2025-058 I Informatienota Reactie college op Boardletter 2024

Informatienota voor de gemeenteraad

Onderwerp

Reactie college op Boardletter 2024

Registratienummer Datum collegebesluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Aangeleverd aan de griffie Programma Bijlagen Openbaarheid

Z.108976 /317793 18 maart 2025 E.J. Slootweg mw.Van Veenendaal 19 maart 2025 Bedrijfsvoering Boardletter 2024 Openbaar

Kennis nemen van: De reactie van het college op de Boardletter 2024 1. Aanleiding Jaarlijks controleert de accountant de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De uitkomst wordt vastgelegd in een verslag van bevindingen in de vorm van een controleverklaring en accountantsverslag aan de gemeenteraad/auditcommissie. Om tijdig bij te kunnen sturen, verricht de accountant tussentijds een controle: de interimcontrole. Deze controle is gericht op de financiële processen en bevindingen voor het management en college worden opgenomen in de Managementletter en in afschrift aan de gemeenteraad/auditcommissie (Boardletter). De controle vond plaats medio november 2024. Op 23-01-2025 heeft de accountant de Managementletter 2024 toegelicht aan de gemeentesecretaris, wethouder en concerncontroller en de Boardletter op 10-02-2025 aan de auditcommissie. Inmiddels is het MT in de gelegenheid gesteld te reageren op de bevindingen en adviezen en is het college geïnformeerd over het geheel. Met deze informatienota nemen we de raad mee in de wijze waarop de bevindingen en adviezen van de accountant meegenomen worden in een tijdige (bij)sturing voor een getrouwe jaarrekening. 2. Beoogd effect Een getrouwe jaarrekening 2024 en verder. 3. Informatie Het college is blij met de zichtbare verbeteringen die de accountant heeft vastgesteld tijdens de interimcontrole.

Dat de accountant de verbetering herleidt naar extra formatie voor de controlfunctie en de invulling van de functie contractmanager, geeft ons de bevestiging dat we er juist aan hebben gedaan deze functies in te vullen en de combifunctie van teammanager financien en concerncontroller uit elkaar te halen. Inmiddels zijn de concerncontroller en de medewerker Verbijzonderde Interne Controle (VIC) dusdanig in de organisatie gepositioneerd dat zij onafhankelijk hun werkzaamheden kunnen verrichten.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

Het college realiseert zich dat we er daarmee nog niet zijn. Ten aanzien van de belangrijkste aandachtsgebieden vanuit de Boardletter zoals vermeld in de samenvatting kunnen we melden dat: - we begrepen hebben dat de extra werkzaamheden op de verkorte procedure zorgtoekenningen januari/februari 2024 inmiddels afgerond zouden zijn. De VIC heeft nog niet alle dossiers ontvangen, zodat nog niet vastgesteld kan worden in hoeverre de rechtmatigheidsrisico’s hiermee zoveel mogelijk beperkt blijven. - de VIC-werkzaamheden voor de tweede helft 2024 op schema liggen of al zijn afgerond en dat de prioriteit daarbij op prestatielevering inkopen en zorg lag. - voor de inkoop van inhuur inmiddels een DAS-systeem beschikbaar is. Vanaf april zal gebruik gemaakt worden van Flextender, de opvolger van DAS. Hierdoor neemt de rechtmatigheid bij de inhuur van personeel sterk toe. Verder wordt de spendanalyse sinds 2024 tweemaal per jaar uitgevoerd in plaats van één keer. De bedoeling is om dit per 2025 op te voeren naar viermaal per jaar. Hierdoor worden onrechtmatigheden tijdig gesignaleerd. Omdat dit nog altijd een maatregel achteraf betreft, wordt binnen het MT nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de te volgen inkoopprocedure. De beschikbaarheid van een interne inkoopadviseur zou de organisatie helpen om rechtmatig in te kopen.

Ondanks meerdere pogingen is deze functie tot op heden nog niet ingevuld. De belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekening als vermeld onder punt 4 van de Boardletter zijn besproken en belegd binnen de organisatie. Voor de overige aspecten vermeld onder punt 3 van de Boardletter: - Inkopen, contractregistratie en Wet DBA Het college en het MT hebben in een eerder stadium ingestemd met de aanschaf van een verplichtingenadministratie. Hiervoor moest eerst het financiële pakket ge-update worden. Dit is in december 2024 gebeurd. Deze nieuwe versie biedt meer mogelijkheden om zichtbaar te maken wie welke facturen heeft gecodeerd en goedgekeurd. De aanschaf en implementatie van een verplichtingenadministratie is momenteel afhankelijk van de huidige bezuinigingen. Het verder professionaliseren van de contractregistratie wordt meegenomen in het nader op te stellen inkoopproces. Vooruitlopend daarop zijn alle inhuurcontracten al wel in beeld gebracht in het kader van de Wet DBA. -

Sociaal Domein Het komen tot slimme procedures in navolging op de verkorte procedure is onderdeel van het programma ‘Verbetering kwaliteit en kostenbeheersing Wmo/Jeugdwet’. Om rechtmatigheidsrisico’s zoveel mogelijk te beperken, geldt dat een slimme procedure niet eerder wordt geïmplementeerd, dan wanneer deze vooraf getoetst is door de jurist, VIC, concerncontroller en/of accountant. Andere onderdelen van het verbeterprogramma zijn de vaststelling van rechtmatige zorglevering alsook het opleveren van een goede prognose van de kosten Wmo/Jeugdzorg en monitoring van de wachtlijsten bij VraagWijzer. Planning is om deze prognose vanaf 2025 tweemaal per jaar te delen met de raad ter voorbereiding op de voorjaarsnota en de begroting/najaarsnota.

-

Automatisering We maken al steeds meer gebruik van een tweefactor-authenticatie waardoor het risico ook sterk wordt verminderd. Voor het inregelen van de wachtwoorden conform de BIO richtlijnen, bespreken we de oplossing met de nieuwe ICT-dienstverlener en/of de betreffende applicatie leverancier(s). De overige aanbevelingen over het aantal inlogpogingen en locktijden, worden waar mogelijk opgepakt in overleg met de

nieuwe ICT-dienstverlener. We zorgen dat we binnen de BIO richtlijnen komen en blijven. De specifieke aanbevelingen ten aanzien van Menscentraal hebben onze eerste prioriteit en bijbehorende acties zijn inmiddels belegd binnen de organisatie. -

Rechtmatigheidsverantwoording en VIC Het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 is op 30 januari jl. door de raad vastgesteld. De onderbouwing van geselecteerde dossiers voor controle vanuit de VIC zal vanaf 2025 transparanter met de accountant gedeeld worden.

4. Kanttekeningen De interimcontrole is een tussentijdse controle. Het betreft een controle over het eerste gedeelte van het boekjaar en is met name gericht op de financiële processen. Daarbij steunt de accountant op de werkzaamheden van de VIC. Dit geeft een eerste beeld, maar nog geen garanties voor een getrouwe jaarrekening. 5. Financiën De reguliere accountantskosten zijn opgenomen in de begroting. In de voorgaande jaren heeft de accountant meerkosten in rekening gebracht op basis van extra werkzaamheden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Voor 2024 heeft de accountant reeds meerkosten aangekondigd. Deze houden verband met een lopend thema-onderzoek vanuit de AFM op een dossier van onze gemeente en worden geschat op € 5.000,-. Eventuele meerkosten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole zijn nog niet aangekondigd/bekend.

Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

D. (Didier) Oosterom Gemeentesecretaris a.i.

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester