2025-122 Raadsinformatienota Interbestuurlijk toezicht en audit informatiebeheer 2024

Informatienota voor de gemeenteraad Onderwerp

Interbestuurlijk toezicht en audit informatiebeheer

Registratienummer Datum collegebesluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Aangeleverd aan de griffie Programma Bijlagen Openbaarheid

Z.097943 / D.313848 8 april 2025 V.M. van Neerbos Iris Janssen 6 mei 2025 Bedrijfsvoering Openbaar

Kennis nemen van: De uitkomsten van het interbestuurlijk toezicht, de audit op informatiebeheer, de geconstateerde verbeterpunten en de maatregelen die genomen worden in het plan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025-2026. 1. Aanleiding De gemeente West Maas en Waal is verplicht te voldoen aan de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling en de eisen voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). Op basis van zowel het interbestuurlijk toezicht van de provincie Gelderland als de interne audit op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet, is gebleken dat de gemeente niet voldoet aan alle wettelijke eisen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Om deze tekortkomingen structureel op te lossen en een toekomstbestendig informatiebeheer te realiseren, heeft de gemeente het Verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025-2026 opgesteld. Dit plan richt zich op het verbeteren van de informatiehuishouding, het inlopen van achterstanden en het vergroten van de naleving van wettelijke verplichtingen. In deze informatienota worden de bevindingen van het toezicht en de interne audit toegelicht, evenals de voorgenomen maatregelen en de planning voor de komende periode. 2.

Beoogd effect Het doel van deze Raadsinformatiebrief is om de gemeenteraad op de hoogte te stellen van de geconstateerde knelpunten in het informatiebeheer van de gemeente. Uit zowel het interbestuurlijk toezicht van de provincie als de interne audit blijkt dat verbeteringen noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke eisen. De raad wordt geïnformeerd over de huidige situatie, de tekortkomingen en de maatregelen die worden genomen om deze op te lossen. 3. Informatie 3.1 Verticaal toezicht – oordeel provincie Gelderland De provincie Gelderland heeft in het kader van interbestuurlijk toezicht beoordeeld of de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen van de Archiefwet. De belangrijkste conclusies: • Geen toezichtinformatie over 2023 aangeleverd. • Hierdoor kon de provincie geen beoordeling maken van de naleving van de Archiefwet binnen de gemeente. Aandachtspunten en verwachtingen vanuit de provincie: • De gemeente moet uiterlijk 1 maart 2025 de toezichtinformatie over 2024 aanleveren. • Er moet een betere beleids- en planningscyclus worden ontwikkeld om structureel te voldoen aan de Archiefwet.

Gevolgen bij uitblijven van verbetering: • De provincie kan aanvullende toezichtmaatregelen nemen als de gemeente opnieuw niet voldoet. • Intensiever toezicht betekent mogelijk extra administratieve last en toezichtgesprekken. 3.2 Horizontaal toezicht – Toetsing door de archiefinspecteur Naast het verticaal toezicht van de provincie is ook een externe toetsing uitgevoerd door de archiefinspecteur, die de naleving van de Archiefwet heeft beoordeeld op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet. Resultaten audit 2024: ✅ 1 KPI scoort groen: lokale regelingen grotendeels op orde. 🟠 7 KPI’s scoren oranje: verbeteringen nodig in archiefbeheer en informatiehuishouding. Belangrijkste aandachtspunten: ❌ Geen actueel informatiebeleid: Er is geen integrale beleidsnota waarin de strategie, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer worden vastgelegd. ❌ Achterstanden in archivering en vernietiging: Ruim 11.650 digitale zaken moeten worden gecontroleerd en afgesloten en fysieke archiefachterstanden, inclusief overbrenging en vernietiging, moeten worden weggewerkt. ❌ Onvoldoende capaciteit bij team DIV: De beschikbare middelen en personele capaciteit zijn ontoereikend om structureel aan alle eisen te voldoen.

❌ Ontbreken van een calamiteitenplan voor archieven: Er is geen vastgesteld protocol voor het beschermen van archieven bij brand, waterschade of andere calamiteiten. Gevolgen van deze tekortkomingen: • Mogelijke juridische risico’s bij Woo-verzoeken en archiefbeheer. • Verstoring van de bedrijfsvoering door slechte toegankelijkheid van informatie. • Risico op imagoschade en klachten van inwoners en partners.

3.3 Aanpak en planning Verbeterplan Toekomstbestendig informatiebeheer De gemeente West Maas en Waal werkt aan het Verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer 2025-2026. Dit plan richt zich op: • Capaciteitsuitbreiding • Gedragsverandering • Procesverbetering • Wegwerken van achterstanden • Verbeteracties naar aanleiding van de KPI rapportage Deze pijlers worden gefaseerd opgepakt, waarbij prioriteit wordt gegeven aan het naleven van de eisen van de provincie. Belangrijke prioriteiten en mijlpalen 1. Toezichtinformatie bij de provincie aanleveren (vóór 1 maart 2025) 2. Raad structureel informeren over informatiebeheer (eerste rapportage in 2025)

3. Implementatie Toekomstbestendig informatiebeheer – structurele aanpak (doorlopend in 20252026) Borging en monitoring Om de voortgang van het verbeterplan en de naleving van de Archiefwet te waarborgen: • Kwartaalrapportages over de uitvoering van verbeteracties. • Evaluatie van de effectiviteit van maatregelen (bijv. impact op Woo-verzoeken en archiefbeheer). • Reguliere afstemming met de provincie om escalatie of extra toezicht te voorkomen. Waarom deze aanpak? ✔ Geeft een helder overzicht van de lopende verbeteracties. ✔ Zet de provincie en de toezichtinformatie als hoogste prioriteit. ✔ Maakt duidelijk hoe de raad structureel op de hoogte wordt gehouden. ✔ Biedt een realistische planning en borgt continue verbeteringen.

4. Kanttekeningen De toezichtinformatie over 2024 is niet volledig aangeleverd vóór de gestelde deadline van 1 maart (aanvaardbaar). De provincie Gelderland verwacht jaarlijks toezichtinformatie over het informatiebeheer. Hoewel een groot deel van de benodigde gegevens tijdig is aangeleverd, konden het collegebesluit en de Raadsinformatiebrief niet voor de deadline van 1 maart 2025 worden toegevoegd. Deze documenten worden alsnog aangeleverd, waarmee deels wordt voldaan aan de eisen van interbestuurlijk toezicht. Het tempo van de verbetermaatregelen is afhankelijk van organisatorische adoptie (aanvaardbaar). De effectiviteit van de verbetermaatregelen hangt sterk af van de bereidheid van medewerkers om werkwijzen aan te passen en het belang van goed informatiebeheer te onderkennen. Indien deze gedragsverandering trager verloopt dan verwacht, kan dit invloed hebben op de snelheid waarmee structurele verbeteringen worden gerealiseerd.

5. Financiën De kosten voor het verbeteren van het informatiebeheer, zoals opgenomen in het Verbeterplan Toekomstbestendig Informatiebeheer, zijn reeds begroot binnen de bestaande formatie en financiële kaders. Er is dus geen aanvullend budget nodig voor de uitvoering van de wettelijke taken binnen het archief- en informatiebeheer. De belangrijkste financiële aspecten: Kosten voor uitvoering wettelijke taken in formatiebudget: • De personele kosten voor het team Informatiebeheer/DIV zijn meegenomen in de formatiesom, zodat structureel kan worden voldaan aan de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo). Investeringen in digitale archivering en modernisering • Elektronische handtekening: Er is budget gereserveerd voor de implementatie en het beheer van elektronische handtekeningen, om digitale documentstromen efficiënter te maken.

•

Archiveren van raadsinformatie in Notubiz: De middelen voor het archiveren en ontsluiten van raadsinformatie binnen Notubiz zijn eveneens opgenomen in de begroting, zodat besluitvorming en bestuurlijke transparantie gewaarborgd blijven.

Omdat deze kosten al in de begroting zijn verwerkt, worden er op dit moment geen extra financiële middelen gevraagd aan de raad. Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

D. (Didier) Oosterom gemeentesecretaris

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester