2024-084 Brief Auditcommissie Advies op Boardletter 2023 Geredigeerd

Dij kstraat 11 Beneden-Leeuwen Postbus 1 6658 ZG Beneden-Leeuwen

Gemeente West Maas en Waal

IBAN NL44 BNGH 0285 009133 T 14 0487 F (0487) 594 549 info@westmaasenwaal.nl www.westmaasenwaal nl

Behandeld door:

Gemeenteraad West Maas en Waal Dijkstraat 11 6658 AG BENEDEN-LEEUWEN

Ons kenmerk: Z. 100774/284241

Uw brief van:

Beneden-Leeuwen 11 april 2024

Onderwerp: Advies Auditcommissie op Boardletter 2023

Uw kenmerk:

Bijlage(n): 1

Best Raadslid,

Het college stuurt u ter kennisname de Boardletter 2023. In de Boardletter rapporteert de accountant over de bevindingen en aandachtspunten op het gebied van de gemeentelijke administratieve organisatie en interne beheersing van deze processen. De bevindingen vloeien voort uit de gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Het doel van de Boardletter is om vanuit de adviesfunctie van de accountant een bijdrage te leveren aan het zelf controlerende vermogen van de gemeente.

De Auditcommissie is het eerste aanspreekpunt voor de uitvoering van de accountantscontrole. Wij spraken met onze accountant op 29 januari 2024 over de conceptBoardletter. Hierbij waren de portefeuillehouder financiën, ambtenaar VIC en controller aanwezig. We kregen van de accountant een toelichting op hoofdlijnen.

Er zijn vooralsnog geen tekortkomingen geconstateerd, maar er zijn nog te veel aandachtspunten. Onze accountant verwacht dat deze aandachtspunten met de hoogste prioriteit worden opgepakt, omdat de gemeente, net als voorgaande jaren, anders het risico loopt dat geen goede verantwoording kan worden afgelegd voor de Jaarrekening van 2023.

De algemene strekking is dat de punten die de afgelopen jaren vermeld zijn in 2023 nog steeds aan de orde zijn. Wat ons de grootste zorg geeft, is de rechtmatigheid van de verkorte procedure WMO. Deze procedure hebben we destijds terecht ingezet en heeft zijn doel bereikt echter lopen we nu tegen een onvolledige rechtmatigheid aan. Dit gaat om dermate grote bedragen dat dit boven de tolerantiegrens uitkomt. Er is op dit moment nog geen zicht op wat dit punt betekent voor de rechtmatigheid. Het college is bezig te inventariseren wat er op dit punt nodig is om op tijd de rechtmatigheid aan te tonen. Indien hiervoor extra middelen beschikbaar moeten komen dan komt het college hiermee naar de raad. Wederom worden met name het inkoopproces en de aanbestedingsrechtmatigheid als punt van zorg genoemd. Inmiddels heeft het college een contractmanager in dienst genomen, helaas is de vacature voor een inkoper nog niet vervuld.

De ambtenaar VIC is al een stuk verder in het proces dan vorig jaar rond deze tijd, maar er moet nog hard gewerkt worden.

Alphen - Altforst

- Appeltern

- Beneden-Leeuwen - Boven-Leeuwen - Dreumel

- Maasbommel - Wamel

De werkzaamheden van de VIC moeten voor de eindejaarscontrole gereed zijn. Zo niet dan kan dit gevolgen hebben voor het oordeel over de jaarrekening. Het college wil zien dat er bij de komende jaarrekening een aantal zaken opgelost zijn. Gedragsverandering is het moeilijkst in dit proces daarom zal er regelmatig gerapporteerd worden. De portefeuillehouder financiën zal de raad meenemen in dit proces.

De Auditcommissie wil het vier-ogenprincipe nog extra onder de aandacht brengen; dit is nog onvoldoende geborgd in de gemeentelijke administratieve organisatie en processen. Kortom, er is intern nog veel werk te doen. De Auditcommissie volgt de uitvoering van de aandachtspunten en aanbevelingen op de voet. Daarom zal in de komende periode in de reguliere vergaderingen van de Auditcommissie de voortgang op de aandachtspunten en aanbevelingen standaard besproken worden. Wij verwachten indien nodig tussentijds te worden geïnformeerd door het college.

Ook verwachten wij van het college dat zij stuurt op het oppakken en wegwerken van de aandachtspunten, zodat zij ook verantwoording kan nemen voor het ‘in control zijn’ van de financiële processen. Bij het eerstvolgende toets moment, namelijk bij de controle van de jaarrekening 2023 moet er een zichtbare opvolging van de aandachtspunten en aanbevelingen zijn. Wij verwachten dan zichtbare verbeteringen en zullen dan wederom aan de raad rapporteren. Wij zien en horen graag welke concrete stappen en acties het college neemt om dit soort tekortkomingen bij de toekomstige jaarcontroles voor te zijn. Hoewel de Auditcommissie de zorg van de accountant deelt stelt zij voor om de Boardletter 2023 op dit moment voor kennisgeving aan te nemen.

Met vriendelijke groet,

Namens de Auditcommissie

Voorzitter