Document · PDF

2026-013.1 Bijlage 1. Boardletter 2025 West Maas en Waal (geanonimiseerd)

Gemeenteraad 29 januari 2026, gemeente West Maas en WaalBij agendapunt: Ingekomen stukken3.078 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Crowe Bit. IN

Samen hoger

it àl

Accountants Advies

naar niveau.

Crowe

een_ —

(geanonim(igseanrodn)imise rd) (geanonimise rd)

Aanbiedingsbrief Gemeente West Maas en Waal t.a.v. de Auditcommissie Postbus 1 6658 ZG BENEDEN-LEEUWEN

Boardletter

Geachte

leden

Hierbij

bieden

controle Onze

uitgevoerd in het beoordeling en evaluatie van de processen beperkter dan wanneer wij een gerichte opdracht zouden uitvoeren om de effectiviteit en efficiëntie van de processen als zodanig kader

van

boekjaar 2025

reactie

de auditcommissie,

het

controleren

van

onze

interim

jaarrekening op het aspect kader van onze opdracht hebben wij een interim controle de gemeente die voor het op die processen binnen van

getrouwheid. In het uitgevoerd, gericht financieel beheer belangrijk zijn. Op basis van de bevindingen uit de interim controle bepalen wij op welke aspecten wij onze jaarrekeningcontrole met name moeten richten en trekken wij conclusies over de kwaliteit van de processen. Deze interim

boardletter bevat de controle.

verbetering van

belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze wij aanbevelingen gericht op verdere en de interne beheersing.

Waar mogelijk doen betreffende processen

benadrukken

controle

bevindingen

controller,

wij u de boardletter aan naar aanleiding bij Gemeente West Maas en Waal.

opdracht

van

wij dat de jaarrekening

interim

controle

2025.

Hierdoor

onze

te beoordelen.

19 december 2025

‘s-Hertogenbosch, Betreft:

Volledigheidshalve

in deze

boardletter hebben

gemeentesecretaris de ambtelijke

wij

op hoofdlijnen besproken met de wethouder financiën. De volledige

onze organisatie op bevindingen aanbevelingen is opgenomen in de managementletter. Tevens hebben wij toelichting gegeven in de audit commissie van 15 december 2025. namens

Wij danken de medewerkers van de gemeente plezierige en constructieve samenwerking. Met

vriendelijke groet,

namens

ons

West

Maas

Waal

voor

en een

hele team,

(geanonimiseerd) (geanonimise rd) (geanonimiseerd)

(geanonimise rd)

Inhoudsopgave Samenvatting Overzicht

Toelichting

van

interim

bevindingen

Aandachtspunten jaarrekening

Totaal aantal

pagina’s:

(geanonimise rd)

1. Samenvatting Algemeen beeld / doorkijk naar oordeel getrouwheid en rechtmatigheid In algemene zin merken wij op dat gemeente West Maas en Waal over 2025 een structurele lijn van verbetering heeft ingezet. Deze verbeteringen zijn enerzijds tot stand gekomen door invulling van nieuwe functies zoals de extra formatie voor de controlfunctie en invulling van de positie van de contractmanager maar ook door een betere invulling van de regiefunctie als geheel. ,

Belangrijkste aandachtsgebieden • Ten aanzien van functiescheiding binnen het financiële pakket Unit4 hebben wij geconstateerd dat een combinatie van meerdere bevindingen ervoor zorgt dat de gelegenheid om frauduleuze handelingen te kunnen plegen aanzienlijk is. Wij hebben geadviseerd hierop aanvullende controles te laten uitvoeren alsmede de bankanalyse met terugwerkende kracht over 2025 op een meer fijnmazige wijze uit te (laten) voeren; • De huidige inrichting van de budgethoudersregeling zorgt ervoor dat te veel ruimte bestaat in de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers als het gaat om de prestatievaststelling. Hierdoor wordt te veel gesteund op de VIC werkzaamheden. Wij hebben het management geadviseerd de budgethoudersregeling t. a. v. het 4-ogen principe en prestatiebewijsstukken anders in te richten. • Op gebied van aanbestedingsrechtmatigheid zijn enkele onrechtmatigheden geconstateerd die tot nu toe ca € 900. 000 bedragen. ,

Planning van de jaarrekeningcontrole Wij hebben met de gemeente afgesproken dat onze controlewerkzaamheden aan de jaarrekening medio april 2026 starten zodanig dat aan de interne deadlines van de gemeente kan worden voldaan. ,

2. Overzicht

van

Proces

Paragraaf

interim bevindingen Bevinding

Prioriteitstelling 2025

Prioriteitstelling 2024

Jeugdwet en WMO

Rechtmatigheid verkorte procedure WMO

Opgelost

Middel

Algemeen

Rechtmatigheidsverantwoording

Opgelost

Laag

Verbijzonderde interne controle

Uitvoering verbijzonderde interne controle

Laag

Middel

Inkoop en aanbesteding

Interne controle op aanbestedingsrechtmatigheid

Laag

Middel

Inkoop en aanbesteding

Inkoopproces

Laag

Middel

Inkoop en aanbesteding

Contractenregistratie en -beheer

Laag

Inkoop en aanbesteding

Prestatievaststelling inkoopproces

Middel

Hoog

Crediteuren en betalen

Functiescheiding / applicatiebeheer

Hoog

Middel

Jeugdwet en WMO

Vaststelling rechtmatige levering zorg

Laag

Middel

Jeugdwet en WMO

WMO / Jeugd: grip op proces en kosten

Laag

Middel

2. Overzicht

van

interim

bevindingen

Het

risico op materiele fouten

in de

jaarrekening

Het

risico op materiele

fouten

in de

jaarrekening

is aanwezig.

Het

risico op materiele fouten op te volgen.

in de

jaarrekening

hoog

beperkt.

bevinding

dient voor aanvang

Het

loopt

Het

proces

niet

van

jaarrekeningcontrole opgelost

optimaal en wij adviseren

loopt nagenoeg optimaal,

echter voor een

aanbeveling verder

te worden.

op te

volgen.

optimalisatie adviseren wij

aanbeveling De

aanbeveling

Deze

uit

aanbeveling

voorgaande jaren ziet niet toe op

is in voldoende

risico’s voor de

mate

opgevolgd,

jaarrekening

maar

waardoor er geen

betreft een

risico’s meer

zijn op

materiele fouten.

toekomstige ontwikkeling.

(geanonimise rd)

Toelichting

Belangrijkste bevindingen

Verbijzonderde

Interne Controle

(VIC) (1)

interim

bevindingen

controle

verbijzonderde

interne

(VIC) dient ter vaststelling van het effectief en efficiënt functioneren van de belangrijkste processen en de uitvoering van de VIC een waarborg voor een getrouwe totstandkoming van de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben ten aanzien van het plan en de uitvoering de volgende opmerkingen/ bevindingen: _De uitvoering van de VIC over 2025 loopt volgens planning. Hoewel dit een grote vooruitgang is ten opzichte van eerdere jaren, willen wij wel vermelden dat het de VIC nog steeds moeite kost om op tijd de benodigde informatie te verzamelen. Wij hebben het management geadviseerd het proces van opslag en vindbaarheid van informatie verder te verbeteren. Wij hebben het concept uitvoeringsplan 2026 van de VIC reeds beoordeeld. Dit plan is gebaseerd op risicoanalyse vanuit de begrote baten en lasten op procesniveau. Wij vinden dit een goede basis voor de bepaling van de uit te voeren werkzaamheden. Op dit moment ontbreekt echter nog de scoping vanuit een aantal balansposities, zoals investeringen, grondexploitaties en leningen. Hierop zal het plan worden aangepast. een Het Dit is goed, omdat uitvoeringsplan benoemt ook diverse getrouwheidsaspecten. benadering vanuit alleen de en aan van te is niet het in control de eng rechtmatigheidsverantwoording bijdraagt zijn gehele gemeente.

Verder kan in het plan een verdere verdiepingsslag worden gemaakt door vanuit de procesbeschrijvingen de inherente risico’s te identificeren en hierop specifieke werkzaamheden te formuleren. Een deel van deze werkzaamheden wordt overigens reeds uitgevoerd en is zelfs noodzakelijk om tot een getrouw beeld van de jaarrekening te komen. interne controle

controles.

Daarnaast

Interne controle op

aanbestedingsrecht matigheid (2)

| Als onderdeel van de interne controle is door de contractmanager in samenwerking met de VIC een overzicht gemaakt van de inkopen over | de eerste 9 maanden van het boekjaar, afgezet tegen de inkopen van de drie voorgaande jaren. Hierbij hebben wij de volgende opmerkingen: *

Het overzicht

geeft een goed beeld van de lopende inkoopdossiers en de risico’s op onrechtmatigheden; blijkt dat een aantal inkoopdossiers boven de Europese aanbestedingsgrens uit komen. Het gaat vooral om het (1°) contract met | (geanonimiseerd) (€ 600.000). Op basis van de analyse t/m september is in totaal een onrechtmatigheid becijferd van meer dan € 900.000. Dit bedrag kan nog oplopen. Op enkele dossiers dient nog nader onderzoek verricht te worden; Er is ook rekening gehouden met het voldoen aan het interne aanbestedingsbeleid. Wij hebben het management geadviseerd deze uitbreiding van de spendanalyse te continueren i.v.m. het risico inzake misbruik en oneigenlijk gebruik alsmede het corruptierisico. Uit het

overzicht

Toelichting

Belangrijkste bevindingen Inkoopproces (3)

interim

bevindingen

controle

Conform

het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente West Maas en Waal dient iedere inkoop boven de € 10.000 bij de inkoopadviseur gemeld te worden. Daarnaast dient bij elke inkoop die meervoudig aanbesteed dient te worden, het inkoopstartformulier ‘inkoop en aanbesteding’ gebruikt te worden. Tot slot is intern afgesproken om alle documenten m.b.t. de inkoop digitaal vast te leggen in het

zaaksysteem ‘Join’ duidelijk dat steeds voor

het

inclusief het meer

inschakelen

van

gebruik

contract. wordt

inleners sinds

het voldoen aan Europese regels. bedden en naleving van de afspraken te aan

Contractmanage ment (4)

Vanuit

gemaakt

van

medio

2025

hebben

Wij borgen.

VIC

is geconstateerd dat niet altijd de inkoopstartformulieren aanwezig zijn. Wel is inkoopadviseur/contractmanager alvorens men overgaat tot inkopen. Tevens wordt gebruik gemaakt van Flextender (een DAS-platform) die in belangrijke mate bijdraagt het management geadviseerd deze verbeteringen structureel in de organisatie in te de

In 2024 is een contractmanager in dienst gekomen die zowel de contractenregistratie als het beheer ervan op zich heeft genomen. In 2025 heeft de contractmanager op basis van uitgaande betalingen een contractenregister opgesteld waarin alle contracten die geleid hebben tot ten minste € 1.000

uitgaven

in het

boekjaar zijn vertegenwoordigd.

Dit is

een duidelijke stap voorwaarts, maar vergt veel handmatige handelingen en is afhankelijk van 1 persoon binnen de organisatie. Op termijn adviseren wij een contractregister te gebruiken dat betrokken kan worden in de verplichtingenadministratie, zodat niet alleen de organisatie gedwongen wordt de contracten op te nemen, maar ook dat naleving van het 4-ogen principe op de factuuraccordering gemakkelijker en doeltreffender plaats kan vinden.

(geanonimise rd)

3. Toelichting interim bevindingen Belangrijkste bevindingen interim controle Prestatievaststelli ng inkopen (5)

Gemeente West Maas en Waal heeft in de budgethoudersregeling afgesproken dat bij facturen boven €15. 000 altijd het 4-ogen principe wordt toegepast door dit af te dwingen in Unit4. Daarnaast heeft de gemeente de interne afspraak dat bij inkoopfacturen boven € 1. 000 altijd een bewijsstuk voor de prestatie toegevoegd dient te worden. Dit om enerzijds ervoor te zorgen dat de lasten in de jaarrekening getrouw tot stand komen en anderzijds om fraude te voorkomen. Wij hebben hierbij de volgende bevindingen: • De verplichting om een bewijs van prestatielevering bij de factuur op te nemen wordt niet door het systeem afgedwongen. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid dat facturen worden betaald ondanks het ontbreken van een bewijs van prestatielevering. Dit blijkt ook uit de werkzaamheden van de VIC-medewerker. • Door de huidige opzet van de budgethoudersregeling wordt het 4-ogen principe op de accordering van facturen niet afgedwongen bij facturen onder de € 15. 000. Dit is nog steeds het merendeel van de facturen. De VIC dient hiervoor extra controles uit te voeren. Dit is inefficiënt en tegelijkertijd kan de VIC niet alle facturen op deze aspecten achteraf controleren. • Het financiële systeem Unit4 is niet in staat lijstwerk te generen waaruit beoordeeld kan worden welke facturen slechts door één persoon zijn goedgekeurd dan wel door 2 personen.

Wij hebben het management ook voor dit boekjaar geadviseerd te inventariseren welke facturen zonder verplichting wel zijn betaald waarbij een groter risico wordt gelopen op onregelmatigheden en deze door de VIC te betrekken in aanvullende controles. Daarnaast hebben wij geadviseerd de budgethoudersregeling op bovenstaande aspecten aan te passen.

Functiescheiding applicatiebeheer (6)

Inzake de functiescheiding en het applicatiebeheer m. b. t. het betaalproces hebben wij een aantal bevindingen gedaan die gecombineerd met de bevindingen t. a. v. de prestatievastlegging tot een verhoogd risico op ongeautoriseerde betalingen leiden. De gemeente heeft als een van de maatregelen reeds een applicatie aangeschaft die eind 2025 alle uitgaande betalingen gaat controleren (preventief) op frauduleuze aspecten waardoor dit risico gemitigeerd wordt. Deze applicatie kan ook achteraf de rechtmatigheid van de betalingen vaststellen waardoor we geadviseerd hebben deze applicatie z. s. m. operationeel te krijgen.

3. Toelichting interim bevindingen Belangrijkste bevindingen interim controle Prestatielevering jeugdzorg en WMO (7)

Gemeenten in het algemeen hebben bij de lasten jeugdzorg en WMO geen direct zicht op de prestatielevering door de zorgleverancier aan de cliënt. Gemeenten steunen in belangrijke mate op de productieverklaringen van de zorgaanbieders die in de meeste gevallen vergezeld gaan met accountantsverklaringen. Omdat niet alle zorgleveranciers een (goedkeurende) controleverklaring hoeven te overleggen (bij lasten onder € 50. 000 in regio Rivierenland) dient West Maas en Waal voor het resterende deel zelfstandig de zorglevering vast te stellen. Gemeente West Maas en Waal gebruikt sinds enkele jaren het Continu Client Ervaringsonderzoek. Doel hiervan is dat additionele enquêtes of belrondes niet (altijd) meer noodzakelijk zijn om de prestaties vast te stellen. De resultaten uit dit onderzoek zijn tot nog toe niet bruikbaar genoeg waardoor additionele VIC werkzaamheden alsmede extra telefonische/schriftelijke enquêtes noodzakelijk blijven. Het zit hem vooral in het probleem om de informatie uit de systemen te krijgen. De VIC heeft de werkzaamheden over de eerste helft van het boekjaar uitgevoerd en daarbij is voor de geselecteerde dossiers vastgesteld dat prestaties geleverd zijn. Wij hebben geadviseerd het clientonderzoek te borgen binnen de zorgapplicatie en ervoor te zorgen dat deze data uit het systeem ontsloten kan worden. ,

Sociaal Domein: grip op kosten (8)

In de 2 e Burap van 2025 heeft een aframing van de kosten WMO/jeugdzorg plaatsgevonden van € 750. 000. Belangrijkste oorzaak hiervan is dat de begroting 2025 is bepaald op basis van een verwachting van de lasten in 2025 in plaats van de gerealiseerde lasten t-2 of t-1. Daarnaast is in 2025 een nieuwe methodiek voor het opstellen van prognoses inzake Zorg in Natura (ZiN) geïmplementeerd. Dit heeft geleid tot een duidelijke verbetering in de kwaliteit van de prognoses. Wij denken wel dat nog verdere verbetering mogelijk is in de prognoses door meer operationele cijfers te betrekken en deze te koppelen aan de financiële output alsmede benchmarking in te voeren.

Automatisering

Onze rol als accountant is primair gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening. Wij betrekken in onze controle aanpak alleen die elementen van uw IT omgeving die invloed hebben op de totstandkoming van de jaarrekening de onderliggende financiële processen en de kwaliteit van uw interne beheersing. Daarnaast beoordelen wij in algemene zin de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Dit betekent dat we alleen applicaties met financiële gegevens noodzakelijk voor de controle in onze controle betrekken. Wij richten ons met name op de logische toegangsbeveiliging de rechten en rollen en algehele IT maatregelen ten aanzien van de applicaties. Wij hebben geconstateerd dat gemeente West Maas en Waal ver is met de migratie naar de cloud. Wij hebben geadviseerd de SLA met Centric z. s. m. overeen te komen. Daarnaast hebben wij enkele adviezen gegeven t. a. v. de logische toegangsbeveiliging. ,

Aandachtspunten jaarrekening

Belangrijkste aandachtspunten

voor

Verwerking

Conform

aanschaf

verworven.

panden

Voorziening

B&O

ontzandingen

De overdracht van het ontzandingengebied door Over de Maas C.V. aan gemeente West Maas en Waal heeft nog niet plaatsgevonden. Er bestaat nog altijd discussie over hoe om te gaan met mogelijke toekomstige risicofactoren. Op moment van overdracht moet Over de Maas C.V. ca. € 2 miljoen betalen aan de gemeente, wat de gemeente samen met de reeds bestaande voorziening voor toekomstig onderhoud het

gebied

attenderen de

ningen

jaarrekening

VSO met de (geanonimiseerd) groep heeft gemeente West Maas en Waal de twee panden in Maasbommel en Wamel medio 2024 Na verschillende analyses is besloten de panden te verkopen. Wij vragen aandacht voor 1) de waardering van deze panden door deze te waarderen op basis van de geschatte opbrengstwaarde (conform BBV) en 2) de juiste rubricering in de jaarrekening.

van

Onderhoudsvoorzie

Bij de

controle

waren

reeds

bestemd

gemeente

heeft.

Deze

toekomstige onderhoudsvoorziening is in 2021 onderbouwd niet ouder dan 5 jaar mogen zijn.

met

een

onderhoudsplan.

Wij

erop dat in basis onderhoudsplannen

2024 hebben wij met de gemeente geconstateerd dat de geplande stortingen bij de voorziening wegen niet toereikend toekomstige onderhoudsopgave voor wegen te kunnen dekken. Medio 2025 heeft de raad besloten de jaarlijkse stortingen te verhogen. Belangrijkste oorzaak hiervan is dat het onderhoudsplan uit 2022 op gebied van prijsniveau achterhaald was door hogere inflatie. Bij de eindejaarscontrole vragen wij daarom aandacht voor de analyse van het geplande onderhoud versus het uitgevoerde onderhoud, waarbij wij extra aandacht zullen hebben voor de prijsontwikkeling. Ten aanzien van de voorziening gebouwen is een nieuwe analyse beschikbaar. Echter, de beleidsmatige keuzes dienen hierin nog gemaakt te worden. Dit zal naar verwachting pas medio 2026 plaatsvinden. Zo lang de beleidsmatige keuzes nog gemaakt moeten worden, verlangen wij wel een actualisatie van het gebouwenonderhoud gebaseerd op de oude uitgangspunten, maar wel aangepast naar de nieuwste inspecties en waarnemingen die tenminste een periode van de meerjarenbegroting overzien. Tevens vragen wij aandacht voor de juiste verwerking van het onderhoud van de MFA’s/dorpshuizen.

4. Aandachtspunten jaarrekening Belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekening APPA voorziening

De gemeente is op basis van de momenteel geldende wet- en regelgeving (APPA) verplicht om binnen hun eigen financiën een voorziening aan te houden voor de pensioenverplichtingen van (oud) wethouders. Deze voorziening bedroeg eind 2024 € 23 mln op basis van de huidige geldende verslaggevingsregels. Het kabinet heeft besloten om deze pensioenen per 1 januari 2028 via een wettelijke verplichting over te dragen aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP). In opdracht van het ministerie van BZK is onderzoek gedaan naar de overdrachtswaarde. Zeer recent heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan waarbij is bepaald dat de APPA voorziening per 31-12-2025 moet worden gewaardeerd o. b. v. de geschatte overdrachtswaarde aan het ABP conform ‘model C’. Wij adviseren de gemeente dit advies over te nemen en ervoor zorg te dragen dat de APPA voorziening conform de voorgeschreven waarderingsgrondslag van de commissie BBV is gevormd. ,

Uitspraak Hoge Raad: Subsidies

Recentelijk is door de Hoge Raad een uitspraak gedaan over het toekennen van subsidies waarmee het spanningsveld tussen subsidieverstrekking (in principe niet aanbestedingsplichtig) en inkopen (wel aanbestedingsplichtig) wordt benadrukt. Dit speelt met name bij subsidies aan grotere welzijnsorganisaties met prestatieafspraken. Deze subsidies worden vaak aan dezelfde partij toegekend waardoor nieuwkomers nauwelijks kans maken om subsidie te ontvangen. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat de gemeente moet kunnen onderbouwen waarom zij in 2025 geen onrechtmatigheden constateert. Wij adviseren daarom na te gaan of bovenstaande speelt bij de subsidieverstrekkingen over 2025. Daarnaast adviseren wij om het toekenningsproces voor 2026 aan te passen in lijn met de uitspraak zodat het proces transparant is en mededinging waar nodig kan plaatsvinden. ,

Wijziging BBV: par overige gegevens

Door een wijziging in het BBV (art. 24 lid 3) moet een paragraaf ‘Overige gegevens’ toegevoegd worden aan de jaarstukken. Deze paragraaf wordt opgenomen na de jaarrekening en bevat onder meer de controleverklaring van de accountant. Dit betekent dat – voor zover dat nog niet gebeurde – de raad de jaarstukken vaststelt inclusief de controleverklaring en dat deze ook als zodanig wordt gepubliceerd/verstuurd aan gedupeerde staten.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16508809/1