RV2025-030-Takendiscussie-Regio-Rivierenland.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratie nummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n)

25 maart 2025 GZDGWB/1838116/1838586 RV2025-030 Burgemeester Stoop Bijlage 1. Afwegingskader Bijlage 2. Eindnotitie De volgende stap GR RR v2 na AB 11-12 Bijlage 3. Samenvatting taken door afwegingskader Bijlage 4. Huidige taken GR Regio Rivierenland in beeld Bijlage 5. Uitgebreide beschrijving afwegingskader toegepast op alle taken Bijlage 6. Voorstel afbouw inkoopbureau Bijlage 7. Berekeningssystematiek op- en afschaling bedrijfsvoering

Onderwerp

Takendiscussie Regio Rivierenland

Onderwerp Takendiscussie gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland

Beslispunten 1.

Het afwegingskader (bijlage 1) vast te stellen en te gebruiken bij beoordeling van huidige taken en toekomstige besluiten over taken.

Inleiding Binnen de regionale samenwerking in de Gemeenschappelijke Regeling Regio Rivierenland (hierna: GR RR) worden mooie resultaten bereikt. Tegelijkertijd vragen ontwikkelingen om een volgende stap. Tijdens de bespreking van het algemeen bestuur over de begroting 2024 is geconcludeerd dat het nodig is huidige taken en besluitvorming meer bewust af te wegen. Dit leidde tot een opdracht aan de ambtelijke organisatie van RR om helderheid te bieden met betrekking tot: 1. 2. 3.

Afwegingskader: Een framework te ontwikkelen om te bepalen welke taken regionaal of lokaal worden uitgevoerd. Taken en governance: Helderheid te bieden over de uitvoering, rollen en verantwoordelijkheden van taken binnen de GR. Bedrijfsvoering: Een berekeningssystematiek te ontwikkelen om bij op- en afschaling van taken de bedrijfsvoering proportioneel in te richten.

Over deze opdracht is het afgelopen jaar meerdere malen gesproken in en met het Algemeen Bestuur (hierna: AB). Zo zijn toekomstscenario’s voor de GR verkend en is geconcludeerd dat Regio Rivierenland doorbouwt op de huidige organisatie. Dit niet met de intentie deze te laten groeien maar om goed na te denken over toekomstbestendigheid, manier van organiseren en bewuste keuzes maken ten aanzien van taken.

Op basis hiervan zijn ideeën en voorstellen geformuleerd. Over deze ideeën en voorstellen is ook in en met de colleges van B&W gesproken. Daarnaast is met alle gemeenteraden individueel gesproken om aan de voorkant input op te halen. Ook heeft Regio Rivierenland via regionale raadsinformatieavonden informatie gedeeld en vragen beantwoord. De samenwerkingspartners, bijvoorbeeld vanuit de Economic Board, zijn ook betrokken in dit proces. Dit heeft geleid tot het opstellen van een afwegingskader. Het afwegingskader is vastgesteld door het AB en ligt ter besluitvorming voor aan de gemeenteraden. De overige besluiten van het AB en het dagelijks bestuur (DB) zijn ter kennisgeving opgenomen in dit voorstel.

Samenvatting Ontwikkelingen vragen om een volgende stap in de Gemeenschappelijke Regeling Regio Rivierenland (hierna: GR RR). Het is nodig om taken en besluitvorming daarover bewuster af te wegen. Een afwegingskader kan daarbij helpen en ligt ter besluitvorming voor. Daarnaast heeft het AB van de GR RR meerdere besluiten genomen, waar de gemeenteraad geïnformeerd over dient te worden.

Besluitgeschiedenis •

11 december 2024: het Algemeen Bestuur regio Rivierenland stelt het afwegingskader vast.

Beoogd effect Het afwegingskader draagt bij aan het formuleren van een antwoord op de vraag ‘doen we de goede dingen?’ en ‘doen we de dingen goed?’. Doel daarbij is een toekomstbestendige organisatie en passende governance te ontwikkelen. Hiermee ontstaat inzicht en draagvlak voor de taken die bij de GR Regio Rivierenland belegd zijn.

Argumenten 1.1 Het afwegingskader is toepasbaar op de huidige taken van de GR RR. In bijlage 5 is te zien dat het afwegingskader is toegepast op de huidige taken. Hieruit blijkt dat veel taken volgens het afwegingskader op de juiste manier zijn ingedeeld. Ruimte, de strategische kansenagenda, het inkoopbureau en de sociale recherche vragen echter aandacht. Dit heeft geleid tot beslissingen van het AB om het regionale inkoopbureau per mei 2025 af te bouwen, de sociale recherche als taak te behouden, een kansenagenda op te stellen en om een startnotitie voor ruimte op te stellen en in medio 2025 aan te bieden aan de gemeenteraden. 1.2 Het afwegingskader is toepasbaar op mogelijke nieuwe taken. Huidige ontwikkelingen vragen om een volgende stap van de GR Regio Rivierenland. Tijdens gesprekken met het AB is geconcludeerd dat Regio Rivierenland zal doorbouwen op de huidige organisatie, maar wel bewuste keuzes zal maken ten aanzien van taken en toekomstbestendigheid. Met behulp van een afwegingskader kan in de toekomst bewust

worden afgewogen of een taak past bij de GR Regio Rivierenland of dat het beter elders lokaal of regionaal kan worden belegd. 1.3 Het afwegingskader is een hulpmiddel en geen beslisboom. Door gebruik van het afwegingskader kan een bewuste keuze worden gemaakt waar een opdracht wordt belegd. Hierbij zijn de categorieën opgedeeld: 1) ‘lokaal vs. regionaal’, 2) indien regionaal: ‘GR of anders?’. En 3) indien GR: ‘Regio Rivierenland of anders?’. Per categorie zijn verdere hulpvragen gedefinieerd om hier het goede gesprek over te voeren. Het AB kan anders beslissen dan de uitkomsten die uit het afwegingskader komen. 1.4 Het doorlopen proces heeft geleid tot volgende stappen. Met alle inbreng dat is opgehaald tijdens gesprekken met onder andere de colleges van B&W en de raadsleden is het Algemeen Bestuur op 11 december 2024 gekomen tot besluiten, waarover het bevoegd gezag is. Zo is er besloten over de governance. Bijvoorbeeld met betrekking tot portefeuillehoudersoverleggen, een strategische klankbordgroep en de frequentie van de overleggen. Ook is er besloten over het wel of niet oppakken van taken. 1.5 Er is een berekeningstool voor bedrijfsvoering ontwikkeld dat van toepassing is wanneer taken worden op- of afgeschaald. Wanneer er taken worden belegd bij de GR, of er taken worden afgebouwd, heeft dat mogelijk effecten op de bedrijfsvoering.

Het doel is dat bedrijfsvoering in verhouding blijft tot het primair proces om een optimale ondersteuning te bieden. Er is een berekeningssystematiek ontwikkeld waarmee er direct kan worden berekend én gehandeld op een groei of krimp van de taken in het primaire proces, zie bijlage 7.

Kanttekeningen 1.1 Het afwegingskader kan tegenstrijdig zijn. Met behulp van extra vragen (zie bijlage 5) kan worden afgewogen of een vraagstuk regionaal of lokaal moet worden opgepakt en of het bij een gemeenschappelijke regeling past. Het kan echter voorkomen dat samenwerking bij een taak wel leidt tot kostenbesparing, maar niet tot uniformiteit voor inwoners. In dat geval kunnen antwoorden tegenstrijdig zijn. Het afwegingskader is daarom een hulpmiddel en geen beslisboom. De uiteindelijke keuze ligt bij het algemeen bestuur op de taken waar zij bevoegd op is. 1.2 Het afwegingskader kan door verschillende bestuurders anders worden begrepen. Zo kan de ene bestuurder vinden dat een taak onzekere factoren bevat, er een onafhankelijk regisseur nodig is en samenwerking leidt tot robuustheid in organiseren. Een andere bestuurder denkt er mogelijk anders over. Het afwegingskader dient daarom goed als leidraad in gesprekken over de uiteindelijke beslissing om een taak wel of niet op te nemen in de GR Regio Rivierenland.

1.3 De besluiten rondom governance zijn als bijlage toegevoegd en niet ter vaststelling voorgelegd. Het Algemeen Bestuur beslist over het vraagstuk governance en deze punten worden niet ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraden. Wel heeft het Algemeen Bestuur opgemerkt dat een opdrachtgevende rol rondom portefeuillehoudersoverleggen kan helpen bij de door de gemeenteraden gevraagde transparantie. Ook wordt begin 2025 gekeken naar de openbaarmaking van agenda’s en verslagen van deze overleggen om tegemoet te komen aan de wens van de gemeenteraden.

Financiën Het afwegingskader heeft zelf geen financiële consequenties. De besluiten die hieruit voortkomen wel, zoals het AB-besluit over de afbouw van het regionale inkoopbureau. Deze consequenties zijn te vinden in het kopje financiën van bijlage 6. Ook zal het toevoegen van ruimte als structurele taak aan de GR financiële consequenties hebben. Dit laatste voorstel zal in een later stadium nog als startnotitie worden voorgelegd aan de gemeenteraden.

Communicatie en participatie Bij de start van het proces is aangegeven door Regio Rivierenland om de gemeenteraden goed en vroegtijdig te betrekken. Dit is niet alleen gebeurd door alle gemeenteraden afzonderlijk te bezoeken, maar ook door deze gesprekken voor te bereiden met onder andere het AB-lid, de griffier en gemeentesecretaris. Ook is er bij stil gestaan in de Regionale Agendacommissie en tijdens regionale raadsinformatieavonden. Aangegeven is ook bij de gemeenteraden terug te komen ter besluitvorming bij afronding van het proces. De samenwerkingspartners, bijvoorbeeld vanuit de Economic Board, zijn ook betrokken in dit proces.

Uitvoering/Planning Na besluitvorming gaat de ambtelijke organisatie aan de slag met de uitvoering en implementatie.

Evaluatie Niet van toepassing.

Risicoparagraaf Evaluatie Er zijn geen risico’s.

Risico omschrijving

Soort risico

Kans

Effect

Beheersingsmaatregel

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de secretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop