvoor wordt ingeschreven. Deze wordt pas nadat de kwalitatieve beoordeling is afgerond, kenbaar gemaakt. Waardering

Score

Beoordeling

Uitstekend

100% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een uitstekend antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk uitstekend beantwoord. Het antwoord geeft meer inzicht dan gevraagd en/of is uitstekend onderbouwd. De wijze van invulling is overtuigend en/of bevat creatieve/innovatieve elementen.

Goed

80% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een goed antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk goed beantwoord. Het antwoord past bij de vraag. De beschrijving is concreet, realistisch en werkwijze wordt goed onderbouwd.

Voldoende

50% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver voldoende antwoord gegeven. Beschreven werkwijze is realistisch, maar is matig concreet, en/of is matig onderbouwd. En/of er ontbreekt tenminste één belangrijk onderdeel in het antwoord.

Onvoldoende

10% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver onvoldoende of een minimaal antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk, onvoldoende of minimaal beantwoord. Geen beschrijving en/of is niet concreet en/of niet realistisch en/of niet onderbouwd. Beantwoording geeft geen/nauwelijks of gebrekkig inzicht in de wijze van invulling.

Geen

0% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver geen antwoord gegeven.

4.3.1 Criterium GU2A Plan van aanpak Doel: Met het plan van aanpak geeft u een duidelijk beeld van de stappen die doorlopen worden en geeft u aan op welke wijze u de eisen uit hoofdstuk 3 waarborgt. Uit het plan van aanpak moet blijken dat u de opdracht in zijn totaliteit doorgrondt en u over voldoende kennis en ervaring beschikt om deze opdracht uit te voeren. Schets in een plan van aanpak wat uw bureau onderzoekt, welke fasering u voor het onderzoek hanteert, en welk instrumentarium u hiervoor gebruikt, waarbij u eveneens aangeeft wat de verwachtingen zijn van de kosten, bemensing en tijd. Om uw inschrijving goed te kunnen beoordelen wordt op onderstaande punten beoordeeld: • de onderzoekmethoden en het kader om het onderzoek uit te voeren; • de mate van concreetheid van het plan van aanpak; • de wijze waarop u het onderzoek coördineert; • de wijze waarop u stakeholders (in- en extern) betrekt; 15

Het plan van aanpak mag uit maximaal 5 pagina’s,A4 (enkelzijdig), lettergrootte Arial 10 bestaan, inclusief afbeeldingen en tabellen. Voorpagina’s, inhoudsopgaven e.d. worden niet meegeteld. Wanneer het maximaal aantal pagina’s wordt overschreven, worden alleen de eerste 5 pagina’s beoordeeld. 4.3.2 Criterium GU2B Presentatie De twee best scorende inschrijvers worden uitgenodigd om hun inschrijving mondeling toe te lichten in een presentatie. Deze presentatie dient ter verdieping van de inschrijving en biedt de aanbestedende dienst de mogelijkheid om vragen te stellen en een beter beeld te krijgen van de voorgestelde aanpak en samenwerking. Doel: Het toelichten van de inschrijving voor het verkrijgen van een duidelijk beeld van inschrijver en het plan van aanpak. Daarnaast wil opdrachtgever zich een beeld vormen van de overtuigingskracht en presentatie kwaliteiten van de beoogd projectleider(s). De presentatie wordt beoordeeld op: • De mate waarop de inschrijver in staat is om de kwalitatieve inschrijving toe te lichten. Hierbij wordt ook gelet op consistentie tussen de inschrijving en de mondelinge toelichting daarop; • De mate waarin de antwoorden die worden gegeven aansluiten op de opdracht; • Overtuigingskracht en presentatie kwaliteiten, met oog op bestuurlijke presentaties; • Interactie en aansluiting; • Creativiteit van de inschrijver hierin.

Vereisten aan de presentatie: De presentatie moet voldoen aan de onderstaande eisen: 1. De presentatie is fysiek en wordt gegeven door maximaal 2 personen, waaronder de voor deze opdracht in te zetten projectleider; 2. De presentatie duurt maximaal 20 minuten; 3. Na de presentatie is maximaal 30 minuten ruimte voor het stellen van vragen. De presentatie vindt plaats in week 41 in het gemeentehuis van West Maas en Waal, Dijkstraat 11, 6658 AG Beneden Leeuwen. De twee best scorende inschrijvers ontvangen hiervoor, na beoordeling van de criteria Prijs en Kwaliteit – Plan van aanpak, via TenderNed een schriftelijke uitnodiging met het exacte tijdstip. Presentatiefaciliteiten zullen aanwezig zijn.

16