2024-192 Informatienota Procesevaluatie Maasbommel - deel 2 de geleerde lessen

Informatienota voor de gemeenteraad

Onderwerp

Procesevaluatie Maasbommel - deel 2: de geleerde lessen

Registratienummer Datum collegebesluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Aangeleverd aan de griffie Programma Bijlagen

Z.104149 /300090 29 augustus 2024 M.A.A. van den Boom-Witzel mw.Jacobs 30 augustus 2024 Burger, bestuur en veiligheid 1. Rapport 'Verbeterkansen; aanbevelingen op basis van procesevaluatie - deel 2: Geleerde lessen' d.d. 28-08-2024'

Openbaarheid

Geheim

Kennis nemen van: Het rapport 'Verbeterkansen; aanbevelingen op basis van procesevaluatie - deel 2: Geleerde lessen' d.d. 28-08-2024' 1. Aanleiding Op 26 oktober 2023 heeft het college van B&W u in een besloten raadsvergadering toegezegd om het proces rondom de opvanglocatie in Maasbommel te evalueren en dit aan u terug te koppelen (T2023-035). Op basis hiervan is de volgende opdracht aan BMC geformuleerd; 'Hoe is het proces verlopen met betrekking tot de opvanglocatie Maasbommel gedurende 1 januari 2023 tot en met 26 oktober 2023?. Het evaluatieproces is in twee delen gesplitst: een procesevaluatie met een feitenrelaas (deel 1), en het formuleren van geleerde lessen met bijbehorende aanbevelingen (deel 2). Het doel van deze evaluatie is niet om personen te beoordelen, maar om waardevolle inzichten te verzamelen voor toekomstige verbeteringen. De bevindingen en aanbevelingen zijn gebaseerd op de ervaringen in de gemeente West Maas en Waal, inzichten uit andere gemeenten, en relevante wetgeving. De geleerde lessen hebben als doel om toekomstige projecten en processen te verbeteren, efficiëntie te verhogen, kennis te behouden, risicobeheersing te versterken, innovatie te stimuleren, en verantwoording en transparantie te waarborgen binnen de gemeente. Deel 1 is op 18 juni aan u toegezonden met kenmerk Z.104149 /292021. Voor u ligt deel 2 – de geleerde lessen.

We adviseren om u beide delen in een keer te bespreken tijdens de (vertrouwelijke) raadsvergadering op 5 september 2024 aanstaande. 2. Beoogd effect De raad te informeren over het proces rondom de opvanglocatie in Maasbommel en de geleerde lessen. 3. Informatie Het rapport dat voor u ligt is door een extern bureau opgesteld zodat er met een onafhankelijke bril is gekeken naar de verbeterpunten. Het rapport richt zich op het formuleren van de ‘geleerde lessen’ in de vorm van aanbevelingen. De aanbevelingen zijn bedoeld om reflectie en analyse van eerdere ervaringen te bevorderen, met als doel te leren van wat goed ging en wat beter had gekund. Door te leren van het verleden zonder te oordelen, kan samengewerkt worden aan een betere en effectievere toekomst. De aanbevelingen zijn naast de bevindingen ook gebaseerd op

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

eerder opgedane ervaringen binnen andere gemeenten waar BMC eenzelfde soort opdracht heeft uitgevoerd, inzicht in benchmarkonderzoeken, huidige wet- en regelgeving en afspraken binnen de regio Rivierenland m.b.t. de opvang van diverse groepen nieuwkomers. Het toepassen van het principe geleerde lessen kent verschillende doelen. Bevindingen uit de procesevaluatie. De evaluatie toont aan dat het traceren van documenten, actielijsten en besluiten moeilijk was, wat het verkrijgen van een duidelijk beeld van het besluitvormingsproces bemoeilijkte. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste bevindingen: 1. Crisisbeheersing: in de beginfase ontbrak het aan schriftelijk vastgelegde regie en coördinatie vanuit het bestuur, wat resulteerde in een gebrek aan verantwoording. Hoewel er vanaf september verbeteringen werden doorgevoerd, waren checks and balances onvoldoende. 2. Projectorganisatie: er was geen gestructureerde projectorganisatie, en essentiële aspecten zoals doelen, communicatie en risicomanagement waren niet beschreven. De gemeente kampte met tekorten aan middelen (bijvoorbeeld beschikbare inzet personeel), slechte communicatie, en een sub-optimale IT-infrastructuur. 3. Besluitvormingsprocedures: besluitvorming vond voornamelijk informeel plaats, wat leidde tot een gebrek aan transparantie, controle en verantwoording. 4.

Rolzuiverheid: onduidelijke rol- en verantwoordelijkheidsverdeling leidde tot conflicten, verwarring en verminderde productiviteit. De voormalige gemeentesecretaris had overlappende rollen, wat belangenconflicten veroorzaakte en de besluitvorming vertraagde. 5. Personele wisselingen: frequent personeelsverloop verstoorde de continuïteit en workflow, wat leidde tot verlies van expertise. 6. Overlegstructuur: de bevoegdheden van verschillende overlegorganen binnen de gemeente waren onduidelijk, wat zorgde voor gebrekkige vastlegging en coördinatie. 7. Documentbeheer: er was geen consistent documentbeheer, wat leidde tot fouten, inefficiënties, en juridische risico's door het ontbreken van versiebeheer en duidelijke statusinformatie. 8. Communicatie: de communicatie was vooral mondeling en niet structureel en consistent, wat balans en nauwkeurigheid in de informatiedeling belemmerde. 9. Locatiekeuze: de keuze voor de locatie aan de Raadhuisdijk 18 was slecht onderbouwd en gebaseerd op het aanbod van één aanbieder. Er werd geen gedegen locatieonderzoek uitgevoerd en de samenwerking met de eigenaar van de locatie kende ernstige knelpunten. Conclusies op basis van de bevindingen uit de procesevaluatie De conclusies hebben betrekking op zowel de landelijke context als de gemeentelijke aanpak in West Maas en Waal. 1.

Landelijke situatie: De gemeente West Maas en Waal had in aanvang bij het uitbreken van de oorlog moeite om te anticiperen op landelijke richtlijnen en regelgeving voor de opvang van Oekraïense ontheemden, wat in de beginfase heeft geleid tot onduidelijkheid en gebrekkige besluitvorming. Deze onduidelijkheid heeft de organisatie lang parten gespeeld. Deze ontstane situatie was bij de ontsluiting van deze derde locatie enigszins van invloed, maar speelde geen hoofdrol. 2. Provinciale en regionale samenwerking: ○ Door bestuurlijke wisselingen binnen de gemeente ontbrak het aan transparantie. Dit leidde tot vertragingen en onduidelijkheden in de noodzakelijke beslissingen op lokaal niveau. 3. Gemeente West Maas en Waal:

○

○ ○

○

○

○

Kernteam: het kernteam opereerde zonder duidelijk schriftelijk vastgelegd mandaat, wat leidde tot onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en gebrekkige schriftelijke vastlegging van de uitvoering. Dit had negatieve gevolgen voor de bestuurlijke besluitvorming en continuïteit. Mandatering: de mandatering van de gemeentesecretaris creëerde conflicterende rollen en een gebrek aan transparantie, wat de besluitvorming negatief beïnvloedde. Informele besluitvormingslijnen: het gebruik van informele besluitvormingslijnen leidde tot verwarring, exclusiviteit en een gebrek aan verantwoording, wat het draagvlak voor de tweede opvanglocatie ondermijnde. Actieve informatievoorziening en documentatie: er was onvoldoende en inconsistente informatievoorziening aan de gemeenteraad. Dit leidde tot juridische complicaties en politieke onrust. Communicatie: gebrekkige en inconsistente communicatie, zowel intern als extern, veroorzaakte misverstanden, beperkte transparantie en verminderde steun van de inwoners. Locatie: het gebrek aan onderzoek naar geschikte locaties en onvoldoende communicatie leidde tot verwarring, weerstand bij de gemeenteraad en omwonenden, en uiteindelijk het niet doorgaan van de tweede opvanglocatie.

Aanbevelingen De aanbevelingen worden gegeven om de organisatie van de gemeente West Maas en Waal te versterken en toekomstbestendiger te maken, gebaseerd op de geleerde lessen uit de evaluatie. 1. Doel: de aanbevelingen zijn gericht op het verbeteren van efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit binnen de organisatie, met een focus op reflectie en continue verbetering. Ze vormen een startpunt voor verdere aanpassingen, rekening houdend met de huidige situatie en toekomstige ontwikkelingen. 2. Programmatische aanpak: het wordt aanbevolen om een programmatische aanpak te hanteren voor de opvang van de totale groep van nieuwkomers. Dit zorgt voor een samenhangende strategie, duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden, en betere samenwerking in de ambtelijke en bestuurlijke context, en tussen de gemeentelijke organisatie en ketenpartners. 3. Communicatie: er moet meer aandacht worden besteed aan effectieve en transparante communicatie, zowel intern als extern. Dit voorkomt misverstanden, bevordert samenwerking, en zorgt voor vertrouwen en verantwoording. 4. Besluitvormingsprocedures: de besluitvormingsprocedures moeten worden herijkt en versterkt door een duidelijke structuur, formele besluitvormingslijnen, en transparantie in het delen van beslissingen.

Het gebruik van objectieve data, regelmatige evaluaties, en een zaaksysteem (inclusief digitale ondertekening) helpt om fouten te verminderen en de kwaliteit van besluitvorming te verbeteren. 5. Mandatering: voor toekomstige mandatering wordt geadviseerd om duidelijke kaders en verantwoordelijkheden vast te stellen, conflicterende rollen te vermijden, en systematische monitoring en evaluatie uit te voeren. Periodieke audits kunnen onafhankelijkheid en objectiviteit waarborgen. 6. Proces locatiekeuze: voor een succesvolle locatiekeuze is het van belang om een uitgebreid en transparant locatieonderzoek uit te voeren, met betrokkenheid van meerdere partijen en duidelijke criteria. Een grondige risicoanalyse en een goede communicatiestrategie zijn essentieel om draagvlak te creëren en onrust te voorkomen. 7. Functie van evaluatie: De evaluatie door BMC benadrukt dat de gemeente West Maas en Waal momenteel onvoldoende aandacht besteedt aan het evalueren van beleid en

interventies, wat risico's kan opleveren voor bestuurlijke en ambtelijke processen. Voor de toekomst wordt aanbevolen om integrale evaluatieprocessen op te zetten die niet alleen de resultaten en processen analyseren, maar ook de langetermijnimpact en betrokkenheid van stakeholders. Het invoeren van continue feedbackmechanismen en het stimuleren van een cultuur van leren en verbetering zijn essentieel. Evaluatie moet dienen als een strategisch instrument voor beleidsvorming en besluitvorming om huidige processen te verbeteren en toekomstige uitdagingen aan te pakken. Zienswijze college Allereerst wil het college van B&W herhalen aan de raad, bij de zienswijze van deze procesevaluatie, dat zij de ontstane situatie en de onrust die dit heeft veroorzaakt voor de inwoners betreurt. Het college dankt BMC voor de zorgvuldigheid waarmee zij de onafhankelijke procesevaluatie hebben opgesteld. De procesevaluatie geeft goed inzicht in de wijze waarop is gehandeld binnen de context van dat moment. Het college herkent en onderschrijft de beschreven aanbevelingen en hecht grote waarde aan het borgen van de noodzakelijke (procesmatige) verbeteringen. Inmiddels is er reeds geïnvesteerd in de uitbereiding van uren van de concerncontroller en deze niet meer te combineren met de rol van teammanager financiën.

Concerncontroller zal hierdoor een stevigere rol krijgen in het verder ontwikkelen van evalueren van processen en samenwerking. Daarnaast wordt gewerkt aan diverse verbetervoorstellen in het besluitvormingsproces die integraliteit, kwaliteit en transparantie dienen te bevorderen. Rollen, processen en verantwoordelijkheden zullen beter worden beschreven, zodat rolvastheid en duidelijkheid ontstaat in de soms informele werkcultuur van de gemeente West Maas en Waal. Overige aanbevelingen worden opgenomen in het organisatieontwikkelplan zodat dit een breed bereik krijgt binnen de organisatie. 4. Kanttekeningen Het college van B&W is vastberaden om de geconstateerde verbeterpunten op te pakken en hiermee bij te dragen aan een verdere professionalisering slag van de organisatie. De hoeveelheid aan aanbevelingen vraagt echter tijd, capaciteit en investering in mensen. De weg van nadere verbetering is ingezet, maar vraagt tijd om volledig doorgevoerd te zijn.

5 Financiën De kosten voor het uitvoeren van de procesevaluatie zijn meegenomen in het krediet dat u eerder ter beschikking stelde. Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

D. (Didier) Oosterom Gemeentesecretaris a.i.

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester