2025-140 Informatienota Terugkoppeling ICT verbeterplan

Informatienota voor de gemeenteraad

Onderwerp

Terugkoppeling ICT verbeterplan

Registratienummer Datum collegebesluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Aangeleverd aan de griffie Programma Bijlagen Openbaarheid

Z.119297 /326641 20 mei 2025 V.M. van Neerbos dhr.van Meerendonk 20 mei 2025 Bedrijfsvoering Openbaar

Kennis nemen van: Toelichting op A 2022-12 Notitie mogelijkheden ICT-verbeterplan 1. Aanleiding Naar aanleiding van amendement A 2022-12 zijn aan de portefeuillehouder ICT nadere vragen gesteld over de wijze waarop de daarin opgenomen aandachtspunten worden meegenomen in het lopende traject. Deze informatienota is opgesteld met het oog op het bieden van een actueel inzicht in de betreffende aandachtspunten uit het amendement en hoe we hier vorm aan hebben gegeven. 2. Beoogd effect In het kader van het ICT-verbeterplan wordt in deze nota inzicht geboden in de reeds genomen en nog te nemen stappen die gericht zijn op een optimale aansluiting bij de in amendement A 2022-12 benoemde aandachtspunten. De in het amendement geformuleerde aspecten zijn als waardevolle aanvulling beschouwd op het bestaande verbetertraject en hebben mede richting gegeven aan de verdere uitwerking en prioritering van de maatregelen. 3. Informatie De beantwoording van de andere punten onderstaand: 1. Het ambtelijk apparaat, de gemeenteraad en het college van de gemeente West Maas en Waal afhankelijk zijn van een goed werkende, veilige en solide informatievoorziening. Status: • De afhankelijkheid van een stabiele en veilige informatievoorziening wordt volledig onderkend en vormt het fundament onder het verbetertraject. De continuïteit is geborgd en risico’s worden actief gemitigeerd.

Daarbij wordt nadrukkelijk gewerkt volgens geldende kaders zoals de BIO, AVG en Archiefwet, en wordt de informatievoorziening structureel versterkt zodat deze toekomstbestendig, veilig en robuust blijft.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

2. De gemeente te klein is om voldoende ICT-kennis in eigen huis te hebben om haar Informatiestrategie & visie, de informatie architectuur, informatiebeveiliging, ICTprojectleiding en het functioneel en technisch beheer zelfstandig te kunnen invullen. De gemeente evenmin de wens heeft om dat volledig zelf te doen.

Status: • Er is expliciet gekozen om waar nodig externe expertise in te zetten voor strategische en specialistische rollen, waaronder informatie-architectuur, projectleiding, informatiebeveiliging en beheer. De gemeente erkent dat deze kennis niet volledig in eigen huis geborgd kan worden en zet daarom in op een duurzame samenwerking met geselecteerde marktpartijen, terwijl de regie stevig binnen de gemeentelijke organisatie blijft belegd. 3. De huidige situatie in de ICT-infrastructuur aanleiding geeft om snel maatregelen te treffen om de continuïteit van de informatievoorziening en de dienstverlening te kunnen waarborgen. Status: • De urgentie om snel maatregelen te treffen wordt onderkend en krijgt invulling binnen spoor I van het verbeterplan. De continuïteit van de huidige ICT-omgeving is geborgd; deze blijft volledig operationeel gedurende de transitie naar de nieuwe informatievoorziening. Aanvullend zijn snelle en concrete maatregelen genomen, waaronder versneld lifecycle management van kritieke componenten, tijdelijke versterking van het technisch beheerteam, en het inrichten van extra monitoring en noodvoorzieningen om risico's op onderbrekingen proactief te mitigeren. Hiermee wordt de continuïteit ook in de praktijk versterkt. 4.

Daarnaast is het zeker ook noodzakelijk om de processing-, opslag- en de netwerkcapaciteit in overeenstemming te brengen met de wensen en eisen van de huidige en toekomstige organisatie. Status: • Bij de vernieuwing van de informatievoorziening wordt nadrukkelijk ingezet op schaalbaarheid en toekomstbestendigheid. De nieuwe architectuur voorziet in uitbreiding van opslag-, verwerkings- en netwerkcapaciteit, in lijn met de huidige en verwachte behoeften van de organisatie. Hiermee wordt geborgd dat de ICTvoorzieningen ook bij groei van digitale dienstverlening en samenwerking voldoende krachtig en flexibel zijn. 5. Gekeken moet ook worden naar de toekomst; de digitale overheid, de samenwerking met andere publieke partijen, wet- en regelgeving die meer en meer eisen gaan stellen aan privacy, veiligheid maar ook aan openheid en verantwoording. Overheidsstandaards zullen in toenemende mate deel uit gaan maken van de wijze waarop de gemeente kan en mag acteren. Status: • De nieuwe informatievoorziening wordt ingericht volgens de eisen en uitgangspunten van de digitale overheid, met naleving van wet- en regelgeving en toepassing van landelijke overheidsstandaarden zoals GEMMA, Common Ground en Digikoppeling.

Er wordt expliciet rekening gehouden met samenwerking met andere publieke organisaties en met toenemende eisen op het gebied van privacy, veiligheid, transparantie en verantwoording.

6. Met voorliggende raadsvoorstel wil het college van West Maas en Waal een uitermate complex ICT-project gaan starten. Voorafgaand aan de daadwerkelijke ontwikkeling/implementatie is voorzien in het borgen van de continuïteit op korte termijn, het in kaart brengen van de huidige situatie, het opstellen van een programma van eisen, een marktverkenning naar potentiële leveranciers en het selecteren en contracteren van een of meer partijen die de nieuwe informatievoorziening vorm zullen gaan geven. De planning daarvoor lijkt erg ambitieus en complex door het hebben van parallelle maar wel onderling gerelateerde sporen. Er zal gegeven de gekozen deadlines, onder een gunstig gesternte, keihard samengewerkt moeten worden om die te realiseren. Status: • De complexiteit en ambitie van het traject worden onderkend. Er is een gefaseerde aanpak gekozen waarin de continuïteit eerst wordt geborgd en vervolgens stapsgewijs wordt gewerkt aan vernieuwing. Er is een Programma van Eisen opgesteld, marktverkenning uitgevoerd en een zorgvuldige selectieprocedure ingericht. De projectstructuur is versterkt om de samenhang tussen parallelle sporen te waarborgen en deadlines realistisch te halen, met inzet van zowel interne als externe capaciteit. 7.

In de geschetste projectplanning en ook tijdens het rondetafelgesprek van 29 november bleek dat in het plan nauwelijks aandacht is besteed aan betrokkenheid van de gebruikersorganisatie. Dit geldt voor het opstellen van het plan, het beoordelen van oplossingen en voor de implementatie van de oplossing. Evenmin is er aandacht voor de architectuur van de oplossing (wat de ruggengraat zou moeten zijn in het programma van eisen). Status: • De betrokkenheid van de gebruikersorganisatie is structureel geborgd. Er is een gebruikersvertegenwoordiging ingericht die actief deelneemt aan het toetsen van eisen, het beoordelen van oplossingen, betrokken bij de besluitvorming en het accepteren van de vernieuwde informatievoorziening. Dit vindt plaats in alle fasen: voorbereiding, uitvoering en implementatie. Daarnaast is de informatiearchitectuur opgezet als ruggengraat van het project. Deze bewaakt de samenhang tussen techniek, processen en wettelijke kaders en is leidend geweest bij het opstellen van het Programma van Eisen. Op ‘Besluit het voorgestelde Verbeterplan op het onderdeel “Organisatie en planning” als volgt aan te vullen’ onderstaand de reactie, 4. Het Verbeterplan te starten met het treffen van alle maatregelen die nodig zijn om de continuïteit van de huidige informatievoorziening (spoor I) te garanderen.

Status: • De continuïteit van de huidige informatievoorziening is gewaarborgd. De bestaande ICT-omgeving blijft/ is operationeel en risico’s op onderbreking worden gemitigeerd zolang de transitie naar de nieuwe situatie nog niet heeft plaatsgevonden. Dit vormt de basis van spoor I in het verbeterplan. 5. Voor de overige sporen te starten met voorbereidingen waarbinnen wordt gezorgd dat: a. Alle vast te stellen doelen, eisen en wensen SMART worden geformuleerd

Status: o Er is een uitgebreid Programma van Eisen opgesteld waarin de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) zijn uitgewerkt. Dit Programma van Eisen heeft als fundament gediend voor de aanbesteding en selectie, en vormt de basis voor de realisatie. b. In de plannen een duidelijk plek wordt gegeven aan een gebruikersvertegenwoordiging (een projectorganisatie) die het ICT-project kan informeren, ondersteunen en corrigeren op vlakken van de werkbaarheid van de nieuwe informatievoorziening. Dit betreft betrokkenheid bij functionele kwesties waar de eindgebruikers ook daadwerkelijk door worden geholpen of geraakt. De betrokkenheid zal er zijn gedurende de voorbereiding, uitvoering en acceptatie van de uiteindelijke vernieuwde informatievoorziening van de gemeente. Status: o Er is een gebruikersvertegenwoordiging ingericht waarin de belangrijkste gebruikersgroepen geparticipeerd hebben. Deze groep is betrokken bij het toetsen van eisen en wensen, het voorbereiden van het programma van eisen, betrokken bij de besluitvorming (gunning) en de acceptatie van de vernieuwde informatievoorziening. Zo is geborgd dat de nieuwe oplossing aansluit bij de werkpraktijk van onze organisatie. c.

Bij het concreet maken van de doelen en het opstellen van een programma van eisen zal een informatie-architectuur gemaakt moeten worden die ervoor dient dat de samenhang van de oplossing als geheel wordt bewaakt en geborgd. Status: o De technische architectuur is in beeld en vormt de basis. In aanvulling daarop is middels de Gemma Software Catalogus invulling gegeven aan de informatie-architectuur, welke de samenhang bewaakt tussen techniek, processen en wettelijke kaders (BIO, AVG, Archiefwet). Deze samenhang is geborgd via een Overlegstructuur Informatie & ICT waarin ook de gebruikersvertegenwoordiging zitting heeft. 6. De raad te informeren en te consulteren over de stand van zaken tijdens de voorbereidende stappen in de sporen II, III en IV nog voordat er een concrete aanbesteding wordt gedaan. Status: o Tijdens het proces delen wij informatie over het ICT-verbeterplan via de documenten uit de P&C cyclus. o We hebben de opbrengst van de aanbesteding ICT aan het college ter instemming voorgelegd, maar hebben de raad hierin niet meegenomen.

Samenvatting Met deze aanpak wordt zowel de continuïteit als de zorgvuldige voorbereiding van de vernieuwde informatievoorziening geborgd. In de komende maanden worden verdere stappen gezet op het gebied van gebruikersbetrokkenheid en het borgen van de informatie-architectuur binnen de nieuw opgebouwde technische architectuur. Hiermee wordt een solide basis gelegd voor de volgende fase.

4. Kanttekeningen De nieuwe ICT-dienstverlener heeft tijdens de implementatie fase een uitgebreid team van specialisten achter de hand. Er is een strakke planning. Het is van belang om de planning nauwgezet te volgen. Indien nodig sturen we, in goed overleg met de ICTdienstverlener, bij. 5. Financiën De opdracht is gegund binnen het vooraf gestelde budget. De uitvoering van de maatregelen verlopen volgens planning

Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

D. (Didier) Oosterom Gemeentesecretaris a.i.

V.M. (Vincent) van Neerbos Burgemeester