2024-152 Raadsinformatienota procesevaluatie opvanglocatie Maasbommel

Informatienota voor de gemeenteraad

Onderwerp

raadsinformatienota procesevaluatie opvanglocatie Maasbommel

Registratienummer Datum collegebesluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Aangeleverd aan de griffie Programma Bijlagen Openbaarheid

Z.104149 /292021 18 juni 2024 M.A.A. van den Boom-Witzel mw.Jacobs 18 juni 2024 Wonen, werken en recreëren 1. Procesevaluatie opvanglocatie Maasbommel gemeente West Maas en Waal – deel 1: tijdlijn van gebeurtenissen’, d.d. 14-06-2024 Geheim

Kennis nemen van: Procesevaluatie opvanglocatie Maasbommel - gemeente West Maas en Waal – deel 1: tijdlijn van gebeurtenissen’ 1. Aanleiding Op 26 oktober 2023 heeft het college van B&W u in een besloten raadsvergadering toegezegd om het proces rondom de opvanglocatie in Maasbommel te evalueren en dit aan u terug te koppelen (T2023-035). Op basis hiervan is de volgende opdracht aan BMC geformuleerd; 'Hoe is het proces verlopen met betrekking tot de opvanglocatie Maasbommel gedurende 1 januari 2023 tot en met 26 oktober 2023?. De opdracht is in twee delen geknipt gelet op de wens om de evaluatie gereed te hebben voor de raadsvergadering van 27 juni 2024. Deel 1 bestaat uit een tijdlijn van gebeurtenissen (feitenrelaas) opgesteld aan de hand van een documentenstudie. Het tweede deel van de opdracht betreft het formuleren van de geleerde lessen. Dat deel wordt na de zomer opgeleverd. We adviseren om u beide delen in een keer te bespreken tijdens een (vertrouwelijke) raadsvergadering na de zomer. Dit zodat u het totaalbeeld hebt. 2. Beoogd effect De raad te informeren over het proces rondom de opvanglocatie in Maasbommel en de geleerde lessen. 3. Informatie Het rapport dat voor u ligt is door een extern bureau opgesteld zodat de feiten onafhankelijk bekeken en op papier gezet zijn.

Het feitenrelaas is opgesteld aan de hand van berichten uit de mailboxen van betrokken ambtenaren (huidige en voormalige), voormalig gemeentesecretaris, burgemeester, wethouders, verslagen, besluitenlijsten, officiële bekendmakingen, JOIN, mediaberichten en werkwijzen binnen de gemeente (zie bijlage 1 bij het rapport). Een aantal collegebesluiten zijn destijds, gelet op de zorgvuldigheid, vertrouwelijk genomen. Inmiddels zijn de ontwikkelingen zover dat de vertrouwelijkheid er af mag zodat we dit met u kunnen delen.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

In het rapport wordt ook een aantal keren verwezen naar feiten uit geheime raadsvergaderingen. Gelet op de zorgvuldigheid adviseren wij u dan ook het rapport in beslotenheid te bespreken of de vertrouwelijkheid op te heffen zodat u het in openbaarheid kan bespreken. Wanneer u ervoor kiest het rapport in openbaarheid te bespreken dan zullen we de rapportage ook aan de betrokkenen, die niet meer werkzaam zijn binnen West Maas en Waal, ter beschikking stellen. 4. Kanttekeningen We beseffen ons dat u wellicht meer informatie verwacht had. Tijdens het onderzoek is gebleken dat het ingewikkeld is om een nauwkeurige en samenhangende tijdlijn van gebeurtenissen of beslissingen te maken. Het vaststellen van de tijdsvolgorde was moeilijk omdat:  Mondelinge Overdracht: o Veel informatie is mondeling doorgegeven, waardoor het moeilijk is om precieze tijdstippen en volgordes te verifiëren.  Geen Eenduidige Vastlegging: o Er is geen consistente en uniforme documentatie, waardoor het lastig is om een duidelijke chronologie te reconstrueren (o.a. meerdere zaaknummers). o Door wijze van archiveren waren niet alle bijlagen in e-mailberichten toegankelijk.  Beperkte Toegankelijkheid: o Niet alle informatie is gemakkelijk toegankelijk of georganiseerd op een manier die een tijdlijn duidelijk maakt. o Niet alle mailboxen van (oud-) medewerkers waren nog toegankelijk.

o Geluidsopnamen van ‘besloten’ delen van de raadsvergaderingen zijn, vanwege de korte tijdspanne, niet teruggeluisterd door de onderzoekers. o Niet alle regioverslagen waren beschikbaar. o Het is de vraag of de gescande E-mailboxen compleet waren. Bij meerdere personen hadden de onderzoekers als ontvangers een bericht moeten aantreffen, wat echter niet het geval was.  Onduidelijkheid over de Status van Informatie: o De actuele status van informatie is vaak onduidelijk, waardoor het lastig is om vast te stellen welke gegevens relevant en actueel zijn en hoe ze in de tijd passen.  Systeem o Het systeem geeft verschillende datum tijdgroepen weer waardoor het lastig is om precieze tijdstippen en volgordes te verifiëren. Zienswijze college Als college betreuren we het dat de feiten niet beter in beeld te brengen zijn en dat er geen totaalbeeld ligt. Het is een bewuste keuze geweest om alleen informatie die is vastgelegd mee te nemen in het feitenrelaas. Veel informatie is mondeling besproken of afgestemd en informeel gedeeld. Deze informatie is niet vastgelegd en niet meer te achterhalen. Door de looptijd hebben betrokkenen een andere interpretatie en beeld van onderdelen van het proces en de informatie. Of men herinnert zich de details niet meer. Dat maakt dat deze niet vastgelegde informatie niet bruikbaar is voor een feitelijke tijdlijn en verloop van het proces.

Tegelijkertijd realiseren we ons dat er hiermee een aantal open vlekken in het proces blijven zitten die niet ingevuld worden. We willen wel aangeven dat dit niet betekent dat we als college op die momenten niet betrokken waren of geen verantwoordelijkheid voelden. Het is echter alleen niet schriftelijk vastgelegd en dus niet feitelijk te achterhalen wat er op die momenten is gebeurd, besproken of besloten. We vinden het rapport echter wel voldoende aanknopingspunten geven om een aantal conclusies te trekken en ervan te leren. Het rapport adresseert een aantal relevante aandachtspunten. Op de te leren lessen komen we in deel 2 bij u terug.

5. Financiën De kosten voor het uitvoeren van de procesevaluatie zijn meegenomen in het krediet dat u eerder ter beschikking stelde. Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

D. (Didier) Oosterom Gemeentesecretaris a.i.

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester