13.11 Advies OR Organisatieontwikkeling

Aan de WOR-bestuurder van de gemeente West Maas en Waal dhr. P.G. Arissen.

Beneden-Leeuwen, 21 februari 2022

Geachte heer Arissen, Op 10 februari 2022 vroeg u de Ondernemingsraad (OR) advies uit te brengen over de organisatieontwikkeling. Een onderdeel van de organisatieontwikkeling is de nieuwe hoofdstructuur. Het college stelde deze in maart 2021 vast. De OR heeft in haar advies van 4 mei 2021 positief geadviseerd over de voorgestelde hoofdstructuur. Dit advies voegen wij bij.

Communicatie Wij hebben de afgelopen periode vaak contact met elkaar gehad, soms iedere 2 weken. Daarin praatte u de OR bij over alle ontwikkelingen ten aanzien van de organisatieontwikkeling. Wij hebben dit als erg prettig ervaren. Daarentegen vind de OR dat de communicatie naar de gehele organisatie beter had gekund. De communicatie was incidenteel, het bleef soms weken stil. Wij adviseren u dan ook om in het vervolg van dit traject gebruik te maken van een gedegen communicatieplan zodat medewerkers structureel worden meegenomen in de ontwikkelingen. Teamplannen U geeft aan dat bij het maken van de teamplannen er meerdere intensieve werksessies zijn geweest. De OR heeft hier een ander beeld bij. In zijn algemeenheid is het proces laat op gang gekomen. Er zat verschil in de aanpak hoe de medewerkers bij het teamplan te betrekken. Het ene team heeft inderdaad meerdere bijeenkomsten gehad (waarvoor complimenten) terwijl een ander team maar 1 bijeenkomst heeft gehad. Ondanks deze verschillen vindt de OR dat de medewerkers uiteindelijk voldoende betrokken zijn geweest bij het maken van de teamplannen.

OR advies organisatieontwikkeling 2022

1

Inhuur In de teamplannen staat dat niet alle taken via een eigen dienstverband opgepakt hoeven te worden. Voor bepaalde taken kunnen alternatieve oplossingen gezocht worden zoals inhuur van personeel. De OR wijst er op dat de inhuur beperkt zou worden en de gelden daarvoor besteed worden voor uitbreiding van de formatie. De OR vindt het van belang om de inhuur zoveel mogelijk te beperken. Sinds 2017 is het onderscheid in loonsom en personeel van derden niet meer gespecificeerd in de paragraaf bedrijfsvoering. Om het verschil tussen inhuur en vast personeel inzichtelijk te krijgen is dit echter wel wenselijk. Personeel Bij de eerste inventarisatie voor de teamplannen is geconstateerd dat we circa 11 fte tekort komen. Vervolgens zijn er keuzes gemaakt (afschaling, efficiënter werken) en is het tekort teruggebracht naar 7,65 fte. Naar een aantal functies moet nog verder onderzoek plaatsvinden. Dit kan betekenen dat de formatie nog verder uitgebreid moet worden. De OR pleit ervoor om dit onderzoek zo snel mogelijk uit te voeren. Op dit moment zijn medewerkers overbelast. Wij vragen u om aandacht te hebben voor deze medewerkers en zo snel mogelijk voor hen een oplossing te realiseren. De verhoging van het aantal fte heeft uiteraard ook invloed op de huisvesting.

Programmaplan organisatieontwikkeling Het college behandelde op 8 mei 2018 het programmaplan organisatieontwikkeling. Het programmaplan kent vier programmalijnen. Hierover sprak u tijdens uw presentatie bij het RTG van 10 februari 2022. Een passend model U geeft aan dat het huidige functiewaarderingssysteem verouderd is en dat u een nieuw systeem, HR21, wilt gaan implementeren in de organisatie. De OR wijst u er op dat op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden u eerst instemming van de OR moet hebben om tot een wijziging van het functiewaarderingssysteem over te kunnen gaan. De basis op orde Hoe u de informatiehuishouding precies moet vormgeven gaat u nog onderzoeken en uitwerken. Om alle beschikbare data te combineren zijn er goede ict-voorzieningen nodig. De Connectie gaat dat in beeld brengen en maakt een plan gericht op de toekomst. Gezien de huidige situatie op ict-gebied en de ervaringen van het afgelopen jaar maakt de OR zich zorgen over dit proces. Ambtenaar @anno nu Wij vinden het fijn te horen dat u trots op alle medewerkers bent. Tegelijkertijd verwacht u ook veel van uw mensen, u verwacht ook een bepaalde attitude. U zegt de ontwikkeling van de competenties te ondersteunen met ontwikkel- en trainingsprogramma’s. De OR ziet graag dat hiervoor een plan komt waarin in beschreven is op welke manier en wanneer u dat gaat doen.

OR advies organisatieontwikkeling 2022

2

SVP (Samen, Verantwoordelijk en Professioneel) In de stukken hebben we gelezen dat het traject SVP is afgerond. U geeft zelfs aan dat de kernwaarden "Samen, Verantwoordelijk en Professioneel" zijn geoperationaliseerd en worden gedragen door alle lagen van de organisatie. En ook zijn verankerd om de gewenste organisatiecultuur te bewerkstelligen. Wij denken hier anders over, zoals wij ook al schreven in ons advies van mei 2021. De afgelopen jaren is er weinig tot geen echte aandacht geweest voor SVP. Nieuwe medewerkers zijn niet op de hoogte van onze kernwaarden. Misschien speelt het gemis van een inwerkprogramma hier een rol in. SVP is niet verankerd in de organisatie en de OR mist een gedegen plan om te zorgen dat dit wel gebeurd. Wij roepen u dan ook op om dit plan te maken.

Advies OR De afgelopen periode hebben wij veel met elkaar gesproken. Soms ging dit ook gepaard met pittige discussies. In dit advies spreken wij over een aantal zaken wederom onze zorgen uit. Wij rekenen erop u deze oppakt en er mee aan de slag gaat met uw managementteam. De OR geeft een positief advies om de loonsom te verhogen zodat de organisatie in staat gesteld wordt om de wettelijke taken uit te kunnen voeren en de beleidsdoelen te realiseren.

Met vriendelijke groet, De Ondernemingsraad van de gemeente West Maas en Waal,

OR advies organisatieontwikkeling 2022

3