2026-013 Informatienota Reactie op Boardletter 2025

Informatienota

Onderwerp

Reactie op Boardletter 2025

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Concerncontroller Z.123923/D.345428 13 januari 2026 Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2. Stand van zaken 3. Financiën 4. Communicatie 5. Participatie 6. Aanpak en planning 7. Bijlagen

Aanleiding

Jaarlijks controleert de accountant de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De uitkomst wordt vastgelegd in een verslag van bevindingen in de vorm van een controleverklaring en accountantsverslag aan de gemeenteraad/auditcommissie. Om tijdig bij te kunnen sturen, verricht de accountant tussentijds een controle: de interimcontrole. Deze controle is gericht op de financiële processen en bevindingen voor het management en college worden opgenomen in de Managementletter en in afschrift aan de gemeenteraad/auditcommissie (Boardletter). De controle vond plaats medio november 2025. Op 02-12-2025 heeft de accountant de Managementletter 2025 toegelicht aan de gemeentesecretaris, wethouder, adviseur VIC en de concerncontroller en de Boardletter op 15-12-2025 aan de auditcommissie. In de tussenliggende periode is het MT in de

gelegenheid gesteld te reageren op de bevindingen en adviezen en inmiddels is het college geïnformeerd over het geheel. Met deze informatienota nemen we de raad mee in de wijze waarop de bevindingen en adviezen van de accountant meegenomen worden in een tijdige (bij)sturing voor een getrouwe jaarrekening.

Stand van zaken

Algemene indruk Het college is blij met de structurele lijn van verbetering die de accountant heeft waargenomen. Dit zien wij ook terug in het overzicht met bevindingen vanuit de accountant door de jaren heen (zie bijlage 2). Daarnaast is het college dankbaar voor het proces rondom de interimcontrole. Dankzij zorgvuldige sturing op dit traject en de voortvarende aanlevering van stukken vanuit de organisatie, is het proces soepel en efficiënt verlopen. Deze gezamenlijke inzet heeft ertoe geleid dat de bespreking van de managementletter en de boardletter nog vóór het eind van het jaar kon plaatsvinden. Dit is een belangrijke mijlpaal: hierdoor ontstaat in het nieuwe jaar voldoende ruimte en aandacht voor bijsturing en het opstellen van een getrouwe jaarrekening. Deze ingezette lijn van verbetering willen we de komende jaren verder door trekken. De op 29 oktober met de raad gedeelde Visie op control en de implementatie daarvan vormen hiervoor een belangrijke basis.

Samenvatting uit de Boardletter Ten aanzien van de belangrijkste aandachtsgebieden vanuit de Boardletter zoals vermeld in de samenvatting kunnen we melden dat: • de Regeling budgetbeheer in 2026 geactualiseerd wordt en dat het advies ten aanzien van het 4-ogenprincipe en de prestatiebewijsstukken daarin meegenomen wordt • de adviseur VIC al een opzet heeft gemaakt voor een nadere steekproefcontrole op facturen met een verhoogd frauderisico en dat deze ter afstemming voorligt bij de accountant • de geconstateerde onrechtmatigheden op het gebied van aanbestedingsrechtmatigheid hoofdzakelijk voortvloeien uit het in 2023 gesloten contract voor de catering- en servicekosten opvang Oekraïners. Het contract is gekoppeld aan de duur van de opvangregeling van het Rijk. Deze was in 2023 voorzien tot maart 2025. In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 is de volledige onrechtmatigheid voor deze periode ineens meegenomen. Nu de regeling verlengd is, loopt ook de onrechtmatigheid door. De definitieve einddatum van de regeling is voorzien op 5 maart 2027; dan eindigt de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB), de juridisch grondslag van de regeling. Tot dat moment zijn we gehouden aan het lopende contract. In overleg met de auditcommissie zal het volledige onrechtmatigheidsbedrag dat hieraan gekoppeld is,

meegenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording 2025. Toelichting interim bevindingen uit de Boardletter Voor de overige bevindingen vermeld in deel 3 van de Boardletter: Verbijzonderde Interne Controle (1) en interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid (2) In 2025 is vanuit de VIC voor het eerst geëxperimenteerd met een concept uitvoeringsplan. Doel hiervan was om te beoordelen of dit de juiste basis is voor de jaarlijks uit te voeren VICwerkzaamheden. Dit concept is tijdens de interimcontrole voorgelegd aan de accountant en de positieve beoordeling en aanbevelingen worden meegenomen in het definitieve uitvoeringsplan. Alle werkzaamheden van de VIC verlopen volgens planning. Inkoopproces (3), contractmanagement (4) en prestatievaststelling inkopen (5) Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is toegelicht binnen het MT en de diverse teams. Het is daarnaast te vinden op onze intranetpagina, net als andere relevante informatie rondom inkopen en inhuur. Teammanagers wijzen hun medewerkers steeds vaker op de inzet van de inkoopadviseur en zullen ook meer aandacht vragen voor het gebruik van het inkoopstartformulier. Door periodieke uitvoering van de spendanalyse en nadere dossiercontrole door de VIC is er goed zicht op mogelijke rechtmatigheidsrisico's, waardoor tijdig bijgestuurd kan worden.

De ingezette uitbreiding van deze spendanalyse ten aanzien van het voldoen aan ons eigen beleid wordt voorgezet. De invoering van een verplichtingenadministratie is in het verleden uitgesteld omdat in 2025 het financieel pakket verplaatst is naar de Cloud. Inmiddels is de ICT-omgeving vernieuwd en bereiden we ons voor op een nieuwe aanbesteding van het financieel pakket per januari 2027. Hierin wordt de gewenste mogelijkheid om een verplichtingenadministratie toe te voegen meegenomen. Sociaal domein: prestatielevering (7) en grip op kosten (8) De gesprekken met Stichting Sterker over de uitvoeringsafspraken voor de jaren 2026 en 2027 zijn in de afrondende fase. Naast KPI's en normen, maken ook de nazorg-checks expliciet onderdeel uit van deze afspraken. We zijn blij dat onze nieuwe methodiek een duidelijke verbetering in de kwaliteit van de prognoses inzake Zorg in Natura (ZiN) heeft laten zien. De accountant heeft ons voorbeelden gegeven van elementen waarmee we de prognose mogelijk verder kunnen verbeteren. Wij gaan hiermee aan de slag. Functiescheiding applicatiebeheer (6) en automatisering Binnen MensCentraal (registratiesysteem sociaal domein) is het mogelijk bankrekeningnummers te wijzingen zonder autorisatie van een tweede functionaris.

Hoewel hier achteraf wel een controle op wordt uitgevoerd, zijn we inmiddels in gesprek met de leverancier van het systeem voor een passende oplossing aan de voorkant van

het proces. Deze controle achteraf was onderdeel van de bankenanalyse die door de accountant werd uitgevoerd. De applicatie voor deze analyse hebben wij inmiddels zelf aangeschaft in een uitgebreidere variant die alle uitgaande betalingen preventief controleert op frauduleuze aspecten. De applicatie wordt op het moment van opstellen van deze informatienota geïmplementeerd en is naar verwachting begin 2026 operationeel. De SLA met Centric wordt het eerste kwartaal van 2026 definitief vastgesteld en ondertekend. Het gemeentelijke wachtwoordbeleid is inmiddels aangescherpt en voldoet aan de BIO-normen. Daarnaast gaan we op de laptops inloggen via gezichtsherkenning, waarbij de pincode als achtervang beschikbaar is op het moment dat gezichtsherkenning om wat voor reden even niet werkt. Deze wijziging staat gepland voor januari 2026. Aandachtspunten jaarrekening uit de Boardletter De belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekening als vermeld in deel 4 van de Boardletter zijn besproken en belegd binnen de organisatie.

Financiën

De reguliere accountantskosten zijn opgenomen in de begroting. In de voorgaande jaren heeft de accountant meerkosten in rekening gebracht op basis van extra werkzaamheden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Voor 2025 verwacht de accountant binnen budget te blijven.

Communicatie

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Aanpak en planning

N.v.t.

Bijlagen

1. Boardletter 2025 2. Overzicht interim bevindingen door de jaren heen