2025-208 Informatienota Beantwoording motie vreemd Taalgebruik en Begrijpen

Informatienota

Onderwerp

Beantwoording motie vreemd Taalgebruik en Begrijpen

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team Dienstverlening Z.120792/D.330095

Datum collegebesluit

1 juli 2025

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Nee

Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2. Stand van zaken 3. Financiën 4. Communicatie 5. Participatie 6. Aanpak en planning 7. Bijlagen

Aanleiding

De gemeenteraad heeft op 30 januari 2025 de motie ‘Taalgebruik en Begrijpen’ aangenomen. In deze motie wordt het college opgeroepen om: - Een praktische toetsing te doen op begrijpelijkheid van gemeentelijke correspondentie aan inwoners; o Daarbij gebruik te maken van standaard- of geanonimiseerde brieven; o De toetsing bij voorkeur te laten uitvoeren door of met het DigiTaalhuis West Maas en Waal en de afdeling Communicatie; o Uit te gaan van taalniveau B1 (‘eenvoudig Nederlands’); o De Lees Simpel-app in te zetten als hulpmiddel.

- En vóór het zomerreces 2025 de raad te informeren over de stand van zaken en mogelijke vervolgstappen. Deze informatienota geeft een overzicht van de uitvoering van de motie.

Het doel van deze nota is de raad te informeren over: - De acties die de gemeente al uitvoert op het gebied van heldere taal; - De stand van zaken rond de uitvoering van de motie (de praktische toetsing); - De vervolgstappen en de planning.

Stand van zaken

Wat doen we al op het gebied van heldere taal? Onze organisatie is actief bezig met het verbeteren van de begrijpelijkheid van teksten. Enkele lopende initiatieven: - Nieuwe medewerkers krijgen training in heldere taal. - Taalcoaches (‘taalkeien’) ondersteunen collega’s bij schrijfvragen. - Medewerkers kunnen teksten zelf toetsen met de tool ‘Klinkende Taal’. - We hebben de afspraak dat communicatie brieven aan groepen van meer dan 10 inwoners controleert. - We stimuleren het gebruik van goedgekeurde standaardbrieven. - Meelezen door collega’s zonder inhoudelijke kennis raden we aan als interne toets op begrijpelijkheid. - De afdeling Communicatie beoordeelt webteksten, persberichten en folders op structuur, toon en helderheid (B1).

Voorgestelde aanpak conform de motie: de praktische toetsing In april is een toets gedaan op 18 brieven van VraagWijzer West Maas en Waal en 4 brieven van de gemeente. Een groep van 8 mensen vanuit het Digi-Taalhuis (taalambassadeurs) en een aantal inwoners via het Kringberaad bespraken en beoordeelden deze brieven. Moeilijke woorden en zinnen zijn onderstreept en tips zijn gegeven. Dit zijn onze inzichten: - de brieven waren niet B1: lange zinnen, passief taalgebruik, veel beleidstaal en moeilijke woorden;

- de brieven zijn daarnaast (te) lang en niet alle informatie is relevant voor de lezer. De ontvangen feedback leidde tot herschrijving van deze 22 brieven op B1 niveau door de afdeling communicatie. De aangepaste brieven zijn naar het Digi-Taalhuis gestuurd. Ze gaven aan dat de herschreven brieven in lijn zijn met de feedback.

Financiën

Communicatie

Participatie

Aanpak en planning

Vervolgstappen - We gaan door met het verbeteren van helder schrijven in onze organisatie. Naast de lopende acties genoemd onder punt 3 gaan we: o Zorgen dat in de nieuwe contracten met onze externe samenwerkingspartners communicatie naar inwoners op B1-niveau opgenomen is. o Schrijftips op intranet (WOL) publiceren. o Microsoft Copilot (Ai) inzetten als extra tool. - Inwoners betrekken bij herschrijven brieven: o We onderzoeken hoe we de aanpak van april kunnen herhalen of verbreden. o We bekijken de mogelijkheden van het nieuwe participatieplatform hierbij. o We bekijken wat we kunnen doen als een inwoner een brief niet begrijpt.

Planning nieuwe acties Actie

Tijdstip

Via regisseurs B1 schrijven opnemen in contractafspraken externe partners

Juni 2025

Schrijftips op WOL publiceren

vanaf juli 2025

Bijlagen

Microsoft Copilot inzetten als extra tool

vanaf juli 2025

Onderzoeken aanpak betrekken inwoners

najaar 2025

Verkennen participatie inwoners via platform

voorjaar 2026