RV2025-016-vervolg-project-bloei.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratie nummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

4 maart 2025 GZDGWB/745046/1787234 RV2025-016 Rutger van Stappershoef 1. Programma van eisen Bloei! en voorbeelden uit het land 2. Begroting realisatiefase Bloei! digitaal platform Vervolg project Bloei!

Onderwerp Vervolg project Bloei!

Beslispunten 1. Voor een samenwerkingsinstrument 105.500 euro beschikbaar te stellen in 2025 en deze te onttrekken uit de bestemmingsreserves ICT en Kernenbeleid. Daarbij komt 50.000 euro uit de bestemmingsreserve ICT en 55.500 euro uit de bestemmingsreserve Kernenbeleid. 2. Hiervoor 210.590 euro beschikbaar te stellen in 2026 en deze te onttrekken uit de bestemmingsreserves ICT en Kernenbeleid. Daarbij komt 60.450 euro uit de bestemmingsreserve ICT en 150.140 euro uit de bestemmingsreserve Kernenbeleid. 3. Te starten met een pilot in twee kernen, waarna we het platform gefaseerd laten werken voor meer kernen in de jaren 2025 en 2026.

Inleiding Sinds de gemeente West Betuwe werd opgericht, is kerngericht werken een belangrijk speerpunt. Een digitaal platform ontwikkelen is hierbij een belangrijk onderdeel. Dit platform noemen we Bloei! In 2022 begonnen we dit project te verkennen, met steun van de provincie. Samen met de inwonersgroepen Beesd en Heukelum ontwikkelden we een prototype in 2024. Tijdens de beeldvormende vergadering van 5 november 2024 presenteerden de pilotgroepen samen met de projectleider de uitkomst van het ontwikkel- en participatieproces aan de gemeenteraad. Dit raadsvoorstel markeert de overgang van de initiatiefase naar de realisatiefase. We stellen voor om te bouwen aan een combinatie van: • Een digitale component voor samenwerking. • Een structuur voor fysieke samenwerking. Deze twee kunnen niet zonder elkaar. Met Bloei! geven we een extra impuls aan de manier waarop we participatie vormgeven en zijn we dichtbij en op maat in de kernen. Op deze manier kunnen we goede communicatie bieden en bouwen we verder aan een brug tussen onze gemeente en de inwoners van onze kernen.

Digitale component Het gaat om een digitale omgeving waarop informatie continu beschikbaar is. Daar is een sterke behoefte aan. Dit platform verbindt de gemeente en de inwoners, zelfs zonder fysieke ontmoetingen. Het is daarbij belangrijk te benoemen dat de digitale omgeving de fysieke samenwerking ondersteunt en niet vervangt. Dit wordt dé plek waar kernagenda’s, participatietrajecten en projecten van zowel inwoners als gemeente te zien zijn. Zo weten wij als gemeente én onze inwoners wat er speelt in de eigen kern en in andere kernen. In bijlage 1 vindt u meer informatie over een aantal belangrijke onderdelen. Die krijgen een plaats in het Programma van Eisen van het digitale samenwerkingsplatform. Ook verwijzen wij daarin naar voorbeelden van andere gemeenten die wij als inspiratiebron zien.

Fysieke component Om het fysieke gedeelte van de samenwerking in te vullen, bouwen we voort op de initiatiefase. Daarin zetten we een eerste schets van de fysieke component op papier, samen met de pilotgroepen Beesd en Heukelum, inwoners en de gemeentelijke organisatie. Samen met hen gaan we hier meer betekenis aan geven. Daarbij zoeken we naar manieren om de fysieke samenwerking met 26 kernen meer structuur en vorm te geven. Dit vraagt om een creatief proces in een nieuw projectplan. We nemen hierbij één belangrijk onderdeel mee: de basis waarop we goede en realistische afwegingen maken rond samenwerken. De drie aspecten die hieronder vallen zijn: • Een algemeen participatieproces invullen en implementeren. • Een algemeen overheidsparticipatieproces invullen en implementeren. • Samenwerkingsafspraken tussen inwonersgroepen en gemeente.

Samenvatting Het raadsvoorstel betreft het project Bloei!, een initiatief om kerngericht werken te bevorderen. Met steun van de provincie en in samenwerking met inwonersgroepen uit Beesd en Heukelum werd in 2024 een prototype ontwikkeld. Dit voorstel markeert de overgang naar de realisatiefase, waarbij een hybride samenwerkingsinstrument wordt gebouwd dat zowel een digitaal platform als fysieke samenwerking omvat. Met Bloei! geven we een extra impuls aan de manier waarop we participatie vormgeven en zijn we dichtbij en op maat in de kernen. Op deze manier kunnen we goede communicatie bieden en bouwen we verder aan een brug tussen onze gemeente en de inwoners van onze kernen.

Besluitgeschiedenis 1. 28 september 2021: De raad stelt het participatiebeleid ‘Krachten Bundelen’ vast. Het streven hierin is een brede en kerngerichte vindplaats. 2. Mei 2022: Het college neemt het uitvoeringsprogramma (CUP) aan, waarin het (digitale) platform als doelstelling is opgenomen. 3. November 2022: Het college gaat akkoord met de afspraken tussen de Provincie en West Betuwe in de Vitaal Openbaar Bestuur regeling (VOB). 4. 16 april 2024: De raad is geïnformeerd via een raadsinformatienota. 5. 28 mei 2024: De raad stelt het plan van aanpak voor de versterking van kerngericht werken vast. Het digitale platform Bloei is hier onderdeel van.

6. 5 november 2024: Beeldvormende raadsvergadering. 7. 7 november 2024; raad stemt in met 2e bestuursrapportage om 75.000 euro vrij te maken voor de initiatiefase van Bloei! 8. 7 november 2024: De raad stelt de begroting voor 2025 vast. Voor de ontwikkeling van het (digitale) platform is 60.000 euro beschikbaar gesteld als cofinanciering van de provinciale subsidie.

Beoogd effect Door Bloei! uit te werken in een hybride vorm van samenwerking tussen gemeente, inwonersgroepen en inwoners, dragen we bij aan: • De ambities uit het Plan van Aanpak versterking kerngericht werken. • Het college-uitvoeringsplan. • De doelen uit de begroting 2025. Zo zorgen we voor een transparantere en betrouwbaardere gemeente voor onze inwoners. Onze gemeente voelt voor onze inwoners(groepen) meer nabij.

Argumenten 1.1 / 2.1 Na een participatieproces werd de behoefte aan een hybride platform duidelijk. Er is geparticipeerd met de inwoners, waarbij de interviews slechts een onderdeel vormden. In totaal zijn er 112 interviews afgenomen: 70 met inwoners, 14 met inwonersgroepen en 28 met medewerkers en maatschappelijke partners van de gemeente West Betuwe. 1.2 / 2.2 Met dit besluit wordt de subsidie van de Provincie beschikbaar gesteld. Een positief besluit van de raad is een voorwaarde om de subsidie beschikbaar te stellen vanuit de subsidieregeling Vitaal Openbaar Bestuur. Dit staat in de samenwerkingsafspraken met de provincie. 1.3 / 2.3 Een hybride samenwerkingsinstrument combineert de voordelen van digitale en fysieke interactie. Dat zorgt voor een meer inclusieve en effectieve samenwerking tussen de gemeente en haar inwoners. Digitale vaardigheid varieert sterk onder inwoners, en niet iedereen heeft evenveel toegang tot digitale middelen. Door een hybride aanpak te hanteren, kunnen we ervoor zorgen dat iedereen, ongeacht hun digitale vaardigheden of toegang tot technologie, betrokken kan worden. 1.4 / 2.4 Een digitaal platform verbetert de communicatie en samenwerking tussen gemeente, inwonersgroepen en inwoners.. Het biedt een centrale plek voor continue informatie uitwisseling. Dat vergroot de transparantie van de gemeente en betrokkenheid van inwoners.

Dit instrument helpt ons om slimmer en anders te gaan werken. Daardoor kan het een motor zijn voor participatie en goede communicatie. Daarnaast ook investeren in fysieke samenwerkingsstructuren versterkt de lokale gemeenschap en bevordert interacties. Hiermee slaan we een fysieke brug tussen inwoners(groepen) en gemeente. 1.5 / 2.5 Met dit hybride instrument investeren we doelgericht in de digitale infrastructuur. Daarvoor is de ICT-reserve bedoeld. Ook investeren we in een fysieke structuur in de kernen. Daarvoor is de bestemmingsreserve Kernenbeleid bedoeld.

1.6 / 2.6 Uit de marktverkenning blijkt dat een communicatie- en participatiemedewerker essentieel zijn voor het succes van het instrument. Een deel van de onttrekking uit de bestemmingsreserve zetten we in voor communicatieen participatieondersteuning. De betrokkenheid van een communicatiemedewerker en participatieadviseur zijn cruciaal om een platform succesvol te maken. Dit blijkt uit gesprekken met diverse leveranciers en inzichten die we opdeden in gesprekken met andere gemeenten met vergelijkbare participatie- en communicatieplatforms. Op dit moment is er geen ruimte binnen de formatie van het team communicatie om op deze manier aan Bloei! bij te dragen. De participatieadviseur is voor komend jaar gepland, maar voor 2026 nog niet. Met Bloei! geven we een impuls aan participatie, wat een essentieel onderdeel is van kerngericht werken. Het gaat hierbij niet alleen om de capaciteit om het systeem in de lucht te krijgen, maar vooral om de capaciteit om het gesprek met onze kernen te voeren. Een participatieplatform vormt het centrale onderdeel van ons participatiebeleid, zoals ook blijkt uit de ervaringen van andere gemeenten en de inzichten van leveranciers. Dit platform maakt het mogelijk om een breder publiek te betrekken bij besluitvormingsprocessen en de betrokkenheid van inwoners en belanghebbenden te vergroten.

Hierdoor kunnen we participatie-inspanningen effectiever en kostenefficiënter organiseren en de besluitvorming verbeteren 1.7 / 2.7 Uit de marktverkenning en de gesprekken met andere gemeenten blijkt dat het eigenaarschap van de kernen een belangrijke factor is om een (digitaal) samenwerkingsplatform te laten slagen. Een deel van de onttrekking uit de bestemmingsreserve zetten we in om de organisatiekracht in de kernen te faciliteren. Hierdoor helpen we de kernen om eigenaarschap te pakken op Bloei! Daardoor kunnen zij het platform beter effectief inzetten. 3.1 Een pilot en gefaseerde implementatie geven de kans om het instrument in een gecontroleerde omgeving te testen, te optimaliseren en geleidelijk uit te rollen. Daardoor kunnen we eventuele problemen tijdig aanpakken.

Kanttekeningen 1.1 / 2.1 De ontwikkeling en het gebruik van een hybride systeem kan complex zijn. De complexiteit kan extra tijd en middelen vergen van zowel deelnemende inwoners(groepen) als onze medewerkers. Het ontwikkelen en implementeren is één ding, maar het instrument goed kunnen gebruiken en begrijpen is een tweede. Daarom zetten we in op training, organisatieontwikkeling en faciliteren we de organisatiekracht van de kernen. We geven veel aandacht aan de implementatiefase. Daarbij leggen we de focus op hoe we goede afwegingen maken op het gebied van samenwerking tussen gemeente en inwoners(groepen). 1.2 / 2.2 Uit de marktverkenning en de gesprekken met andere gemeenten blijkt dat de betrokkenheid en het eigenaarschap van de gemeente ook belangrijk zijn om een (digitaal) samenwerkingsplatform te laten slagen. Vanuit het organisatiebrede opleidingsbudget investeren we in de vaardigheden en de betrokkenheid van onze medewerkers.

1.3 / 2.3 Een digitaal platform kan een plek zijn voor negatieve uitingen richting gemeente en inwoners onderling. In ons programma van eisen nemen we mee dat inwoners geen anonieme reacties kunnen geven. 1.4 / 2.4 De onttrekking vermindert de middelen in de ICT-reserve en de bestemmingsreserve kernenbeleid. Hierdoor is er minder beschikbaar voor toekomstige ICT-projecten, ICT-ondersteuning en overige ambities op het gebied van kerngericht werken, zoals het faciliteren van inwonersinitiatieven. Na onttrekking is de stand van de ICT-reserve ruim voldoende. Op 11-2025 is dat een bedrag van 1.990.243 euro. Na onttrekking is de stand van de bestemmingsreserve kernenbeleid nog 250.446 euro.

Financiën Als de gemeenteraad instemt met dit voorstel financiert de Provincie Gelderland 50% van de externe expertise om het platform te bouwen. Dit is een bedrag van 60.000 euro. We besteden hiervan 40.000 euro in 2025 aan de aanschaf en beheer van het digitale component. We reserveren voor zowel 2026 als 2027 10.000 euro voor het beheer. Zie bijlage 2 voor de totale begroting. Kosten 2025 Kostentype Aanschaf en beheer digitaal component (beslispunt 1)

totaal 40.000 euro

Ontwikkeling fysieke component (beslispunt 1) Capaciteit communicatie (beslispunt 2) Faciliteren organisatiekracht kernen (beslispunt 2)

50.000 euro 45.500 euro 10.000 euro

Totaalbedrag waarover de raad moet besluiten:

105.500 euro

Dekking (FCL/ECL) Provinciale subsidie (6610230 / 38400) Reeds besloten in perspectiefnota voor 2025. ICT-Reserve (6040941 / 71500) Bestemmingsreserve Kernenbeleid (6610948 / 71500) Bestemmingsreserve Kernenbeleid (6610948 / 71500)

Kosten 2026 Kostentype Beheer digitaal component (beslispunt 1)

totaal 10.000 euro

Ontwikkeling fysieke component (beslispunt 1) Inzet projectleider (beslispunt 3)

10.000 euro 50.450 euro

Dekking (FCL/ECL) Provinciale subsidie (6610230 / 38400) Reeds besloten in perspectiefnota voor 2025. ICT-Reserve (6040941 / 71500) ICT-Reserve (6040941 / 71500)

Capaciteit communicatie en participatie (beslispunt 3) Faciliteren organisatiekracht kernen (beslispunt 3)

115.140 euro 35.000 euro

Totaalbedrag waarover de raad moet besluiten:

210.590 euro

Bestemmingsreserve Kernenbeleid (6610948 / 71500) Bestemmingsreserve Kernenbeleid (6610948 / 71500)

Communicatie en participatie Voor de volgende fase leunen we deels op de uitkomsten van het eerder doorlopen proces. In voorbereiding op deze fase doorliepen we een uitgebreid participatieproces. Er ontstond een betere band en meer begrip door inwoners(groepen) en medewerkers vanaf het begin samen te laten werken. Onze participatieaanpak richtte zich op samenwerken en steeds verbeteren. Dit zorgde ervoor dat oplossingen door iedereen werden gesteund en goed werkten. Het was ook belangrijk om deelnemers regelmatig te informeren. In het nieuwe projectplan komt daarom ook een nieuw participatie- en communicatieplan. In nauwe samenwerking met de pilotgroepen uit Beesd en Heukelum pakken we dit gedeelte op. Tegelijkertijd betrekken we andere inwoners(groepen), relevante organisaties en gemeentelijke medewerkers bij belangrijke processtappen.

Uitvoering/Planning In het eerste jaar beginnen we het hybride samenwerkingsinstrument te bouwen in Beesd en Heukelum. Het tweede jaar starten we met een gefaseerde uitrol in de overige kernen, te beginnen in de kernen waar de behoefte het grootst is. Elke fase evalueren we zorgvuldig en passen we aan indien nodig. Zo werken we aan twee sporen tegelijk: het digitale component opbouwen en het fysieke component ontwikkelen. Natuurlijk streven wij naar een duurzaam instrument. We realiseren ons ook dat dit wat vraagt van de organisatie en dat er financieel lastige jaren aankomen. Hoewel we nu nog niet precies kunnen overzien wat dit structureel vraagt, hebben we in de begroting een inschatting gemaakt van de benodigde middelen na borging: • Beheer en hosting: 7.000 euro. • Opleiding- en ontwikkelkosten: 10.000 euro. • Communicatie & participatie: 150.000 euro. In dit voorstel spreken we over de jaren 2025 en 2026. De borgingsfase start daarna. Het voorstel voor kosten en dekking na 2026 geven we in de komende perspectiefnota voor integrale afweging mee.

Evaluatie Evalueren en leren zijn essentieel voor een succesvolle samenwerking met kernen via een samenwerkingsplatform. Structurele evaluaties van het (digitale) samenwerkingsplatform zijn onmisbaar om te kunnen leren van zowel positieve als negatieve uitkomsten. Door die te organiseren en uit te voeren kunnen wij continu verbeteren en aanpassen.

Na één jaar evalueren we de ervaringen van de inwonersgroepen in Beesd en Heukelum en delen deze met de gemeenteraad.

Risicoparagraaf Risico omschrijving

Soort risico

Kans

Effect

Beheersingsmaatregel

Inbedding van het hybride systeem in de organisatie

Personeel

Gemiddeld

Investeren in training en organisatieontwikkeling om de implementatie te ondersteunen. Gefaseerde uitrol.

Knelpunt in personele bezetting

Personeel

Gemiddeld

Kernen willen aanhaken, maar kunnen het moeilijk organiseren.

Financieel

Gemiddeld

Het hybride systeem kan complex zijn en extra tijd en middelen vergen van zowel inwoners als medewerkers, aangezien zij zich moeten aanpassen aan nieuwe werkwijzen en verantwoordelijkheden. Er kunnen knelpunten ontstaan in de personele bezetting, vooral bij het wegzetten van de nieuwe opdracht, wat kan leiden tot uitloop van het project. Het is lastig in te schatten hoeveel kernen de komende tijd willen aanhaken en wat zij nodig hebben om eigenaarschap op te pakken. Dit kan leiden tot variabele kosten.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de secretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop

Tijdig werven binnen de flexkern.

Budget opnemen voor het faciliteren van de organisatiekracht van de kernen en flexibel inspelen op de behoeften van de kernen naarmate deze duidelijk worden.