Document · PDF

2024-083 2 Accountantsverslag Avri 2023 Geredigeerd

Gemeenteraad 25 april 2024, gemeente West Maas en WaalBij agendapunt: Ingekomen stukken2.794 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Accountantsverslag Gemeenschappelijke Regeling Avri

Eindhoven 28 maart 2024

Aanbiedingsbrief Gemeenschappelijke Regeling Avri t.a.v. het Algemeen en Dagelijks bestuur Meersteeg 15 4191 NK GELDERMALSEN

Dit accountantsverslag bevat de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaareindecontrole. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering. Deze aspecten doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening 2023.

Eindhoven, 28 maart 2024

Wij hebben dit accountantsverslag in concept besproken met het MT en toegelicht in de DB+ vergadering van 28 maart 2024.

Betreft: Accountantsverslag boekjaar 2023 Geachte leden van het Algemeen en Dagelijks Bestuur, Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Avri (hierna: Avri). Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening op het aspect getrouwheid. In het kader van onze opdracht hebben wij in oktober 2023 een interim controle uitgevoerd. De bevindingen hieruit zijn reeds in een separate management letter gerapporteerd. Aansluitend zijn wij in maart 2024 gestart met de jaareindecontrole die wij onlangs hebben afgerond. De jaareindecontrole is gericht op het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) in overeenstemming met de Nederlandse regels voor financiële verslaggeving en het vastgestelde normenkader.

Wij merken tot slot op dat er momenteel een landelijke discussie speelt inzake de rol van de accountant op het aspect financiële rechtmatigheid en de vertaling daarvan in de uiteindelijke controleverklaring. Hierdoor kunnen wij onze verklaring niet voor 1 april 2024 verstrekken. Los van deze discussie is ons inhoudelijke oordeel rondom de rechtmatigheid goedkeurend. Door enkele jaren grote inspanningen te verrichten, heeft Avri daarmee haar eigen doelstelling om de rechtmatigheidsfouten onder 1% van de totale lasten te houden, gehaald. Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid.

Met vriendelijke groet, namens ons hele team,

Extern accountant

Manager

Inhoudsopgave 1. Samenvatting

2. Ons oordeel

3. Bevindingen jaarrekening 2023

1. Rechtmatigheidsverantwoording 9 2. Schatting te betalen bedrag nazorg stortplaats 11 3. Overige bevindingen 12

Overige aspecten

Bijlage tabel fouten en onzekerheden SiSa

Totaal aantal pagina’s

2. Ons oordeel Onderwerp

Toelichting

Gehanteerde controle- en rapporteringtolerantie

Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in het controleprotocol en ontleend aan de bijgestelde begroting. Indien de geconstateerde fouten en onzekerheden het bedrag van de goedkeuringstolerantie niet overschrijden kan in beginsel een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. Grondslag

Omvang

Fouten

1% van de werkelijk lasten incl reserves

€ 58.485.000

€ 584.850

Onzekerheden

3% van de werkelijke lasten incl reserves

€ 58.485.000

€ 1.754.550

€ 29.000

Rapporteringstolerantie

Controleverschillen

Zowel de ongecorrigeerde als gecorrigeerde verschillen ten aanzien van getrouwheid bedragen allen onder de rapportagetoleranties. Omschrijving

Omvang fout

Richting

Omvang onzekerheid

Verwijzing

2. Ons oordeel Onderwerp

Toelichting

Schattingen

De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. In de jaarrekening van Avri zijn door het bestuur belangrijke schattingen gedaan ten aanzien: • de voorziening nazorg stortplaats; • de te ontvangen vergoeding van stichting Afvalfonds en de inschatting van de claim van een afvalverwerker voor een hoger verwerkingstarief van PMD van bijna € 1,6 mln; • de inbaarheid van (belasting)debiteuren alsmede de voorziening voor inbaarheid. De bepaling van de voorziening is door het management op statische wijze bepaald, mede gebaseerd op informatie van BSR. De daadwerkelijke uitkomst kan afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Hierbij hebben wij geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. Wij zijn van mening dat bij de gedane schattingen het voorzichtigheidsprincipe, het realisatieprincipe en het matchingprincipe in acht is genomen.

Verbonden partijen

In uw jaarrekening zijn diverse bijdragen aan verbonden partijen verwerkt. De (op basis van de financiële impact en risicoprofiel) belangrijkste verbonden partijen betreffen: • GR BSR (bijdrage € 534.000). Dit bedrag is verwerkt op basis van de conceptjaarcijfers 2023, zoals opgeleverd door de verbonden partij. Wij hebben kennis genomen van deze jaarcijfers en stemmen in met de huidige verwerking in de jaarrekening. In dit geval wijzen wij u erop dat BSR geen voldoende weerstandsvermogen heeft en een aanspraak zal doen bij Avri voor eventuele toekomstige risico’s en verliezen; •

Deelneming in Avri Realisatie BV. De deelneming is gewaardeerd op kostprijs met een bedrag van € 75.000. Wij hebben kennis genomen van de jaarrekening 2022 evenals de voorlopige cijfers van 2023. De transacties gedurende 2023 met deze partijen zijn beperkt. Wel heeft Avri Realisatie BV in 2023 een dividenduitkering van € 750.000 gedaan aan GR Avri.

2. Ons oordeel Onderwerp

Toelichting

Verbonden partijen: Cirtex

Coöperatie Circulair Textiel Rivierenland U.A (Cirtex) is op 9 december 2022 door Avri met Werkzaak Rivierenland en 2Switch BV opgericht met als doel zowel het hergebruik van textiel te vergroten als de werkgelegenheid in de regio Rivierenland. Avri zorgt voor de inzameling van het textiel, waarbij Werkzaak de inzet van het personeel en de organisatie van het sorteerproces regelt en 2Switch verantwoordelijk is voor de verwerking van de reststromen. Per 1 juni 2023 heeft Avri een lening van € 350.000 verstrekt aan Cirtex. De lening is afgesloten tegen een rente van 3,32% per jaar waarbij de lening in 10 jaarlijkse termijnen afgelost moet worden. Via de leningovereenkomst is pandrecht gevestigd op het aan te schaffen materieel. Cirtex had i.v.m. de opstart een kleine betalingsachterstand, maar deze is in maart 2024 reeds ingelopen. Management heeft de inschatting gemaakt dat Cirtex de lening volgens de voorwaarden kan terugbetalen en wij delen deze mening.

Jaarverslag verenigbaar

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De programmaverantwoording hebben wij marginaal getoetst wat zoveel betekent als het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden. De accountantscontrole omvat derhalve geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en/of volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording.

Interne beheersing

Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. Wij constateren dat hier binnen de organisatie aandacht is voor de noodzakelijke verbeteringen, maar dat deze nog niet allemaal gerealiseerd zijn. Wel hebben dit punt, alsmede enkele andere verbeteringspunten gerapporteerd in de management letter en besproken met het management na de interim controle.

SiSa-bijlage

De SiSa-bijlage en bijbehorende stukken dienen door uw organisatie voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. De verplichten tabellen voor fouten en onzekerheden die aangeleverd moeten worden bij het CBS zijn opgenomen achter in het verslag.

3.1 Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording Bevinding Algemeen

Rechtmatigheids criteria

De rechtmatigheidsverantwoording is voor het eerst toegevoegd aan de jaarrekening 2023. Hiermee legt het dagelijks bestuur expliciet verantwoording af over drie aspecten van de financiële rechtmatigheid, met inachtneming van de algehele kaders (bijvoorbeeld de kadernota rechtmatigheid) en de gestelde kaders door het algemeen bestuur (o.a. de financiële verordening, het controleprotocol en het normenkader). Hierbij is rekening gehouden met een tolerantiegrens van 3% (zijnde € 1.754.550) voor de rechtmatigheidsverantwoording zelf en een rapporteringsgrens van € 29.000 voor afwijkingen die in de paragraaf bedrijfsvoering gemeld dienen te worden. Onze rol als accountant betreft het vaststellen dat eventuele afwijkingen juist en volledig zijn opgenomen en toegelicht, rekening houdend met bovenstaande grenzen. Wij hebben hiervoor de opzet en uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) geïnspecteerd en de ingenomen standpunten getoetst. Op basis hiervan concluderen wij dat deze verantwoording een getrouw beeld geeft van de financiële rechtmatigheid en dat de bijbehorende toelichtingen het gewenste inzicht verschaffen.

Inhoudelijk raakt de rechtmatigheidsverantwoording de volgende onderwerpen: • Begrotingscriterium Ten aanzien van dit criterium is het dagelijks bestuur van mening dat geen onrechtmatigheden zijn begaan. Wij stemmen hiermee in, gezien de uitleg die is gegeven in de paragraaf bedrijfsvoering alsmede het feit dat binnen de controleverordening is bepaald dat overschrijdingen van lasten gecompenseerd kunnen worden door hogere baten binnen hetzelfde programma. Wij hebben verder geconstateerd dat geen enkel investeringskrediet is overschreden in 2023. • Misbruik – en oneigenlijk gebruik criterium Ten aanzien van dit criterium is het dagelijks bestuur van mening dat geen onrechtmatigheden zijn begaan. Wij stemmen hiermee in.

3.1 Rechtmatigheidsverantwoording (vervolg) Rechtmatigheidsverantwoording Bevinding Rechtmatigheids criteria

• Voorwaarden criterium Ten aanzien van dit criterium zien de risico’s vooral toe op naleving van de aanbestedingswetgeving. Door de organisatie is een uitgebreide inkoopanalyse opgesteld waarbij is getoetst of is voldaan aan de aanbestedingswetgeving. Hieruit komen onrechtmatigheden ter grootte van € 549.900. Avri heeft zich voor 2023 het doel gesteld dit bedrag onder 1% van de lasten te laten uitkomen en daar is de organisatie in geslaagd. De onrechtmatigheid is bepaald na een nader onderzoek op een zevental dossiers rondom de inkoop van bedrijfskleding, onderhoud materieel, licenties, schoonmaak en verwerking van enkele kleinere afvalstromen. Het merendeel komt voort uit oude contracten of vertragingen in aanbestedingsprocedures. Het merendeel van deze dossiers is reeds rechtmatig aanbesteed, waardoor voor 2024 de verwachting bestaat dat de fout verder verlaagd wordt. Wij zijn het eens met de getrokken conclusies.

3.3 Overige bevindingen Overige bevindingen Bevinding PMD afwikkeling

Hoewel de systematiek omtrent de afrekeningen PMD sinds 2020 is gewijzigd, blijft een zekere mate van onzekerheid bestaan rondom de opbrengst, met name door vervuilingspercentages. Avri schat de jaarlijkse opbrengst van de inzameling PMD in op basis van de eigen wegingen tegen het vastgestelde tarief (Nedvang) onder aftrek van het laatst bekende vervuilingspercentage. Het vervuilingspercentage wordt echter pas later definitief gemaakt na diverse controles. Zowel voor- als nadelen worden rechtstreeks met de gemeenten afgerekend en hebben daardoor geen resultaateffecten in de jaarrekening van Avri. Voor het jaar 2020 is een nadeel van circa € 574.000 (excl BTW) berekend en voor 2021 een nadeel van € 77.000 (exc. BTW).

PMD juridisch geschil

Avri heeft met de voormalig verwerker van PMD een meningsverschil over de verrekening van diverse kosten van in totaal bijna € 1,6 mln. Dit is in 2023 verder opgelopen met ca. 400k. Dit bedrag is saldoneutraal opgenomen onder zowel de kortlopende schulden (o.b.v. ontvangen facturen) als een vordering onder de ‘overlopende activa’. Het management van Avri heeft het standpunt ingenomen dat de verwerker geen enkel recht heeft. Voordat juridische stappen worden ondernomen, wordt door beide partijen de uitkomst van een soortgelijke bodemprocedure afgewacht. In deze procedure is een eerste uitspraak gekomen, waarbij de PMD verwerker in het ongelijk is gesteld. Voor een eventueel negatief scenario is een bedrag van € 475.000 opgenomen in de risicoparagraaf. Wij hebben bovenstaande punten beoordeeld waarbij de argumenten van het management door onder meer de voorlopige uitspraak is bevestigd. Wij vinden het standpunt van het management redelijk en vinden dat de feiten en omstandigheden juist in het jaarverslag zijn verwerkt en toegelicht. Gezien het oplopende bedrag aan door de verwerker verstuurde facturen, terwijl het risico op daadwerkelijk betaling afneemt, adviseren wij Avri de verwerking van dit bedrag in het vervolg op te nemen onder de NUBBV.

Afrekening gemeenten

Wij hebben de jaarlijkse afrekening van BTW aan de gemeenten gecontroleerd en daarbij vastgesteld dat deze aansluit op de administratie van Avri alsmede de verantwoording in de jaarrekening van het programma Basispakket. Tevens hebben wij vastgesteld dat de systematiek zoals deze jaren wordt gehanteerd, consistent is toegepast. Wij hebben Avri geadviseerd de BTW positie inclusief het mengpercentage af te stemmen met de belastingdienst. Avri heeft daarbij contact gezocht met de belastingdienst, maar door onduidelijke reden heeft de belastingdienst nog geen opvolging gegeven aan het verzoek van Avri. Wij adviseren Avri het initiatief in deze zaak te behouden.

3.3 Overige bevindingen Overige bevindingen Bevinding Plustaken

Verlofuren

Wij constateren dat het takenpakket onder de Plustaken in de afgelopen jaren fors is uitgebreid. Dit heeft onder meer te maken met het feit dat niet alle deelnemers van de GR willen deelnemen aan de volledige dienstverlening. Doordat een deel van de financiering via de afvalstoffenheffing is geregeld, onder meer voor het rijden van extra GFT rondes alsmede het gescheiden inzamelen van incontinentiemateriaal, wordt de administratie, maar ook de afrekening zeer complex met als gevolg een grotere kans op fouten en inefficiënte (administratieve) processen. Wij zien dit onder meer terug in de jaarrekening door de vorming van de voorziening incontinentie, welke enerzijds een tariefegaliserende voorziening vanuit de afvalstoffenheffing (basispakket) is, maar anderzijds is ontstaan vanuit het pluspakket. Ook het verstrekken van incidentele opdrachten in de vorm van meerwerk helpt Avri niet bij het structureel organiseren van operationele processen. Dit laatste verhoogt ook de kans op onrechtmatige inkopen. Wij adviseren Avri alle (wettelijke) taken die gedekt worden vanuit de afvalstoffenheffing onder te brengen in het basispakket, zodat financiering en uitvoering van de taken een 1 op 1 relatie blijven houden. Dit zorgt zowel voor eenduidigheid in de operatie, administratie als in de jaarrekening.

Wij hebben begrepen dat vanaf boekjaar 2024, alle gemeenten gaan deelnemen in de gescheiden inzameling van incontinentiemateriaal. Met ingang van boekjaar 2022 hebben werknemers de mogelijkheid om niet opgemaakte verlofuren onder voorwaarden om te zetten in spaarverlof. Dit spaarverlof heeft - in tegenstelling tot wettelijk- en bovenwettelijk verlof - geen vervaldatum en kan door de werknemer naar eigen wens worden ingezet om met behoud van loon minder te werken, bijvoorbeeld richting pensioendatum. De verslaggevingsregels (BBV) schrijven voor dat spaarverlof onder voorwaarden financieel tot uitdrukking moet komen in een voorziening. Avri heeft voor 2023 een voorziening spaarverlof aangelegd voor € 121.000, ter grootte van het aantal extra gespaarde uren tegen het individuele uurtarief. Avri heeft daarnaast ook medewerkers die vanuit het verleden verlof hebben opgebouwd, welke voor het bovenwettelijk deel is gewaardeerd in de balans en voor het niet-wettelijke deel onder de NUBBV is opgenomen.

4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp

Toelichting

Geen beperkingen in de reikwijdte van onze controle

Er zijn geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle opgetreden. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers Avri de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Fraude

De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt primair bij het dagelijks bestuur. Onze rol als accountant is om vast te stellen dat de jaarrekening vrij is van materiële afwijkingen door fouten of fraude. Bij fraude is het risico dat een afwijking niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, omdat fraude vaak samen gaat met activiteiten om de fraude te verhullen. Onze werkzaamheden ten aanzien van fraude bestaan onder andere uit: • Alertheid op fraudesignalen gedurende de controle; • Evalueren en bespreken van mogelijkheden tot fraude, fraudesignalen en fraudegevallen met het management en/of dagelijks bestuur; • Het uitvoeren van een analyse op handmatige journaalposten, onder andere om ingrijpen van het bestuur in de interne beheersing te kunnen identificeren; • Het uitvoeren van controlewerkzaamheden op schattingsposten, onder andere om oneigenlijke beïnvloeding door het management en dagelijks bestuur te kunnen identificeren; • Het beoordelen van rechten in de financiële administratie en de bankapplicatie met als doel om fouten en fraude in de uitgaande betalingen te kunnen identificeren. Er zijn gedurende 2023 door ons geen materiële fraudegevallen geconstateerd. Begin 2024 is het fraudebeleid door het bestuur vastgesteld.

Claims en juridische procedures

Er zijn geen belangrijke (dreigende en niet gewaardeerde) claims en/of juridische procedures met een mogelijke materiële impact op de cijfers per ultimo 2023, behoudens hetgeen is gemeld in hoofdstuk 3.3.

4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp

Toelichting

Gebeurtenissen na balansdatum

Er zijn geen belangrijke gebeurtenissen na balansdatum die verwerkt dienen te worden in de jaarrekening 2022. Eventuele overige belangrijke gebeurtenissen zijn opgenomen in het jaarverslag.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Wij hebben vanuit onze controle op de jaarrekening van geen belangrijke bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Voor de adviezen die wij hebben gedaan ten aanzien van uw automatisering verwijzen wij naar onze management letter.

Onafhankelijkheid

Wij zijn onafhankelijk van uw organisatie en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (VIO)) ten aanzien van onafhankelijkheid

Openstaande punten

Bevestiging huisadvocaat laatste stavaza Casus PMD verwerker. Tekenen van de LOR en verstrekken controleverklaring.

5. Bijlage 1 – Tabel fouten en onzekerheden SiSa Nummer

Specifieke uitkering of overig

L5B

Regiodeals 3e tranche –Sisa tussen medeoverheden-

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in €

Toelichting fout / onzekerheid

n.v.t.

Strekking controleverklaring Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14031989/1