2025-157 Bijlage 5 - Beantwoording motie programmalijn Samenwerking

Memo onderdeel samenwerkingen t.b.v. plan motie ‘beheersbaar sociaal domein’ Karin Brookman 7 mei 2025, Vraag vanuit de motie Een heldere en goed onderbouwde analyse van de wijze waarop het werk aan de zijde van de gemeente, van Vraagwijzer, van de Regio Rivierenland is georganiseerd. Hoe zien de organisaties eruit? Wat zijn de processen in die samenwerking en aansturing? Hoeveel mensen/FTE zijn daarbij betrokken? En wat is hun rol? Welke organisatie- en dienstverleningskosten horen hierbij.

Inleiding Doel Ons doel is om de gemeenteraad inzicht te geven in de samenwerkingen binnen het sociaal domein. We beschrijven hoe het werk is georganiseerd vanuit de gemeente, VraagWijzer en de Regio Rivierenland. Op die manier beantwoorden we vragen zoals: Hoe zien de betrokken organisaties eruit? Hoe verlopen de processen en de aansturing binnen de samenwerking? Hoeveel mensen of Fte’s zijn erbij betrokken? Wat zijn hun specifieke rollen? En welke organisatie- en dienstverleningskosten horen hierbij? Afbakening samenwerkingen Het betreft de samenwerkingen op het gebied van: 1. Toegang op de ondersteuning vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugd VraagWijzer – Stichting Sterker. 2. Niet –vrijblijvende netwerksamenwerking met betrekking tot de Wmo en Jeugd – gemeenten in regio Rivierenland 3. Uitvoeren taken van inkoop en aanbesteding, leveranciersmanagement, contractbeheer, procesoptimalisatie, strategisch beleidsadvies en organisatie van de beschermingstafel en het regionaal Expertteam (RET) – Serviceorganisatie Wmo/Jeugd Regio Rivierenland. Bronnen De gegevens verzamelden we uit bestaande documenten, zoals een dienstverleningsamenwerking- en serviceovereenkomst. In een bijlage is het ‘Organisatieplan Serviceorganisatie Wmo/Jeugd Rivierenland vanaf 2023’ toegevoegd.

Beschrijving van de betrokken organisaties 1.

VRAAGWIJZER

De gemeente West Maas en Waal heeft een opdracht- en dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met Stichting Sterker sinds 1 januari 2018. Met einddatum 1 januari 2023. Met de optie voor de gemeente de overeenkomst na afloop van de looptijd (einddatum) te verlengen steeds voor een periode van 24 maanden (maximaal 2 keer). Hiervan is gebruik gemaakt. De DVO eindigt op 1 januari 2027. Verlenging hiervan is (inprincipe) niet meer mogelijk.

1

1.2

Doel opdracht en dienstverlening

VraagWijzer is dé toegangspoort in West Maas en Waal voor alle inwoners die een vraag hebben over Wonen, Welzijn, Werk, Inkomen en Zorg. De taakuitvoering met betrekking tot VraagWijzer wordt sinds januari 2018 voor de gemeente uitgevoerd door stichting Sterker. Basis voor de samenwerking is een dienstverleningsovereenkomst en een daaronder liggende businesscase. 1.3

VraagWijzer staat voor

Lokale bekendheid • Inwoners zijn op de hoogte van VraagWijzer en hoe ze contact kunnen leggen met de gemeente en hoe ze toegang kunnen krijgen tot diensten en ondersteuning die door de gemeente worden aangeboden. Bereikbaar, benaderbaar en toegankelijk (inclusief én laagdrempelig) • Alle inwoners kunnen gemakkelijk contact opnemen, zonder belemmeringen of ingewikkelde procedures. VraagWijzer zet in op heldere communicatie en positieve interactie tussen de gemeente en de inwoner. Dienstbaar en inwonergericht • Inwoners worden op een respectvolle manier ondersteund en begeleid in hun zoektocht naar passende oplossingen. Inwoners worden altijd daadwerkelijk verder geholpen, van een antwoord op een eenvoudige vraag tot een indicatie voor ondersteuning. De dienstverlening is afgestemd op de specifieke behoeften, wensen en omstandigheden van de inwoner/cliënt. Er wordt gekeken naar de dingen die een inwoner wél kan. Het uitvragen van meerdere leefgebieden zorgt ervoor dat verschillende aspecten van het leven van de inwoner/cliënt worden meegenomen, zoals gezondheid, financiën, wonen, sociale relaties, werk en andere relevante gebieden. Oren en ogen van samenleving • Actieve betrokkenheid, continue observatie en het opvangen van signalen vanuit diverse bronnen binnen de gemeenschap. Om zodoende vroegtijdig problemen te detecteren en waar mogelijk preventieve maatregelen te nemen.

Prettige samenwerkingspartner voor de gemeente en derden • Draagt bij aan een positieve, productieve en duurzame samenwerking tussen de gemeente en derden in het sociaal domein, waardoor gezamenlijk een betere toegang tot diensten wordt bereikt en het welzijn van de gemeenschap wordt verbeterd. Draagt het beleid van de Gemeente West Maas en Waal uit. 1.4

Organisatie- en dienstverleningskosten

Budget VraagWijzer over 2025 € 1.193.588 2.

SAMENWERKING GEMEENTEN

De gemeenten Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe, West Maas en Waal en Zalbommel zijn op 11 juli 2024 een niet-vrijblijvende netwerksamenwerking aangegaan op het gebied van het sociaal domein. Met als doel de kwaliteit van de ondersteuning van inwoners en regionale beleidsopgaven te verstevigen, minder kwetsbaar

2

te zijn op deze taakuitvoering en de kosten ervan te beheersen. Waarbij de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel beperkt deelnemen aan de netwerksamenwerking. 2.1

Doel van de samenwerkingsovereenkomst

Het doel van de samenwerkingsovereenkomst is het leggen van een fundament onder de netwerksamenwerking tussen partijen op het gezamenlijk vormgeven van diverse maatschappelijke opgaven binnen het sociaal domein die landelijke, bovenregionale en regionale verplichtingen kennen. Gezamenlijk zijn partijen beter in staat om de inwoners in de regio te ondersteunen. Onderstaand overzicht toont de onderwerpen uit het werkprogramma 2025 waarop we samenwerken

2.2 • • • • • • •

•

Uitgangspunten Binnen het collectieve belang is en blijft ruimte en aandacht voor de lokale inrichting van het sociaal domein. Er is sprake van partnerschap tussen de partijen en gelijke inbreng in de samenwerking. Partijen werken samen vanuit een gedeelde visie. Dit doen zij op basis van vertrouwen en met oog voor elkaars belangen. Partijen handelen kostenbewust en leggen daarover publieke en politieke verantwoording af. De netwerksamenwerking wordt kwalitatief goed, effectief en efficiënt georganiseerd en draagt bij aan taakverlichting en minder kwetsbaarheid voor partijen. De netwerksamenwerking dient georganiseerd te worden in een structuur waarbinnen partijen elkaar ontmoeten en bijdragen aan een lerend netwerk. De netwerksamenwerking wordt in zijn geheel krachtiger doordat partijen elkaar kunnen versterken en zij als eenduidige samenwerkingspartner optreden naar derden en stakeholders. Reikwijdte

3

a. Deze netwerksamenwerking richt zich op diverse maatschappelijke opgaven in het sociaal domein waarop samenwerking nodig is. Dit betreft opgaven op regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau. b. Met deze samenwerkingsovereenkomst hebben partijen de mogelijkheid om te fungeren als gezamenlijk opdrachtgever aan derde partijen, waar dat van mogelijk is. 2.3

Structuur van de netwerksamenwerking

a. De netwerksamenwerking kent de volgende overleggremia: • Bestuurlijk Overleg Sociaal Domein Rivierenland (BO) • Management Overleg Sociaal Domein Rivierenland (MO) • Strategisch Overleg Sociaal Domein Rivierenland (SO) • Regionaal Beleidsoverleg Wmo Rivierenland (RBW) • Regionaal Beleidsoverleg Jeugdhulp Rivierenland (RBJ) • Regionale Project- en procesteams Sociaal Domein Rivierenland. b. De netwerksamenwerking kent de volgende functies: • Programmamanager • Programmasecretaris • Regionaal beleidsadviseurs Wmo en Jeugd. 2.2 Personele inzet en rollen Naam Regionaal Beleidsoverleg Jeugdhulp (RBJ)

Doel Beleidsmatige samenwerking Jeugdzorg

Omschrijving Wie aan tafel? Beleidsvorming op Beleidsadviseur Jeugd thema’s gericht op uitvoering van de Jeugdwet en daaraan verbonden landelijke, (boven-) regionale en lokale ontwikkelingen. Regionaal Beleidsmatige Beleidsvorming op Beleidsadviseur Wmo Beleidssamenwerking Wmo thema’s gericht op overleg Wmo uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en daaraan verbonden landelijke, (boven-) regionale en lokale ontwikkelingen Strategisch Visievorming en Strategische Strategisch Overleg (SO) vertaling landelijke beschouwing op adviseur/Senior (boven-) regionale en beleidsvorming op beleidsadviseur lokale ontwikkelingen thema’s gericht op sociaal domein t.b.v. uitvoering van de regiogemeenten Jeugdwet en de Wet Monitoring maatschappelijke uitvoeringsprogramma ondersteuning 2015 en daaraan verbonden landelijke, (boven-) regionale en lokale ontwikkelingen

4

Bestuurlijk Bestuurlijk Overleg Overleg (BO)

• • • • • • • • • • • •

Oordeel-en visie Portefeuillehouders vorming op politiek Sociaal Domein bestuurlijke ontwikkelingen en thema’s. Afstemming mogelijkheden regionale beleidsontwikkelingen met oog voor lokale aspecten. Bestuurlijk opdrachtgever Serviceorganisatie Regio Rivierenland

Bestuurlijk Overleg (BO) Doel & rol: Gericht op overeenstemming over maatschappelijke opgaven die lokaal besluitvorming vereisen. Oordeelsvormende, beeldvormende en opiniërende rol. Bespreekt politiek gevoelige thema’s. Werkwijze & frequentie: 6 keer per jaar, extra bijeenkomsten mogelijk bij spoed. Partijen mogen agendapunten aandragen. Afwijkende voorstellen moeten transparant worden gedeeld. Deelnemers: Max. 2 bestuurders per partij met sociale domeinportefeuille. Voorzitter MO, programmamanager (opdrachtnemer), programmasecretaris (notulist). Derden op uitnodiging. Verantwoordelijkheden & voorzitterschap: Voorzitter en vicevoorzitter worden uit BO gekozen, max. 1 per partij. Voorzitter is bestuurlijk opdrachtgever van de netwerksamenwerking. Taken o.a.: aanspreekpunt zijn, agendavoering, evaluatie initiëren.

Managersoverleg (MO) Doel & rol: • Besluitvorming over financiën en capaciteit (tot 10% van programmabudget). • Ambtelijke voorbereiding van het BO. • Faciliterende en besluitvormende rol. Werkwijze & frequentie: • 6 keer per jaar, extra overleg mogelijk bij spoed. • Streeft naar consensus; afwijkende adviezen worden transparant gedeeld. Deelnemers: • Managers met lokale bevoegdheid over financiën/capaciteit. • Programmamanager, programmasecretaris. Verantwoordelijkheden & voorzitterschap: • Voorzitter en vicevoorzitter jaarlijks gekozen, niet uit gastheergemeente of partij van BOvoorzitter. • Voorzitter = ambtelijk opdrachtgever van netwerksamenwerking. • Taken: monitoren voortgang, afspraken bewaken, interveniëren indien nodig. Strategisch Overleg (SO)

5

Doel & rol: • Inhoudelijk verantwoordelijk voor uitvoeringsprogramma. • Strategische, toetsende en adviserende rol richting BO en MO. Werkwijze & frequentie: • 10 keer per jaar (5 inhoudelijk, 5 voorbereidend op BO). • Adviezen via programmamanager gedeeld met BO/MO. Deelnemers: • Strategisch beleidsmedewerker per partij, programmamanager (voorzitter), regionale beleidsadviseurs, coördinatoren (op afroep). Regionale Beleidsoverleggen Wmo & Jeugdhulp (RBW en RBJ) Doel & rol: • Tactisch-inhoudelijke verantwoordelijkheid voor Wmo/Jeugdhulp binnen uitvoeringsprogramma. • Voorbereiden van dossiers/voorstellen, volgen van ontwikkelingen, opstellen van regionale standpunten. Werkwijze & frequentie: • Max. 10 keer per jaar. • Extra bijeenkomsten mogelijk bij spoed. Deelnemers: • RBW: beleidsadviseurs Wmo (6 partijen). • RBJ: beleidsadviseurs Jeugd (8 partijen). Voorzitterschap: • Regionaal beleidsadviseur Wmo/Jeugd is voorzitter. Bij afwezigheid: vervanging door deelnemer uit het overleg. Proces- en Projectteams Doel & rol: • Procesteams: afstemming en kennisdeling over lokaal beleid met regionale meerwaarde. • Projectteams: werken aan tijdelijke opgaven met duidelijk geformuleerde doelen. Evaluatie & rapportage: • Periodieke evaluatie van bestaansrecht en effecten. • Resultaten opgenomen in het uitvoeringsprogramma.

Deelname: • Afhankelijk van inhoud opgave; volledige vertegenwoordiging of delegatie. • Teams informeren proactief andere partijen bij delegatie. Werkwijze: • Eerste overleg: werkagenda of projectplan opstellen met o.a. capaciteit, doelen, planning, monitoring en kosten. Inzet deelnemende partijen: Alle partijen leveren ambtelijke capaciteit voor overleggen en uitvoering. Afwezigheid: Afwezige partijen stemmen in, tenzij ze 5 werkdagen voor het standpunt iets inbrengen. Quorum: Minimaal de helft plus één partij moet aanwezig zijn voor overeenstemming. Capaciteit: Jaarlijks vastgesteld in het uitvoeringsprogramma, met een evenredige verdeling. Uren: Uren van bestuurders in managementoverleg worden niet meegenomen; uren van beleidsmedewerkers wel. Vervanging: Bij afwezigheid langer dan 3 weken zorgt een partij voor vervanging.

6

2.5

Financiën Netwerksamenwerking

1. Kostenstructuur • Basisuitvoeringskosten: o Salaris programmamanager, -secretaris, beleidsadviseurs. o Overhead gastheergemeente (ICT, huisvesting, administratie, inhuur). • Specifieke uitvoeringskosten: o Projectkosten uit het regionaal uitvoeringsprogramma. 2. Facturatie & Administratie • Partijen betalen per kwartaal vooraf. • Gastheergemeente verzorgt administratie en facturatie. 3. Saldoverrekening • Negatief saldo: wordt verdeeld o.b.v. verdeelsleutel. • Positief saldo: wordt teruggestort o.b.v. verdeelsleutel. 4. Verdeelsleutels • 6 partijen: op basis van inwoneraantal (excl. Maasdriel & Zaltbommel). • 8 partijen: op basis van inwoneraantal (incl. Maasdriel & Zaltbommel). • Jaarlijkse herijking per 1 januari (t-1). 5. Toepassing verdeelsleutels • Programmamanager, -secretaris, beleidsadviseur Jeugd, overhead: 8 partijen. • Beleidsadviseur Wmo: 6 partijen. • Per project/opgave: wordt aangegeven of 6- of 8-partijen verdeelsleutel geldt. 2.6

Organisatie- en dienstverleningskosten

3.

REGIO RIVIERENLAND

We verwijzen hierbij naar het ‘Organisatieplan Serviceorganisatie Wmo/Jeugd Rivierenland vanaf 2023’. De gemeenteraad is op 17 maart 2023 via een raadsinformatiebrief al geïnformeerd over de stand van zaken rond de uitvoering van de inkoopstrategie WmoJeugd 2023. In die brief kwam ook de ontwikkeling van een nieuwe, contractgestuurde dienstverleningsovereenkomst (DVO) aan bod. In deze DVO zijn onder andere afspraken vastgelegd over de inkoop en het beheer van contracten en leveranciers. In het bijgevoegde organisatieplan staat beschreven welke opdracht de gemeenten aan de GR Regio Rivierenland hebben gegeven, en hoe de organisatie is ingericht en werkt. 3.1

Kosten c.q. kostenplaats

Kosten DVO: € 160.000,Jaarlijks hebben we ook nog extra kosten van rond de € 20.000,Kosten uitvoering SOK (voorlopige bedragen!) 2025: € 2.783,2026: € 20.676,2027: € 12.723,2028: € 12.723,Bijlage

Bijlage 06 254357-DVO Wmojeugd 2023_8e. Organisatieplan Serviceorganisatie Wmo Jeugd Rivierenland.pdf 7

8