RV2025-103-aanbesteding-accountantsdiensten.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratienummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n)

Onderwerp

30-09-2025 2182104 RV2025-103 Auditcommissie Inschrijvingsleidraad (geheim), programma van eisen (geheim) en concept overeenkomst voor de aanbesteding accountantsdiensten 2026 en verder (geheim.) Aanbesteding accountantsdiensten 2026 en verder

Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten 2026 en verder

Beslispunten 1. Vaststellen inschrijvingsleidraad, programma van eisen en concept overeenkomst voor de aanbesteding accountantsdiensten 2026 en verder. 2. Aanvaarden van de volmacht, gegeven door de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe om de gemeente West Betuwe de gezamenlijke aanbesteding te laten begeleiden. 3. Geheimhouding opleggen op de bijlagen op basis van artikel 5 lid 5 van de Wet open overheid.

Inleiding De Gemeentewet schrijft voor in artikel 213 lid 2, dat de raad een accountant aanwijst die belast is met de controle van de in de Gemeentewet artikel 197 bedoelde jaarrekening. Hij/zij verstrekt daarbij een accountantsverklaring en brengt een verslag uit van zijn/haar bevindingen. Dit artikel spreekt van een aanwijzing, maar die kan uiteraard pas plaatsvinden eerst nadat er een selectie heeft plaatsgevonden op basis van een inkoop-aanbesteding voor de accountantsdiensten. De huidige overeenkomsten voor de accountantscontrole van zowel gemeente West Betuwe als de Bedrijfsvoeringsorganisatie West - Betuwe (verder: BWB) lopen na de controle van het boekjaar 2025 af – de controlewerkzaamheden zullen tot medio 2026 doorlopen. Dit betekent dat in de loop van 2026 een nieuwe overeenkomst moet zijn aangegaan door beide organisaties, zodat de (interim-)controle over boekjaar 2026 tijdig aan kan vangen. Deze overeenkomsten moeten Europees worden aanbesteed. Gelet op de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 wil de gemeente dit proces nog in 2025 doorlopen hebben. Bij de aanbesteding houden we rekening met de relevante bepalingen uit de Controleverordening gemeente West Betuwe. In de raadsvergadering van 24 juni 2025 besloot de gemeenteraad om de aanbestedingsstrategie vast te stellen.

De gemeente besteedt gezamenlijk met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West - Betuwe (BWB) de accountantsdiensten aan. Inmiddels

7 augustus 2025 Kenmerk GZDGWB/

zijn de overige aanbestedingsstukken voorbereid voor vaststelling door de gemeenteraad. Na vaststelling van de relevante stukken kan de aanbesteding starten. Dit voorstel beoogt het programma van eisen, de aanbestedingsleidraad en de concept overeenkomst vast te stellen om vervolgens over te kunnen gaan tot daadwerkelijke aanbesteding, na besluitvorming over de gunning door beide besturen. De gemeente West Betuwe zal de aanbesteding begeleiden en zal daarvoor gemandateerd moeten worden. In de bestuursvergadering van 3 september van de bedrijfsvoeringsorganisatie West - Betuwe (BWB), zal deze volmacht gegeven worden aan de gemeente West Betuwe. In dit voorstel (beslispunt 2), wordt beoogd deze volmacht te aanvaarden.

Besluitgeschiedenis Op 24 juni 2025 is de aanbestedingsstrategie met betrekking tot Accountantsdiensten 2026 en verder, vastgesteld in de raad van West Betuwe. Op 3 september heeft de bedrijfsvoeringsorganisatie West - Betuwe (BWB), een volmacht afgegeven aan de gemeente West Betuwe om de aanbesteding te begeleiden.

Beoogd effect Tijdig sluiten van een meerjarige overeenkomst met van een accountant voor de boekjaren 2026 en verder.

Argumenten 1.1. Artikel 2 lid 1 van de Controleverordening bepaalt dat de aanwijzing van de accountant voor een periode van drie jaar met de mogelijkheid tot een jaarlijkse verlenging tot een maximale duur van de overeenkomst van zes boekjaren geschiedt. 1.2. Op grond van artikel 2 lid 3 van de Controleverordening stelt de gemeenteraad het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast. 1.3. Op grond van artikel 2 lid 5 van de Controleverordening stelt de gemeenteraad de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Kanttekeningen De bijlagen bevat vertrouwelijke financiële gegevens. Met het oog op de aanstaande aanbesteding en de aard van deze financiële gegevens in relatie tot artikel 5 lid 5 van de Wet open overheid is geheimhouding gerechtvaardigd. De geheimhouding gaat eraf op het moment dat de stukken bij de start van de aanbesteding gepubliceerd gaan worden.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Mogelijke financiële consequenties van de uitkomst van de aanbesteding melden wij in het vervolg van het proces.

7 augustus 2025 Kenmerk GZDGWB/

Uitvoering en Planning De daadwerkelijke aanbesteding wordt gedaan door de inkoper en het aanbestedingsteam, bestaande uit een aantal vertegenwoordigers van het bestuur (drie leden van de auditcommissie en de portefeuillehouder financiën) en de organisatie van de gemeente enerzijds, en de bedrijfsvoeringsorganisatie anderzijds. De planning is als volgt: September 2025: vaststellen aanbestedingsstukken door beide besturen en start aanbesteding; Oktober 2025: nota’s van inlichtingen (vragen en antwoorden); November 2025: ontvangst inschrijvingen; December 2025: beoordeling en gunningsbeslissing door beide besturen; Januari 2026: definitieve gunning en contractering door beide besturen

Risicoparagraaf Er kunnen bij het uitvoeren van een aanbesteding altijd risico’s optreden, die kunnen raken aan de planning. Deze staan beschreven in hoofdstuk 3.3 aanbestedingsrisico’s van de in juni vastgestelde aanbestedingsstrategie. De auditcommissie van West Betuwe, De secretaris,

de voorzitter,

Katinka de Boer

Léon van Dun