2024-164 Advies auditcommissie bij Jaarstukken 2023

Dijkstraat 11 Postbus 1 6658 ZG Beneden-Leeuwen www.westmaasenwaal.nl info@westmaasenwaal.nl Telefoon 14 0487 IBAN NL44 BNGH 0285 009133

Gemeenteraad West Maas en Waal Dijkstraat 11 6658 AG BENEDEN-LEEUWEN

Datum 2 juli 2024

Ons kenmerk: Z.105162/D.294286

Uw brief:

Onderwerp: Advies auditcommissie bij Jaarstukken 2023

Beste raadsleden,

*Z040E26B0B0*

Het college stuurde u op 22 mei jl. de Jaarstukken 2023 met het voorstel om deze in de raadsvergadering van 4 juli vast te stellen. Wij hebben hiervan kennisgenomen, er vragen over gesteld en de stukken besproken met het college tijdens de voorbereidingsronde van 20 juni. Bij onze controlerende taak ondersteunt accountant Crowe Foederer ons. De accountant controleert de jaarstukken op rechtmatig- en getrouwheid. Belangrijk onderdeel hiervan betreft het wegnemen van de onduidelijkheid over de toepassing van het begrotingscriterium. De accountant kan pas vaststellen of het college de kaders correct heeft toegepast en verwerkt in de rechtmatigheidsverantwoording, nadat de gemeenteraad hiermee heeft ingestemd. De accountant stelde vast dat voor de jaarrekening 2023 nog onduidelijkheid bestond over de rechtmatigheidsverantwoording. Op 17 juni spraken de accountant en auditcommissie over het hanteren van de begrotingscriteria zoals deze ook voor 2022 zijn vastgelegd. Naar aanleiding van dit overleg is aan het raadsvoorstel een beslispunt 6 toegevoegd namelijk: In te stemmen met de - als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording - toegepaste werkwijze op het begrotingscriterium en daarmee de begrotingsafwijkingen vast te stellen. Na instemming van de raad met de hierboven genoemde punt, kan de accountant de controleverklaring bij de jaarstukken definitief afgeven.

Vooruitlopend hierop heeft de accountant het accountantsverslag meegestuurd met daarin de belangrijkste bevindingen. Hierin zijn, behoudens bovenstaande, geen andere zaken benoemd, die vaststelling van de jaarstukken 2023 in de weg staan. Kritische bevindingen Op 29 januari 2024 is de concept-boardletter met de accountant besproken. Hoewel er geen tekortkomingen zijn geconstateerd, is het aantal aandachtspunten niet afgenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit baart ons zorgen.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

Een specifiek zorgpunt is de rechtmatigheid van de verkorte procedure WMO. Deze procedure leidt tot onvolledige rechtmatigheid voor aanzienlijke bedragen. Het college heeft geïnventariseerd wat nodig was om dit op tijd recht te zetten en heeft dit proces inmiddels afgerond. Ook blijven het inkoopproces en de aanbestedingsrechtmatigheid zorgpunten. Ondanks de aanstelling van een contractmanager is de vacature voor een inkoper nog niet vervuld. De ambtenaar VIC heeft wel vooruitgang geboekt, maar er moest nog veel gebeuren voor de eindejaar controle om negatieve gevolgen voor de jaarrekening te voorkomen. Acties en verwachtingen Wat de auditcommissie betreft moet het college zorgen dat in de aanloop naar het verantwoorden van de komende jaarrekeningen de belangrijkste (steeds weer terugkerende) punten zijn opgelost. Dit vergt naast een aantal procesverbeteringen vooral ook gedragsverandering van de organisatie en dat laatste is moeilijk. Er zal met name op deze gedragsveranderingen moeten worden geïnvesteerd en gestuurd. Daarnaast willen we het vier-ogenprincipe extra benadrukken. Dit is onvoldoende geborgd in de gemeentelijke processen. De auditcommissie zal de voortgang van de aandachtspunten en aanbevelingen nauwlettend volgen en verwacht tijdige rapportage indien nodig.

Conclusie We verwachten van het college dat zij actief stuurt op het oplossen van de aandachtspunten en aanbevelingen om ‘in control’ te zijn over de financiële processen. Komend jaar verwachten we hierin zichtbare verbeteringen. Voor wat betreft de onduidelijkheid rondom de begrotingscriteria willen we hier in de aanloop naar de jaarrekening over 2024 meer duidelijkheid en afstemming over hebben. De griffie hier in het najaar een overleg voor ingepland met de portefeuillehouder. Wij zullen de raad over dit proces en de uitkomsten ervan blijven informeren. Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie

E. Sweep Voorzitter Auditcommissie