2024-275.1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid West Maas en Waal 2024

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente West Maas en Waal 2024

Team Inkoop Definitieve versie 04-07-2024

Voorwoord Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente West Maas en Waal. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met Regio Rivierenland en andere gemeenten of aanbestedende diensten. Bij het opstellen van dit beleidsplan is veelal aangesloten bij de uitgewerkte notities, in samenwerking met gemeenten opgestelde modellen, van de Vereniging Nederlandse Gemeenten en regiogemeenten. Hiermee bereiken we een stuk uniformiteit tussen gemeenten hetgeen voor het bedrijfsleven een administratieve verlichting geeft. Dit neemt niet weg dat daar waar gewenst onze gemeentelijke inkleuring opgenomen is in het voorgestelde beleid.

2

Inhoud 1

Inleiding ........................................................................................................................................... 4

2

Gemeentelijke doelstellingen.......................................................................................................... 5 2.1

3

4

Inkoopdoelstellingen WMW............................................................................................................ 7 3.1

Missie WMW ........................................................................................................................... 7

3.2

Visie WMW .............................................................................................................................. 7

3.3

Doelstellingen inkoopfunctie .................................................................................................. 7

Uitgangspunten ............................................................................................................................... 8 4.1

5

6

Doelstellingen .......................................................................................................................... 5

Algemeen juridisch kader ........................................................................................................ 8

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht ........................................................................ 9 5.1

Aanbestedingsrecht................................................................................................................. 9

5.2

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur ......................................................................... 9

5.3

Uniforme documenten ............................................................................................................ 9

5.4

Inkoopvoorwaarden en reglementen ................................................................................... 10

5.5

Mandaat en volmacht ........................................................................................................... 10

5.6

Afwijkingsbevoegdheid ......................................................................................................... 10

Thema’s ......................................................................................................................................... 11 6.1

MKB en lokale ondernemers ................................................................................................. 11

6.2

Maatschappelijk Verantwoord inkopen ................................................................................ 11

6.3

Social Return.......................................................................................................................... 13

6.4

Samenwerking ....................................................................................................................... 13

7

Inkoopproces ................................................................................................................................. 14

8

Inkoopprocedures ......................................................................................................................... 15

9

8.1

Procedures............................................................................................................................. 15

8.2

Aanbestedingsprocedures ..................................................................................................... 15

8.3

Sociale en andere specifieke diensten .................................................................................. 15

8.4

Inkoopadvies ......................................................................................................................... 16

8.5

Inhuur personeel ................................................................................................................... 16

Contractmanagement ................................................................................................................... 17 9.1

Doelstellingen van contractmanagement ............................................................................. 17

9.2

Kansen van contractmanagement......................................................................................... 17

9.3

Rollen taken en verantwoordelijkheden ............................................................................... 18

Bijlage 1: Bouwblokkenmethode .......................................................................................................... 19

3

1 Inleiding De gemeente West Maas en Waal (hierna te noemen WMW) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daartoe stuurt de gemeente op het doelmatig en rechtmatig besteden van gemeenschapsgeld. De gemeente betrekt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten verschillende gemeentelijke speerpunten op het gebied van Economische ontwikkeling, Integriteit en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen o.a. Social Return, duurzaamheid, en circulariteit. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de gemeente plaatsvindt. Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen met de volgende uitgangspunten: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Welke doelstellingen wil WMW met het inkoop- en aanbestedingsbeleid realiseren Wat zijn de afgeleide inkoopdoelstellingen Welke uitgangspunten hanteert WMW in haar inkoopproces? Welke thema’s vindt WMW belangrijk Op welke wijze bepaalt WMW de inkoopproces en procedures

4

2 Gemeentelijke doelstellingen 2.1 Doelstellingen WMW zal met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen nastreven: a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. b. Het is in het belang van de gemeente dat inkoophandelingen verlopen langs de wegen die, naast het zakelijke en maatschappelijke, integer en ethisch verantwoord zijn. Aanbestedingen door de overheid staan in toenemende mate in publieke belangstelling. Het hanteren van transparante, niet discriminerende en objectieve procedures zijn een middel ter voorkoming van het in twijfel trekken van de integriteit en ethisch handelen van WMW en haar medewerkers.

Eenieder die direct met de inkoopfunctie te maken heeft, hoort te acteren naar de gedragscode die door NEVI is opgesteld en welke door de gehele (Rijks)overheid en het bedrijfsleven is erkend. De Europese aanbestedingsregels vereisen eveneens transparantie, objectiviteit, integriteit en ethisch handelen. WMW spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces c. De inkoopfunctie heeft betrekking op de inrichting en uitvoering van het inkoopproces en betreft “het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en de instandhouding van een organisatie tegen de meest gunstige voorwaarden ”. De prestaties van de gemeente wordt in hoge mate beïnvloed door de prestaties van hun leveranciers. WMW wil haar budgetten zo doelmatig, integer en rechtmatig besteden en daar verantwoording over kunnen afleggen d. Om efficiency voordelen te behalen en in verband met de rechtmatigheid zal de gemeente de komende jaren steeds meer opdrachten gaan bundelen om door middel van (Europese) aanbestedingen, (raam)overeenkomsten af te sluiten. Om te voorkomen dat dit ten koste gaat van het MKB en lokale ondernemers worden waar mogelijk percelen opgenomen in Europese aanbestedingen.

Dit biedt kansen aan het MKB en lokale ondernemers om deel te nemen aan Europese aanbestedingen. Lokale en regionale bedrijven, waaronder het midden- en kleinbedrijf (MKB), zorgen o.a. voor regionale werkgelegenheid, lokale voorzieningen en een beperking van de mobiliteit, omdat voor het leveren van de dienstverlening minder ver hoeft te worden gereisd. WMW wil het midden- en kleinbedrijf, met betrekking tot het gunnen van gemeentelijke opdrachten, een eerlijke kans geven, zonder schending van de (Europese) wet- en regelgeving.

5

e. WMW stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Deze lasten worden verlicht door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. f.

De gemeente zal daar waar mogelijk het gelijktijdig oppakken en aanbesteden van werkzaamheden, die in elkaars nabijheid liggen of integraal verbonden zijn, stimuleren.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

6

3 Inkoopdoelstellingen WMW 3.1 Missie WMW De missie geeft aan wat WMW in de toekomst wil zijn. Het is de missie van de gemeente West Maas en Waal om bij te dragen aan het levensgeluk van haar inwoners. Inkopen dient bij te dragen aan het realiseren van deze missie. Zonder goede contracten af te sluiten met geschikte leveranciers, dienstverleners en aannemers, kunnen beoogde maatschappelijke effecten niet worden bereikt. Ondernemers zijn nodig om voor onze inwoners op het juiste moment, het juiste te doen. 3.2

Visie WMW

Naast de missie heeft het college ook een visie voor West Maas en Waal geformuleerd die aangeeft hoe de gemeente er aan het einde van de huidige bestuursperiode uitziet: ▪ ▪

▪

In 2026 is West Maas en Waal een open & groene gemeente met karakteristieke kernen. De gemeente groeit verantwoord en biedt passende en duurzame woningen/woonvormen voor haar inwoners. Toegang tot zorg is laagdrempelig en nagenoeg zonder wachtlijsten. Het voorzieningenniveau en de economische & recreatieve bedrijvigheid passen bij de maat van de gemeente. Inwoners voelen zich veilig & thuis in West Maas en Waal en bezoekers komen en verblijven er graag.

Bij de missie en visie zijn de volgende kernwaarden gedefinieerd. ▪ Samen ▪ Verantwoordelijk ▪ Professioneel De kernwaarden bieden de organisatie focus en geven richting bij het nemen van besluiten. 3.3 Doelstellingen inkoopfunctie Vanuit de missie en visie kunnen de volgende hoofddoelstellingen worden afgeleid voor de inkoopfunctie: ▪ Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van het marktmechanisme en de betrouwbaarheid van kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid en prijs centraal staan; ▪ Inkoopprocessen die voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving, de Europese aanbestedingsregels daarbij inbegrepen, waardoor er op rechtmatige wijze wordt ingekocht; ▪ Het waarborgen van integere uitvoering van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid; ▪ Inkoopprocessen waarbij de zorg voor milieu, duurzaamheid, circulariteit en maatschappelijk welzijn een hoge prioriteit hebben bij de keuze van leverancier en product.

7

4 Uitgangspunten 4.1

Algemeen juridisch kader

Rechtmatigheid staat bij WMW hoog in het vaandel. WMW leeft bestaande wet- en regelgeving na. Er zijn verschillende soorten wet- en regelgeving te onderscheiden. Het streven is om 100% rechtmatig in te kopen. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving zijn: Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken Werken moeten verlopen. Daarnaast hebben de volgende relevante wetten en regelgeving betrekking op het inkoopbeleid en de uitvoering hiervan: Wet digitale toegankelijkheid (www.digitoegankelijk.nl/wetgeving). In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet alleen bijvoorbeeld gebouwen en het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites; Wet Bibob (Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur): Met deze wet kunnenoverheden, zoals gemeenten, de integriteit (laten) controleren van bedrijven en personen met wie zijzaken doen. De Wet Bibob is een (preventief) bestuursrechtelijk instrument om de integriteit van de overheid te beschermen.

8

5 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht 5.1 Aanbestedingsrecht WMW neemt bij het verstrekken van opdrachten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, die allen gericht zijn op een vrij verkeer van diensten en goederen en gelijke behandeling van ondernemers, in acht: Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie

Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit(evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

5.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur WMW neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 5.3

Uniforme documenten

WMW streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. WMW past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe de Algemene gemeentelijke inkoopvoorwaarden (gebaseerd op de VNG voorwaarden. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is verplicht voor alle aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen.

9

5.4

Inkoopvoorwaarden en reglementen

Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbesteden voor gemeenten. ▪ De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) of een nieuwere versie hiervan. ▪ De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de Aanbestedingswet 2012. In beginsel worden daar, waar niets vooraf geregeld is, de VNG Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gehanteerd. ▪ Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van gemeente te reguleren. ▪ De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbestedingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast. ▪ De algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de inschrijvende partijen worden uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard. ▪ In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst door de inkoopadviseur/jurist.

Verder geldt: ▪ Op alle ICT (software) gebaseerde opdrachten zijn de GIBIT 2023 (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) van toepassing; ▪ Op alle op de RAW-systematiek gebaseerde opdrachten (alleen uitvoering) van werken zijn de ‘Uniforme Administratieve Voorwaarden’ (UAV 2012) van toepassing; ▪ Ten behoeve van geïntegreerde contracten wordt gebruik gemaakt van de UAVGeïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005); ▪ Ten behoeve van architecten- en ingenieursdiensten kan DNR2011 toegepast worden. 5.5 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van WMW. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 5.6

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van WMW en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid. Het college is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Een besluit tot afwijking kan enkel genomen worden na een schriftelijk advies van de inkoopadviseur. 10

6 Thema’s 6.1

MKB en lokale ondernemers

Om efficiencyvoordelen te behalen en in verband met de rechtmatigheid, zal WMW de komende jaren steeds meer opdrachten gaan bundelen om door middel van (Europese) aanbestedingen (raam)overeenkomsten af te sluiten. Om te voorkomen dat dit ten koste gaat van het MKB en lokale ondernemers zal WMW waar mogelijk percelen opnemen in Europese aanbestedingen. Hierdoor biedt WMW kansen aan het MKB en lokale ondernemers om deel te nemen aan Europese aanbestedingen. Lokale en regionale bedrijven, waaronder het midden- en kleinbedrijf (MKB), zorgen o.a. voor regionale werkgelegenheid, lokale voorzieningen en een beperking van de mobiliteit, omdat voor het leveren van de dienstverlening minder ver hoeft te worden gereisd. WMW wil het midden- en kleinbedrijf, met betrekking tot het gunnen van gemeentelijke opdrachten, een eerlijke kans geven, zonder schending van de (Europese) wet- en regelgeving. Bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures voor werken, leveringen en diensten gelden de volgende afspraken: ▪ 1 lokale of regionale ondernemer uitnodigen indien er bij 3 ondernemers offertes worden opgevraagd; ▪ Minimaal 1 en maximaal 3 lokale of regionale ondernemers uitnodigen indien er bij 5 ondernemers een offerte wordt uitgevraagd. ▪ Minimaal 3 en maximaal 5 lokale of regionale ondernemers uitnodigen indien er meer dan 5 ondernemers een offerte wordt uitgevraagd.

Dit is alleen een verplichting indien er mogelijk geschikte lokale/regionale ondernemers zijn. 6.2 Maatschappelijk Verantwoord inkopen Maatschappelijk en Verantwoord inkopen is het bewust en structureel expliciet maken van duurzaamheidaspecten in alle inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Het doel is een significante bijdrage te leveren aan het realiseren van het economisch-, sociaal- en milieubeleid van WMW en de maatschappij als geheel. Maatschappelijk verantwoord inkopen begint bij de opdrachtgevers. Daarom spreken we tegenwoordig niet van MVI maar MVOI. De ‘O’ van (intern) ‘opdrachtgeven’ komt voor de ‘I’ van inkopen. Om ook de opdrachtgevers actief te betrekken bij het nationaal plan heeft het Rijk de opdrachtgever toegevoegd aan de titel: Opdracht geven met ambitie, inkopen met Impact. Het Nationaal Plan MVI 2021 – 2025 heeft 6 maatschappelijke doelen die aansluiten op de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties. Namelijk het: 1. Tegengaan van klimaatverandering; 2. Stimuleren van een circulaire economie; 3. Tegengaan van milieuverontreiniging en voedselverspilling; 4. Stimuleren van een divers en inclusief bedrijfsleven; 5. Stimuleren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social return); 6. Stimuleren van ketenverantwoordelijkheid. 11

Deze doelen hebben betrekking op de onderstaande thema’s:

Bij de inkoop van producten en dienstverlening houdt WMW rekening met de uitgangspunten van de koersnotitie Duurzaamheid en Energiebeleid. In aanbestedingsdocumenten zijn de uitgangspunten met betrekking tot duurzaamheid en circulariteit opgenomen en, waar mogelijk, een stimulans voor de lokale economie. Het doel van WMW is om duurzaamheid standaard op te nemen in alle Europese aanbestedingen. Waar mogelijk kiest WMW voor meetbare prestaties en gunningscriteria. Per aanbestedingstraject kiest WMW voor interne kostenreductie of voor één van de maatschappelijke uitgangspunten. De keuze wordt bepaald door het potentieel van de opdracht. Voor aanbestedingen van producten of diensten waarvoor de duurzaamheidscriteria niet gereed of beschikbaar zijn, wordt vergelijkbaar beleid gevoerd. In samenspraak met de opdrachtgevers en (externe) deskundigen worden duurzaamheidscriteria toegepast. De gemeente heeft een maatschappelijke verantwoordelijkheid om de milieubelasting van de eigen bedrijfsvoering te beperken en milieuzorg bij derden waar mogelijk te stimuleren. De gemeente beoogt een continue verbetering van de milieuprestatie, waarbij het voorkómen van milieubelasting een hoge prioriteit heeft. Hierbij wordt gezocht naar evenwicht tussen sociale, ecologische en economische belangen (people, planet, profit).

De gemeente wil bij de inkopen en aanbestedingen zoveel mogelijk rekening houden met het aspect duurzaamheid en hierin het goede voorbeeld geven, door toepassing van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces. De gemeentelijke beleidskaders (waaronder milieubeleid en energie/klimaatbeleid) alsook de VNG-richtlijn vormen hierbij het uitgangspunt. Uiteindelijk wil de gemeente hiermee bijdragen aan een betere kwaliteit van de leefomgeving en sociale omstandigheden. 12

6.3

Social Return

Social Return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. WMW wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Uitgangspunt is om Social Return bij een geraamde opdrachtwaarde boven de € 200.000 op te nemen in de aanbesteding. Bij een lagere opdrachtwaarde kan Social Return optioneel worden opgenomen. Per aanbesteding wordt bekeken wat mogelijk is. De doelstellingen van Social Return zijn: ▪ Het creëren van ontwikkelkansen en werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zodat ook zij kunnen participeren en uitkeringslasten worden verminderd. ▪ Het bevorderen en stimuleren van inclusief ondernemerschap, waarin medewerkers met verschillende achtergronden, beperkingen en kwaliteiten, werken. ▪ Het bevorderen van en invulling geven aan een duurzame win-win samenwerking tussen overheden en werkgevers op gebied van arbeids-, maatschappelijke en scholingsvraagstukken. Social Return zal middels het bouwblokkenmodel toegepast worden bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Dit model is een keuzemenu dat opdrachtnemers kunnen hanteren voor de invulling van SROI en geeft, om aan de verantwoordingsverplichting te voldoen, minder administratieve lasten.

Het bouwblokkenmodel biedt daarnaast de mogelijkheid voor publieke overheden om de Social Return inzet gedifferentieerd naar doelgroepen en mate van afstand tot de arbeidsmarkt en mate van besparing op uitkeringslasten verschillend te waarderen. Meer informatie over SROI en het bouwblokkenmodel is bijgevoegd in bijlage 1. 6.4 Samenwerking WMW hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking met het MKB en lokale ondernemers, als binnen de eigen organisatie. Daarnaast investeert WMW in samenwerking met andere publieke organisaties zoals andere gemeenten. Vanuit WMW zijn er vele samenwerkingsverbanden mogelijk, zowel intern met de interne klanten als extern met leveranciers evenals branche – en vakorganisaties. Voordelen van samenwerking zijn onder meer terug te vinden in kosten beheersing, prijsreducties en efficiënter gebruik van tijd. De samenwerking kan worden ontplooid vanuit bundeling van producten, vanuit de specifieke klantwens en vanuit het innovatieve vermogen van leveranciers. WMW probeert waar mogelijk initiatieven te ontplooien om samenwerking met derden te bevorderen(provincies, gemeenten, waterschapen, regionale overheidsinstellingen) of zich bij bestaande samenwerkingsverbanden aan te sluiten (GR Regio Rivierenland). Samenwerking op het gebied van inkoop biedt vele mogelijkheden.

Door krachten te bundelen kan er efficiënter worden ingekocht waarbij mogelijk financiële voordeel kan worden gerealiseerd. Financiële besparing kan worden gerealiseerd door bundeling van het inkoopvolume, zodat gunstiger prijsafspraken kunnen worden gemaakt. Bovendien kan het tijd besparen doordat onderhandelingen met leveranciers of (Europese) aanbestedingen centraal gedaan worden en de uitkomst voor elke deelnemer geldt.

13

7 Inkoopproces Voor het uitvoeren van de inkoopproces kiest WMW voor een centraal coördinerende inkoopfunctie welke is belegd bij het Team Control. Hierbij wordt door de centrale inkoop samengewerkt met “inkoopprofessionals” binnen de andere domeinen. Het voordeel van een centraal georganiseerde inkoopfunctie is dat inkopen centraal gecoördineerd worden waardoor mogelijk betere condities bij gemeenschappelijk leveranciers worden bereikt als gevolg van grotere inkoopkracht. Uitgangspunt is dat centrale inkoop als procesbegeleider verantwoordelijk is voor het integrale inkoop- en aanbestedingsproces.

1

Voortraject

•

Bepalen van inkoopbehoefte

•

Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

•

Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag 2

3

Specificeren

Selecteren

•

Opstellen van eisen en wensen

•

Omschrijven van de opdracht

•

Opstellen Offerteaanvraag

•

Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed •

Offertes evalueren

•

Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) 4

5 6

7

Contracteren

Bestellen Bewaken

Nazorg

•

Gunning aan winnende Ondernemer

•

Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

•

Registreren getekende overeenkomst

•

Informeren afgewezen Ondernemers

•

Uitvoeren van de opdracht

•

Eventueel met het doen van bestellingen

•

Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVIafspraken. •

Tijdige betaling facturen

•

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

•

Evalueren overeenkomst met Contractant 14

8 Inkoopprocedures 8.1 Procedures De keuze voor welke inkoopprocedure moet worden gekozen is afhankelijk van de waarde van de in te kopen dienst, product of werk. WMW is verplicht opdrachten met een geraamde waarde excl. BTW aan of boven de geraamde drempelbedragen, Europees aan te besteden. De keuze voor één van de aanbestedingsprocedures en het daadwerkelijk inkopen vinden plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdrachtwaarde. WMW dient op basis van de Gids Proportionaliteit per opdracht te beoordelen welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt is. 8.2

Aanbestedingsprocedures

Binnen de aanbestedingsregelgeving onderscheiden we de volgende aanbestedingsprocedures: ▪ Europese aanbestedingsprocedure: boven de Europese drempelbedragen zullen we in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving; ▪ Nationale aanbestedingsprocedure: onder de Europese drempelbedragen zullen we – bijvoorbeeld ingeval van een ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’ – in beginsel nationaal aanbesteden door voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed te plaatsen; ▪ Meervoudig onderhandse procedure: onder de Europese drempelbedragen vragen we – indien géén sprake is van een ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’ – minimaal drie leveranciers een offerte tenzij een enkelvoudig onderhandse procedure mogelijk is; ▪ Enkelvoudig onderhandse procedure: we vragen één leverancier een offerte. Werken Enkelvoudig Meervoudig

Tot € 150.000 Van € 150.000 Tot € 1.500.000

Nationaal

Van € 1.500.000 Tot Europese drempel Vanaf Europese drempel

Europees

Leveringen en diensten Tot € 60.000 Van € 60.000 Tot Europese drempel -

Inhuur personeel

Vanaf Europese drempel

Vanaf Europese drempel

Tot € 75.000 Van € 75.000 Tot Europese drempel -

De drempelbedragen worden tweejaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. Indien deze worden gewijzigd zal WMW de nieuwe aanbestedingsdrempels toepassen bij de aanbestedingstrajecten. 8.3 Sociale en andere specifieke diensten Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke 15

dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. Ook geldt voor deze diensten een andere Europese drempel dan voor leveringen en diensten. 8.4 Inkoopadvies In het “voortraject” worden alle inkoopbehoeften > € 10.000,= excl. BTW verplicht gemeld bij de inkoopadviseur, via het daarvoor beschikbaar gestelde formulier. Naar aanleiding van een inkoopmelding, neemt de inkoopadviseur contact op met de betreffende budgethouder/opdrachtgever. De budgethouder maakt i.s.m. de inkoopadviseur een Plan van Aanpak waarin inkoopstrategie, het te volgen aanbestedingsproces, conform het Inkoopbeleid van de gemeente, wordt vastgelegd, waarna het aanbestedingsproject gestart en uitgevoerd wordt. 8.5 Inhuur personeel Inhuur van extern personeel vindt plaats in overleg met de teammanager en/of gemeentesecretaris. Zowel Inkoop alsmede P&O worden bij inhuur betrokken. Verder kan gebruik gemaakt worden van Werken in Gelderland waarbij WMW is aangesloten. In afwijking van de overige Leveringen en Diensten wordt voor inhuur een drempelbedrag voor het volgen van een meervoudig onderhandse procedure gehanteerd van € 75.000,-.

16

9 Contractmanagement Contractmanagement is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking. 9.1 Doelstellingen van contractmanagement De doelstellingen van contractmanagement zijn: ▪ Prestaties van leveranciers beheersen en verbeteren (in termen van kwaliteit, tijd en kosten). ▪ Tevredenheid over de geleverde dienst of het geleverde product te verhogen. ▪ Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop. ▪ Risico’s beheersen die voortvloeien uit de contracten die een organisatie aangaat met leveranciers. ▪ De effectiviteit en (kosten)efficiëntie van het inkoopproces verbeteren. De strategische en tactische besluitvorming uit de derde doelstelling betreffen de voorbereiding van een nieuwe opdracht, waarbij belangrijke beslissingen genomen worden (in termen van geld en risico’s). Deze besluitvorming is beter naarmate de informatie vanuit contractmanagement beter is.

9.2 Kansen van contractmanagement Goed contractmanagement draagt bij aan: ▪ Betere kwaliteit van het geleverde. ▪ Kostenreductie. ▪ Gestroomlijnde processen en procedures. ▪ Transparantie. ▪ Indien processen goed op elkaar zijn aangesloten, dan leidt dit tot inzicht in uitgaven, minder inkoop buiten contracten om (Maverick buying), beperking van meerwerk en daardoor minder risico’s op financieel en logistiek gebied. ▪ Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop. ▪ Beheersen van prestaties van leveranciers. ▪ Inzicht geven in de mate waarin leveranciers voldoen aan de in contracten afgesproken voorwaarden en is het mogelijk om de leveranciersprestaties effectief te managen en te verbeteren (in termen van kwaliteit, tijd en kosten). ▪ Blijvende aansluiting bij de strategische doelstellingen van de organisatie. Voor een goed functionerende inkoopfunctie is inzicht in de inkoopuitgaven en -voorwaarden cruciaal. Door dergelijk inzicht wordt niet alleen duidelijk wat vermijdbare kosten, gewenste of juist ongewenste extra kosten zijn. Ook geeft het inzicht in de waardebepaling, de looptijd en de wenselijkheid van vervolgopdrachten.

17

9.3

Rollen taken en verantwoordelijkheden

Binnen contractmanagement onderscheiden we verschillenden rollen: Contracteigenaar is degene die eindverantwoordelijk is voor het contract. Het is vaak een lijnverantwoordelijke die intern verantwoordelijk is voor het resultaat van de uitvoering van het contract, omdat hij verantwoordelijk is voor het bedrijfsproces waar het contract aan gekoppeld is. Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is. Zonder zorgvuldig contractbeheer is er geen goed contractmanagement mogelijk. Contractmanagement is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. Binnen WMW is contractmanagement belegd bij Team Inkoop.

18

Bijlage 1: Bouwblokkenmethode Veel gemeenten gebruiken de bouwblokkenmethode om de waarde van de social-returninzet vast te stellen. Per activiteit wordt een vaste waarde afgerekend. Er bestaat geen generiek bouwblokkenmodel. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende doelgroepen, bonussen en alternatieve vormen van invulling van de social-returnverplichting die gemeenten in hun bouwblokken hebben opgenomen inclusief de variatie tussen de waarden. Overzicht waarden bouwblokkentabel Doelgroep SR/soort uitkering Vaste waarde SR (meestal op basis van FT dienstverband) Participatiewet (PW) € 30.000 - € 40.000 < 2 maanden > 2 maanden Doelgroepen banenafspraken € 15.000 - € 35.000 (Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkt WW € 10.000 - € 30.000 3-12 maanden 6-12 maanden vanaf 12 maanden WIA/WAO € 30.000 - € 35.000 Wajong € 35.000 WSW Betaalde rekening aan sociaal werkbedrijf of € 35.000 (detachering/diensten) Leerling: • BBL (leerwerkbaan) € 10.000 - € 20.000 • BOL (stage) (t/m mbo-niveau € 5.000 - € 10.000 4) • VSO/praktijkonderwijs € 5.000 (stage) € 25.000 • VSO/praktijkonderwijs (stage met baan) € 7.500 • Werkervaringsplaats € 5.000 • Mbo 1, 2 (stage) € 2.500 • Mbo 3, 4 en hbo (stage) Bijzondere groepen: € 10.000 - € 35.000 • Jongeren zonder startkwalificaties • Ex-gedetineerden • Nuggers Bonussen: • Vast dienstverband € 10.000 extra • Werklozen > 50 jaar €

5.000 extra • Statushouders € 5.000 extra

19

Overzicht waarden bouwblokkentabel Doelgroep SR/soort uitkering Vaste waarde SR (meestal op basis van FT dienstverband) Alternatieven: • Opleidingskosten De gemaakte kosten • MVO-activiteiten € 100 per uur of € 250 per dagdeel • Prestatieladder Socialer % korting op de SR-verplichting afhankelijk van trede PSO ondernemen (TNO) • Keurmerk Werkpakt6 % korting op de SR-verplichting • Infrakracht7 € 2.500 Bron: Lokaal en regionaal Social Return beleid. Verschillen, overeenkomsten en aanbevelingen; Platform31.

20