RV2025-030-Bijlage-6-Voorstel-afbouw-inkoopbureau.pdf

Aan Vergadering Agendapunt Van Onderwerp

: : : : :

Algemeen Bestuur 11 december 2024 12 Dagelijks Bestuur Afbouw Inkoopbureau

Besluit: 1.

Het regionaal Inkoopbureau per 1-5-2025 geleidelijk af te bouwen.

Inleiding Sinds 2005 ondersteunt het regionaal Inkoopbureau gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio op verschillende manieren bij de inkoop van hun diensten en producten. Onder andere door begeleiding en advisering rondom aanbestedingstrajecten, kennisuitwisseling en een helpdesk voor ondersteuning. Hoewel de taken van het Inkoopbureau zich uitermate goed lenen voor een regionale aanpak, laat de praktijk de afgelopen jaren een andere ontwikkeling zien. Gemeenten organiseren steeds vaker hun eigen aanbestedingstrajecten en hebben inkoop gedeeltelijk in eigen huis of bij een bedrijfsvoeringsorganisatie georganiseerd. De dienstverlening vanuit het Inkoopbureau kan de afgelopen jaren niet kostendekkend worden aangeboden vanuit de GR; er is jaarlijks sprake van een flink financieel tekort. Het Algemeen Bestuur heeft op 16 oktober jl. tijdens haar vergaderging aangegeven dat er een procesvoorstel voor de afbouw van het Inkoopbureau bij Regio Rivierenland moet worden voorbereid. De insteek daarbij is dat het Inkoopbureau volledig wordt afgebouwd en niet meer binnen de GR Regio Rivierenland wordt georganiseerd. Beoogd effect Duidelijkheid over de termijn waarop afbouw van het Inkoopbureau bij Regio Rivierenland plaatsvindt, zodat alle partijen zich hierop kunnen voorbereiden. Argumenten

1.1 Een geleidelijke afbouw biedt opdrachtgevers de gelegenheid om de begeleiding van de inkooptrajecten op een andere wijze te organiseren terwijl de gestarte trajecten wel worden afgerond.

Opdrachtgevers maken op dit moment in meer of mindere mate gebruik van de dienstverlening van het Inkoopbureau. Deze dienstverlening betreft hoofdzakelijk het begeleiden van inkooptrajecten door middel van de inzet van een inkoopadviseur. Met het beëindigen van het Inkoopbureau moeten opdrachtgevers dit op een andere wijze gaan organiseren, bijvoorbeeld door zelf een externe inkoopadviseur in te huren. Door een geleidelijke afbouw hebben opdrachtgevers de gelegenheid om de begeleiding van inkooptrajecten anders te organiseren. Daarbij achten wij het haalbaar dat opdrachtgevers vóór 1-5-2025 een externe inkoopadviseur kunnen inhuren waardoor met ingang van deze datum geen nieuwe trajecten meer vanuit het Inkoopbureau worden opgestart en de lopende trajecten worden afgerond.

1.2 De inhuurovereenkomsten van de flexibele schil van inkoopadviseurs loopt per 1-7-2025 af en hebben geen optie meer tot verlenging.

In de afgelopen jaren is de vaste personeelsbezetting van het Inkoopbureau in omvang afgenomen. In de huidige situatie omvat deze bezetting 2,17 fte (1 inkoopadviseur, 1 inkoopconsulent en een administratief medewerker). Voor het overgrote deel wordt daarom een beroep gedaan op de inzet vanuit de flexibele schil van 7 inkoopadviseurs. De flexibele schil is een aantal jaren geleden aanbesteed en de daaraan verbonden overeenkomsten eindigen per 1-7-2025, waarbij alle opties tot verlenging al zijn gelicht. Gelet op de doorlooptijd van een gemiddeld aanbestedingstraject (voorbereiding tot sluiten overeenkomst) is het gewenst om een aantal maanden voorafgaand aan het aflopen van deze overeenkomsten geen nieuwe trajecten meer op te starten. Dit zal in de praktijk wel betekenen dat naar verwachting pas eind 2025 alle lopende trajecten zijn afgerond en daarom met de flexibele schil afspraken moeten worden gemaakt over de afronding van deze trajecten.

1.3 Een later moment van afbouw heeft als direct gevolg dat het financieel tekort verder oploopt.

De afgelopen jaren is er een structureel tekort op het Inkoopbureau (circa €150.000 - €200.000 per jaar). De voornaamste oorzaken die hieraan ten grondslag liggen veranderen niet, waardoor dit tekort blijft bestaan tot het moment dat het Inkoopbureau volledig is afgebouwd. Dit betekent dat een later moment van afbouw (en daarmee de begeleiding van inkooptrajecten langer doorloopt) direct als gevolg heeft dat het financieel tekort verder oploopt. Het tekort is tot op heden gedekt uit de reserve Contractgestuurde Dienstverlening. Als voor volledig 2025 weer een beroep moeten worden gedaan op de betreffende reserve, dan raakt deze uitgeput en ontstaat er mogelijk een negatief resultaat bij de jaarrekening. Door het uitputten van de reserve neemt het financiële risico dat Regio Rivierenland loopt toe, wat een negatief effect zal hebben op het weerstandsvermogen.

Verder zal naar alle waarschijnlijkheid de solvabiliteitsratio, eigen vermogen als percentage van het balanstotaal, verder dalen. In de jaarrekening van 2023 bedroeg dit 17,9%, over het algemeen wordt een getal tussen de 25 en 40% als een gezonde positie gezien. Kanttekeningen

1.1 De haalbaarheid voor opdrachtgevers om dit volledig te hebbend georganiseerd vóór de voorgestelde datum is mogelijk afhankelijk van de wijze en de snelheid waarop zij dit doen.

De gemeenten zijn ambtelijk in gesprek over de wijze waarop zij de inkoopfunctie gaan organiseren. Daar zijn meerdere scenario’s in mogelijk. Afhankelijk van de wijze en snelheid waarop dit gebeurt, is het mogelijk dat de voorgestelde datum te vroeg komt om dit al volledig te hebben georganiseerd. Tegelijkertijd worden in de huidige constructie via Regio Rivierenland hoofdzakelijk externe inkoopadviseurs ingezet en zou het voor gemeenten haalbaar moeten zijn om dit zelf in de periode tot 1-5-2025 te organiseren. Communicatie Na besluitvorming informeren we opdrachtgevers en de interne organisatie over de termijn waarop afbouw van het Inkoopbureau plaatsvindt. Financiën Uitvoeringskosten Er blijft een negatief financieel resultaat tot het moment dat het Inkoopbureau definitief is afgebouwd. De voornaamste oorzaken die hieraan ten grondslag liggen veranderen niet. Het tekort bedraagt jaarlijks ongeveer €150.000 - €200.000 waarbij de verwachting is dat dit ook in 2025 het geval zal zijn als volledige afbouw aan het einde van dat jaar is gerealiseerd. Het tekort is tot op heden gedekt uit de reserve Contractgestuurde Dienstverlening. Als hier ook voor heel 2025 weer een beroep op moet worden gedaan, dan raakt deze reserve uitgeput, met mogelijk een negatief jaarrekening resultaat als gevolg.

Frictiekosten afbouw De bestaande functies komen te vervallen en de betreffende collega’s (2,17 fte) worden – conform cao afspraken en indien van toepassing sociaal statuut – van werk naar werk begeleid. Afhankelijk van het verloop hiervan zal dit al niet leiden tot frictiekosten. Als medewerkers in de loop van 2025 nog geen zicht hebben op een andere baan, dan brengen we de frictiekosten verder in beeld. Als hier sprake van is, dan is naar alle waarschijnlijkheid de reserve Contractgestuurde Dienstverlening niet toereikend. Overheadkosten Vanwege het beëindigen van de taak van het Inkoopbureau en daarmee het vervallen van de bestaande functies is ook de impact op bedrijfsvoering in beeld gebracht. Conform de systematiek voor op- en afschalen van de bedrijfsvoering van Regio Rivierenland heeft dit impact op HR en is het mogelijk om de capaciteit binnen HR te verlagen met 0,22 fte. Dit resulteert in €28.000 aan lagere overheadkosten. Dit is ook opgenomen in de kaderbrief programmabegroting 2026 en hangt samen met ontwikkelingen rondom Wmo-Jeugd en het traineeship. De overige overheadkosten blijven ongewijzigd. Daarmee dient de dekking van de overheadkosten die nu worden toegerekend aan het Inkoopbureau vanuit de andere teams plaats te vinden. Uitvoering Afbouw bij Regio Rivierenland De betreffende collega’s worden zorgvuldig van werk naar werk begeleid.

Dit gebeurt conform cao afspraken en indien van toepassing sociaal statuut. Hierbij is ook de OR om advies gevraagd. Daarnaast gaan we met opdrachtgevers in gesprek om te kijken welke nieuwe inkooptrajecten in de eerste maanden van 2025 nog moeten worden opgestart en bereiden we de overdracht verder voor. Organisatie inkoopfunctie door gemeenten De gemeenten verkennen ambtelijke de wijze waarop zij de inkoopfunctie gaan organiseren. Daarbij zijn verschillende scenario’s mogelijk. Hieronder zijn een aantal scenario’s benoemd, waarbij eventueel ook nog andere varianten denkbaar zijn. De scenario’s lopen uiteen in de mate van regionale samenwerking. 1)

2)

Als individuele gemeenten zonder regionale coördinatie

Gemeenten hebben zelf een inkoopadviseur in dienst of ingehuurd en er vindt geen coördinatie plaats voor gezamenlijke aanbestedingstrajecten. Als individuele gemeenten met regionale coördinatie

Gemeenten hebben zelf een inkoopadviseur in dienst of ingehuurd en daarnaast is een coördinerende rol voor gezamenlijke aanbestedingen en/of kennisdeling belegd bij een gastgemeente of bedrijfsvoeringsorganisatie.

3)

4)

Gedeeltelijke regionale samenwerking vanuit gastgemeente/bedrijfsvoeringsorganisatie

Gedeeltelijke regionale samenwerking waarbij inkoopadviseurs in dienst zijn bij een gastgemeente of bedrijfsvoeringsorganisatie én gemeenten daarnaast ook hun eigen inkoopfunctie hebben georganiseerd en inkooptrajecten deels zelf begeleiden (vergelijkbaar met de huidige situatie) Intensieve regionale samenwerking vanuit gastgemeente/bedrijfsvoeringsorganisatie

Regionale samenwerking waarbij de inkoopfunctie volledig is ondergebracht bij een gastgemeente of bedrijfsvoeringsorganisatie en alle inkooptrajecten vanuit deze organisatie worden begeleid waarbij gemeenten geen eigen inkoopfunctie hebben georganiseerd (gedwongen winkelnering).

Bijlagen N.v.t.