2024-192.1 Bijlage Rapport Verbeterkansen aanbevelingen op basis van procesevaluatie deel 2 Geleerde lessen Geanonimiseerd

Verbeterkansen; aanbevelingen basis van procesevaluatie

op

(geanonimise rd) Rapport

| 28 augustus

2024

Partners

in

verbetering

Verbeterkansen;aanbevelingen opbasis vanprocesevaluatie Deel2:Geleerdelessen Rapport GemeenteWestMaasenWaal

Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

Inhoudsopgave H1|Aanleiding,opdrachtformuleringenaanpak 1. 1Achtergrondenaanleiding 1. 2OpdrachtformuleringaanBMC 1. 3Deel1:Feitenrelaas 1. 4Deel2:‘Geleerdelessen’ H2|Bevindingen 2. 1Samenvattingvaninformatieuitdeprocesevaluatie 2. 2Bevindingen 2. 2. 1Landelijkesituatie 2. 2. 2Provincialeenregionalesamenwerking 2. 2. 3GemeenteWestMaasenWaal H3|Conclusies 3. 1Landelijkesituatie 3. 2Provincialeenregionalesamenwerking 3. 3GemeenteWestMaasenWaal H4|Aanbevelingen 4. 1Inleiding 4. 2Programmatischaanpak 4. 3Communicatie 4. 4Besluitvormingsprocedures 4. 5Mandatering 4. 6Proceslocatiekeuze 4. 7Functievanevaluatie Colofon

1 1 1 2 2 4 4 5 5 6 6 9 9 9 9 13 13 13 14 14 15 16 17 18

Ditdocument(inclusiefeventuelebijlagen)isopgestelddoorBMCende(auteurs)rechtenmetbetrekkingtotde inhoudenhetformatvanditdocumentberustenbijBMC. Ditdocumentisuitsluitendbedoeldvoorgebruikdoorde opdrachtgeverenmagnietwordengepubliceerdofaananderenterbeschikkingwordengesteldzonderuitdrukkelijke voorafgaandetoestemmingvanBMC.

Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

H1|Aanleiding, opdrachtformuleringen aanpak 1. 1Achtergrondenaanleiding Sinds24februari2022heeftdeoorloginOekraïneinternationaal,nationaalenlokaalveel impact. GroepenmensenuitOekraïnezijnnogsteedsopdevluchtenzoekeneenveilig onderkomen. Sindsmei2022neemtdegemeenteWestMaasenWaalbinnende gemeentegrenzeneendeelvandieopvangvoorhaarrekening. Hetgaathieromopvangin zoweldegemeentelijkeopvangOekraïners(GOO)alsomparticuliereopvang. Dekomstvan ontheemden,maarookasielzoekers,statushoudersenarbeidsmigrantenheefteengrote maatschappelijkeimpactenvraagtsolidariteitenveerkrachtvandeinwonersvande gemeenteWestMaasenWaal. OminvullingtegevenaandetoenemendetoestroomvanontheemdenuitOekraïnebinnende regioRivierenland,heeftdegemeenteWestMaasenWaalzichin2023bereidgetoondom, bovenopdetaakstellingvanhetRijk,extraopvangplekkenvoordezedoelgroepterealiseren. Eenlocatiediehiervoorinaanmerkingkwam,washetpandaandeRaadhuisdijk18in Maasbommel,waardertigpersonenvanafmediodecember2023opgevangenzoudenkunnen worden. Tijdensdebewonersbijeenkomstop11oktober2023isheteerderebesluitvanhetcollege vanBenW(gebruikmakenvandelocatieRaadhuisdijk18)perdirectteruggedraaiddoorhet college. Degemeenteraadishieroveraansluitend,dezelfdedag,permailgeïnformeerd. In eenbeslotenraadsvergaderingop26oktober2023heeftdegemeenteraadvervolgens ingestemdmethetbesluitvanhetcollegeomdegenoemdelocatienietteopenenvoorde opvangvanontheemden.

Tijdensdezevergaderingheefthetcollegeinhetvragenuurtje toegezegdhetprocesrondomdeopvanglocatieMaasbommelteevaluerenenditterugte koppelenaandegemeenteraad. Degesteldedeadlinevan25april2024isnietgehaalddoor gebrekaanambtelijkecapaciteitendeervarenwerkdruk. Daarnaastervoermeneengebrek aandeskundigheidoverdewijzewaaropdeuitvoeringvandeevaluatiegestaltekonkrijgen.

1. 2OpdrachtformuleringaanBMC BMCismedioapril2024benaderdmethetverzoekdeevaluatievanhetproces(inclusief geleerdelessen,zogenoemde‘lessonslearned')rondomdeopvanglocatieMaasbommelover deperiode1januari2023totenmet26oktober2023uittevoeren. Kernvraagvandeopdracht,deel1 HoeishetprocesverlopenmetbetrekkingtotdeopvanglocatieMaasbommelgedurende1 januari2023totenmet26oktober2023? Deelvragen ● Wiezijn/warenerbetrokkeninhetproces? ● Wanneerheeftwatgespeeld? ● Wanneerenhoeheeftbesluitvormingplaatsgevonden?

|1|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

Kernvraagvandeopdracht,deel2 Watzijndelessonslearned(gebaseerdopdeel1)? Onderwerpenrapportagedeel2: ● bevindingensamenvatten; ● uitwerkinginconclusiesenaanbevelingenformuleren. Dehuidigegemeentesecretaris(indienstsindsmaart2024),deheerD. Oosterom,treedtop alsopdrachtgever. BMChechterwaardeaanomnogmaalstebenadrukkendatzoweldeprocesevaluatie(deel 1)alsdegeleerdelessen(deel2)nietbedoeldzijnalsinstrumentompersonenofhunwerk tebeoordelen. Hetdoelvandezerapportagesisomwaardevolleinzichtenenkenniste verzamelendiekunnenbijdragenaantoekomstigeverbeteringenensuccessen. Hetiseen gezamenlijkeinspanningdiegebaseerdisopwederzijdsrespectendewensomtegroeienen teverbeteren,zonderenigevormvanbeschuldigingofafkeuring.

1. 3Deel1:Feitenrelaas Deopdrachtisinoverlegmetdeopdrachtgeverintweedelengeknipt. Deel1,derapportage vandeprocesevaluatieinclusieffeitenrelaasisop14junijl. aangebodenaanhetcollegevan BenW. Dezeisopgesteldaandehandvaneendocumentenstudie. Hiertoeheeftde gemeenteWestMaasenWaaldocumenten,dataeninformatiebeschikbaargestelddie voorhandenwarenenvanbelangwarenvoordeprocesevaluatie. Deconstructievaneen samenhangendetijdlijnvangebeurtenissenen/ofbeslissingenisindeprocesevaluatieook toegelicht. Devragendiebijhetopstellenvanhetfeitenrelaascentraalstondenwaren:Welkedoelen haddegemeentegesteldbijhetopzettenvandeopvanginMaasbommel?Metwelke organisatiesenbelanghebbendenisersamengewerktbijhetopzettenvandeopvang?Welke criteriawerdengebruiktbijhetselecterenvandelocatie?Welkeevaluatiesystemenwarener? Hetfeitenrelaasbiedteenchronologischoverzichtvangebeurtenissenenprocessen,bedoeld ominzichttekrijgenindevolgordeensamenhangvanverschillendeacties. Dithelptom patronenentrendsteidentificerendienuttigkunnenzijnvoortoekomstigeplanningen besluitvorming.

1. 4Deel2:‘Geleerdelessen’ Ditrapportrichtzichophettweededeelvandeopdracht:hetformulerenvande‘geleerde lessen’indevormvanaanbevelingen. Wijhebbenallereerstbevindingengeformuleerddie gebaseerdzijnopdeprocesevaluatie. Vervolgenshebbenweconclusiesgetrokkendiegeleid hebbentotaanbevelingen. Deaanbevelingenzijnbedoeldomreflectieenanalysevan eerdereervaringentebevorderen,metalsdoeltelerenvanwatgoedgingenwatbeterhad gekund. Doortelerenvanhetverledenzonderteoordelen,kansamengewerktwordenaan eenbetereeneffectieveretoekomst. Deaanbevelingenzijnnaastdebevindingenook gebaseerdopeerderopgedaneervaringenbinnenanderegemeentenwaarBMCeenzelfde soortopdrachtheeftuitgevoerd,inzichtinbenchmarkonderzoeken,huidigewet-en

|2|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

regelgevingenafsprakenbinnenderegioRivierenlandmetbetrekkingtotdeopvangvan diversegroepennieuwkomers. Hettoepassenvanhetprincipe‘geleerdelessen’kent verschillendedoelen. Doelengeleerdelessen Verbeteringvantoekomstigeprojectenenprocessen Doorlessentetrekkenuiteerdereervaringen,kandegemeenteWestMaasenWaal omissiesvermijdenenbestpracticesidentificeren. Ditleidttotbeterebesluitvormingen projectuitvoeringindetoekomst,engeeftmeergripophetproces. Efficiëntieenkostenbesparing Doorvanfoutentelerenendezenietteherhalen,kandegemeenteefficiënterwerkenen onnodigekostenvermijden. Ditdraagtbijaaneeneffectievergebruikvanmiddelen. Kennisbehoudencontinuïteit ‘Geleerdelessen’zorgenervoordatwaardevollekennisbinnendegemeentelijke organisatiebehoudenblijft,zelfswanneermedewerkersvertrekken. Ditvoorkomthet verliesvancrucialeinformatieendraagtbijaandecontinuïteitvanprocessenen projecten. Versterkingvanafdelingenenteams Hetdelenvangeleerdelessenbevorderteencultuurvanopenheidensamenwerking binnenteams. Ditkandeteamdynamiekverbeterenenervoorzorgendatiedereenleert vandeervaringenvananderen. Risicobeheersing Doortelerenvanwateerderismisgegaan,kandegemeentebeteranticiperenop mogelijkerisico'sendezeeffectieverbeheersen. Ditvermindertdekansopherhalingvan foutenenhelptomproblemensnellerteidentificerenenaantepakken.

Verbeteringvaninnovatieenaanpassingsvermogen ‘Geleerdelessen’helptdegemeenteomzichaantepassenaanveranderingenennieuwe uitdagingen. Ditstimuleertinnovatie,omdatzowelbestuuralsambtelijkeorganisatie wordenaangemoedigdomnatedenkenoverhoezedingenandersenbeterkunnen doen. Verantwoordingentransparantie Hetdocumenterenendelenvangeleerdelessendraagtbijaantransparantieen verantwoordingbinnendegemeente. Hetlaatziendateractiefwordtgewerktaan verbeteringendatdeorganisatiebereidisomtelerenvanhaarervaringen.

|3|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

H2|Bevindingen Indithoofdstukdelenwedesamenvattingvandeinformatieuitdeprocesevaluatie(deel1). Bijhetopstellenvanhetfeitenrelaas(onderdeelprocesevaluatie)isgeblekendathetniet eenvoudigwasdocumenten,actielijstenenbesluitentetraceren. Dezewarenergewoonweg nietofhetwasnietduidelijkterugtevindenhoeenopbasiswaarvanerbesluitenzijn genomenenonderhandelingenhebbenplaatsgevonden. Debevindingenzijngebaseerdopde aanwezigeinformatieendocumentatiedieuithetfeitenrelaasnaarvorenzijngekomen.

2. 1Samenvattingvaninformatieuitdeprocesevaluatie Hetfeitenrelaasindeprocesevaluatiekenmerktzichdoorveelgedetailleerdeinformatiedie inzichtgeeftinhetverloopvanprocessenenbesluitvorming. Dezeinformatiestaatinde eersterapportage. Hieronderstaateensamenvattingdiedeverkregeninformatiebundelt. Samenvattinginformatiefeitenrelaas Crisisbeheersing Indebeginfaseontbrakregieencoördinatievanuithetbestuur,watleiddetoteen gebrekaanverantwoording. Vanafseptemberzijnerpogingengedaanomditte verbeteren,maarchecksandbalanceswarenonvoldoende. Projectorganisatie Erwasgeengestructureerdeprojectorganisatie. Fundamenteleaspectenzoalsdoelen, communicatieenrisicomanagementwarennietgoedgeorganiseerd. Deorganisatie kamptemettekortenaanmiddelen,slechtecommunicatieeneensub-optimale IT-infrastructuur. Besluitvormingsprocedures Besluitvormingverliepvoornamelijkviainformelelijnen,watleiddetoteengebrekaan transparantie,controleenverantwoording. Ditheeftdebesluitvormingnegatief beïnvloed. Rolzuiverheid Onheldererol-enverantwoordelijkheidsverdelingleiddetotconflicten,verwarringen verminderdeproductiviteit. Devoormaligegemeentesecretarishadoverlappende rollen,watzorgdevoorbelangenconflictenenvertraagdebesluitvorming. Personelewisselingen Veelpersoneelswisselingenverstoordendecontinuïteit,workflow,enteamdynamiek, enzorgdenvooreenverliesaanexpertise.

Overlegstructuur Debevoegdhedenvanverschillendeoverlegorganenbinnendegemeentewaren onduidelijk,wataandachtvereistvoorbeterevastlegging.

|4|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

Documentversiesenschriftelijkevastlegging Erwerdnauwelijksgewerktmetdocumentversies,watleiddetotgegevensverlies, fouten,eninefficiënties. Ookwasereenonevenwichttussenmondelingeen schriftelijkecommunicatie,watjuridischerisico’senverliesvankennisveroorzaakte. Actieveinformatieplicht HetcollegevanBenWvoldeednietafdoendeaandeinformatieplichtrichtingde gemeenteraad,watdetransparantieenverantwoordingbelemmerde. Bewonersparticipatie Delatebetrokkenheidvanbewonersleiddetotverminderdekwaliteitvan besluitvorming,verliesvanvertrouwen,enverhoogdeweerstand.

2. 2Bevindingen Deprocesevaluatieheeftinzichteneninformatieopgeleverdoverhetopererenvande gemeenteWestMaasenWaalindeperiodevan1januari2023totenmet26oktober2023. Indezeparagraafwordenopbasisvandeevaluatiebevindingengeduidentoegelicht. Zezijn gebundeldinzespunten. Eerstschetsenwedelandelijke,provincialeenregionale situatie/organisatierondomdeopvangvanontheemdenuitOekraïne. Ditisvaninvloed geweestophetprocesdatgeleidheefttotdeontstanesituatiebinnendegemeenteWest MaasenWaal. 2. 2. 1Landelijkesituatie Begin20022kwamdetoestroomvanontheemdenuitOekraïnenaaronslandopgang. Gemeentenwerdenviadeveiligheidsregio’sverzochtominallerijlmeetedenkenenvooral meetewerkenaandeopvangvandezegroep. Noodscenario'swerdentoegepastencreatieve oplossingenbedachtomsneltothuisvestingovertekunnengaan. Vaakishetinformele circuitvanbestuurdersenambtenarenaangeboordomtotlocaties,exploitatieen voorzieningentekomen. Erwasvooralindebeginfasenooitsprakevaneenduidelijkomlijndbeeldeneengedeelde strategie(zodoorliepengemeentenbijvoorbeeldnietdeformeleaanbestedingsproceduresbij destartvandeopvang;hiervoormaaktehetRijkindebeginperiodevandeopvangook tijdelijkeenuitzondering). Dekortetijdendetijdsdrukzorgdenvooreenadaptievesituatie. WerkenderwijskreeghetRijkinzichtinbenodigde(tijdelijke)ennoodzakelijkeafsprakenen voorzieningen.

HetRijkheeftinstrumentenontwikkeldomgemeententeinformerenover afsprakenenregelgeving(denkaandeRegelingopvangontheemdenOekraïne(ROOO), bekostigingsregeling,enadaptievehandleidinggemeentelijkeopvang(GO)). Erisvanafdestartvandeopvanggebruikgemaaktvandestructurenvande veiligheidsregio’senhetlandelijkeVeiligheidsberaad. Hetisbelangrijkoptemerkendatde structurenwerdengebruikt,zonderdaterformeelsprakewasvaneenechtecrisisoframp. Erwerdindevolksmondgesprokenvaneeninformelecrisis. InmiddelsisdeRichtlijn TijdelijkeBescherming(RTB)vandeEuropeseUnieeenaantalkerenverlengd. Gemeenten

|5|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

wordtverzochtdeontheemdenbinnenhungemeentegrenzeniniedergevaltot4maart2026 optevangen. Onduidelijkishoedemogelijkeopvangernadezedatumuitgaatzien. 2. 2. 2Provincialeenregionalesamenwerking Destructuurvandeveiligheidsregio'senhetVeiligheidsberaadwaszoalseerdergesteld leidendindecoördinatievandeopvangbinnenderegio’s. Erzijnprovincialeenregionale regietafelsingesteldwaardeuitvoeringvandeafsprakenvandeopvangvanuiteindelijkook ontheemdenuitOekraïneaandeordekomt. OntheemdenuitOekraïnestondennietvanafhet beginvandestartvandeopvangopdeagendavandezetafels. Toendeopvangvanontheemdengroterevormenaangingnemenenlangergingduren, werdendeprovincialeregietafels(PRT)steedsmeerdegremiawaaropprovinciaal(en/of regionaal)niveaudeintegraleopgavenvanopvangenhuisvestingwerdenbesproken(dus asielzoekers,statushoudersénontheemden). Aandezetafelswordennogsteedsafspraken gemaakten/ofervaringenuitgewisseld. DeprovincieGelderlandheeftervoorgekozenomdeafstemmingvandegemeentelijke taakstellingenenopgavenmetbetrekkingtotdeopvangvanontheemdendefinitiefinde Gelderseregio’steorganiseren. Ditbesluitistotstandgekomenomdatderolvande veiligheidsregio’senderolvanhetVeiligheidsberaadanderswerd. Deconclusievanhet kabinetwasdatdeopvangvandedoelgroepontheemden,vanwegedeaanhoudendeoorlog, nietmeeralseen(informele)crisiskonwordenbeschouwd,maaralseenprocesdatingebed dienttewordeninbestaandestructuren.

RegioRivierenlandiseenvandezevenregio’sinGelderland. Deachtgemeentenvande regioRivierenlandhebbenbeslotenomsamenoptetrekkeninhetvraagstuk‘opvangvande verschillendegroepennieuwkomers’. Bijhetopstellenvanhetfeitenrelaasisnietduidelijk gewordenwievanuitdegemeenteWestMaasenWaaldebestuurlijkeverantwoordelijkheid heeftgenomenenmetregelmaatdeelnamaanderegionaleoverleggen. Ookisonduidelijk geblevenwiedeambtelijkecoördinatienaarditgremiumhad. Erishierovergeen verslagleggingofaanvullendedocumentatieaangetroffen. 2. 2. 3GemeenteWestMaasenWaal 1. Kernteam DegemeenteheefthaarverantwoordelijkheidgenomenbijdeopvangvanOekraïnersdoor eenhands-on-aanpak. Hoewelhetkernteambestonduitprofessionelespecialistenmetdiepe kennisophunvakgebied,wasergeensprakevaneenprojectmatigeaanpak. Dezeontbrak, hoewelhetvraagstukdaaromvroegvanwegede(opheteerstegezicht)tijdelijkeaarden complexiteitvandetaak. DegemeenteWestMaasenWaalheeftalskleinegemeentebeperktemiddelenencapaciteit. Zehadtemakenmethogewerkdrukengebrekaanprojectmanagementervaring. Ondanks debetrokkenheidentoewijdingvanhetteamwareneruitdagingenzoalsdisbalanstussen specialistischeenstrategischevaardigheden,personeelswisselingen,gebrekaanduidelijke doelenencapaciteitsaanpassingenbinnenhetteam.

|6|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

2. Mandatering BinnendegemeenteWestMaasenWaalheefthetcollegevanBenWop8november2022 beslotendegemeentesecretaristemandaterenomuitvoeringtegevenaanhetaangaanen tekenenvanhuurovereenkomsten. Degemeentesecretariswerdinditcollegebesluittevens gemandateerdvoordebestedingvandebeschikbaargesteldefinanciëlemiddelenvanhet ministerievanJustitieenVeiligheidvoordeopvangvandeOekraïensevluchtelingen,het procesvanhetaanwijzenvaneentweedelocatie,binnendedaarvoorgeldendekadersen besluiten. 3. Informelebesluitvorming Uitdetijdlijnblijktdatveelalgewerktismetbesluitendietotstandzijngekomenmiddels informelebesluiten. Informelecircuitshebbenflexibiliteitensnellebesluitvormingals voordeel. Eenrisicodatzemetzichmeebrengeniseengebrekaantransparantie. 4. Actieveinformatieplichtendocumentatie HetcollegevanBenWvoldeednietafdoendeaandeinformatieplichtrichtingde gemeenteraad,watdetransparantieenverantwoordingbelemmerde. Voorstellenhebbenmet nameinhetbeginsporadischopdeagendavanhetcollegeofderaadgestaanenerzijn nauwelijkscollegevoorstellen,raadsinformatiebrievenofandereschriftelijke communicatiemiddelenaangetroffen. Hetpresidiumisgeregeldvertrouwelijkgeïnformeerd. Documentversies(aldannietmethandtekeningenen/ofdefinitieveversies)enstatussenzijn belangrijkvoorhetbeheren,delenenbewarenvandocumentenbinnenprojectenende gemeente,waardoorconsistentie,nauwkeurigheidenefficiëntiewordenbevorderd.

Uithet feitenrelaasblijktdaternietgewerktismetversiebeheervandocumenten(versienummers ofdatumstempels),waardoorerinmeerdereversies(bijvoorbeelddehuurovereenkomst) tegelijkertijdgewerktis. Doorhetniettoepassenvanversiebeheerbijdocumentatiewashetmoeilijkomwijzigingen nauwkeurigtevolgenenisergeengoedeinvullinggegevenaanhetvier-ogen-principe. Ditis ookvanbelangvoorcompliance-doeleinden. Doorhetontbrekenvanversiebeheerzijner situatiesgeweestwaarindubbelwerkisgedaan. Naastversiebeheerisstatusbeheerniet eenduidig. Ineenmailwordtbijvoorbeeldaangegevendateenraadsvraag‘geheim’is,maar inhetdocumentzelfstaatditniet. 5. Communicatie Eris(metnameinhetbegin)geensprakegeweestvanstructureleenconsistente communicatie. Veelcommunicatieheeftmondelingplaatsgevonden. Dithoeftnietverkeerdte zijn,wanthetbevordertdedirecteinteractietussenteamleden. Erwasechtergeenbalans tussenmondelingeenschriftelijkecommunicatie. 6. Locatie Degemeenteheefttijdenshaaraanpakindezoektochtnaareengeschiktederdelocatie gebruikgemaaktvanéénaanbieder. Uitdedocumentenblijktookdatdeaanbiederminof meerdeleidinghadinhetproject(bijvoorbeeldbijhetaandragenvandelocatie). Naarde locatieaandeRaadhuisdijk18isgeenlocatieonderzoekverrichtdatgebaseerdisop

|7|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

vaststaandeuitgangspuntenencriteria. Erzijngeenstudiesofdocumentengevondenwaaruit blijktdatereengoedeafwegingisgemaaktoverdepotentievanhetpandendejuridische haalbaarheid. Desamenwerkingmetdeuiteindelijkeeigenaarvandelocatieaande Raadhuisdijk18endegemeenteWestMaasenWaalkendeserieuzeknelpuntendieeen effectievevoortgangindewegblekentestaan.

|8|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

H3|Conclusies Indithoofdstukwordenopbasisvandebevindingenenverworveninzichtenconclusies gepresenteerd. Dezeconclusiesvormendegrondslagvandeaanbevelingeninhetvolgende hoofdstuk. EenaantalconclusiesrichtzichopderelatievandegemeentetothetRijk,de provincialeenregionalesamenwerking. Vervolgensfocussenweopdegemeente. Eriseen duidelijkesamenhangtezienindeverschillendeconclusies;hetgaatoverdemanierwaarop degemeenteomgaatmettransparantieeninformatie,kennisgedegenorganiseerten overgaattotbesluitvormingopdejuistegrondslag.

3. 1Landelijkesituatie Binnendehierbovengeschetsteonduidelijkheid(ziemetnameparagraaf2. 2. 3),heeftookde gemeenteWestMaasenWaal,metdebesteintenties,indebeginfasevandeopvangmoeten opereren. Pasineenlaterstadium,toendeopvangalinvollegangwas,kwamdegewenste duidelijkheid. HetRijkkwammetlandelijkerichtlijnenen(tijdelijke)regelgeving. De gemeenteisernietingeslaagdgoedteanticiperenopdezerichtlijnenenregelgeving. Uitde documentenstudieisnietterugtevindenofderichtlijnenenregelgevingdaadwerkelijkzijn geïmplementeerd. Onduidelijkblijftofbesluitvormingopverschillendemomentengeheelof gedeeltelijkgebaseerdwasoplandelijkeafsprakenenrichtlijnen. Bijdeontwikkelingen inzakedederdeopvanglocatieisnietvasttestellenofhetaldanniettoepassenvan genoemderichtlijnenenregelgevingeenrolvanbetekenisheeftgespeeld.

3. 2Provincialeenregionalesamenwerking BestuurdersvanuitdegemeenteWestMaasenWaalhebbendeelgenomenaandeprovinciale enregionalebijeenkomsten. Erwasbinnendegemeentesprakevaneentweetal bestuurswisselingen,waardoordebestuurlijkeverantwoordelijkheidineersteaanlegnogniet goedgeborgdkonworden. ErzijnmetBMCtentijdevanhetfeitenrelaasgeendocumenten overlegdwaaruitblijktdateropbestuurlijkniveauregionaleafsprakenzijnvastgelegddie vaninvloedwarenopdesituatieindegemeenteWestMaasenWaal. Hetbestaanvandeze

documenten-waaruitblijktdaterwélsprakewasvanregionaleafspraken-ispasgedeeld metBMCbijhetopstellenvanditrapport,deel2.

3. 3GemeenteWestMaasenWaal 1. Kernteam ● Eriseenkernteamopgerichtzonderduidelijkmandaat. Erwasvanafdestartvande opvanggeenexplicieteduidelijkheidoverdewijzewaaropendematewaarinopvang moestwordengerealiseerd. Hetontbrakookaanelementenalseenduidelijke schriftelijkeopdrachtformuleringmetbijbehorendedoelenenresultaten, besluitvormingsprocedures,eenduidigetoewijzingvanrollen,verantwoordelijkheden enprocessen,toegewezenmiddelen,risicobeheersingengestructureerde communicatieencoördinatie. ● Erwassprakevanonduidelijkheidoverderollenenverantwoordelijkheden. Deze onduidelijkheidheeftertoegeleiddatiedereenzichenerzijdsverantwoordelijkvoelde

|9|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

●

●

●

voordeuittevoerentaken,maaranderzijdsvoeldeniemandzichecht verantwoordelijk. Hetontbrakaanschriftelijkevastleggingvanregieencoördinatievanuithetbestuur. Erlagdaarnaastgeenopdrachtomhetcollegegevraagdenongevraagdvanadvieste voorzien. Erwarengeenformelewerkafsprakenombestuurdersteinformeren. Dit gebeurdeinformeelzonderdathierfeitelijkverslagvanwerdgemaakt. Ditisvan invloedgeweestopdeuiteindelijkebestuurlijkebesluitvorming. Dekeuzeomnietovertegaantotverslagleggingentewerkenmetactielijstenkan bestuurlijkeconsequentieshebben;wanneereenWoo-verzoekwordtingediendinzake deopvangvanontheemden,kangeendossierwordenoverlegd. Doordevelepersoneelswisselingenzijndeworkflowenteamdynamiekverstoord. Daarnaastzorgdenzevooreenverliesaanexpertise. Ditheeftconsequentiesgehad ophetgebiedvanstabiliteit,continuïteitenefficiëntie

2. Mandatering ● Hetbesluitvanhetcollegeomdegemeentesecretaristemandaterenheeftinveel gevallengeleidtotonduidelijke,nietwenselijkesituaties. Dezepersoonwaszowel opdrachtgeveralsuitvoerdervanopdrachten. ● Demandateringvondplaatszonderduidelijkedefiniëringvandereikwijdtevande verantwoordelijkheden,bevoegdheden,grenzen,kadersenafsprakenover rapportages,monitoringenevaluaties. Uitdebevindingenblijktookdatveelbesluiten viainformelebesluitvormingslijnenzijnverlopen. Dezeinformelelijnenzijngebaseerd oppersoonlijkerelaties,wederzijdsvertrouweneninformelecommunicatiekanalen. ● Negatievegevolgenalsgebrekaantransparantie,onvolledigeafwegingvanalle belangen,verliesvancontroleenverantwoordingenverdeeldheidhebben gedomineerd. ● Degemeentesecretarisheeftinditprocesnaastzijnregulierefunctievan gemeentesecretarismeerdere‘rollen’vervuld,teweten:voorzittervan gemeentesecretarisseninderegio,voorzitterkernteam,projectleiderOekraïneen coördinatoropvang. ● Dooronderanderederol-onzuiverheidkangeenconsistentbeeldwordengeschetst vandeleiderschapsstijlvandeprojectleider. Uitdedocumentenkomteerdereen sturendestijldaneensamenwerkingsgerichtestijlnaarvoren. ● Dezerol-onzuiverheidisoverduidelijkconflicterendgeblekenindebesluitvorming. 3. Informelebesluitvormingslijnen ● Werkenmetinformelebesluitvormingslijnenheeftinditgevalgeleidtotdocumentatie meteeninferieurgehalte.

Detimingvan(opeenvolgende)besluitenwasniet eenduidig,waardoordecommunicatienaarstakeholdersverwarrendwas. ● Erontstondeensituatievanexclusiviteit(beslissingenopbasisvanrelatiesinplaats vanobjectievecriteria). ● Erissprakevanondergravingvandeformelestructuur(wieiswaarvoorwanneer verantwoordelijkendientgeraadpleegdteworden?). Ditheeftvervolgensgeleidtot eengebrekaanverantwoording(uitkomstendoorinformelebeslissingenzijnlastigte verantwoordenenerontbrekencontrolemechanismen).

|10|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

●

●

Destijlvandedocumentenisoverwegendinformeel. Ditispassendbijde hands-on-mentaliteit,degekozenprojectinrichtingendegebruikte werkwijze/procedures. Inditgevalheeftditervoorgezorgddatbreeddraagvlakvoordeontsluitingvaneen derdeopvanglocatievoorontheemdenbijomwonendenontbreekt. Eriseen bewonersbijeenkomstgeorganiseerd,waarinbewonersduidelijklietenblijkenhetniet eenstezijnmethetfeitdatereenopvanglocatiezoukomen. Ookprotesteerdenzij tegenhetfeitdatzeineenveeltelaatstadiumbijhetprocesbetrokkenwaren.

4. Actieveinformatieplichtendocumentatie ● Hetontbrekenvaneenactieveinformatieplichtheeftgeleidtoteengebrekaan adequateinformatievoorziening. Ditheeftweergeleidtoteengebrekaan transparantie. Vervolgensisdeonwenselijkesituatieontstaandatdegemeenteraad nietgoedkonbeoordelenofhetcollegezijntakenopditdossiernaarbehorenhad uitgevoerd. ● Documenten(onderanderebrievenenbesluiten)staanineenzaaksysteem,maar wordentotophedenhandmatigondertekend. ● Hetniettijdigenvollediginformerenvandegemeenteraadheeftinditgevalook geleidtotjuridischecomplicaties. Erzijnuiteindelijkcomplicatiesopgetredendie hebbengeleidtotjuridischeprocedurestegendegemeente. ● Ondermeerhetgebrekaanjuisteinformatieoverdeaankoopenontsluitingvaneen derdelocatieheeftervoorgezorgddatdegemeenteraad,ingegevendoorhetadvies vanhetcollege,besluitvormingoverdezelocatieheefttegengehouden. ● Hetnietnakomenvandeinformatieplichtheeftgeleidtotpolitiekeonrustendrukop hetcollegevanBenW. ● Processenomtotbesluitvormingtekomenzijnnietaltijdtransparantenvolgordelijk verlopen,omdaterverschillendeversiesvandocumentenpermailwerdenverstuurd. Daarbijheeftdestatusvandezemailstotonduidelijkheidgeleid. 5. Communicatie ● Erwas(metnameinhetbegin)sprakevaninconsistentieincommunicatie. Dezevond voorhetgrootstedeelmondelingplaats. Hierdoorontstondverliesvaninformatie,en beperktetransparantieenverantwoording.

● Gebrekaanjuistecommunicatieisookontstaandoordewijzevanintern communiceren(o. a. adhoc,niettransparantvoorallebetrokkenen,ditgoldookvoor decommunicatienaardegemeenteraad). Ditheeftgezorgdvoorverwarringen misverstanden. ● Deexternecommunicatie(o. a. inwonersbetrokkenheid)islaatopganggekomen. Hierdoorishetvertrouwenafgenomenenwaservoorhetprojectgeensteunen draagvlak. ● Detoonvandecommunicatieisveelal‘technisch’. Dedocumentenbevatteneen weinigempathischetoon. Datwijsteropdaterweinigaandachtwasvooremotiesen behoeftenvanteamledenenbelanghebbenden. ● Inhetbeginiserweinigtotgeengebruikgemaaktvaninzichtenenideeënvande inwoners,metweerstandenjuridischeuitdagingen(o. a. Woo-verzoeken)totgevolg.

|11|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

6. Locatie ● Doordaterindezoektochtnaareengeschiktederdelocatiegebruikisgemaaktvan éénaanbieder,iserverwarringenonduidelijkheidontstaan. Naarbuitentoe communiceerdedegemeentedatnaarmeerderelocatiesisgekeken,terwijldat feitelijknietzowas. ● Doordatergeenlocatieonderzoekisgedaan(opbasisvanuitgangspuntenencriteria), isbijdegemeenteraadenomwonendenhetgevoelontstaandatzevoorhetblok werdengezet. Goedonderzoekbrengtinbeeldinwelkemateeenlocatiegeschiktisof geschikttemakenis,enneemtdeveerkrachtvaneenwijkofbuurtnadrukkelijkin ogenschouw. ● Erisverzuimdomineenvroegtijdigstadiumopbasisvaneencommunicatiestrategie naarbewonerstecommuniceren. Ditheeftgeleidtotonrustdiedirectvaninvloedis geweestophetbesluitomnietovertegaantotexploitatievandelocatie. ● Erisonvoldoendestilgestaanbijderisico’s:afhankelijkheid,betrokkenheidvan belanghebbenden,prijsschommelingen,veerkrachtenvoortbestaan. Dezerisico’szijn voorafniet(zichtbaar)inkaartgebrachtenerzijngeenbeheersmaatregelenen evaluatiesystemengeformuleerd.

|12|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

H4|Aanbevelingen 4. 1Inleiding Deprocesevaluatie(deel1)endehoofdstukken2en3vandezerapportagelatende complexiteitzien:hetgeheelisallesomvattendencomplex,waarbijveelzakenmetelkaar samenhangen. Omtevoorkomendatereenlangeopsommingvanuiteenlopende aanbevelingenvolgt,iseenselectiegemaaktvandebelangrijksteaanbevelingendiede gemeentehelpendeorganisatiemeereffectiefentoekomstbestendigtemaken. Degeleerdelessenindevormvanaanbevelingenzijnbedoeldomreflectieenanalysevan eerdereervaringentebevorderen,metalsdoeltelerenvanwatgoedgingenwatbeterhad gekund. Ditprocesvanreflectieisessentieelomgroeienontwikkelingmogelijktemaken, zowelopindividueelalsoporganisatieniveau. Hetbelangrijksteuitgangspunthierbijiseen cultuurvancontinueverbeteringenconstructievegroeibevorderen. Doortelerenvanhet verledenzonderteoordelen,kansamengewerktwordenaaneenbetereeneffectievere toekomst. Hetiseengezamenlijkeinspanningdiegebaseerdisopwederzijdsrespectende wensomtegroeienenteverbeteren,zonderenigevormvanbeschuldigingofafkeuring. Deaanbevelingenhelpenomzwakkepuntenoftekortkomingendieaanhetlichtzijn gekomenteoptimaliseren. Zehebbenbetrekkingopbepaaldeprocessen,systemenof werkwijzen. Deaanbevelingenbiedendaaromconcretestappendievaninvloedzijnophet vergrotenvanefficiëntie,effectiviteitenkwaliteit.

Dithelptomdeopgavenophetthema nieuwkomers(dusnietalleenontheemdenuitOekraïne)tebereikendoormiddelvan verbeterdestrategieënenmethoden. Dezeaanbevelingenzorgenermedevoordater duidelijkheidisoverwelkestappengenomenkunnenwordenenwiedaarvoor verantwoordelijkis. Hetisbelangrijkomvasttestellendatdeaanbevelingenindezerapportagezijngebaseerd opdesituatiezoalsdiewastijdensdeonderzoeksperiode. Deaanbevelingenzijneen startpuntvoorverderegesprekkenenaanpassing,rekeninghoudendmetdehuidigesituatie entoekomstigeontwikkelingen.

4. 2Programmatischaanpak DeopvangvanontheemdenuitOekraïnebegonzondereenduidelijkplanofstrategie,wat begrijpelijkisgeziendenoodzaakomsneltehandelen. ●

Zorginvergelijkbaregevallenvooreenexplicietestrategieisessentieelomrollen, takenenverantwoordelijkhedenduidelijktedefiniëren,watzorgtvoorminder miscommunicatieenmeertransparantie.

●

Geziendelangdurigeaardvandezeuitdagingenenendetaakstellingdiegemeente WestMaasenWaalheeftnietomnietalleenOekraïenseontheemdenoptevangen, maarookomasielzoekersenstatushouderstehuisvesten,wordtaanbevolenomeen programmatischeaanpaktehantereninplaatsvaneenprojectmatigeaanpak. Een

|13|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

programmatischeaanpakleidttoteensamenhangende,domeinoverstijgendeaanpak meteenstrategiediebestaandeafsprakenenwetgevingintegreert,envoormeer samenhanginbeleidenuitvoeringzorgt. Hetopstellenvaneenstrategisch beleidskadereneendaarbijhorenduitvoeringsprogrammaisdebasisvoorde programmatischeaanpak. Eenuitvoeringsprogrammamaaktduidelijkhoede gemeentelijkeorganisatieenhaarketenpartnersgaansamenwerken. Defocusopeenprogrammatischeaanpakleidttotrolzuiverheid,efficiëntie, transparantecommunicatieenhetcreërenvaneenbreeddraagvlakbinnende organisatieendeketenpartners.

4. 3Communicatie Hetbelangvaneffectieveentransparantecommunicatieisessentieelinderoldiede gemeenteheeftalsbetrouwbareoverheid. Webevelenaanteonderzoekenhoede communicatieeffectieverentransparantergeorganiseerdengecoördineerdkanworden (zowelinternalsextern). ●

Kiesvooreffectieverecommunicatie. Ditzorgtervoordatdoelen, verantwoordelijkhedenenverwachtingenhelderzijn,watmisverstandenenfouten voorkomt. Daarnaastbevorderthetdemotivatieensamenwerkingtussenteamleden enbelanghebbenden,ondersteunthetdebesluitvormingdoortijdigeenjuiste informatievoorziening,enhelpthetbijhetbeheervanverwachtingenenrisico's.

●

Kiesvoortransparanterecommunicatie. Ditbouwtvertrouwenopenzorgtvoor consistentedocumentatieenverantwoording. Hetvoorkomtdatbelangrijkeinformatie verlorengaatenmaakthetmogelijkombeslissingenteherleidenenlessenteleren voortoekomstigeprojecten. Hetvastleggenvanvergaderingenenhetmakenvan duidelijkeafsprakenoverdocumentatiewordtsterkaanbevolenomdenavolgbaarheid vanbesluitentewaarborgen.

Defocusopeffectieveentransparantecommunicatieleidttotduidelijkheid, betrokkenheid,coördinatie,enprobleemoplossing(strategischevraagstukken).

4. 4Besluitvormingsprocedures Hetverdientaanbevelingomdebesluitvormingsprocedureteherijkenenversterken. Ditkan dooronderstaandemaatregelenteimplementeren. ●

Kiesvooreenduidelijkestructuurmetdehierbijbehorendeverantwoordelijkheden. Hetvastleggenvandebevoegdhedenenverantwoordelijkhedenvanbestuurdersen ambtenarenbinneneengestructureerdeprocedurezorgtvoormeerduidelijkheidin hetbesluitvormingsproces. Zorgertevensvoordatduidelijkiswelkestatuseenvraag ofdocumentheeftenvoorwelketermijn. Maakditookzichtbaarinhetdocumentzelf ennietalleenineenbegeleidendmailberichtofeenaanbiedingsbrief.

|14|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

●

Verbeterformelebesluitvormingslijnen,waarbijallebeslissingengedocumenteerden viaofficiëlekanalengecommuniceerdworden. Ditvermindertdekansopverwarring. Vergrootdetransparantiedoortoegankelijkebeslissingentedelen,metdaarbijeen onderbouwing. Ditvergroothetvertrouwenvanbelanghebbenden. Door belanghebbendenintensievertebetrekken,wordteenbrederdraagvlakgecreëerden wordenverschillendeperspectievenindebesluitvormingmeegenomen.

●

Baseerbeslissingenopobjectievedataenanalysesinplaatsvanopsubjectieve meningen. Regelmatigeevaluatievandeuitkomstenvanbeslissingenbiedtfeedback voorverbeteringvantoekomstigebesluitvorming.

●

Maakgebruikvaneenformeelversiebeheersysteemvoor(project)documentenineen zaaksysteem,ditvermindertfoutenenvergissingentijdenshetbesluitvormingsproces.

●

Zorgvoorwederkerigheidindeinformatieverstrekkingtussenhetcollegeende gemeenteraad. DitisessentieelenhelptBovendienomdebesluitgeschiedenisin voorstellenoptekunnennemen(indeomgevingvaneenzaaksysteemgearchiveerd) omdecontextvanbeslissingenbetertebegrijpen.

●

Zorgdatwanneerdocumentengeparafeerdofondertekendmoetenworden,ditinalle gevallendigitaalgebeurt. Zokanernooitverwarringontstaanoverdeversieofstatus vaneendocument. Hierdoorwordtdesnelheidenkwaliteitvanbesluitvorming verbeterd. Werkenmeteenzaaksysteemhelptomdenoodzakelijkeduidelijkheidinde stroomvandocumentenendevolgordelijkheiddaarvantekrijgen.

Defocusopgoedebesluitvormingsproceduresleidttotduidelijkecommunicatie, betrokkenheidenwederkerigheid. Ditdraagtbijaaneenbetere,actieve informatieplicht.

4. 5Mandatering Hetbesluitomdegemeentesecretaristemandaterenzonderduidelijkekadersenafspraken heeftgeleidtotaanzienlijkeproblemen,waaronderrol-onzuiverheid,onduidelijke verantwoordelijkheden,eninformelebesluitvorming. Omdergelijkesituatiesindetoekomst tevoorkomen,zijndevolgendestappenaanbevolen. ●

Stelduidelijkekadersvastvoormandatering,inclusiefverantwoordelijkheden, bevoegdheden,grenzen,enrapportagevereisten. Definieerdaarbijexplicietderolvan degemandateerdepersoon,zodatergeenverwarringontstaatoverdereikwijdtevan detakenvandezepersoon.

●

Vermijdhettoekennenvanmeerdereconflicterenderollenaanéénpersoon,vooralals dezerollenzowelstrategischalsoperationeelzijn. Ditvoorkomtbelangenconflictenen waarborgttransparantieenverantwoording.

|15|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

●

Stelaparteprojectleidersofcoördinatorenaanvoorspecifieketakenomeenheldere rolverdelingtebehouden. Voereensystematischemonitoringenevaluatieuitvande gemandateerdebeslissingen.

●

Stelmechanismeninvoorregelmatigerapportageenfeedback,zodateventuele afwijkingentijdigkunnenwordengecorrigeerd. Integreerformeleevaluatiemomenten omdeeffectiviteitvanhetmandaattebeoordelenenbijtesturenwaarnodig. Zorg voorduidelijkecontrolemechanismenenverantwoordingslijnenomdenalevingvande gesteldekaderstewaarborgen. Ditkanhelpenomcontroleverliesenverdeeldheidte voorkomen. Overweegomperiodiekeauditsuittevoerenopgemandateerde beslissingenomonafhankelijkheidenobjectiviteitindebeoordelingtewaarborgen

Defocusopjuistemandateringleidttotrolzuiverheid,duidelijkheiden transparantie.

4. 6Proceslocatiekeuze Deaanpakvandelocatiekeuzevoordetweedeopvanglocatievertoondetekortkomingen. Dit heeftgeleidtotverwarringenonrust. Uiteindelijkishetbesluitgenomenomhetprocesdat moestleidentoteenlocatiekeuzehelemaalstoptezetten. Omsoortgelijkeproblemeninde toekomsttevoorkomen,zijndevolgendeaanbevelingenessentieel. ●

Voervooreensuccesvollelocatiekeuzeeenuitgebreidentransparantlocatieonderzoek uit,waarbijmeerdereaanbiedersenpotentiëlelocatieswordenbetrokken. Dit onderzoekmoetgebaseerdzijnopduidelijkecriteriaenderesultatendienenopenlijk tewordengecommuniceerdnaarallebetrokkenpartijenommisverstandente voorkomenendraagvlaktecreëren.

●

Zorgvoordeuitvoeringvaneengrondigerisicoanalyse,formuleer beheersmaatregelenomrisico'steverminderenofbeperken.

●

Betrekbelanghebbendenzoalsdegemeenteraadenomwonendenineenvroeg stadiumbijhetproces. Neemhunfeedbackserieusomweerstandteverminderen.

●

Ontwikkeleencommunicatiestrategiedievanafhetbeginduidelijk,consistenten eerlijkis. Hetiscruciaalomvroegtijdigmetomwonenden,degemeenteraaden anderebelanghebbendentecommunicerenoverdeplannen,criteriavoorde locatiekeuze,endevoortgangvanhetproces. Vermijdtegenstrijdigeboodschappen, zoalssuggererendatmeerderelocatieszijnoverwogenalsdatniethetgevalis. Transparantieisessentieelomvertrouwentebehoudenenonrusttevoorkomen. Open communicatieoverrisico'senonzekerhedenhelptomrealistischeverwachtingente scheppeneneenstrategieteontwikkelenvoorsnellereactiesopzorgenvan omwonendenenoverigeinwonersvandegemeente.

Defocusopeenuitgebreidlocatieonderzoekleidttotdraagvlak,transparantieen uiteindelijkeenbeheersbareexploitatie.

|16|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

4. 7Functievanevaluatie DeevaluatiediedoorBMCisuitgevoerdheeftgeleidtotinzichtendiedebasisvormdenvoor aanbevelingen. DegeformuleerdeaanbevelingenmoetenvoordegemeenteWestMaasen Waalleidentotdeontwikkelingvan(nieuw)passendbeleideninterventiesomdergelijke problemen,onwenselijkekeuzesensituatiesindetoekomsttevoorkomen. Weconstateren datevaluatieeenbelangrijkinstrumentisdatbijdegemeenteWestMaasenWaalgeen prominenteplaatsheeft. Westellenvastdatditrisicovolis,omdatersprakekanzijnvan steedsterugkerendeproblematiek. Ditzorgtvoorminderbeheersbaresituaties,watweerkan leidentotbestuurlijkdiscomfort. ●

Stelvoordetoekomstintegraleevaluatieprocessenopdienietalleenderesultatenen processenanalyseren,maarookdeimpactoplangetermijnendebetrokkenheidvan allestakeholders. Ditzorgtvooreenmeeromvattendekijkopprojectenen programma's,waarbijnietalleendedirecteuitkomsten,maarookdebredere gevolgenvoordeorganisatieendegemeenschapinoverwegingwordengenomen.

●

Creëerookmechanismenvoorcontinuefeedbacktijdensdeuitvoeringvanprojecten enprogramma's. Ditbetekentdatevaluatiesnietalleennaafloopplaatsvinden,maar gedurendehetheleproces. Zokanflexibelwordengereageerdopproblemenen kansen,enhetzorgtvooreendynamischaanpassingsvermogen.

●

Stimuleereencultuurwaarinevaluerenwordtgezienalseenkansvoorlerenen verbeteringinplaatsvanalleenalseenbeoordelingsinstrument. Moedigmedewerkers aanomopentestaanvoorfeedbackenomevaluatieresultatenactieftegebruiken voorprocesverbeteringeneninnovatie.

●

Zorgvooreenactievebetrokkenheidvanstakeholdersbijprojectenenprogramma's, zekerbijhetevaluatieproces. Ditbetekentdatbelanghebbendenregelmatigmoeten wordengeraadpleegdendathuninputwordtgeïntegreerdindeevaluaties. Dit verhoogtnietalleenderelevantievandeevaluaties,maarversterktookde transparantieenhetdraagvlak.

●

Gebruikevaluatiealseenstrategischsturendinstrumentomrichtingtegevenaan toekomstigebeleidsvormingenbesluitvorming. Ditbetekentdatevaluatiesdienenals basisvoorstrategischeplanningenhetvormgevenvannieuweinitiatieven,waarbij lesseneninzichtenwordenvertaaldnaarconcreteactieplannen.

Doordefocusopdefunctievanevaluatieteleggen,kanevaluerennietalleen bijdragenaanhetverbeterenvanhuidigeprocessen,maarookaanhetstrategisch voorbereidenvantoekomstigeuitdagingenenkansen.

|17|Geleerdelessen,aanbevelingenopbasisvandeprocesevaluatie

(geanonimiseerd)

Colofon 28 augustus

2024

Classificatie Namen

Kijk

18

Vertrouwelijk

(geanonimiseerd) en (geanonimiseerd) De

adviseurs

Projectnummer

|

1_

1

voor

_POO45478

meer

| Geleerde lessen, aanbevelingen

info op

op basis

van

de

onze

procesevaluatie

website:

bmc.nl

B M ( YACHT

GROUP