RV2025-012-bijlage-1-notitie-kostenbeheersing-bsr-2025-2027.pdf

Kostenbeheersing BSR 2025-2027

Colofon Titel:

Kostenbeheersing BSR 2025-2027

Aan:

Dagelijks bestuur BSR

Van:

Directie, management en business control

Versie:

1.0

Datum:

21 november 2024

2

Inhoud Colofon ....................................................................................................................................................2 1.

INLEIDING.......................................................................................................................................4

2.

AANLEIDING ...................................................................................................................................5 2.1 Financiële uitdagingen gemeenten................................................................................................5 2.2 Zienswijzen deelnemers BSR........................................................................................................5 2.3 Aanpak dagelijks bestuur en managementteam ...........................................................................5

3.

RICHTING EN FOCUS ....................................................................................................................6 3.1 Missie, visie en strategie BSR .......................................................................................................6 3.2 Performance, resultaten en cultuur BSR .......................................................................................6

4.

VISIE OP KOSTENBEHEERSING ..................................................................................................7 4.1 Kostenbeheersing..........................................................................................................................7 4.2 Aanpak: harmonisatie/standaardisatie en innovatie ......................................................................7 4.3 Reeds ingezette acties in 2024 .....................................................................................................7

5.

MOGELIJKHEDEN KOSTENBEHEERSING...................................................................................8 5.1 Onderzoek naar mogelijkheden kostenbeheersing .......................................................................8 5.2 Analyse uitkomsten inventarisatie .................................................................................................9

6.

CONCRETE ACTIES OM KOSTEN TE BEHEERSEN .................................................................10 6.1 Conclusies ...................................................................................................................................10 6.2 Concrete acties............................................................................................................................10

Bijlage 1: Inventarisatie onderwerpen kostenbeheersing ......................................................................11 Bijlage 2: Jaarplan BSR 2024 inclusief acties .......................................................................................16

3

1. INLEIDING Deze notitie is opgesteld naar aanleiding van de diverse recente zienswijzen van onze deelnemers, waarin de toenemende druk op de gemeentelijke financiën wordt geschetst. Wij nemen deze signalen uiteraard zeer serieus en proberen bij te dragen om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Efficiency en volumegroei BSR heeft zich in de afgelopen jaren actief gepositioneerd als een kostenbewuste en efficiënte speler in het domein. Vanuit meerdere onderzoeken wordt het beeld bevestigd dat wij, aantoonbaar, tot de meest kostenefficiënte organisaties binnen ons domein behoren. Dit blijkt mede uit de structurele kostenverlaging van ca. € 500.000, die wij in de afgelopen jaren hebben gerealiseerd vanuit ons plan van aanpak kostenverlaging 2021-2024. Steeds duidelijker wordt hierbij dat met name volumegroei door autonome groei het meeste bijdraagt aan het verlagen van de financiële bijdrage voor onze deelnemers, zoals ook Berenschot in 2022 vanuit onderzoek constateerde. Kostenbeheersing Binnen BSR is continu aandacht voor kostenbeheersing, zoals u van ons als uitvoeringsorganisatie mag verwachten. Zowel in de kadernota 2025-2028 als in de kadernota 2026-2029 beschrijven wij diverse thema’s, waarop wij invloed kunnen uitoefenen om de stijgende kosten, waarmee ook wij geconfronteerd worden, af te vlakken.

Door de diverse mitigerende maatregelen verwachten wij de toename in kosten door onder andere cao-verhogingen en indexaties deels te kunnen opvangen. De oproep van onze deelnemers om nog scherper aan te wind te zeilen is duidelijk. Als dagelijks bestuur en managementteam hebben wij zorgvuldig de mogelijkheden onderzocht om hier invulling aan te geven. Het resultaat van dit onderzoek kunt u lezen in de voorliggende notitie. Tiel, 21 november 2024

W. van Wikselaar Voorzitter

G.M. Scholtus Directeur

4

2. AANLEIDING 2.1 Financiële uitdagingen gemeenten In 2026 daalt de Rijksbijdrage per inwoner. Dit brengt de nodige financiële uitdagingen voor gemeenten met zich mee. Gemeenten moeten maatregelen nemen om hun begrotingen sluitend te krijgen. 2.2 Zienswijzen deelnemers BSR Onze deelnemers1 zijn overall positief over de kostenbeheersing van BSR, zoals verwoord in de kadernota en begroting 2025. Men onderschrijft dat BSR actief kijkt naar te realiseren voordelen. Het negatief financieel perspectief voor de komende jaren noodzaakt onze deelnemers tot het maken van scherpe keuzes. Hierbij bekijken zij ook welke gevolgen dit heeft voor de diverse gemeenschappelijke regelingen. Het beeld hierbij is: “de GR’en zijn wij, in goede en in slechte dagen”. Daarom heeft een aantal deelnemers in hun zienswijzen op de begroting 2025 aangegeven dat zij met BSR willen onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot verlaging van kosten en vragen zij BSR om met scenario’s te komen. Men denkt hierbij aan mogelijkheden tot kostenbeheersing/-verlaging op het gebied van overhead, bedrijfsvoering en de niet-wettelijke taken. Uitgangspunt hierbij is om vervolgens de (eventuele) maatregelen mee te nemen in de kadernota 2026 en te verwerken in de begroting 2026.

2.3 Aanpak dagelijks bestuur en managementteam Medio 2024 heeft het dagelijks bestuur met de directie gesproken over de vraagstelling vanuit de deelnemers om mogelijkheden tot kostenbeheersing/-verlaging te onderzoeken. Hierbij zijn afspraken gemaakt over het uitwerken van een plan van aanpak kostenbeheersing. Uitgangspunt hierbij was dat de kaasschaafmethode niet de voorkeur heeft. Deze aanpak is door de voorzitter van het bestuur verwoord tijdens de vergadering van het algemeen bestuur op 27 juni 2024. Vervolgens zijn het dagelijks bestuur en het managementteam gezamenlijk nagegaan waar mogelijkheden zijn om bij te sturen. Hierbij is gezocht naar specifieke maatregelen en vooral ook naar de consequenties hiervan voor de deelnemers, de inwoners en BSR (medewerkers en organisatie). Leeswijzer In de volgende hoofdstukken geven wij een korte weergave van de richting en focus van BSR, alsmede onze visie op kostenbeheersing. Daarna gaan wij nader in op het uitgevoerde onderzoek, de conclusies en de concrete acties.

1

Voor de leesbaarheid spreken wij over ‘deelnemers’. Onder ‘deelnemers’ verstaan wij in het vervolg van deze notitie specifiek onze gemeentelijke deelnemers. Dit omdat het ravijnjaar hen specifiek betreft. Onze aanname is echter dat onze deelnemers Avri en Waterschap Rivierenland ook profiteren van mogelijke kostenbeheersingsmaatregelen.

5

3. RICHTING EN FOCUS 3.1 Missie, visie en strategie BSR Missie en visie Bestuur en management van BSR hebben in 2022 gekozen voor een passende missie en visie. •

Missie (waar staan wij voor als BSR) Door het uitvoeren van onze belastingactiviteiten stellen wij onze opdrachtgever in staat om maximaal bij te dragen aan een veilige, schone en mooie leefomgeving. Dit doen wij met trots, passie en lef, waarbij kwaliteit, kostenbeheersing en de menselijke maat hoog in het vaandel staan.

•

Visie (waar gaan wij voor als BSR) Van ‘gewoon goed’ naar ‘elke dag beter’!

Strategische richting Om de visie Van ‘gewoon goed’ naar ‘elke dag beter’! te realiseren, heeft BSR voor de volgende strategische richting gekozen: a. Balans tussen kwaliteit en kostenbeheersing Als BSR vinden wij de kwaliteit van onze service en producten ontzettend belangrijk. Hiermee kunnen we ook de kosten beheersbaar houden voor onze deelnemers. b. Aandacht voor innovatie Met generieke oplossingen houden wij onze complexe processen beheersbaar. Dat geeft ons, maar ook onze leveranciers, ruimte om aandacht te kunnen besteden aan innovatie. c.

Eigen regie op persoonlijke ontwikkeling Met vakbekwame medewerkers ontwikkelt BSR zich van ‘gewoon goed’ naar ‘elke dag beter’! Wij onderkennen het talent van onze medewerkers en stimuleren regie op persoonlijke ontwikkeling.

d. De werkgever van morgen Bij BSR is er veel aandacht voor vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling. BSR kent een zeer flexibel werkconcept en geeft alle ruimte voor het plaats- en tijdonafhankelijk werken. e. Iedere dag een fan erbij We stellen onze klant centraal. Dit doen wij onder andere door te communiceren in begrijpelijke en duidelijke taal. Wij zijn transparant, toegankelijk en benaderbaar en streven naar iedere dag een fan erbij! 3.2 Performance, resultaten en cultuur BSR De hiervoor genoemde vijf strategische componenten dragen sterk bij aan de performance, resultaten en cultuur van BSR en vormen het fundament van onze organisatie. Dit heeft in de afgelopen jaren bijgedragen aan een overall tevredenheid bij bestuur, deelnemers, inwoners en medewerkers. Inmiddels onderscheidt BSR zich binnen het domein van lokale belastingen met name op haar bedrijfscultuur. BSR is een innovatieve, professionele en dynamische organisatie waarbij klantgerichte en efficiënte dienstverlening hoog in het vaandel staat. Wij kennen een platte organisatiestructuur, wat zich kenmerkt in een informele sfeer, toegankelijk management, korte lijnen, snelle besluitvorming en veel verantwoordelijkheid en inbreng binnen de eigen functie. In een arbeidsmarkt, waarbij het behouden en aantrekken van goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers cruciaal is, is dit een belangrijk voordeel.

6

4. VISIE OP KOSTENBEHEERSING 4.1 Kostenbeheersing Het bestuur en het management van BSR vinden het belangrijk om, zeker in deze financieel onzekere tijden, een structurele bijdrage te leveren. Dit doen wij door te streven naar de laagst mogelijke integrale kostprijs tegenover een optimaal niveau van dienstverlening. De begroting 2025 is hierop geënt. Dit is een uitdagende opgave, gelet op het feit dat lang niet alle elementen, die het kostenniveau bepalen, door ons te beïnvloeden zijn. Zo worden de kosten van onze uitvoering sterk beïnvloed door de indexatie van leveranciers, additionele wettelijke verplichtingen/taken en cao-stijgingen. Ondanks de aanzienlijke niet-beïnvloedbare kostenstijgingen, waarmee wij geconfronteerd worden, willen wij toch een (structurele) bijdrage leveren aan de uitdagingen waar onze deelnemers voor staan. Intentie BSR Het is onze intentie om de tarieven per programma, bij gelijkblijvende dienstverlening, in de komende jaren zo dicht mogelijk bij het niveau van de primitieve begroting 2025 te houden. Dit betekent dat wij vanaf de begroting 2026 een deel van de verhogingen, die op ons afkomen vanuit cao-verhogingen en indexaties, binnen de bestaande budgetten opvangen. In 2024 en 2025 zullen wij hierop anticiperen.

Inspanningsverplichting Deze intentie vraagt veel van onze organisatie, maar die uitdaging gaan wij niet uit de weg. Wij tonen al jaren aan dat wij onze taken kostenefficiënt kunnen uitvoeren en zullen ons inspannen om deze uitdaging te realiseren. Uiteraard tegen hetzelfde niveau van dienstverlening dat u van ons gewend bent. 4.2 Aanpak: harmonisatie/standaardisatie en innovatie Wij willen de hierboven geschetste kostenbeheersing voornamelijk realiseren door forser in te zetten op harmonisatie/standaardisatie en innovatie van onze bedrijfsactiviteiten. •

Harmonisatie/standaardisatie Gezien onze grote volumes is BSR gebaat bij zoveel mogelijk harmonisatie en standaardisatie, zowel in verordeningen als uitvoering. Hoe meer wij onze processen gestandaardiseerd kunnen uitvoeren, des te lager zullen de faal- en uitvoeringskosten zijn.

•

Innovatie Daarnaast is het resultaat van innovatie veel krachtiger als efficiency bereikt kan worden in de processen waar veel volumes worden verwerkt.

4.3 Reeds ingezette acties in 2024 Wij hebben in de kadernota en begroting 2025 ons plan van aanpak kostenbeheersing opgenomen. Hierbij hebben wij reeds beschreven wat er kan en moet gebeuren om in de komende jaren de uitvoeringskosten beheersbaar te houden tegen het huidige niveau van dienstverlening. We laten ons hierdoor echter niet beperken. In ons jaarplan wordt opgenomen wat in dat jaar aan acties gerealiseerd moet worden om kostenbeheersing te bewerkstelligen. In het Jaarplan 2024 (zie bijlage 2) zijn deze acties geconcretiseerd vanuit de ‘Speerpunten t/m 2027’. Naast deze lopende speerpunten en de daarbij behorende acties hebben wij nagedacht over meer mogelijkheden tot kostenbeheersing. Zie hiertoe hoofdstuk 5.

7

5. MOGELIJKHEDEN KOSTENBEHEERSING 5.1 Onderzoek naar mogelijkheden kostenbeheersing In eerste instantie is onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de kosten van en de deelnemersbijdrage aan BSR voor onze deelnemers in de komende jaren te verlagen. Vervolgens is gekeken naar welke mogelijke consequenties wij zien in termen van kwaliteit, kwantiteit, inwonerstevredenheid, medewerkerstevredenheid, kosten, belastingopbrengsten etc. Aanpak Op basis van een inventarisatie van onderwerpen, die effect kunnen hebben op kostenbeheersing, hebben wij de mogelijke acties in kaart gebracht, alsmede het effect van de acties, de risico’s bij uitvoeren van de acties en de risico’s bij het niet uitvoeren van de acties (zie bijlage 1). In onderstaande tabel zijn enkele voorbeelden opgenomen van de mogelijkheden om kosten te verlagen. Onderwerp

Mogelijke actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

Verlagen uitvoeringskosten

Percentage oninbaar verhogen naar 2% (nu 0,5%)

Minder inzet van uren

Lagere netto opbrengsten voor deelnemers (ter illustratie: stijging oninbaar 0,1% is ca. € 300K minder belastingopbrengsten)

Telefonische bereikbaarheid verlagen

Minder inzet van uren

Langere wachttijden, ontevreden inwoners, deelnemers en medewerkers

Verplichte harmonisatie verordeningen

Minder afwijkende uitvoeringstaken

Raden en besturen hebben minder beleidsvrijheid c.q. moeten deze inpassen in de standaard van BSR

Volledig hybride werken, kantoorpand afstoten

Minder huurkosten

Zorg om bewaken cultuur en verbinding; vraagtekens wat dit met de resultaten doet

Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

Verhogen opbrengsten

Stoppen met sociaal invorderen

Stijging opbrengsten uit invorderingskosten Minder inzet van uren

Lagere netto opbrengsten deelnemers Stapeling schulden inwoners Ontevreden Ombudsman

Onderverhuur kantoorpand

Deels dekking van huurkosten

Veel acties nodig om pand geschikt te maken, met name (informatie) beveiliging (tenzij een deelnemer een deel van het pand huurt)

Volumegroei, meer deelnemers en/of meer diensten verlenen voor huidige deelnemers

Afhankelijk van de omvang

Afhankelijk van de omvang

8

5.2 Analyse uitkomsten inventarisatie Analyse van de uitkomsten van deze inventarisatie heeft geleid tot de volgende conclusies: •

Verhogen van het kwaliteitsniveau o kwaliteit verhogen zorgt voor verlagen faalkosten, verbeteren inzicht, efficiënte en effectieve uitvoering; o kostenbeheersing is van belang;

•

Verlagen van het kwaliteitsniveau o kwaliteit verlagen zorgt voor toename faalkosten, lagere belastingopbrengsten (ontevreden deelnemers, inwoners, medewerkers); o kostenbeheersing is van belang;

•

Verhogen opbrengsten o verhogen opbrengsten zijn mogelijk door synergie en volumevoordelen; o mogelijkheden om kostenintensieve heffingen te verminderen en/of goedkoper uit te voeren;

•

Verlagen kosten uitvoering (efficiency/ kwantiteit) o verlagen kosten uitvoering door harmonisatie, standaardisatie en volumegroei; o efficiency en harmonisatie: kostenbeheersing (zie ook Jaarplan 2024/acties);

•

Verlagen kosten overhead o verlagen kosten overhead levert geen substantiële bijdrage in de komende jaren, daarnaast wordt de kwetsbaarheid binnen de ondersteunende afdeling nog groter; o kostenbeheersing is van belang;

9

6. CONCRETE ACTIES OM KOSTEN TE BEHEERSEN 6.1 Conclusies Als uitvoeringsorganisatie is slim en efficiënt werken onze core business. Onze deelnemers mogen dit van ons verwachten. Ondanks de diverse ontwikkelingen en dynamiek in de markt, slagen wij erin om het kostenniveau (meerjarig) beperkt te laten stijgen. Actieve kostenverlaging kan bij veel van de onderwerpen resulteren in het inleveren op kwaliteit, wat per saldo veelal ook betekent lagere belastingopbrengsten en het ontstaan van ontevreden inwoners, deelnemers en medewerkers. Per saldo lijkt realisatie van het verlagen van de uitvoeringskosten het meest kansrijk door in te zetten op volumegroei, harmonisatie/standaardisatie en innovatie. 6.2 Concrete acties Waar komen wij vandaan (2021-2024)? • Zoals aangegeven zijn wij reeds in 2021 gestart met activiteiten om de uitvoeringskosten te verlagen. Vanuit het plan van aanpak kostenverlaging 2021-2024 hebben wij onze kosten met ca. € 500.000 structureel kunnen verlagen. Waar zijn wij nu mee bezig (2024)? • In het Jaarplan 2024 (zie bijlage 2) kunt u de actuele acties zien om de Speerpunten 2027 te realiseren. •

Een belangrijke actie (en realisatie) is de aansluiting per 2025 van een nieuwe deelnemer aan de GR BSR.

•

Wij blijven actief in gesprek met prospects.

Wat gaan wij doen (2025-2027)? • In de kadernota 2025 en begroting 2025 is kostenbeheersing nadrukkelijk toegepast. •

In de kadernota 2026 stellen wij ons ten doel om de tarieven per programma, bij gelijkblijvende dienstverlening, in de komende jaren zo dicht mogelijk bij het niveau van de primitieve begroting 2025 te houden.

•

Dit betekent dat wij vanaf de begroting 2026 een deel van de verhogingen, die op ons afkomen vanuit cao-verhogingen en indexaties, binnen de bestaande budgetten opvangen.

•

Hierbij zetten wij in op de uitwerking, planning en realisatie van concrete acties, die leiden tot: o volumegroei; o harmonisatie/standaardisatie; o innovatie.

10

Bijlage 1: Inventarisatie onderwerpen kostenbeheersing Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

Risico bij niet uitvoeren van de actie

a. Verhogen niveau kwaliteit

Kwaliteitsimpuls op: - uitvoering - vakbekwaamheid medewerkers - investeren in young professionals (toekomst) - resultaten optimaal - Waarderingskamer 4* - strakke sturing op resultaat (op alle onderwerpen)

Kwaliteit is key: - tevreden medewerkers - tevreden deelnemers - toename kans op nieuwe toetreders - kwaliteit verhogen en achterstanden inlopen reduceert faalkosten (wij zijn vaak druk met de 2% die niet goed gaat, waarbij 98% geen problemen geeft)

Mogelijke weerstand bij medewerkers als gevolg van veranderingen

- minder tevreden medewerkers, inwoners en deelnemers - minder kans op nieuwe toetreders - daling kwaliteit, - daling belastingopbrengsten - stijging (faal)kosten

Eénmalig budget om werkvoorraden te minimaliseren

Jaarlijks ritme werkzaamheden zorgt voor efficiency, rust en regelmaat/beheersbaar houden werkvoorraden (minder achter de feiten aanlopen)

Niet tijdig kunnen inhuren van tijdelijk vakbekwaam personeel

- daling kwaliteit, - daling belastingopbrengsten - stijging (faal)kosten

Optimaliseren gegevens uitvoering wet WOZ

Kwaliteit van de aanslagoplegging verhogen (minder respons/meer rework) Opzetten proactieve data-analyse

Verbeteren van zicht op afwijkingen, verbetermogelijkheden etc. in een zo vroegtijdig mogelijk stadium

Inzetten op behouden en aantrekken van voldoende vakbekwaam personeel

Efficiënte en effectieve uitvoering

Onvoldoende (tijdig) zicht op (verwachte) knelpunten en verbetermogelijkheden, waardoor: - daling kwaliteit, - daling belastingopbrengsten - stijging (faal)kosten Onvoldoende beschikbaarheid op de arbeidsmarkt van vakbekwaam personeel: - daling kwaliteit, - daling belastingopbrengsten - stijging (faal)kosten

Onvoldoende inzet op en beschikbaarheid van vakbekwaam personeel: - daling kwaliteit, - daling belastingopbrengsten - stijging (faal)kosten

Verhogen van het kwaliteitsniveau - kwaliteit verhogen zorgt voor verlagen faalkosten, verbeteren inzicht, efficiënte en effectieve uitvoering - kostenbeheersing is van belang

11

Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

Risico bij niet uitvoeren van de actie

b. Verlagen niveau kwaliteit

Stoppen met sociaal invorderen

Hogere baten uit vervolgingskosten, waardoor lagere bijdrage deelnemers

Ontevreden inwoners, deelnemers en medewerkers en in strijd met advies ombudsman

Bijdragen aan het voorkomen van stapelen van schulden

Stoppen met werken met eigen deurwaarders

Geen effect of zelfs nadelig i.v.m. kosten uitbesteden & gerichte aansturing

Minder grip op proces, ontevreden inwoners

Mogelijke kwetsbaarheid (inhuur kost geld)

Percentage oninbaar verhogen (nu 0,5%)

Minder werkzaamheden invordering

Aanpassing van begroting deelnemers (lagere netto belastingopbrengsten)

Huidig kostenniveau

Uitsluitend administratief invorderen

Geen fysieke contacten met inwoners, situatie moeilijker te beoordelen

Toename percentage oninbaar (lagere opbrengsten deelnemers)

Huidig kostenniveau

Telefonische bereikbaarheid verlagen

- langere wachttijden voor Inwoners - negatief effect op imago BSR

Ontevreden inwoners, deelnemers en medewerkers, toename klachten

Huidig kostenniveau

Continueren niveau 3* Waarderingskamer

Geen afname van faalkosten (bezwaren, telefoontjes etc.)

- minder kans op nieuwe toetreders - mogelijk kans op toename klachten en hogere proceskostenvergoeding

Mogelijke terugval naar niveau 2*

Verlagen van het kwaliteitsniveau - kwaliteit verlagen zorgt voor toename faalkosten, lagere belastingopbrengsten (ontevreden deelnemers, inwoners, medewerkers) - kostenbeheersing is van belang

12

Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

c. Verhogen opbrengsten

Gezamenlijk opleidingen/ actualiteitendagen inkopen Starten met organisatie, coördinatie en faciliteren van opleidingen voor lokale belastingen

Lagere aanschafkosten

Kosten/baten afweging Fiscale consequenties (btw/vpb)

BAG administratie deelnemers bij BSR onderbrengen (verplichting in combinatie met WOZ)

Efficiëntere werkwijze: - diverse werkzaamheden t.b.v. de WOZ en BAG hoeven dan maar 1x uitgevoerd te worden - minder tijdbeslag door afstemming (zowel BAGmedewerkers van deelnemers als BAGmedewerkers van BSR)

Aantrekken van voldoende vakbekwaam personeel (overname)

Nieuwe belastingsoorten (te denken aan: precario, marktgelden, parkeerbelasting, grafrechten, leges)

Synergievoordelen

Het uitvoeren van deze belastingen is alleen efficiënt als BSR dit voor alle deelnemers kan uitvoeren (bulkverwerking i.p.v. maatwerk)

Reclamebelasting bedrijven Maasdriel 2026

Synergievoordelen

Afwijkende verordening (harmonisatie!)

Toename toeristen-/ verblijfsbelasting verwacht (inmiddels voor Maasdriel en per 2025 voor Gorinchem)

Synergievoordelen

Afwijkende verordening (harmonisatie!)

Invorderingstaken voor deelnemers overnemen (o.a. deurwaarders)

Synergievoordelen (deurwaarders lopen al in hetzelfde gebied)

- verschillen in timing (harmoniseren planning) - fiscale consequenties (btw/vpb)

Klantenservice van deelnemers overnemen

Volumevoordelen

- kennisniveau - piekbelasting (planning) - fiscale consequenties (btw/vpb)

Deelnemers laten onderzoeken: kosten/ baten analyse van specifieke belastingen (bijv. hondenbelasting)

Arbeidsintensieve heffingen, nagaan kosten/baten

Meer inzicht in welke belastingen veel tijd/geld kosten en relatief minder opleveren

Risico bij niet uitvoeren van de actie

Onvoldoende afstemming tussen BAGmedewerkers van deelnemers en BSR met risico op omissies.

WKPB terug naar de deelnemers

Verhogen opbrengsten - verhogen opbrengsten is mogelijk door synergie en volumevoordelen - mogelijkheden om kostenintensieve heffingen te verminderen en/of goedkoper uit te voeren

13

Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

Risico bij niet uitvoeren van de actie

d. Verlagen kosten uitvoering

Scherpere prijsafspraken met leveranciers, al dan niet vanuit aanbesteding

Kostenbeheersing door inkoop- en contractmanagement

Alert blijven op rechtmatigheid.

Geen rechtmatigheidsverklaring in de jaarstukken.

(efficiency/ kwantiteit)

Bij (Europese) aanbesteding kunnen kosten ook stijgen Nagaan samenwerking met andere (belasting) kantoren m.b.t. inkoopvolumes

Volumevoordeel Kosten voor aanbesteding lager

Eigen eisen/wensen mogelijk onder druk Kan proces vertragen (geen mogelijkheid tot snel handelen)

Verregaande standaardisatie van processen (realiseren implementatie LLBP eind 2025)

- maatwerk ICT volledig uitfaseren - geeft mogelijkheden tot verdere automatisering - reduceert faalkosten

Onvoldoende capaciteit implementatie (gezien ook nieuwe deelnemers en andere ontwikkelingen)

Verplichte harmonisatie verordeningen

- belastingsoorten zijn te kiezen, de wijze van uitvoering niet. - BSR modelverordening, alleen tarieven zijn variabel

Raden en besturen hebben minder beleidsvrijheid c.q. kunnen deze inpassen in standaard BSR

Hiermee zouden wij uniek zijn in Nederland en mogelijk een goed voorbeeld kunnen geven om kosten te verlagen door harmonisering Actief werken aan volumegroei in bewerkingsgebied

- toename aantal deelnemers - verlagen bijdrage voor alle deelnemers door volume/synergie

Gedoseerde uitvoering. Eerst kijken of het werkt en de kwaliteit opwerken. Integratie belastingen en medewerkers nieuwe deelnemers. Primaire proces moet blijven doorlopen.

Verlagen kosten uitvoering (efficiency/ kwantiteit) - verlagen kosten uitvoering door harmonisatie, standaardisatie en volumegroei - efficiency en harmonisatie: kostenbeheersing (zie ook Jaarplan/acties)

14

Niet beheersen kosten

Onderwerp

Actie

Effect van de actie

Risico bij uitvoeren van de actie

e. Verlagen kosten overhead

Volledig hybride werken, kantoorpand afstoten, 1 x in 6 weken samenkomen met team(s)

Huurkosten verlagen door afstoten pand

- huurovereenkomst loopt t/m 2029 - afschrijvingskosten huidige pand en inventaris t/m 2029 - cultuur verandert

Onderhuur realiseren in ons kantoorpand (zowel structureel als incidenteel)

Huurkosten verlagen door huurinkomsten

Kosten/baten

Nagaan mogelijkheden kleiner pand

Huurkosten verlagen door huur van een kleiner pand

Afschrijvingskosten huidige pand t/m 2029

Risico bij niet uitvoeren van de actie

Huidig kantoor biedt veel mogelijkheden en een prettig werkklimaat Mogelijk terugdringen aantal fte

Nog meer kwetsbaarheid

Overhead is nu relatief laag, vervangbaarheid wordt nog moeilijker Continuïteitsproblemen bij uitval veelzijdig inzetbare medewerkers

Verlagen kosten overhead - verlagen kosten overhead levert geen substantiële bijdrage in de komende jaren; daarnaast wordt de kwetsbaarheid binnen de ondersteunende afdeling nog groter - kostenbeheersing is van belang

15

Bijlage 2: Jaarplan BSR 2024 inclusief acties

16

JAARPLAN BSR 2024, v7.0 Missie

Visie

Speerpunt 2024

KPI’s

Door het uitvoeren van onze belastingactiviteiten stellen wij onze opdrachtgevers in staat om maximaal bij te dragen aan een veilige, schone en mooie leefomgeving.

Van ‘gewoon goed’ naar ‘elke dag beter’!

Focus op kwaliteit

•

Strategische richting

Strategische ankers

Minimaal 99% aanslagoplegging vindt plaats binnen betreffend belastingjaar

Dit doen wij met trots, passie en lef, waarbij kwaliteit, kostenbeheersing en de menselijke maat hoog in het vaandel staan.

•

1. 2. 3. 4. 5.

Een door ons te nemen besluit voldoet aan de overeengekomen visie als het zonder restrictie bijdraagt aan één of meer van de onderstaande criteria:

Minimaal 99% beschikkingen vindt plaats binnen betreffend belastingjaar.

•

Maximaal 0,5% van opgelegde aanslagen per belastingjaar oninbaar verklaard.

•

Serviceafspraken telefonie en correspondentie:

• •

Kern- en streefwaarden

• •

Een 4-sterren waardering, toegekend door de Waarderingskamer Toetreding van een nieuwe gemeente binnen het bewerkingsgebied LLBP processen, die operationeel en beheersbaar zijn geïmplementeerd Medewerkers die over de vereiste vakkennis, vaardigheden en competenties beschikken Een gestandaardiseerd doorlopend intern controle plan (auditplanning) Optimale communicatie met onze klanten, die digitaal verloopt waar het kan en persoonlijk waar het moet; met B1 taalniveau als basis

Samenwerking (extern) & Groei

Speerpunten t/m 2027

Speerpunten t/m 2027

•

Onderhouden van een open, toegankelijke en transparante bedrijfscultuur.

➢

•

Continue zorgen voor: ✓ gekwalificeerde medewerkers ✓ evenwichtige leeftijdsopbouw medewerkersbestand ✓ ondervangen kwetsbaarheid medewerkersbestand ✓ borgen van een veilig, gezond en prettig werkklimaat

•

•

Ontwikkelen en borgen van SPP binnen BSR middels de 5 pijlers:

•

Effort blijven steken in prospects, met name G en M.

Opleiding en ontwikkeling Werving en behoud van gekwalificeerd personeel Instroom stagiaires, trainees en young potentials Duurzame inzetbaarheid Personeels- en salarisadministratie (incl. HR-systeem) & HRadviesfunctie

•

Kritisch zijn waaraan wij deelnemen ten aanzien van extern (vakgroep)overleg op diverse vakgebieden. Na deelname aan bijeenkomst altijd kennisdeling/terugkoppeling naar collega’s.

✓ ✓ ✓

Jaarplan 2024, 7.0 – 23 oktober 2024

•

Actieve samenwerking in en met de regio teneinde nog meer met elkaar op gezamenlijk thema’s op te trekken. Idem binnen het domein lokale belastingen.

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

Verantwoordelijkheid “Op proactieve wijze resultaten realiseren”

Telefonie: o 95% van de klanten die contact zoeken met BSR, worden binnen 5 minuten te woord gestaan. o In max. 5% van de gevallen lukt dit niet. Deze klanten worden, indien gewenst, uiterlijk binnen 2 werkdagen teruggebeld.

✓

Correspondentie: o Digitaal: binnen 2 werkdagen wordt een reactie en/of een ontvangstbevestiging verzonden. o Fysiek: binnen 5 werkdagen wordt een reactie en/of een ontvangstbevestiging verzonden.

Kwaliteitsgericht “Elke dag beter” Innovatief “Wij staan open voor ontwikkelingen en omarmen nieuwe technologieën”

Speerpunten t/m 2027 •

✓

Klantgericht “Iedere dag een fan erbij”

Generieke processen

Toetreding van minimaal één extra deelnemer aan onze GR middels actieve acquisitie, zowel bestuurlijk als ambtelijk.

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

✓ ✓

2.

levert een aantoonbare bijdrage aan kostenverlaging met behoud van kwaliteit; levert een structurele bijdrage aan de standaardisering en uniformering van processen, werkwijze of automatisering; versterkt de gewenste kennis en kunde van onze medewerkers; wet- en regelgeving.

3. 4.

•

➢

1.

Strategische doelstellingen In 2027 hebben wij gerealiseerd:

•

Medewerkers

Balans tussen kwaliteit en kostenbeheersing Aandacht voor innovatie Eigen regie op persoonlijke ontwikkeling De werkgever van morgen Iedere dag een fan erbij

Beheersbaarheid primaire proces en inperken en bewust accepteren van risico’s. Gezonde en flexibele basis leggen om continu te kunnen blijven innoveren (continuïteit, meebewegen, voorkomen maatwerk).

Leveranciersmanagement Speerpunten t/m 2027 ➢

Partnership met leveranciers.

➢

Jaarlijkse leveranciersbeoordelingen bedrijfskritische leveranciers.

➢

Gezamenlijke trajecten met andere GR’en.

Innovatie Speerpunten t/m 2027

Speerpunten t/m 2027

•

•

Voorspelbaarheid voor onze deelnemers over de uitvoering van belastingtaken.

•

Kwalificatie ‘goed’ Waarderingskamer op de uitvoering van de Wet WOZ

•

Continu beheer en controle op de kwaliteit van de data en op de diverse koppelingen en landelijke voorzieningen.

•

B1 taalniveau is volledig omarmd en in alle uitingen van BSR toegepast.

Implementeren LLBP processen, incl.: • Documenten (B1) • Risico’s en beheersmaatregelen • Stuurinformatie • RPA toets • Opleiding •

Per kwartaal nagaan welke processen, benodigde capaciteit en planning.

•

Risicoanalyse BSR in beeld als basis voor risicogestuurd auditen.

Belastingplichtigen in staat stellen nog meer, nog makkelijker en nog sneller de diverse belastingzaken met BSR te regelen.

•

Aanbod calls significant verlagen.

•

Vergroten efficiëntie bij de belasting- en bedrijfsvoeringsprocessen, met name waar in grote volumes repeterende handelingen worden verricht.

Volledige implementatie LLBPprocessen (dec. 2025).

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

Kwaliteit

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

Wat gaan wij in 2024 bijdragen?

•

Aanbesteden drukwerk.

•

•

Uitvoering WOZ-processen verbeteren.

•

Wel/niet aanbesteden kantoorsoftware.

•

•

Contractbesprekingen Centric.

Controleren kwaliteit en volledigheid data.

•

Onderhandse aanbesteding HRsysteem (incl. salarisadministratie).

•

Proactiever informeren deelnemers.

•

B1 taalniveau implementeren: ✓ opleiding B1 alle medewerkers ✓ documenten LLBP implementatie ✓ website volledig B1

•

Implementeren HR-systeem (Q2) (incl. overdracht informatie vanuit ADP).

BSR werkt met een projectagenda en canvassen (incl. middelen)

•

•

Klantgedrag op website vertalen naar verbeteringen in gebruikersgemak (chatbot) Doorontwikkelen contactcenter platform met meerdere kanalen (chat, whatsapp) en benutten van mogelijkheden, zoals Artificial Intelligence, spraakherkenning en spraak naar tekstconvertering. Digitale belastingbalie doorontwikkelen.

Kwartaalsessie MT: verantwoorden, kritisch bevragen en thema’s

Legenda: Groen = afgerond Oranje = gestart, loopt door Rood = niet gestart Activiteiten per kwartaal

Activiteiten per kwartaal

Activiteiten per kwartaal

Activiteiten per kwartaal

Activiteiten per kwartaal

Activiteiten per kwartaal

Q1 • Besluit en starten gesprekscyclus ‘het goede gesprek’

Q1 • In beeld brengen aan welke vakgroepen etc. wij deelnemen

Q1 • Lopende implementatie van LLBP processen (continue proces dit jaar)

Q1 • In beeld brengen behoeften diverse afdelingen inzake ontwikkeling/innovatie

•

Besluit en starten implementatie HRsysteem en HR-functie

•

•

Inzicht verkrijgen: nagaan welke processen, benodigde capaciteit en planning in Q2 e.v. (doorlopend in Q2)

Q1 • Juridisch advies inzake wel/niet aanbesteden kantoorsoftware. (doorlopend in Q2)

Q1 • Jaarplan primair proces Basisregistraties & Belastingen en Dienstverlening (nagaan combineren)

•

Ontwikkelen en implementeren 2-jarig opleidings- en ontwikkelingsplan (ook Q2)

•

Vaststellen en uitvoeren intern controleplan (doorlopend in Q2)

•

Ontwikkelen en implementeren stagebeleid (incl. leer erkenning) (ook Q2)

•

Diverse activiteiten op het gebied van duurzame inzetbaarheid

•

Besluit inzake tijdschrijven (ook Q2)

Q2 • Ontwikkelen en implementeren 2-jarig opleidings- en ontwikkelingsplan •

Ontwikkelen en implementeren stagebeleid (incl. leer erkenning)

•

Besluit inzake tijdschrijven

•

Besluit keuze HR-systeem AFAS

•

Diverse activiteiten op het gebied van duurzame inzetbaarheid (Q3/4 nieuwe HR functionaris)

Q3 Diverse activiteiten duurzame inzetbaarheid: • • • • •

Verduidelijken toepassing PBB Ontwikkeling vitaliteitsbeleid BSR Inzet van PMO Herijken rol preventiemedewerker Actualiseren RIE

Q4 Diverse activiteiten duurzame inzetbaarheid: • • • • • •

Verduidelijken toepassing PBB Ontwikkeling vitaliteitsbeleid BSR Inzet van PMO Herijken rol preventiemedewerker Actualiseren RIE Opleiding adviesvaardigheden/schrijven adviesrapport

Medewerkers

Jaarplan 2024, 7.0 – 23 oktober 2024

Nagaan relevantie/belang en vaststellen wat wij continueren en waaraan wij mogelijk deel willen nemen

Q2 • In beeld brengen aan welke vakgroepen etc. wij deelnemen. •

•

Nagaan relevantie/belang en vaststellen wat wij continueren en waaraan wij mogelijk deel willen nemen Inrichten projectorganisatie nieuwe toetreder Gorinchem

Q3 • Toetredingstraject Gorinchem bestuurlijk afronden (medio okt.) •

Uitvoeren implementatieproject Gorinchem (op schema)

•

Uitwerken prijsopgave geïnteresseerde prospect

•

Klanttevredenheidsonderzoek deelnemers bestuurlijk/ambtelijk

Q4 • Toetredingstraject Gorinchem bestuurlijk afronden (laatste zaken in nov/dec, o.a. wijziging GR) •

Uitvoeren implementatieproject Gorinchem

Samenwerking (extern) & Groei

•

Vaststellen proces Inkoop- en contractmanagement (doorlopend in Q2)

•

Aanpak om mogelijkheden/oplossingsrichtingen in beeld te brengen

•

Q2 • Inzicht verkrijgen: nagaan welke processen, benodigde capaciteit en planning in Q2 en verder. Uitgangspunt is 6 LLBP processen in sprints van 8 weken

Q2 • Juridisch advies inzake wel/niet aanbesteden diverse software

Q2 • In beeld brengen behoeften diverse afdelingen

Q2 • Delen afdelingsplannen met betreffende afdelingen

•

Start project Europese aanbesteding drukwerk

•

•

•

•

Vaststellen proces Inkoop- en contractmanagement (Contractmanagement is gereed)

Vaststellen welke overlegvormen met medewerkers afdelingen B&B en Dienstverlening nodig zijn om de primaire processen verder te stroomlijnen

•

B1 trainingen afronden hele organisatie

•

Breed onderzoek Waarderingskamer

•

Proactiever informeren deelnemers.

•

Uitvoering WOZ-processen verbeteren.

•

Controleren kwaliteit en volledigheid data.

Scherpstellen wanneer er een projectorganisatie wordt opgezet om een bepaald doel te realiseren.

•

Scherpstellen projectplanning voor de rest van 2024

•

Vaststellen en uitvoeren intern controleplan (ligt klaar ter vaststelling)

Q3 • Inzicht verkrijgen: nagaan welke processen, benodigde capaciteit en planning in Q2 en verder. Uitgangspunt is 6 LLBP processen in sprints van 8 weken

Q4 • Hoe de planning en voortgang vormgeven m.b.t. de implementatie van de LLBP processen binnen BSR. Advies in Stuurgroep Projecten 12 nov.

Generieke processen

Aanpak om innovatieklimaat te creëren binnen BSR; onder welke voorwaarden

Q3 • Juridisch advies inzake wel/niet aanbesteden diverse software

Q3 • In beeld brengen behoeften diverse afdelingen

•

Doorlopen project Europese aanbesteding drukwerk

•

•

Vaststellen proces Inkoop- en contractmanagement (Contractmanagement is gereed)

Q4 • Afronden project Europese aanbesteding drukwerk planning: gunning in Q4 •

Aanpak om innovatieklimaat te creëren binnen BSR; onder welke voorwaarden

Q4 • Bespreking in kwartaaloverleg 23 okt. Nagaan vormgeven innovatie in de komende 3 jaar

Uitsluitsel / juridisch advies inzake wel/niet aanbesteden diverse software

Leveranciersmanagement

BSR werkt met een projectagenda en canvassen (incl. middelen)

Innovatie

Q3 • Management review uitvoeren •

Nagaan continuïteit B1 binnen BSR

•

Breed onderzoek Waarderingskamer

•

Proactiever informeren deelnemers Gestart met WSRL en West Maas en Waal

•

Uitvoering WOZ-processen verbeteren doorlopend

•

Controleren kwaliteit en volledigheid data - doorlopend

Q4 • Proactiever informeren deelnemers. In 2024 WSRL en WMW. In 2025 Avri. •

Dekra audit (17 dec.)

•

Advies uitwerken: structuur m.b.t. periodiek overleg procesverantwoordelijken

Kwaliteit

Kwartaalsessie MT: verantwoorden, kritisch bevragen en thema’s