RV2025-071-aanbestedingsstrategie-accountantdiensten.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratienummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

24-06-2025 2043116 RV2025-071 Auditcommissie Aanbestedingsstrategie (geheim) Aanbestedingsstrategie met betrekking tot Accountantsdiensten 2026 en verder

Onderwerp Aanbestedingsstrategie met betrekking tot Accountantsdiensten 2026 en verder

Beslispunten 1. Vaststellen aanbestedingsstrategie met betrekking tot Accountantsdiensten 2026 en verder. 2. Geheimhouding opleggen op de bijlage Aanbestedingsstrategie op basis van artikel 5 lid 5 van de Wet open overheid.

Inleiding De Gemeentewet schrijft voor in artikel 213 lid 2, dat de raad een accountant aanwijst die belast is met de controle van de in de Gemeentewet artikel 197 bedoelde jaarrekening. Hij/zij verstrekt daarbij een accountantsverklaring en brengt een verslag uit van zijn/haar bevindingen. Dit artikel spreekt van een aanwijzing, maar die kan uiteraard pas plaatsvinden eerst nadat er een selectie heeft plaatsgevonden op basis van een inkoop-aanbesteding voor de accountantsdiensten. De huidige overeenkomsten voor de accountantscontrole van zowel gemeente West Betuwe als Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (verder: BWB) lopen na de controle van het boekjaar 2025 af – de controlewerkzaamheden zullen tot medio 2026 doorlopen. Dit betekent dat in de loop van 2026 een nieuwe overeenkomst moet zijn aangegaan door beide organisaties, zodat de (interim-)controle over boekjaar 2026 tijdig aan kan vangen. Deze overeenkomsten moeten Europees worden aanbesteed. Gelet op de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 wil de gemeente dit proces nog in 2025 doorlopen hebben. De gemeente West Betuwe en BWB zien voldoende redenen om gezamenlijk te gaan aanbesteden. In het verleden is ook gezamenlijk aanbesteed en hebben beide organisaties dezelfde accountant. Dit heeft aantoonbaar voordelen opgeleverd in de uitvoering, op het vlak van onderlinge afstemming over de processen en controles.

Op dit moment is een bredere

<datum> Kenmerk <zaaknummer> Pagina 2 van 3

gezamenlijke aanbesteding niet aan de orde; Culemborg heeft recent eigenstandig een nieuwe accountant gecontracteerd en gemeente Tiel heeft een lopend contract met haar accountant en daarnaast een voorgenomen besluit genomen om uit de samenwerking van BWB te treden.

Besluitgeschiedenis 1. Op 25 juni 2019 heeft de gemeenteraad van West Betuwe de accountant benoemd voor de controle van de jaarrekening voor het boekjaar 2019 West Betuwe, door verlenging van het aflopende contract voor de accountantsdiensten met de accountant van de voormalige gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal. 2. Op 25 juni 2019 heeft de gemeenteraad van West Betuwe besloten deel te nemen aan een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten met de gemeente Tiel, ieder met een eigen perceel, voor de boekjaren 2020-2024 met aansluitend de mogelijkheid tot verlenging met 2x1 optiejaar. 3. Op 21 april 2020 is de aanbesteding accountantsdiensten West Betuwe gegund aan accountant Deloitte voor de boekjaren 2020 t/m 2022 met optie tot verlenging van maximaal 3 x 1 jaar. 4. Na de definitieve gunning is een overeenkomst met accountant Deloitte aan gegaan voor de controle van de jaarrekening West Betuwe voor de boekjaren 2020 t/m 2022 met een optie tot verlenging van maximaal 3 x 1 jaar. 5. De gemeenteraad heeft voor de boekjaren 2023 tot en met 2025 besluiten genomen tot verlenging van de overeenkomst met Deloitte.

Beoogd effect Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van één meerjarige dienstverleningsovereenkomst tussen de aanbestedende diensten en één, volgens de wettelijke richtlijnen werkend accountantskantoor voor de uitvoering van accountantsdiensten, primair de controle van de jaarrekening. De opdracht is gericht op a) de controle van de jaarrekening met inbegrip van de subsidies die onder de regeling SISA (Single Information, Single Audit) vallen en in het directe verlengde hiervan inclusief de interim-controle en b) het vervullen van een natuurlijke adviesrol. A

Argumenten Voordat gestart wordt met de gezamenlijke aanbesteding is eerst een aanbestedingsstrategie ontwikkeld. De aanbestedingsstrategie vormt de basis voor de aanbesteding en de uitkomst daarvan en wordt ter akkoord voorgelegd aan de gemeenteraad respectievelijk het bestuur van de BWB. De strategie is in bijgevoegd document vastgelegd. In de aanbestedingstukken zullen details van de strategie worden uitgewerkt.

<datum> Kenmerk <zaaknummer> Pagina 3 van 3

Kanttekeningen De bijlage, het aanbestedingsstrategie, bevat vertrouwelijke financiële gegevens. Met het oog op de aanstaande aanbesteding en de aard van deze financiële gegevens in relatie tot artikel 5 lid 5 van de Wet open overheid is geheimhouding gerechtvaardigd.

Uitvoering De strategie is in samenwerking met een werkgroep geformuleerd, ook wel ‘het aanbestedingsteam’ genoemd, die bestaat uit een aantal vertegenwoordigers van het bestuur (drie leden van de auditcommissie en de portefeuillehouder financiën) en de organisatie van de gemeente enerzijds, en de bedrijfsvoeringsorganisatie anderzijds.

Planning Zoals in de aanleiding al beschreven, sturen we op het selecteren van de nieuwe accountant eind 2025 en contractering begin 2026. Hiervoor wordt gekozen gelet op de gemeenteraadsverkiezingen per maart 2026 en de bestuurswissel daarop volgend: dit maakt het noodzakelijk, althans zeer wenselijk om in de huidige bestuursperiode de aanbesteding van de accountant af te ronden. Op hoofdlijnen is de planning als volgt: Eind juni/juli 2025: vaststellen aanbestedingsstrategie door beide besturen; September 2025: vaststellen aanbestedingsstukken door beide besturen en start aanbesteding; Oktober 2025: nota’s van inlichtingen (vragen en antwoorden); November 2025: ontvangst inschrijvingen; December 2025: beoordeling en gunningsbeslissing door beide besturen; Januari 2026: definitieve gunning en contractering door beide besturen

Tabel risicoparagraaf Er doen zich bij het uitvoeren van een aanbesteding altijd risico’s voor die kunnen raken aan de planning. Deze staan beschreven in hoofdstuk 3.3 aanbestedingsrisico’s van de aanbestedingsstrategie.

De gemeenteraad van West Betuwe, de griffier Hans van der Graaff

de voorzitter Servaas Stoop