13 raadsvoorstel Stand van zaken organisatieontwikkeling

Voorstel aan de gemeenteraad

Onderwerp

Stand van zaken organisatieontwikkeling.

Vergadering

Datum

Agendapunt

Rondetafelgesprek Raadsvergadering

10 februari 2022 24 februari 2022

5 13

Registratienummer Datum collegebesluit Datum presidium Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Programma Fatale termijn Openbaarheid Voorstel genodigden rondetafelgesprek:

Z.011119 / 11119 25-1-2022 25-1-2022 V.M. van Neerbos Dhr. Arissen Bedrijfsvoering Openbaar

Rondetafelgesprek Conclusie Openstaande vragen Toezeggingen Overige opmerkingen

 Afgedaan

Bijlagen bij dit voorstel

Stukken ter inzage

-

x Naar raad

 Extra RTG

 Terug naar college

- Rapport organisatieontwikkeling - Programmaplan Organisatieontwikkeling 2018-2022 - VERTROUWELIJK Teamplan Beheer openbare Ruimte - VERTROUWELIJK Teamplan Samenleving - VERTROUWELIJK Teamplan Dienstverlening - VERTROUWELIJK Teamplan Control - VERTROUWELIJK Teamplan Ruimte - Financiële berekeningen teamplannen 2022 Concept Raadsbesluit

Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van de stand van zaken m.b.t. de organisatieontwikkeling. 2. In te stemmen met de structurele uitzetting van de loonsom met € 380.000.

Onderwerp

Stand van zaken organisatieontwikkeling

Toelichting 1. Aanleiding Onze gemeente besloot in 2012 om zich verder tot regiegemeente te ontwikkelen omdat zij hecht aan het behouden c.q. verstevigen van de eigen bestuurskracht en de bestuurlijke zelfstandigheid.

Doelstelling daarbij is steeds geweest om tot een efficiënt werkende gemeente te komen. Door zelfstandig te blijven en ons te concentreren op met name het beleid zorgen we voor een optimale dienstverlening dicht bij de inwoner. Outsourcing van andere taken is daarmee een middel om te komen tot een passende, toekomstbestendige organisatie. Door de jaren heen zijn vervolgens taken naar andere organisaties overgebracht. Soms vanwege wettelijke verplichtingen daartoe, zoals bij de vorming van omgevingsdiensten. In andere gevallen is vanuit het oogpunt van beheersing van kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit de keuze gemaakt om taken bij andere organisaties onder te brengen. De gemeente werkt inmiddels samen met vele partners waaronder de ODR, AVRI, Vraagwijzer, Werkzaak en BSR. Per 1 januari 2021 zijn verschillende bedrijfsvoeringstaken overgebracht naar de GR de Connectie. De laatste outsourcing betrof de uitvoeringstaken bijzondere bijstand en minimaregelingen naar Werkzaak per 1 april 2021. Een passend organisatiemodel na de outsourcing Ons college heeft in mei 2018 een bestuursopdracht gegeven om het programmaplan (als bijlage toegevoegd) organisatieontwikkeling uit te voeren. Dit programma kent vier programmalijnen die zich elk op een bepaald onderdeel van de organisatie richten.

Via de programmalijn “een passend model” is vroegtijdig geanticipeerd op een herijking van het organisatiemodel, nadat de uitvoering van verschillende taken bij andere organisaties zou zijn ondergebracht. In het laatste kwartaal van 2020 en het eerste kwartaal van 2021 is onderzocht welke uitgangspunten belangrijk zouden zijn voor een nieuw organisatiemodel, passend bij de schaal en eigenheid van onze gemeente enerzijds en bij het concept van “regiegemeente” anderzijds. Geconstateerd is dat een model passend is dat enerzijds een goede dienstverlening dichtbij de burger faciliteert, maar anderzijds ook een meer planmatige manier van werken meebrengt. Dat opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap zowel binnen de organisatie als richting samenwerkingspartners mogelijk maakt door onder meer versterking van de controlfunctie. En dat ruimte biedt om via een “informatiehuis” op termijn data gestuurde beleidskeuzes te kunnen maken. Het bij deze uitgangspunten horend organogram, zoals per 1 januari 2022 van kracht is, met 2 beleidsteams, een uitvoerend team, een dienstverlenend team en een finance & control team, ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

2. Beoogd effect Voldoende middelen beschikbaar te stellen om de organisatie de wettelijke taken en de beleidsdoelen te kunnen laten uitvoeren en te realiseren. 3. Argumenten Teamplannen

In maart 2021 stelde ons college het nieuwe (bovenstaande) organisatiemodel vast, en gaven we opdracht om de stappen te gaan zetten die nodig waren om de nieuwe organisatie vanaf 1 januari 2022 volgens de uitgangspunten te laten functioneren. Belangrijk onderdeel van deze stappen was het opstellen van teamplannen. Elk team heeft in het tweede en derde kwartaal van 2021 via meerdere intensieve werksessies een teamplan vormgegeven, waarbij in beeld is gebracht welke taken uitgevoerd (zouden moeten) worden en welke capaciteitsvraag daarbij hoort. Ons college kan hierdoor invulling geven aan haar intern opdracht gevende rol en aangeven welke taken kunnen vervallen, welke minder of juist meer aandacht vragen, onder afweging van de nieuwe taken die op de gemeente afkomen. De teamplannen zijn voor u ter inzage bij de stukken. In een gezamenlijke werksessie met college en MT is vervolgens vastgesteld dat ondanks het schrappen of terugbrengen van bepaalde taken de huidige loonsom onvoldoende ruimte biedt om daadwerkelijk tot een efficiënt werkende organisatie met voldoende bestuurskracht te komen. We hebben een goede uitgangspositie voor de nieuwe organisatie. Het algemene beeld toont aan, dat met grote betrokkenheid, hard gewerkt wordt aan alle producten en diensten die West Maas en Waal aan inwoners en ondernemers te bieden heeft.

Waar de teamplannen ingaan op verbeteringen om de basis op orde te krijgen en houden is het daarom zaak om niet te vergeten dat we trots zijn op de inzet van eenieder. Met de uitbreiding van de loonsom kunnen we inhoud geven aan verbetering van de dienstverlening, zoals door uw raad in een motie bij de begrotingsbehandeling 2022 om verzocht. Ook de versterking van het opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol maakt onderdeel uit van de teamplannen en benodigde loonsom. Verder wordt voorzien in de, per 2023, verplichte rechtmatigheidsverantwoording. Met de audit-commissie is daar op 18 januari 2022 al voorbereidend over gesproken. Om in de toekomst meer data gestuurd te kunnen werken, zijn middelen gereserveerd voor het formatief inrichten van een informatiehuis. En tenslotte zijn meer loonkosten gemoeid met toegenomen wettelijke taken op de beleidsterreinen van het ruimtelijk (w.o. duurzaamheid) en het sociale domein. Financiële gevolgen van de teamplannen Uit de berekeningen die ten grondslag liggen aan de teamplannen volgt dat de gevraagde verhoging van de loonsom nodig is om de voorliggende taken naar behoren uit te kunnen voeren. Zonder verhoging van de loonsom zal werving van de voornoemde extra medewerkers niet mogelijk zijn en zullen ook andere taken niet uitgevoerd kunnen worden. 4.

Kanttekeningen Om uitwerking te geven aan alle taken die op onze organisatie rusten is uitzetting van de loonsom noodzakelijk. Door deze uitzetting niet te realiseren zal het aantal taken moeten worden teruggebracht. Dit is niet wenselijk om een bestuurskrachtige, zelfstandige gemeente te kunnen zijn. 5. Financiën De berekende loonsom om de taken uit te kunnen voeren is becijferd op afgerond € 7.650.000. De huidige loonsom in de begroting 2022 bedraagt € 6.930.000. Door een aantal budgetten binnen de begroting, die nu al worden ingezet voor personele invulling danwel verkregen worden uit overheidsbijdragen voor het uitvoeren van de wettelijke taken, toe te voegen aan de loonsom is dekking aanwezig tot een bedrag van € 340.000. Per saldo is daarom een uitzetting van € 380.000 benodigd. Dekking voor deze uitzetting kan plaatsvinden binnen het begrotingsresultaat.

6. Communicatie n.v.t. 7. Aanpak en planning De Ondernemingsraad is om advies gevraagd. Zij zullen hun advies uitbrengen voordat uw raad het voorstel behandelt. Het advies van de Ondernemingsraad wordt u zo spoedig mogelijk toegezonden. Burgemeester en wethouders van West Maas en Waal,

P.G. (Perry) Arissen gemeentesecretaris

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester