2024-152 1 Bijlage 1 Procesevaluatie opvanglocatie Maasbommel deel 1 (geanonimiseerd)
Tekst van het document
Procesevaluatie Maasbommel
opvanglocatie gemeente West Maas
Waal
en
(geano im se rd)
(geano im se rd)
((gegaenoanimoseimrd)se rd) ( g e a n o i m s e r d ) (geano im se rd)
( g e a n o i m s e r d ) ( g e a n o n i m i s e r d ) ( g e a n o i m s e r d ) (geanoimserd)
( g e a n o i m s e r d ) ( g e a n o i m s e r d ) ( g a n o i m s e r d ) (gea(nogimesaenrdo) nimise rd) (geanoim(segred)anonimise rd) (geano im se rd) (geanonimise rd)
(geanoimserd)
4
d
É
|
Be
| 7}
|
|
5 m
5
(geanonimiseerd)
Rapport
| 14 juni
2024
Partners
in
verbetering
Procesevaluatie opvanglocatie MaasbommelgemeenteWest Maas enWaal Deel1:Tijdlijnvangebeurtenissen Rapport GemeenteWestMaasenWaal
ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Inhoudsopgave H1|Aanleiding,opdrachtformuleringenaanpak 1. 1Achtergrondenaanleiding 1. 2Opdrachtformulering 1. 3Planvanaanpak H2|Organisatie 2. 1Nationalecrisisstructuur 2. 2. Noodwet 2. 3LandelijkeRegietafelMigratieenIntegratie(LRT) 2. 4VNG 2. 5ProvincieGelderland 2. 5. 1RegioRivierenland 2. 5. 2GemeenteWestMaasenWaal H3|Bronnenencommunicatiemiddelen H4|Tijdlijn H5|Bevindingen 5. 1Crisis 5. 2Projectorganisatie 5. 3Besluitvormingsprocedures 5. 4Rolzuiverheid 5. 5Personelewisselingen 5. 6Overlegstructuur 5. 7Documentversies 5. 8Schriftelijkevastlegging 5. 9Actieveinformatieplicht 5. 10Bewonersparticipatie Nawoord Bijlage|Bronverantwoording Colofon
1 1 1 2 3 3 3 4 4 4 4 5 6 7 21 21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 24 26
Ditdocument(inclusiefeventuelebijlagen)isopgestelddoorBMCende(auteurs)rechtenmetbetrekkingtotde inhoudenhetformatvanditdocumentberustenbijBMC. Ditdocumentisuitsluitendbedoeldvoorgebruikdoorde opdrachtgeverenmagnietwordengepubliceerdofaananderenterbeschikkingwordengesteldzonderuitdrukkelijke voorafgaandetoestemmingvanBMC.
ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
H1|Aanleiding, opdrachtformuleringen aanpak 1. 1Achtergrondenaanleiding Sinds24februari2022heeftdeoorloginOekraïneinternationaal,nationaalenlokaalveel impact. GroepenmensenuitOekraïnezijnopdevluchtenzoekeneenveiligonderkomen. Sindsmei2022neemtdegemeenteWestMaasenWaalbinnendegemeentegrenzeneen deelvandieopvangvoorhaarrekening. Hetgaathieromopvanginzoweldegemeentelijke opvangOekraïners(GOO)alsomparticuliereopvang. Nietalleendevluchtelingenhebben steunnodig,maarookdemensenindewijkenenbuurtenwaardezemensen(optermijn) terechtkomen. Dekomstvanvluchtelingenheefteengrotemaatschappelijkeimpactenstelt desolidariteitenveerkrachtvandeinwonersopdeproef. Ominvullingtegevenaandetoenemendetoestroomvanvluchtelingenbinnenderegio Rivierenland,heeftdegemeenteWestMaasenWaalzichbereidgetoondom,bovenopde taakstellingvanhetRijk,extraopvangplekkenterealiseren. Eenvandelocatiesdiehiervoor inaanmerkingkwam,washetpandaandeRaadhuisdijk18inMaasbommel,waardertig personenvanafmediodecember2023opgevangenzoudenkunnenworden. Tijdensdebewonersbijeenkomstop11oktober2023ishetbesluitgebruiktemakenvande locatieRaadhuisdijk18perdirectteruggedraaid. Deraadishieroverop11oktober2023per mailgeïnformeerdenheefthierineenbeslotenraadsvergaderingmeeingestemd.
Op26 oktober2023heefthetcollegevanBenWtijdensdebeslotenraadsvergadering (vragenuurtje)toegezegdhetprocesrondomdeopvanglocatieMaasbommelteevaluerenen ditterugtekoppelenaanderaad. Degesteldedeadlinevan25april2024isnietgehaald doorgebrekaancapaciteitenervarenwerkdruk,maarookdoordatinterngeeneenduidigheid bereiktwerdoverdewijzevanuitvoeringvandeevaluatie. BMCismedioapril2024benaderdmethetverzoekondersteuningtebiedenbijdeevaluatie vanhetproces(inclusiefgeleerdelessen,zogenoemde‘lessonslearned')rondomde opvanglocatieMaasbommeloverdeperiode1januari2023totenmet26oktober2023.
1. 2Opdrachtformulering Detoezeggingvan26oktober2023isdebasisvandeopdrachtaanBMC. Indetoezegging staat:hetprocesrondomdeopvanglocatieMaasbommelteevaluerenenditterugte koppelenaanderaad. Alskernvraagvandeopdrachtisgeformuleerd:Hoeishetprocesverlopenmetbetrekking totdeopvanglocatieMaasbommelgedurende1januari2023totenmet26oktober2023? BMCbeperktzichdaarommetdeprocesevaluatietotdegebeurtenissen(feiten)met betrekkingtotdeopvanglocatieMaasbommelindeperiodevan1januari2023totenmet26 oktober2023enrichtzichopdelessendiehieruitgeleerdkunnenworden. Ontwikkelingen
vanvóórofnadezeperiodeofzakendienietspecifiekdelocatieMaasbommelbetreffen, vallennietbinnendescopevandeprocesevaluatie.
|1|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Hetisessentieelomtebenadrukkendatdeevaluatieendegeleerdelessennietbedoeldzijn ompersonentebeoordelenofhunfunctionerenteevalueren. Inplaatsdaarvanrichtenwe onsophetanalyserenenverbeterenvanprocessenenhetbehalenvanbetereresultaten. Dehuidigegemeentesecretaris(indienstsindsmaart2024),deheerD. Oosterom,treedtop alsopdrachtgever.
1. 3Planvanaanpak Inhetstartgesprekopwoensdag15mei2024heeftdeopdrachtgeverdewensuitgesproken datdetijdlijngereedisvoorderaadsvergaderingvaneindjuni2024. Geziendekortetijddie hierdoorbeschikbaaris,heeftBMCdeopdrachtintweedelengeknipt. Deel1bestaatuiteen tijdlijnvangebeurtenissen(feitenrelaas),opgesteldaandehandvaneendocumentenstudie. HiertoesteltdegemeenteWestMaasenWaalalledocumenten,dataeninformatie beschikbaardievoorhandenzijnenvanbelangzijnvoordeprocesevaluatie. Inhetlichtvan debeperktetijddiebeschikbaarwas,erkennendeonderzoekersdatdeel1mogelijknietalle aspectenvolledigdekt. Deonderzoekershebbenervarendathetuitdagendencomplexwas omeennauwkeurigeensamenhangendetijdlijnvangebeurtenissenen/ofbeslissingente construeren. Inhoofdstuk3wordtditnadertoegelicht. Omwillevandetijdhebbendeonderzoekersvoorhetopstellenvandetijdlijnzichbeperkttot debeschikbaargesteldedocumenten,zijngeluidsopnamenvan‘besloten’delenvande raadsvergaderingennietteruggeluisterdenzijnergeeninterviewsgehouden. Hettweede deelvandeopdrachtbetrefthetformulerenvande‘geleerdelessen’. Devooruliggende rapportagebetreftdeel1vandeopdracht:detijdlijnvangebeurtenissen.
|2|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
H2|Organisatie Hetopvangenvanontheemdenenasielzoekersvormteencomplexeuitdagingdienietalleen nationaal,maarookregionaalenlokaalgecoördineerdeactievereist. Hetgaathierbijniet alleenomhetbiedenvanfysiekonderdak,maarookomhetbiedenvandienstenzoals gezondheidszorgenonderwijs. Daaromishetvanbelangdateropniveauseffectieve samenwerkingencoördinatieplaatsvindttussenoverheidsinstellingen,maatschappelijke organisatiesenlokalegemeenschappen,omervoortezorgendatdebehoeftenvan ontheemdeasielzoekersadequaatwordtaangepaktendaterereengeïntegreerdenhumaan opvangsysteemwordtgerealiseerd. Indithoofdstukbeschrijvenwehoeoplandelijk, provinciaal,regionaalengemeentelijkniveaudeopvangvanOekraïnersisgecoördineerden tijdensdeonderzoeksperiodegeorganiseerd.
2. 1Nationalecrisisstructuur IndeKamerbriefvan8maart2022staatdatdeopvangsituatiebeschouwdmoetwordenals eencrisisendatdaaromdetijdelijkestructuurvoorcrisisbesluitvormingisgeactiveerd. Dit wasnoodzakelijkvooreengoedecoördinatieenbesluitvormingopambtelijken politiek-bestuurlijkniveauinsamenwerkingmetdeveiligheidsregio’s,gemeentenenprivate partners. Detijdelijkestructuurmaakthetmogelijkdeverschillendebetrokkendisciplines samentebrengen. DenationalecrisisstructuurwordtgecoördineerddoordeNCTV.
2. 2. Noodwet DoordeplotselingeenzeerhogeinstroomvanvluchtelingenuitOekraïneendealgrotedruk ophetCOAheefthetkabinetop1april2022hetstaatsnoodrechtgeactiveerd. Onderhet staatsnoodrechtkregenburgemeestersdewettelijketaakomzorgtedragenvoordeopvang enverzorgingvanvluchtelingenuitOekraïne. VluchtelingenuitOekraïnevallenonderde RichtlijnTijdelijkeBescherming(RTB),waardoorzerechthebbenopfatsoenlijkonderdak, levensonderhoudenmedischezorg. Dezerichtlijnis28september2023verlengdtotinieder geval4maart2025. Hetconflictduurtvoort,hetgeenbetekentdatdegemeentennogsteedsindeopvangen zorgmoetenblijvenvoorzien. Detoepassingvanhetstaatsnoodrechtisoptijdelijkebasisen magnietlangerdurendannoodzakelijk,maarisnogsteedsvankracht. Indecember2022steltderegeringdaaromvooromhetstaatsnoodrechttevervangendoor eentijdelijkewet:wetopvangontheemdenOekraïne. Detijdelijkewetvoorzietineen verschuivingvandeverantwoordelijkheidvandeburgemeesters(opbasisvan hetstaatsnoodrecht)naarhetcollegevanBenW. DeEersteKamerheeftophetmomentvan hetschrijvenvandezetijdlijnnognietingestemdmetdetijdelijkewet.
2. 3LandelijkeRegietafelMigratieenIntegratie(LRT) DeLRTisdécentraletafelwaarRijkenmedeoverhedenafstemmenoveronderwerpenals reguliereopvang,huisvestingenintegratie,maarookoverrandvoorwaardelijkeonderwerpen zoalsonderwijsen(gezondheids)zorg. DerolvanhetVeiligheidsberaadwatbetreftde
|3|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
bestuurlijkeafstemmingovercrisisnoodopvangisper1juli2023vervallen. Tenaanzienvan deindividueleveiligheidsregio’sdienogeenbijdrageleverenaancrisisnoodopvang,vindtde afstemmingdaaroverplaatsviadeLRT-PRT-structuur.
2. 4VNG InhetalgemeenoefentdeVNGinvloeduitoplandelijkniveauensteltzedelokaleuitvoering bijmaatschappelijkeopgavencentraal. OokbeantwoordtdeVNGviahetInformatiecentrum vragenvanledenengeeftzeadvies. WatbetreftalleswatmetdeopvangvanontheemdenuitOekraïnetemakenheeft,overlegt deVNGmethetkabinetenanderepartijen(COA,IND,provincies,commissarissenvande Koninginhunrolvanrijksorgaan,enwoningcorporaties)aandeLRT. DerolvandeVNGis hierinaltijdbeperkttotde(mogelijke)wettelijketakenvangemeenteninhetkadervan opvangenhuisvestingendeconsequentiesdaarvanvooranderetakenopgebiedenalszorg, welzijn,inburgering,onderwijsenveiligheid. DeVNGstreeftdaarbijnaarstructurele oplossingenenmeerjarigbeleid.
2. 5ProvincieGelderland NaastdeLRTzijnerookprovincialeenregionaleregietafelsingesteldwaardeuitvoeringvan deafsprakenregionaalwordenbesprokenondercoördinatievandecommissarissenvande Koning. Deprovincialeregietafels(PRT)zijnsteedsmeerdegremiawaaropprovinciaal (en/ofregionaal)niveaudeintegraleopgavenvanopvangenhuisvestingwordenbesproken, afsprakenwordengemaakten/ofervaringenwordenuitgewisseld. DeprovincieGelderlandheeftervoorgekozenomdeafstemmingvandegemeentelijke taakstellingenenopgavenmetbetrekkingtotdeopvangvanontheemdenindeGelderse regio’steorganiseren. RegioRivierenlandiseenvandezevenregio’sinGelderland. De voorzittersvanderegio’skomensamenaandePRTAsielenMigratie. DePRTheeft verschillendetakenzoalshetvoerenvanregietenaanzienvandeopgavenentaakstellingen, hetmonitorenvanderealisatieenhetbesprekenvanknelpuntenbijhetrealiserenvande opgavenentaakstelling. DePRTwordtvoorgezetendoordecommissarisvandeKoningin zijnhoedanigheidvanrijksheer. Naastprovincieengemeentennemenook vertegenwoordigersvanhetministerievanJustitieenVeiligheidenhetCOAdeelaandePRT. 2. 5. 1RegioRivierenland DeachtgemeentenvanderegioRivierenlandhebbenbeslotenomsamenoptetrekkenin hetvraagstukopvang. Deopgavenentaakstellingzijnverdeeldoverdegemeentenopbasis vaninwoneraantal.
DeopgavenentaakstellinginderegioRivierenlandvoor2023zijn: ● opgavereguliereasielopvang:903opvangplekken; ● opgaveopvangOekraïenseontheemden:1531opvangplekken; ● tijdelijkehuisvestingstatushouders:696. 2. 5. 2GemeenteWestMaasenWaal BinnendegemeenteiseenkernteamopvangOekraïnersingerichtmetvertegenwoordigers vanuitdedomeinensamenleving,ruimte,BOR,control,integraleveiligheid/openbareorde, communicatieenmetdelocatiemanagervandeGOO. Onderzoekershebbengeen
|4|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
schriftelijkeopdrachtformuleringaanhetkernteamgevondenindevoorhandenzijnde documenten. Hetkernteamiswekelijksbijeengekomen,maarheeftnietgewerktmet verslagleggingenactielijsten. BinnendegemeenteWestMaasenWaalheefthetcollegevanburgemeesterenwethouders op8november2022(Z. 078520/D. 229201)beslotendegemeentesecretaristemandateren omuitvoeringtegevenaanhetaangaanentekenenvanhuurovereenkomsten. De gemeentesecretariswordtinditcollegebesluittevensgemandateerdvoordebestedingvan debeschikbaargesteldefinanciëlemiddelenvanhetministerievanJustitieenVeiligheidvoor deopvangvandeOekraïensevluchtelingen,binnendedaarvoorgeldendekadersen besluiten. Degemeentesecretarisheeftinditprocesnaastzijnregulierefunctievangemeentesecretaris meerdere‘functies’vervuld,teweten:voorzittervangemeentesecretarisseninderegio, voorzitterkernteam,projectleiderOekraïneencoördinatoropvang.
|5|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
H3|Bronnen
en
communicatiemiddelen
Hetfeitenrelaasisopgesteldaandehandvanberichtenuitdemailboxenvande burgemeester,voormaliggemeentesecretaris,huidigewethouder,betrokkenambtenaren (huidigeenvoormalige),verslagen,besluitenlijsten,officiëlebekendmakingen,JOIN, mediaberichtenenwerkwijzenbinnendegemeente(ziedebijlage). EendeelvandebekekenbronnenbetreftbesluitenlijstendiealleenbijhetcollegevanBenW bekendzijnenraadsvragenmetdestatus‘geheim’. Onderzoekerswillendeopdrachtgever meegevenomaftewegendezerapportageinbeslotenheidtebesprekenmetderaad. Insamenspraakmetdeopdrachtgeverisdevertrouwelijkheidvandecollegebesluiten opgeheven,metalsdoeleenzotransparantmogelijkeprocesevaluatieoptestellen. Deonderzoekershebbenervarendathetuitdagendencomplexwasomeennauwkeurigeen samenhangendetijdlijnvangebeurtenissenen/ofbeslissingenteconstrueren. Factorendie hebbenbijgedragenaandemoeilijkheidomeenaccurateencoherentetijdlijnoptestellen zijn: 1. Mondelingeoverdracht ○ Veelinformatieismondelingdoorgegeven,waardoorhetmoeilijkisomprecieze tijdstippenenvolgordesteverifiëren. 2. Geeneenduidigevastlegging ○ Erisgeenconsistenteenuniformevastleggingvandocumentatie,waardoorhet lastigisomeenduidelijkechronologietereconstrueren(o. a. meerdere zaaknummers). ○ Vergaderingenvanhetkernteamzijnnietvastgelegd,waardoorbesluitenniet navolgbaarzijn. 3.
Beperktetoegankelijkheidentechnischeuitdagingenbijhetverifiërenen validerenvangegevens ○ Nietalleinformatieisgemakkelijktoegankelijkofgeorganiseerdopeenmanier diedetijdlijnverduidelijkt. ○ Nietallemailboxenvan(oud-)medewerkerswaren(nog)toegankelijk. ○ Geluidsopnamenvan‘besloten’delenvanderaadsvergaderingenkondenvanwege dekortetijdsspannewaarindetijdlijnopgesteldmoestwordennietworden beluisterd. ○ Regioverslagenwarennietallemaalbeschikbaar,waardoordebesluitenindelijn provincie-regio-gemeentenietvolledigis. ○ Onderzoekerstwijfelenaandevolledigheidenaccuraatheidvandegescande e-mailboxen,omdatnietalleberichtenaltijdvolledigtraceerbaarzijn. 4. Onduidelijkheidoverdestatusvaninformatie ○ Devalidatievandestatusvaninformatieisinsommigegevallenmoeilijkgeweest doordewijzevanvastlegging(betrofhetbijvoorbeeldeenfeitofeenmening). 5. Systeem ○ Hetsysteemgeeftverschillendedatumtijdgroepenweer,waardoorhetlastigisom preciezetijdstippenenvolgordesteverifiëren. ○ Doordewijzewaaropberichtenzijnopgeslagenwarennietallebijlagenaltijd toegankelijk.
|6|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
H4|Tijdlijn Opbasisvandevoorhandenzijndedatawordtindithoofdstukpermaandhetverloopvan hetprocesrondomopvanglocatieMaasbommelweergegeven.
Januari2023 In2022heeftdegemeenteafsprakengemaaktmetYaseminMaaltijdservicemetbetrekking toto. a. decateringenfacilitairedienstvoorOekraïensevluchtelingen. Einddecember2022 heeftdeeigenaardegemeentegeïnformeerdoverdewijzigingenvandebedrijfsstructuur (oprichtingvanBV). DeYaseminMaaltijdserviceisperjanuari2023gestoptmetde bedrijfsactiviteiten,diezijnovergenomendoorJasminServicesBV. Allelopendecontracten zijnovergedragenaanJasminServicesBV. Juridischezakenheeftgewezenophetverhaalrisicometbetrekkingtotdewijzigingvande bedrijfsstructuurenheeftgeadviseerdeengoedeovereenkomstvangeldleningtesluiten, waarinvoldoendezekerheidwordtverschaft.
Februari2023 1februari2023:hetonderwerpgeldleningisgeagendeerdinhetkernteamoverleg. Note:uitkomstniettraceerbaar 14februari2023:hetcollegevanBenWbesluit(Z. 081992-D. 240004)datdeopvangvan vluchtelingennietmeergezienwordtalseencrisistaakvoordegemeenten,maaralseen regulieretaak. Omdieredenachthetcollegehetwenselijkdeportefeuilleverdelingdaarop aantepassen. Hetcollegebesluitdeopvangvanvluchtelingen,geletopdehoofdtaak huisvesting,toetevoegenaandeportefeuillevanwethouderMol.
Maart2023 23maart2023:regionaaloverlegOpvangmetbestuurders. InbrengWMW: ● geenmogelijkhedenasielzoekers ● opvangstatushoudersopniveaumaarbereidommeeroptevangen. ● bereidheidopvangOekraïnersmet30. Locatieonderzoekwordthiervoorgestart. Inhetcollegeisafgesprokendatdeverantwoordelijkeportefeuillehouder(wethouder) aansluitbijdezeoverleggeninplaatsvandeburgemeester.
April2023 25april2023:voormaligteammanagerruimteheeftuitnodigingontvangenvoor regio-overlegprojectleidersvluchtelingen. BijgevoegdpresentatieCOA:projectanalyseCOA Rivierenland. Note:aanwezigheidenuitkomstennietnavolgbaar.
|7|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Mei2023 4mei2023:briefVNGoveractueleopgavenasielopvang,huisvestingstatushoudersen integratie. > 10mei2023:subregionaaloverlegOpvang-presentatiewerkgroepprojectleiders. Weergaveuithetverslag:deheerArissengeeftalsambtelijkopdrachtgevereentoelichting opdestatusvandepresentatie. Dewerkgroepheeftgeïnventariseerdwelkeopvanginde gemeentenwordtgebodenenwelkeintentiesgemeentenhebbenvoordeopvangvan asielzoekersenhetrealiserenvancrisisnoodopvang. DeheerArissengeeftdaarbijaandat dezeinventarisatieeenambtelijkeinschattingisdiewelveelalbestuurlijkgesondeerdis. Beraadslagingennaaraanleidingvandepresentatie. DeheervanGelderherkentzichinhetbeeldzoalsdatindepresentatieisgeschetst. Hij geeftaandaternugeenlocatievoorasielopvanggeopendwordtindegemeenteWestMaas enWaal. WelisdegemeenteWestMaasenWaalbereidommeeropvangvoorOekraïnerste realiserenenommeerstatushouderstehuisvesten.
Tijdensdevergaderingwordtonderdedeelnemersuitgesprokendathetvanbelangisdat allegemeentenbereidzijneenbijdrageaanhetoplossenvandepuzzelteleveren. De gemeentendiegeenopvangvoorasielzoekerswillenrealiseren,reagerenalsvolgt: WestMaasenWaal:deheerVanGeldergeeftaanmeerOekraïnersoptewillenvangenen meerstatushouderstewillenplaatsenalsbijdrageaanhetregionaleplan. 15mei2023:regio-overlegprojectleiders. Geagendeerd:tussenrapportageverkenningvan regionalewerkgroep. Uitdetussenrapportageblijktdatdegemeentesecretarissenvande achtgemeenteninderegioRivierenlandeenwerkgroephebbeningesteld. Opdrachtaande werkgroepluidt: ● inkaartbrengenvandehuidigesituatiebijdeachtgemeenten; ● benoemenvandetaakstelling; ● benoemenvandemogelijkhedenenonmogelijkhedenombinnendeachtgemeenten tevoldoenaandetaakstelling; ● onderzoekenvandemogelijkhedenomtaakstellingenuittewisselentussen gemeenten; ● ● ● ●
verkennenscenario’somdetaakstellingenterealiserenbinnendeachtgemeenten; verkennenvandemogelijkhedendiehetCOAbiedtomindezeregioaande taakstellingtekunnenvoldoen; inventariserenvandemogelijkhedenvoorcrisisnoodopvang; voorbereidenraadsinformatiebrieven.
16mei2023:briefministerievanJustitieenVeiligheidmetalsonderwerpcapaciteitsbehoefte asielopvangentaakstellinghuisvesting2023-II. 19mei2023:verslagSROO. Note:onderzoekerstwijfelenofdedatumvanhetverslagwelklopt. 31mei2023:regionaaloverleggemeentesecretarissenenprojectleiders.
|8|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Juni2023 6juni2023: ● briefvanministerievanJustitieenVeiligheidmetdringendeoproepophetterreinvan asielopvang; ● bijeenkomstwaarconcept-uitvoeringopdrachtgemeentesecretarissenm. b. t. opvang vluchtelingenisbesproken. 12juni2023:geheim:punt7opdeagendavancollegevergaderingAgendaSubregionaal overlegopvang. VragendaarbijzijnwieaanwezigisnamensWestMaasenWaalen uitkomsten/standpuntenn. a. v. presentatiewerkgroep. Note:uitkomstnietvastgelegd,waardoornietduidelijkiswieaanwezigwasbijsubregionaal overlegenwelkeboodschapvanuitWMWisneergelegdinhetsubregionaaloverleg. 14juni2023:ALVVNGmetalsagendapunt7dActualiteitasielzaken. 19juni2023:subregionaaloverlegopvang. 20juni2023:briefvanministerievanJustitieenVeiligheid:opgavenoodopvangOekraïense vluchtelingen. 22juni2023:publicatievandashboardPRTRivierenland. Zoweltenopzichtevandeopgave alstenopzichtevandeandereregio’slooptdesubregiovoorbijdeopvangvanOekraïners. 27juni2023: ● besluitenlijstcollegeBenWvertrouwelijk:beantwoordingvragensubregionaal overlegopvangvluchtelingen. Toelichtingbeantwoordingvragen: ○ Welkegemeentenzijnbereidomopvangvanasielzoekersterealiseren?Enaan welkeaantallenopvangplekkenwordtgedacht? WestMaasenWaalheeftgeenmogelijkhedenomasielzoekersoptevangen. Er zijngeengeschiktelocaties;debereikbaarheidvandediversedorpeninde gemeenteisslechtenbiedtgeenmogelijkhedenomhierinaanpassingente doen.
○ ZijndegemeentendieOekraïnersopvangenbereiddezeopvangtecontinueren voordeaantallendienuwordenopgevangen? WestMaasenWaalzalenkandehuidigebeideopvanglocaties(tot130) continueren. Bereidheidbestaatomditaantaluittebreidenmet(kleine) opvanglocaties. Hiermeekanwordenvoorzienom(delenvan)locatiesinde regio,dienietkunnenwordengecontinueerd,overtenemen. ○ Zijndegemeentendiegeenopvangplekkenvoorasielzoekerswillenrealiseren, bereidomextrastatushouderstehuisvestenenmaaktconcreethoediteruit zalzien. WestMaasenWaalisbereidextrastatushouders(bovendeverhoogde taakstelling)vooranderegemeententehuisvesten. Hieraanwordtde voorwaardegestelddattegemoetgekomenwordtaandeextrakosten/inzet voorzorg,welzijnenonderwijsoffaciliteiten. Geziendetotnutoe
|9|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
gerealiseerdetaakstellingenzienwijmogelijkhedendezeperjaarteverhogen metca. 5statushouders. Note:onderzoekershebbengeenambtelijkeinput(collegevoorstel)gevondendatten grondslagligtaanditcollegebesluit. 28juni2023: ● briefNidosoproepvoorAMV-opvang. ● installatievanwethouder(pfhruimtelijkeopenbareordening)alslidgedeputeerde statenbijdeprovincie. Portefeuilleisinternverschoven. 29juni2023:PRT. 30juni2023:inventarisatieenopleggeropvangRivierenland.
Juli2023 1juli2023:deregierolvanuitdeveiligheidsregiotenaanzienvandecrisisnoodopvangstopt. Metingangvan1juli2023zijndewerkzaamhedenovergedragenaandegemeentedie hiervoorbestuurlijkenambtelijksamenwerktbinnendesubregio’sRijkvanNijmegenen Rivierenland. 6juli2023:ingelastsubregionaaloverleg. 10juli2023:gesprektussenJasminGroup(JG)engemeente. 17juli2023mailtJGde besprokenpuntenincombinatiemetdeimplementatiediedeJGvoorogenheeft. UitgangspuntJGzorgtvoorvolledigeontzorgingenalsoptiederdeopvanglocatiein MaasbommelaandeRaadhuisdijk. 13juli2023:e-mailmetbetrekkingtotinformerenbrandweerbijopenenensluiten (crisis)noodopvanglocaties. 18juli2023:JGmailtfinanciëleonderbouwingomtrentverhuur-enservicekosten(7. 18 financiëleonderbouwing),waarbijhijuitgaatvan€57,-perpersoonperdag. Lateropdie dagmailthijeenopzetvanhetherzienefinancieeloverzicht(7. 18financieeloverzicht gemeente)engaatdanuitvan€67,-perpersoonperdag. 20juli2023:briefvanvoorzittersubregionaaloverlegRivierenlandoverdeuitgangspunten (o. a. solidariteit,gezamenlijkeverantwoordelijkheid,uitruilmogelijkheden)inRivierenland metbetrekkingtotvervolgaanpakomtekomentoteendekkendregionaalplanvoorasielen migratie. 25juli2023:mailvanJGmetdaarindehoofdpuntenvandegemaakteafsprakenover contractduur,financiering/budget,veiligheidsplan,derdelocatie(aankoopMaasbommel), uitgangspunten.
Augustus2023
|10|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
3augustus2023: ● Devoormaliggemeentesecretarisbevestigtpermaildeuitgangspuntenwatbetreft hetvoornemenvanhuisvesting/opvangOekraïnersaandeJasminGroupnaar aanleidingvandebesprekingenoverdehuidigeentoekomstigegemeentelijke huisvestingvandeOekraïners. Alsderdelocatievoorhuisvestingwordtde Raadhuisdijk18Maasbommelgenoemd. Gemeentesecretarisgeefthierbijaandat instemmingmetdegemeenteraadbesprokenzalwordenendeinwonersopdehoogte wordengesteld. Inhetmailberichtwordtaangegevendatvoordebekostiging (inclusiefhuurenservices)demaximalegrensgeldtvan€83,-perbewonerperdag. Hiervoorisvoordegemeenteorganisatie(locatiemanagerenalgemenekosten) respectievelijk€120. 000en€180. 000,-perjaargereserveerd. Overdeexacte uitwerkingwordengesprekkengevoerd. ● Devoormaliggemeentesecretarismailtinternzijneersteopzetjevande inkomsten/uitgavenOekraïne. Hijgeeftdaarinaandathijdewerkelijkekosten1e halfjaar2023inbeeldheeftengerubriceerdheeft. Devolgendeslagisomde bijbehorendebegrotingtemakenendezetesplitsenindeperiodetotoktober. Op basisdaarvandienendeafsprakenmetJGbecijferdteworden. 9augustus2023:voormaliggemeentesecretarismailtaanJGeenberichtoverbekostiging opvangOekraïnersmetdaarinuitlegoverdetegebruikenkostensoortenendevraagomeen prijsopgaveperlocatievandeJGincl. btw. JGmailteenfinancieeloverzicht(7. 10financieel). 10augustus2023:JGmailteenfinancieeloverzicht(8.
10financieelgemeente)en overeenkomstopvangvanvluchtelingenOekraïne(8. 9overeenkomstMaasenWaal). 14 augustusstuurtgemeentesecretarisinterndebijlagen8. 9en8. 10door. 14augustus2023:mailmetdaarineenfinancieeloverzichtgemeenteenopzet overeenkomst‘opvangvanvluchtelingenOekraïne’. 15augustus2023: ● JGmailtprijsperpersoonperhuur€22,65. ● EriseengesprekgeweestmetdeJG,afsprakenzijnvastgelegdineenverslag. Note:Maasbommelstaatnietspecifiekgenoemd. Eeninternmailtjegeeftaandathet gesprek14augustusheeftplaatsgevonden. 16augustus2023:vanafde16ewordtergewerktaanhetopstellenvande huurovereenkomst. Meerdereambtenarenleverenvanuitdeexpertiseinput. 17augustus2023:concept-huurovereenkomstgemaildnaarJG. Ingemaildeversiestaat: Tenbehoevevandeverbouwkanhuurderaanverhuurdereengeldleningbeschikbaarstellen, waaroverpartijenalsdaneenapartenaderegeldleningsovereenkomstaankunnengaan,een enanderonderdevoorwaardevangoedkeuringdoorderaad. 18augustus2023:reactievanJasminGroupopdeconcept-huurovereenkomst. Belangrijkste punten:JGwildeexclusieveopdrachtkrijgenvandegemeenteomdevolledige verantwoordelijkheidtedragenvoordeopvang,vervoer,catering,veiligheidende
|11|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
huisvestingvanOekraïensevluchtelingenbinnendegemeente. JGwilopgenomenhebbendat degeldleningonlosmakelijkverbondenismetdehuurovereenkomst. 21augustus2023: ● AangepasteovereenkomstisgemaildnaardeJG. Indegemaildeversiestaat:Ten behoevevandeverbouwkanhuurderaanverhuurdereengeldleningbeschikbaar stellen,waaroverpartijenalsdaneenapartenaderegeldleningsovereenkomstaan kunnengaan,eenenanderonderdevoorwaardevangoedkeuringdoorderaad. ● JGgeeftakkoordengeeftaandatgemeentesecretaris22augustuskantekenen. 22augustus2023: ● EenzijdiggetekendehuurovereenkomstisgemaildnaarJG. Indezeversiestaat:Huur vandetweehiervoorgenoemdepandenvindtplaatsonderdevoorwaardevan instemmingdoorderaad. ● JGmailtdatpagina’snietgeparafeerdzijn. Note:internzijnertijdenshetopstellenvierverschillendeversiesinomloopgeweest. De datum-entijdnotatiesinberichtenverschilt. Note:onderzoekershebbennieteenduidigkunnenvaststellenhoedeonderhandelingenover deprijsperbewonerhebbenplaatsgevondenenwelkeonderbouwinghieraantengrondslag ligt. Overiginaugustus2023 22augustus2023:vertrekvanwethouderdienahetvertrekvandewethouderinjunide portefeuilleopvanghadovergenomen. 29augustus2023:nieuwewethouderverantwoordelijkvoorruimtelijkeordening
September2023 1september2023:nieuweteammanagerruimte. 5september2023: ● ViamailvraagtJGwanneerhijdegeldleningsovereenkomstkanverwachten. ● Geheimcollegebesluit:UitgangspuntenregioRivierenlandopvangvluchtelingen (Zaak/doc. nr. Z. 090777-D. 262350) Toelichting:Intestemmenmetdeuitgangspuntenzoalsopgenomenindebriefvan 20juli2023. Deinzetvoordehuisvestingindekomendetweejaartebepalenop: ○ geenopvangasielzoekers; ○ alscompensatievoordeopvangvanasielzoekersindeandereregiogemeenten debereidheiduittesprekenextrastatushoudersoptevangenbovenhet reguliereaantalvoorWestMaasenWaal; ○ dehuisvestingvanOekraïnersuittebreidenpermediooktober2023van130 naar160ineendrietalgemeentelijkelocatiesinAltforst,Wamelen Maasbommel. BesluitAkkoord(Gewijzigdbesloten)
|12|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Note:ookbijditbesluithebbenonderzoekersgeencollegevoorstelkunnenvinden. 6september2023: ● Aandevoormaliggemeentesecretariswordtgevraagdofhetopstellenvande geldleningsovereenkomstisuitgezetbijdejuristenaanwelkrentepercentageer gedachtwordt. ● Devoormaliggemeentesecretarismailtderegiooverhetcollegebesluitwatbetreftde uitgangspuntenregioRivierenlandopvangvluchtelingen. Hetcollegebesluit: ○ Intestemmenmetdeuitgangspuntenzoalsopgenomenindebriefvan20juli 2023. ○ Deinzetvoordehuisvestingindekomendetweejaartebepalenop: ■ geenopvangasielzoekers; ■ alscompensatievoordeopvangvanasielzoekersindeandereregio gemeentendebereidheiduittesprekenextrastatushoudersopte vangenbovenhetreguliereaantalvoorWestMaasenWaal ■ dehuisvestingvanOekraïnersuittebreidenpermediooktober2023 van130naar160ineendrietalgemeentelijkelokatiesinAltforst, WamelenMaasbommel. 11september2023:eenjuristwordtgevraagdeenleningsovereenkomstoptestellen. 13september2023:eenlidvanhetkernteamvraagtnaarhetbesluitvandegemeentemet betrekkingtotdebriefvan20juli. Het(geheime)collegebesluitvan5septemberwordtnaar aanleidingvandevraagpermailgedeeldaandekernteamleden(13september). 14september2023:deraadisinbeslotenheidgeïnformeerdoverhetvoornementot uitbreidingvanopvanglocatie(Raadhuisdijk)envoorgenomenverhuizingvanlocatieWamel. 18september2023:mailvanJGoveruitblijvenvangeldleningsovereenkomst.
19september2023: ● TweeleningovereenkomstenwordengemaildnaarJG. Eentjebetreftdegeldlening voordeverbouwingenvanMaasbommelenWamel. Detweedeistervervangingvan dereedseerderafgeslotenovereenkomst(overeenkomstvanschuldoverneming). Note:bijdemailaanJGziteeninternemailwisselingbijgesloten. ● Devoormaliggemeentesecretarisinformeertinternnaardemandateringi. v. m. ondertekeningvandeleningovereenkomsten. Reactie:ambtenaargeeftaanhet mandaatnietgezientehebbenendusookniettewetenwaterpreciesis gemandateerd. Volgensambtenaarisburgemeesternormaalgesproken tekenbevoegd. Note:deonderzoekershebbennietuitgebreidkunnenkijkennaarhetTreasurystatuut 2012. Ditwordtmeegenomenindeel2‘geleerdelessen’. ● Subregionaaloverleg.
|13|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
20
september De
e
26
2023:
leningovereenkomsten zijn door beide partijen getekend en geparafeerd. De overeenkomst van geldlening is op 20 september te Altforst getekend. Bij de overeenkomst van geldlening en overeenkomst van schuldoverneming is de plaats en datum niet ingevuld. Het document heeft als datum 19 september 2023. JG vraagt of op 22 september de gemeente de betaling gaat doen. Deze vraag wordt uitgezet bij de voormalig gemeentesecretaris. Note: vervolg niet traceerbaar.
e
twee
september 2023: collegebesluit openbaar: (Z.092378-D.264193).
Uitvoering Tijdelijke
Wet
Ontheemde
ontheemde
Oekraïners
Oekraïners Advies: 1.
In
het
kader
wijken 2.
de
en
om
van
Jasmin
aan
er
is
burgemeester, mandaat uitvoering van de gunning
2, die overeenkomsten
summier
een
traceren). Inzage
in de
29
september 2023: (inclusief uitnodiging
Oktober
2023
1 oktober
2023:
brief
opvang
opvang van Oekraïeners inclusief huisvesting Group, Woerdsestraat 1, 6628 KA Altforst.
te
aan
geldleningen, die noodzakelijk zijn, bestemde rijksbudget. Besluit: Akkoord (ongewijzigd besloten) Note:
wet
de
de
in de
onder
uitvoering Tijdelijke aanbestedingsbeleid;
uitvoering
gunnen Verleent
3.
de
van
het
van
aan
de
van
de opvang
gaan een
gemeentesecretaris, tekenen,
ander
binnen
collegevoorstel (zonder bijlagen zover gearchiveerde stukken is niet gelukt.
brief inwoners
als
onderzoekers
voor
Noodopvang vluchtelingen informatiebijeenkomst op 11 oktober).
van
twee
met
Raadhuisdijk 18 te Maasbommel. Families informatiebijeenkomst 11 oktober a.s 2 oktober
2023:
persbericht
3 oktober
2023:
van
opvang
bewoner
in Maasbommel.
daarin
kunnen
Oekraïense
namens
Bewoners
mede
willen
vragen over de opvang niet aanwezig zijn bij de
vluchtelingen
in
omwonenden
inzicht
te
genoemd
inclusief het aangaan van de grenzen van het daarvoor
Maasbommel:
families
zorg
(geanonimise rd(geanonimiseerd) ) heer
Oekraïeners
te
en
en
van
de
en
af te
kunnen
in
aan
Maasbommel
de
Maasbommel.
noodopvang omgevingsvergunningen,
over
in
vluchtelingen krijgen planologisch onderzoek en de status van besluitvorming. Bewoners geven aan niet tegen humanitaire inspanningen te zijn, maar hebben bedenkingen over de geschiktheid van de locatie. 6 oktober
2023:
alle documenten
worden
opgevraagd
door verzoeken
van
derden
en
een
advocaat.
|
14
| Procesevaluatie opvanglocatie
Maasbommel
(deel 1)
5 M C YACHT
GROUP
9oktober2023: ● BezwaartegendeJGvanuiteenbewoner. Bewonerisvanmeningdatersprakeisvan eenverdienmodelendatergeprofiteerdwordtvandeellendevandevluchtelingen. ● Juridischwordtuitgezochtwatdereikwijdteisdiedegemeenteheeftopbasisvande Noodwetomhetbestemmingsplantepasseren. 10oktoberantwoorddedeVNGonder verwijzingnaarHandreikingGemeentelijkeOpvangOekraïnerspagina20. ● Devoormaliggemeentesecretaris,wethouderenlocatiemanagergaaningesprekmet directomwonendenRaadhuisdijk18. Verslagopgesteld. 11oktobermailteenvande omwonendeneenverslagdatdoorhemisopgesteld. 11oktober2023: ● InformatieavondbewonersMaasbommel. ● Overigecollegeledenenraadwordenpere-mailgeïnformeerdoverhetverloopvande informatieavondenhetbesluitvandeburgemeesterenwethouderomgeenopvangte realiserenopdeRaadhuisdijk18. Erzalopnieuweenafweginggemaaktwordenwaar binnenWestMaasenWaalOekraïensevluchtelingengehuisvestkunnenworden. ● Teammanagerruimtepaktcoördinatieophoeverdertegaanenwiewatgaatdoen. 12oktober2023: ● Internoverlegomoverzichttekrijgeninwiedoetwat. Actiepuntenlijstopgesteld. ● Wethoudergeeftaanhetdossieropvangbetergecoördineerdtewillenhebbendoor o. a. duidelijkeoverlegstructuur,actiesuittezetten,aantesturenopafgewogen besluitvormingetc. ● BriefnamensBenWaanJGmetbetrekkingtothetnietdoorgaanvandeopvangop deRaadhuisdijk18inMaasbommel. Gemeentegeeftaaninoverlegtewillengaanten aanzienvandegevolgenvanditbesluit.
● E-mailvanomwonende(dezelfdepersoonvandemailvan3oktober)metdaarinhet verzoekomschriftelijkebevestigingvanannuleringnoodopvangRaadhuisdijk18 Maasbommel. ● Raadinbeslotenheidgeïnformeerd. 13oktober2023:Juridischezakengeeftaandathetlastigtevoorspelleniswatde consequentieszullenzijnvanhetnietdoorgaanvanRaadhuisdijk18. Hethangtinhogemate afvandeopstellingvandeJG. 16oktober2023: ● Mailmetverzoektotaanpassingeninhetverslagvanhetsubregionaaloverlegvan19 september:MevrouwvandenBoomgeeftaandatWestMaasenWaalinvullinggeeft aandeopvangvanOekraïnersenstatushouders. Enwezijnbereidregionaalextra inspanningteverlenen. Opditmomentzienwegeenmogelijkhedenvoordeopvang vanasielzoekers. Ophetmomentdatdewetvankrachtwordt,gevenwehier uitvoeringaan,bijvoorkeurinregionaalverband. Aanpassinginhetdocument‘AanbodVluchtelingenenStatushoudersregio Rivierenland’: WMWvangtopditmoment130OekraïnersopindeGOO. Wezijnvoornemensom30 extraOekraïnersoptevangen. WezijningesprekmetdegemeenteZaltbommelen
|15|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
●
●
Maasdrieloverdeopvangvanstatushoudersinrelatietotdeopvangvanasielzoekers. DitallesmoetpassenbijdeschaalvanWestMaasenWaal. E-mailvanJGaanraadsledenmetalsonderwerp:Onvredeoverdegangvanzaken metbetrekkingtotRaadhuisdijk18. BerichtistoegevoegdaandeLijstmet IngekomenStukkenwelkeinderaadsvergaderingvan7december2023behandeld wordt. Op28november2023trektdeJGzijnberichtin. BriefvanALPAdvocatennamensJGmetbetrekkingtothuurovereenkomstd. d. 22 augustusjl. Op17oktoberwordtdezeaangebodenominteboekenentekoppelen aanjuridischezakenalsbehandelaar.
17oktober2023: ● Aandegriffiewordttekstaangeleverdmetbetrekkingtotbeslispuntinbeslotendeel raadsvergadering:degemeenteraadwordtdoorhetcollegebijgesprokenoverde ontwikkelingent. a. v. deopvanglocatievoorOekraïnersaandeRaadhuisdijk18te Maasbommel. DeraadbesluitdatdeopvangvanOekraïnersopdielocatiegeen doorgangkanvinden. ● Concept-raadsinformatiebriefvanuitdesubregio. ● BewonersbriefenpersberichtverstuurdoverannuleringnoodopvangRaadhuisdijk18 Maasbommel. ● ODRheeftnaeen2-talklachten/meldingeneencontroleuitgevoerdopde Raadhuisdijk. Inhetpandvondensloopwerkzaamhedenplaatsenisasbestverdacht materiaalaangetroffen. Daaropiseenbouwstopuitgesprokendoordetoezichthouder. JGheeftcontactopgenomenmetgemeentesecretaris. Devoormalig gemeentesecretarisheeftcontactopgenomenmetODRmethetverzoekde werkzaamhedennietstilteleggenomdatdegemeente(gemeentesecretarisen wethouder)‘savondsingesprekzougaanmetJG(overtreder). ODRheeftdaarop mondelingdebouwstopweeringetrokkeninafwachtingvandeuitkomstvanhet gesprekendereactievandegemeente. 19oktoberreactievangemeente: Bevestigingkanverstuurdworden. MaarmetopmerkingdatJGinoverlegmet gemeentesecretarisenwethouderalheeftaangegeventestoppenmetverbouwen. Dusdathetversturenvandezebriefenkeleenformaliteitis. ● Devoormaliggemeentesecretaris,wethouderenambtenarenhebbenoverlegmetJG.
Gesprekisvastgelegdineenverslagbestaandeuitdeel1highlights/afsprakenendeel 2integraleversie. 18oktobergeeftdevoormaliggemeentesecretarisfeedbackophet verslagenwethouderdatzeakkoordismetopmerkingenvangemeentesecretaris. ● BriefuitnaamvanBenWgetekenddoorvoormaliggemeentesecretarisen burgemeesteraanJGmetdaarinbevestigingtoezeggingn. a. v. gesprekop13oktober jl. Tijdenshetgesprekkwamenwijovereendatdegemeentemetbetrekkingtot opvanglocatieRaadhuisdijk18teMaasbommelhetnalatendooruvandeverbouwing vanhetpandvoordegemeentegeenaanleidingzalzijnomdehuurovereenkomstals vervallentebeschouwen. Verwezenwordtdaarbijnaarartikel2. 4enspecifiekde vervalgronddieintreedtalsgeenomgevingsvergunningkanwordenverleendvoorde opvangvan30Oekraïnersnuergeenverbouwingplaatszalvindenvoordatdoel. 18oktober2023: ● MailvanJGmetdaarinzijneerstevoorstel.
|16|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
●
●
● ● ●
MailmetvraagofODRbouwstopofficieelkan/magbevestigen. Uitmailblijktdatin hetgesprekdatgemeente17oktoberheeftgehadmetJG,daarinisafgesprokendat JGstoptmetbouwen. Wethoudervraagtaanvoormaliggemeentesecretarisallecontractenopdieverstuurd zijnnaarJG. Gistereninhetgesprekishaarterorengekomendatertussentijds wijzigingisaangebracht. Note:vervolgniettraceerbaar. AanvullendevragenvanDeGelderlander. Vragenzijndezelfdedagbeantwoord. Teammanagerprobeertduidelijkerestructuurinhetprojecttekrijgen. Indemailstaat eenupdatevanuitgezettesporeneneenvoorstelvoordeaanpak. Teammanagerstuurtinternmailaanbetrokkenenmethetverzoekalledocumentenen informatiemetbetrekkingtotdeopvangOekraïnersendegemaakteafsprakeninhet verledennaarhaartemailen. Note:reactieshieropzijnbeperkttetraceren.
19oktober2023: ● Voorbereidendeaantekeningenvoorhetgesprekop20oktobermetJG. Teammanager ruimtestelthierinvragenaandevoormaliggemeentesecretaris,o. a. overmandaat van8november2022,aanbesteding,mogelijkheidtotinhuuradvocaatenextra capaciteitomdossieruittewerkenetc. Devoormaliggemeentesecretarisgeeftaan dathijtelefonischcontactopneemtmetdeambtenaarengeeftaandathijzich afvraagthoeaanbestedingpastineennoodsituatie. Daarbijgeefthijalsvoorbeeldde inzetvanbotendoorVRGZwaarookgeenEuropeseaanbestedingbijistoegepast. ● AmbtenaarheeftuitgezochtdatergeenBIBOB-toetsisgedaantoenJGisgestartmet opvangvanOekraïners. WelisereenBIBOB-toetsgedaanin2017bijdestartvande trouwlocatieinAltforst. 20oktober2023: ● GesprekmetJGdoorwethouderenteammanagerruimte. Gesprekisineenmail vastgelegdmetdaarindeintentievandegemeenteomersamenuittekomen. Intern degemeentewordtop23oktoberbesprokenofheteenoptieisdeovereenkomstinte trekkenaangeziendezenietgetekendisdoordeJG. Note:uitkomstvanhetinterneoverlegisniettetraceren. ● BriefministerievanJustitieenVeiligheid:briefaanburgemeestersn. a. v. veiligheidsberaadd. d. 20oktober2023. 23oktober2023: ● Aanbodvanuitprovincieterondersteuningvandegemeentenbijdeverschillende opgaven. Opgavevoor1november. ● JGmailtdathijn. a. v. hetgesprekvan20oktoberdeintentieheeftomdeprocedure voorttezetteninovereenstemmingmetdegeldendewettelijkevoorschriften.
JGgeeft aandatdeplanningdiedegemeentegestuurdheeftniethaalbaaris. JGisvan meningdatdegemeentebeterzijnbestmoetdoenomhetvertrouwenteherstellen. InberichtgeeftJGaandathijop20oktobereenconstructiefgesprekheeftgehad metdeburgemeesterendatdeburgemeester23oktobermetdewethouderzou overleggenomverderebesprekingentevoerenbetreffendedevoortgangvande plannenopdeRaadhuisdijk. VoorJGblijfthetcontractintactenongewijzigd. Hij benadruktdathetvoorhemgeenhaalbareoptieisomdelopende
|17|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
renovatiewerkzaamhedentestaken. DaarnaastgeeftJGinberichtaandathij20 oktoberookvragenheeftgesteldoverdefinanciëleverplichtingenen betalingstermijnen. Internwordenacties(voortzettenvanbetalingen,standvanzakenbouwstopen juridischeafstemming)uitgezetnaaraanleidingvanbericht. Note:vervolgisniet traceerbaar. 23oktober2023: ● VertrouwelijkenotitieaanhetcollegevanBenWmetdestandvanzakenm. b. tde opvangvanOekraïners. Indenotitiezijnvraagstukkengedefinieerddieeenantwoord envervolgmoetenkrijgen. Opverzoekvandevoormaliggemeentesecretarisisde notitieaancollegeBenWvoorgelegd,zodathetcollegeeenuitspraakkandoenover degewenstevervolgaanpak. Note:debehandelingvandenotitieisnietterugtevindenindebesluitenlijstvanBen W. ● JGmailtdatinzijnadministratiedeondertekendeleningsovereenkomstontbreekt. 24oktober2023: ● JGverzoektombesprekingop27oktobermetburgemeesterenwethouderomzijn voorsteltebespreken. Internwordtgevraagdwieerambtelijkbijaanwezigmoetzijn. UitdeuitnodigingblijktdatJGindeavondvan23oktobertelefonischoverlegheeft gehadmetdewethouder. Doorditgesprekheefthijeenideegekregenvanderichting vandeoplossingwaarinbeidepartijenzominmogelijkverlieslijdenenwaarbijop langetermijnhetbeidepartijentengoedekankomen. Bijhetgesprekopde27ezijn deadvocatenvandeJGaanwezig. VoorstelvandeJG: ○ DegemeentekoopthetpandRaadhuisdijkteMaasbommelvooreenwaarde van€1. 375. 000. Hetpandisgekochtvoor€1. 020. 000.
Hetverschilzouzijn dekostenvoordeaankoop,definancieringenjuridischebijstanddoorJasmin. Gevraagdisdezekostentespecificerenenaanonstoetezenden. Dezeistot ophedennietontvangen. ○ Medewerkingwordtgevraagdvoordeontwikkelingvanpandenopdevolgende locatiesomdediversedoelgroepen(Oekraïners,startersenstatushouders) huisvestingtebieden: ■ voormalig‘Esso’-gebouwaandeVanHeemstrawegteBeneden Leeuwen; ■ deRuthaandeDorpstraatteWamel. ○ DuidelijkheidoverdevestigingvanOekraïnersinhetpandaande WilhelminastraatteWamel. ● Derolonduidelijkheidmetbetrekkingtothetvluchtelingenvraagstukisintern uitgesproken. DevoormaliggemeentesecretarisisprojectleiderOekraïne. Teamleider ruimteisaanspreekpuntvoorvluchtelingenvraagstukbreeddusregionaalenkeuzes m. b. t. hoeveelhedenOerkaïners,statushoudersenasielzoekers. Devoormalig gemeentesecretarisgeeftdaarbijinputm. b. t. onderdeelOekraïne. ● Incollegegesprokenoverdeinvullingvandediverse(regionaleenlokale)takenvoor deopvangvanvluchtelingen. Collegeheeftingestemdmethetaantrekkenvaneen (tijdelijke)functionarisopvangvluchtelingen.
|18|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Een de
inwoner
meldt zich
Raadhuisdijk. Raadsvragen
Geheim
Oekraïners.
van
feedback
opzet
oktober
op de de
West
Raadsvragen oktober
beantwoording worden 25
25
mogelijke oplossing (kleinschalige woongroep)
een
FD
van
Geheim
in Maasbommel.
met
de
mailt
Maas van
de
raadsvragen van
betrekking tot huisvesting betrekking tot opvang van Oekraïners voormalig gemeentesecretaris opzet van de
naar
de antwoorden
beantwoordingen
en
VVD
aangeboden
Waal
voor
met
met
wethouder.
26
oktober
Na
heeft wethouder
gegeven. aanpassing aan de Griffie.
van
de tekst
2023:
De
voormalig gemeentesecretaris heeft een eerste aanzet gemaakt met voorstellen oplossingen Maasbommel en weergave van stand van zaken huurovereenkomst opvang Oekraïners. De voormalig gemeentesecretaris vraagt om reactie van de wethouder. Zelfde dag reageert de wethouder. De wethouder geeft aan dat ze nog steeds ook een officieel raadsvoorstel op papier wil, waarbij de gemeenteraad expliciet voor
26
het besluit
neemt
31
oktober
het raadsvoorstel
nog
steeds
heel
veel
afspraak
kan
adviseur
feedback
e
_ODR
e
Geheim
Oekraïners
om
maken
op de eerste aanzet van de wethouder. hoe het proces rondom de bouwstop Raadhuisdijk
2023:
eigendommen
op te vangen in de Wilhelminastraat. Wethouder het college hebben. Wethouder geeft ook aan dat
en
27
oktober
2023:
31
okto
ber
2023:
e
Wethouder
wil ze
vragen heeft bij de financiële cijfers en vraagt of zij daarover een met betreffende ambtenaar. Op 25 oktober geeft ook de juridisch
beschrijft Raadsvraag van huisvesting Oekraïners.
oktober
in
FD
West
Maas
en
Waal
met
betrekking
juridisch adviseur heeft de ondernemingsstructuur hypotheken inzichtelijk gemaakt van de JG.
en
tot
18
is verlopen. afspraken
een
overzicht
van
gesprek met JG n.a.v. mail op 24 oktober met daarin een voorstel. Op 30 oktober heeft de voormalig gemeentesecretaris een terugkoppeling gemaakt met daarin zijn advies voor de bespreking in het college op 31 oktober.
zet
o
Jurist belt
o
19
aan
gemeentesecretaris
de
besproken
punten
uit het
college
op
waarbij de vraag is hoe de activiteiten van dhr. gemaakte afspraken van vrijdag staan. Daarbij aangeven dat wij nog geen onderbouwing hebben ontvangen van het gewenste bedrag. En dat hij zich op dit moment niet aan het contract houdt. (actie Tom) Deze week communiceren we onze mogelijke oplossingsrichting. Waarbij uitgangspunt is: 1. Wij kopen niet de Raadhuisdijk. Wij weten dat er een geïnteresseerde is en willen deze graag in contact brengen met dhr. (geanonimiseerd) GMA 2. Ziet dhr. (geanonimiseerd) BM een oplossing in een uitbreiding van 25 Oekraïnse vluchtelingen op de locatie Altforst? Onder voorbehoud van instemming door het dorp. Hiermee geven wij uitvoering aan de financiële kaders van de overeenkomst. 3. Wij koppelen Esso en Dorpsstraat niet aan de huisvesting van Oekraïnse vluchtelingen. Als hij daarin mogelijkheden ziet, zal hij zoals Karahan
|
in
rij:
een
vandaag
advocaat
in relatie tot de
| Procesevaluatie opvanglocatie
Maasbommel
(deel 1)
5 M C YACHT
GROUP
iedere andere
ontwikkelaar
principeverzoek moeten indienen. 4. vergunningentraject Wilhelminastraat. (NB: (geanonimiseerd) | zoekt eerst uit of de uitspraak van ODR mbt vergunningentraject omdat niet meer onder crisis wel klopt). (actie: (geanonimiseerd) communiceert dit voor het einde van de week naar advocaat) Projectleider vluchtelingen: m Er wordt in ieder geval bij de Kernen en bij de Stoutgroep geïnformeerd of zij een projectleider hebben. Zo niet wordt er zo snel mogelijk op een andere manier een projectleider gezocht. (actie (geanonimiseerd) BE) m Er wordt eind van deze week gecommuniceerd naar het college hoe de projectorganisatie rondom vluchtelingen eruit ziet en wie de ambtelijk opdrachtgever is. (actie (geanonimiseerd) B) Communiceren
o
o
Locaties: m
Er wordt
beoordeling gemaakt van onderstaande locaties geschikt en beschikbaar zijn voor de opvang van (Oekraïense) vluchtelingen (actie?): e Dijkgraaf e Heyacker bezien
o
een
over
een
te
om
of zij
e
Hendrikus
e
Groene
Eiland
Raad: m
Naar
aanleiding van de gesprekken met Zaltbommel en Maasdriel gemeenteraad bespreken zij hoe zij de opvang van asielzoekers, Oekraïense vluchtelingen en statushouders zien. (actie ?)
m
Er wordt
een
huisvesting wordt
raadsvoorstel van
Oekraïners
7 december
voorbereid aan
behandeld
de
om
in te stemmen
Wilhelminastraat.
ín raad
en
7 november
met
met
de
Dit raadsvoorstel in
college.
(actie
(geanonimiseerd) e
|
20
Collegebesluit (Z.093856-D.267900) Raadsinformatiebrief opvang vluchtelingen. Advies: Bijgaande raadsinformatiebrief Opvang Vluchtelingen en de bijlage ‘aanbod Vluchtelingen & Statushouders Regio Rivierenland’ te verzenden aan de raad Besluit Akkoord (Ongewijzigd besloten).
| Procesevaluatie opvanglocatie
Maasbommel
(deel 1)
5 M C YACHT
GROUP
H5|Bevindingen Indithoofdstukgevendeonderzoekersdebevindingenweernaaraanleidingvandetijdlijn. Zoalseerderaangegevengaandeonderzoekersnietoverhetfunctionerenvanmedewerkers. Deopdracht‘hetverzorgenvanopvang’heeftdoordesocialeenpolitiekeeffecteneen significanteimpactgehadopdeambtenarenvandeverschillendeafdelingenendiensten. Ondanksdeuitdagingenbleektijdenshetopstellenvandetijdlijndatdeambtenarenhun besthebbengedaanommetdebeschikbarekundeenmiddelenzogoedmogelijkte presteren.
5. 1Crisis Hetaanpakkenvaneencrisisvereisteengestructureerdeenstrategischebenadering. Een effectievecrisisbeheersingvereistsamenwerkingenbetrokkenheid,transparantie, communicatie,snellebesluitvormingenvoortdurendeevaluatieomdeimpactvandecrisiste minimaliserenendeorganisatiesterkertemakenvoortoekomstigeuitdagingen. Kijkend naardeonderzoeksperiodeisermetnameindebeginfaseweinigregieencoördinatie geweestvanuithetbestuur,waardoorerveelruimteisgegevenenweinigverantwoordingis afgelegd. Hetconceptvanchecksandbalancesisnietgoedtoegepast. Vanafseptember, hebbendewethouderenteamleiderruimtepogingengedaanderegie,coördinatie, communicatieentransparantieteverbeteren.
5. 2Projectorganisatie Erisgeensprakegeweestvaneengestructureerdeprojectorganisatie. Doelenen doelstellingen,rollen,verantwoordelijkheden,communicatieplan,documentatie-en rapportagelijnen,projectplanningen-beheer,risicomanagement,controlemechanismen, evaluatiemomentenenfeedbackmechanismenzijnminimaalofnietvastgelegd. Hierhoren danookafsprakenbijovergewensteopvolging,houdingengedrag. Ditwijstopminimale ervaring/vaardighedeninprojectmanagement. Uitdetijdlijnkomtnaarvorendatde‘basisnietoporde’was(is?). Hiermeewordtbedoeld datdefundamenteleaspectenvandeorganisatie,hetprojectenhetsysteemnietgoed georganiseerden/ofbeheerdzijn. Voorbeeldenhiervanzijn:onvoldoendemiddelenen capaciteiten(personeelstekortengebrekaantrainingvoorvaardigheden),slechte communicatie(informatietekortengebrekaanfeedback),suboptimaleIT-infrastructuur,geen eenduidigeenup-to-dateprocedures/werkafsprakenengebrekaanleiderschap.
5. 3Besluitvormingsprocedures Tijdensdeonderzoeksperiodeisveelverlopenviainformelebesluitvormingslijnen. Hierdooris ergeenevenwichtgeweesttussenflexibiliteitentransparantie. Denegatievegevolgenvan informelebesluitvormingslijnenhebbengedomineerd,teweten: ● gebrekaantransparantie; ● onvolledigeafwegingvanbelangen; ● verliesvancontroleenverantwoording; ● verdeeldheid.
|21|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Deinformelebesluitvormingistenkostegegaanvanbelangrijkeprincipesalsverantwoording eninclusiviteit.
5. 4Rolzuiverheid Doorhetniethelderenstriktdefiniërenvanderollenenverantwoordelijkhedenvanalle betrokkenenzijnnegatievegevolgenopgetreden. Hetheeftgezorgdvoorverwarringen onduidelijkheid(onzekereverwachtingen,gebrekaanfocus),verminderde verantwoordelijkheidenaccountability,conflictenenspanningen,verliesaanproductiviteit, slechtecommunicatieeninformatievoorzieningenfrustratie. Devoormaliggemeentesecretariswasbelastmetmeerdererollen. Datleiddetotoverlapin verantwoordelijkhedenenrolonzuiverheid. Hierdoorontstondeensituatiewaarin: ● descheidingtussenbeleidsontwikkelingenuitvoeringvervaagde,metalsgevolg belangenconflictenengebrekaanobjectiviteit; ● erbeperktemogelijkhedentotopschalingwaren; ● problemenenzorgenbinnendeambtelijkeorganisatienieteffectiefkondenworden opgeschaaldnaarhetbestuur,waardoorbesluitvormingeninterventiesvertraging opliepen; ● hetbestuurminderzichthadopdewerkelijkestandvanzakenbinnendeambtelijke organisatie,vanwegedeverwarringdieerwasdoordeoverlappenderollen; ● besluitvormingsprocessenwerdengecompromitteerddoordevermengingvanbeleidsenuitvoerendefuncties,watleiddetotonduidelijkeenmogelijkinconsistente beslissingen.
5. 5Personelewisselingen Tijdensdeonderzoeksperiodehebbenverschillendepersoneelswisselingenplaatsgevonden, zowelbinnenhetkernteamalsbinnenhetbestuurendeambtelijkeorganisatie. Ditheeft gevolgengehadvoordeexpertiseenkennis,heeftgezorgdvoorverstoringenvande workflow,verliesaancontinuïteit,onduidelijkheidintakenenbevoegdheden,enheefteffect gehadopdeteamdynamiek.
5. 6Overlegstructuur Binnendegemeentezijnernaasthetcollegeoverlegenraadsvergaderingennog verschillendeoverlegorganenactief. Eenduidelijkevastleggingvandebevoegdhedenen verantwoordelijkhedenmetbetrekkingtotdeverschillendeoverlegorganengeefthelderheid enhouvast. Hetisdanduidelijkwelkoverlegwaarvoorbevoegdisenwelkebeslissingendoor welkorgaangenomenmogenenmoetenworden. Tijdenshetonderzoekisgeblekendatdit aandachtbehoeft.
5. 7Documentversies Erisnietofnauwelijksgewerktmetdocumentversies. Ditheeftgeleidtotverliesvan gegevensintegriteit,verwarringoverdemeestrecenteversie,risicoopfoutenen inconsistenties,efficiëntieproblemenenmoeilijkhedenbijhetbeherenvanwijzigingen, waardoordetraceerbaarheidverlorenisgegaan.
|22|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
5. 8Schriftelijkevastlegging Kijkendnaardetijdlijniseronvoldoendebalansgeweesttussenmondelingeenschriftelijke communicatieenisbelangrijkecommunicatienietadequaatgedocumenteerd. Ditheeftgeleid totmisverstanden,juridischerisico’s,gebrekaantransparantie,verliesvankennisen inefficiënties,waardoordeverantwoordingsplichtmoeilijkerintevullenis. In2017heeftdevoormaliggemeentesecretarisdebeschrijvingkwaliteitsrichtlijnendigitaal zaakgerichtwerkenenarchiverenvastgesteld. In2019zijndewerkinstructiestenbehoeve vanhetdigitaal,zaakgerichtwerkenvastgesteld. Bijzaakgerichtwerkendragendiverse organisatorischeenprocesmatigeaspectenbijaandeeffectiviteitenefficiëntievandeze werkwijze. Hetgedragvanallebetrokkenenisessentieelinhetsuccesenvraagtom regelmatigeaandacht,trainingenopleidingencontinueprocesoptimalisatie. Erligteen concept-verbeterplanvoordeaanpakvaninformatiebeheerendeinformatiehuishouding, waarindefactorgedrageenprominenteplaatsheeft.
5. 9Actieveinformatieplicht HetcollegevanBenWspeelteenbelangrijkerolinhetverstrekkenvaninformatie. De actieveinformatieplichtisnietafdoendeingevuld. Onderanderederaadisbijvoorbeeldniet indegelegenheidgesteldwensenenbedenkingen(kaders)meetegevenaanhetcollege. Aandeanderekantmoetdegemeenteraadookzelfactiefvragenomdebenodigde informatie. Degemeenteraadheefteveneensdeverantwoordelijkheidomgoedgeïnformeerd teblijven. Ookditisnietafdoendegebeurd.
5. 10Bewonersparticipatie Debewonersparticipatieislaatopganggebracht,metalsgevolgverminderdekwaliteitvan besluitvorming,verliesvanvertrouwenensteun,verhoogdeweerstand,vertragingenen hogerekosten.
Nawoord Doordetijdlijnisinzichtelijkgewordenwaterismisgegaanenwaarom. Ditzijnwaardevolle inzichtendiehelpenomstappenteondernemenomsoortgelijkefoutenindetoekomstte voorkomen. Hetidentificerenvanzwakkepunteninprocessen,systemenen/of besluitvorming,biedtmogelijkhedenomdezeervaringentegebruikenalsleermomenten. Indeel2‘geleerdelessen’wordtditverderuitgewerkt.
|23|ProcesevaluatieopvanglocatieMaasbommel(deel1)
Bijlage | Bronverantwoording In
februari
is de
documenten.
gemeente
intern
gestart
Ambtenaren
hebben
aan
het
met
de
hand
verzamelen de
van
van
informatie,
onderstaande
data
zoektermen
en
mailboxen
doorzocht. Door de
voormalig projectsecretaris organisatie verstuurd: Beste
bestuurders
is op
29
februari
onderstaand
mailbericht
intern
in
de
collega’s,
en
In het kader van een toezegging aan de raad, d.d. 26 oktober 2023, vindt er momenteel een procesevaluatie plaats omtrent de totstandkoming van de overeenkomsten met de Jasmin Group. Om deze procesevaluatie goed te kunnen uitvoeren ontvang ik graag alle documenten van de periode 1 januari 2023 tot en met 26 oktober 2023 ten aanzien van
intern)overleg/besluitvorming/afspraken kun je denken aan.
tussen de
(geanonimiseerd) Daarbij
gemeente
en
de Jasmin
Group/
(geanonimiseerd) dhr
Interne/externe e-mails;
Brieven; Contracten/overeenkomsten;
Gespreksverslagen; Whatsapp-berichten Denk
daarbij
ook
aan
de stukken die op de (online)
Voor het zoeken hanteren.
naar
de bovenstaande
schijven zijn opgeslagen.
stukken wil ik vragen
om
onderstaande
zoektermen
te
Wilhelminastraat 9 Raadhuisdijk 18 Woerdsestraat 1 Jasmin Group
(geanonimiseerd) Oekraïn Huurovereenkomst
Lening Veerhuis
Bouwstop
Vergunning Catering Service
Veiligheid Opvang e Vluchtelingen Indien er hulp benodigd is bij het filteren van de stukken of bij een andere technische vraag, dan is het mogelijk om hiervoor hulp te vragen bij Mark Megens Osorio. Wanneer alle stukken verzameld zijn mogen deze worden verstuurd naar het volgende mailadres: (geanonimiseerd) @westmaasenwaal.nl. Graag ontvang ik de stukken uiterlijk 8 maart 2024.
BM
Laat het
gerust weten
indien
zijn.
er
vragen
binnenkwam
naar
aanleiding
van
| Procesevaluatie opvanglocatie
Maasbommel
(deel 1)
Alvast dank!
De
input tijdlijn.
|
24
die
bovenstaande
vormt
de
basis
voor
de
5 M C YACHT
GROUP
Onderzoekers e e
hebben
van
onderstaande
Van
Neerbos
burgemeester voormalig gemeentesecretaris
de zoekresultaten
personen
Arissen
(vanaf
15 februari
2023
aangeboden gekregen: gescreend)
Ld
(geanoimsrd)
Ld
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimise rd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Niet
ingezien zijn:
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Documentatie: e
Besluitenlijsten college Besluitenlijsten college
van
B&W
van
B&W
openbaar vertrouwelijk
Raadsinformatiebrieven
Raadsvragen toezeggingen
Geheime
Overzicht
uit JOIN
Dossier advocaat
Lijst
met
Werkinstructies Presentatie
e e e
|
25
kort
Dashboards
ten
en
behoeve
geding filmpje
d.d.
23
Hart
van
december
2023
Nederland
digitaal, zaakgericht werken Veiligheidsregio Gelderland-Zuid; Overdracht werkzaamheden
programmateam e
inzake
krantenartikelen
van
het
opvang.
PRT
_www.regiorivierenland.nl _www.provinciegelderland.nl _www.gemeenstewestmaasenwaal.nl
| Procesevaluatie opvanglocatie
Maasbommel
(deel 1)
5 M C YACHT
GROUP
Colofon 12
juni
2024
Classificatie Namen
Kijk
26
Vertrouwelijk
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
adviseurs
Projectnummer
|
1_
1
voor
__POO45478
meer
| Procesevaluatie opvanglocatie
info
Maasbommel
op
(deel 1)
onze
website:
bmc.nl
B M C