RV2024-074-Jaarrekening-2023-en-Begroting-2025-RAR.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratie nummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n)

18 juni 2024 GZDGWB1356279/1366811 RV2024-074 Wil Kosterman Jaarrekening 2023 (1356279/1440511) Begroting 2025 (1356279/1440513) Zienswijzebrief (1356279/1366816) Reactie RAR op zienswijze kaderbrief (1356279/1440531)

Onderwerp

Jaarrekening 2023 en begroting 2025 Regionaal Archief Rivierenland

Onderwerp Jaarrekening 2023 en begroting 2025 Regionaal Archief Rivierenland

Beslispunten 1. Voor de jaarstukken 2023 een positieve zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken. 2. Voor de begroting 2025 een inhoudelijke zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken.

Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling die de volgende doelstellingen heeft: • Zorg voor en beheer van de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden van deelnemers. • Toezicht op het beheer van archiefbescheiden door deelnemers. • Zorg voor archiefstukken van derden die zijn ondergebracht bij het RAR. • Het stimuleren van lokale en regionale geschiedbeoefening door het beheren en bewaren van collecties van relevant bronnenmateriaal. Taakgebieden van het RAR zijn dan ook de ontsluiting van papieren erfgoed, digitale ontwikkeling, inspectie en dienstverlening. De jaarrekening 2023 en de begroting 2025 van het RAR zijn door het dagelijks bestuur voorlopig vastgesteld in de vergadering van 25 maart 2024. Beide financiële stukken worden vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 juli 2024. Door een zienswijze in te dienen kan de raad aan het dagelijks bestuur laten weten wat zij van de conceptjaarrekening en conceptbegroting vindt. Het algemeen bestuur betrekt vervolgens de zienswijze bij het besluit om de financiële stukken vast te stellen. Samenvatting jaarrekening Inhoudelijk:

18 juni 2024 Kenmerk GZDGWB1356279/1366811

Er zijn in 2023 mooie resultaten gehaald. Hieronder worden enkele hoogtepunten aangegeven: •

Er zijn goede vorderingen gemaakt in de verwerking en archivering van papieren erfgoed zoals het herverpakken, conserveren, ontsluiten en vernietigen van fysieke archieven. Mede als gevolg van het gegroeide vrijwilligersbestand. • De start van een migratietraject van digitale archieven vanuit de oude documentmanagementsystemen van de gemeenten West Betuwe, Tiel en Culemborg richting het E-depot van het RAR. • Per 1 januari 2023 is de vacature van archiefinspecteur ingevuld. • Er is in 2023 een stijgende lijn te zien in het aantal leerlingen dat is bereikt met onze lesprogramma’s. In de kwartaalrapportages aan de raad voor het jaar 2023 zijn de werkzaamheden in detail verantwoord.

Financieel: De conceptjaarrekening 2023 laat een totale last van 2.723.256 euro zien, waarvan 2.584.448 euro wordt gedekt uit gemeentelijke bijdragen. De conceptjaarrekening 2023 sluit met een positief resultaat van 74.938 euro. Voorgesteld wordt om een deel van het bedrag, begroot op 45.000 euro te reserveren voor reparaties aan het dak van het pand van het RAR. Het restant van 29.938 euro zal worden uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. Het incidentele voordeel voor de gemeente West Betuwe door deze uitkering bedraagt 6.727 euro. Risico’s en weerstandsvermogen; Sinds 2022 is de reserve weerstandsvermogen (voorheen algemene reserve) voldoende toereikend. Hiermee worden de weerstandscapaciteit (ratio van 1,0) en de risico’s volledig gedekt. Mede hierom zijn sinds 2022 de bestemmingsreserves niet meer onderdeel van het weerstandsvermogen en dus inzetbaar voor hun eigen bestemming. Samenvatting begroting Inhoudelijk: In het jaar 2025 zal gewerkt blijven worden vanuit het beleidsplan 2022-2025 welke in het teken staat van DATA, te weten de duurzaamheid van data, ketendata in samenwerking met verschillende organisaties vanuit het proces, metadata, het gebruik van data en de presentatie van data. Het beleidsplan is leidend geweest in het opstellen van de begroting en het programmaplan.

Het RAR blijft zich volop inzetten op digitalisering en op digitale toegankelijkheid van cultureel erfgoed. De verdere inrichting, gebruik en ontwikkeling van het e-depot en dienstverlening vormen hier belangrijke componenten van. Het RAR adviseert ook op het gebied van digitale vraagstukken en draagt hiermee bij aan de gemeentelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. In 2025 zal het RAR, net

18 juni 2024 Kenmerk GZDGWB1356279/1366811

als vorige jaren, haar werkzaamheden verantwoorden in de kwartaalrapportages welke gedeeld worden met de raad. Financieel: De concept Begroting 2025 van het RAR laat een totale last van 3.317.290 euro zien, wat voor een bedrag van 2.939.408 euro wordt gedekt door gemeentelijke bijdragen. Het restbedrag betreft o.a. de inkomsten van de dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap. In de conceptbegroting is geen nieuw beleid opgenomen. Reactie RAR op zienswijze kaderbrief: • Met het ravijnjaar 2026 in het vooruitzicht heeft het RAR een reductie op sommige gebieden binnen de lasten gerealiseerd zonder dat dit afbreuk doet aan de kwaliteit van de dienstverlening. • Met betrekking tot nieuw beleid voorziet het RAR geen nieuwe voorstellen in de begroting en meerjarenraming voor de komende jaren. • Voor wat betreft de loon- en prijsindexatie; Bij de kaderbrief heeft de raad een zienswijze hierover ingediend. Deze zienswijze heeft nog niet geleid tot aanpassingen maar voor het jaar 2024 worden afspraken gepland met de controllers van de gemeenten om gezamenlijk tot overeenstemming te komen voor de begroting vanaf 2026. • Correctie van prijsontwikkelingen met terugwerkende kracht zullen worden gemeld en ter goedkeuring voorgelegd via een tussentijdse begrotingswijziging.

Onvoorziene financiële vraagstukken zullen worden besproken met de gemeenten om te komen tot een gezamenlijke oplossing. • Verder gaat het RAR graag met u en andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in gesprek over afspraken met betrekking tot de P&C-cyclus. • Tenslotte geeft het RAR aan medio 2024 een compacte aan te leveren over de eventuele financiële, gevolgen van de nieuwe Archiefwet voor de gemeenten.

Beoogd effect Invloed en grip op de gemeenschappelijke regeling van het RAR, door de gemeenteraad haar controlerende rol uit te laten voeren.

Argumenten 1.1 De conceptjaarrekening 2023 sluit met een positief resultaat. Van het batig saldo van 74.938 euro wordt een bedrag van 45.000 euro gebruikt voor reparaties aan het dak van het RAR. Het resterende bedrag van 29.938 euro wordt terugbetaald aan de deelnemers waarvan gemeente West Betuwe een bedrag ontvangt van 6.727 euro. 1.2 De conceptjaarrekening 2023 is gecontroleerd en akkoord bevonden door het accountantskantoor FSV. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van het RAR per 31 december 2023 en het resultaat over 2023.

18 juni 2024 Kenmerk GZDGWB1356279/1366811

2.1 De begroting 2025 geeft een realistische stijging, ten opzichte van 2024, van de gemeentelijke bijdrage van 2,75%. De gemeentelijke bijdrage per inwoner wordt 12,49 euro wat op basis van een inwoneraantal van 52.948 resulteert in een totale bijdrage aan het RAR voor 2025 van 661.365 euro. 2.2 Er is dekking voor de salariskosten en de prijsstijging binnen de begroting. In de loop van 2024 zijn afspraken gepland met de controllers van de bij het RAR aangesloten gemeenten. Het RAR streeft ernaar om overeenstemming met de gemeenten tot afspraken over de loon- en prijsindexatie te komen die gebruikt kunnen worden vanaf de begroting van 2026. 2.3 Het programmaplan is in lijn met het beleidsplan 2022-2025 met het thema DATA. Met de verschillende facetten van DATA komen de gemeenten dagelijks in aanraking en met dit beleidsplan kunnen zij hierin toekomstbestendige keuzes maken. 2.4 De inhoud van de zienswijze op de kaderbrief is beantwoord. Het RAR geeft in haar reactie aan mee te gaan in de benoemde punten in de kaderbrief en, waar nodig, hierover dit jaar in gesprek te willen gaan om tot een gezamenlijke oplossing te komen.

Financiën Jaarrekening 2023 Wat is begroot voor West Betuwe in 2023 € 581.000

Wat is opgenomen in onze jaarrekening 2023 € 581.000

Wat is het uiteindelijke resultaat voor West Betuwe € 564.000

Wat is het verschil voor West Betuwe € 17.000

In het jaarverslag en de jaarrekening stelt RAR voor het batig saldo van in totaal 75.000 euro naar rato uit te keren aan de deelnemende gemeenten. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2024 zal een voorstel gedaan worden om 45.000 euro niet uit te keren, maar te reserveren voor bekostiging van dak-reparaties in 2024. Begroting 2025 2025

2026

2027

2028

Wat hebben we nu geraamd

€ 641.000

€ 641.000

€ 641.000

€ 641.000

Wat wordt gevraagd van West Betuwe

€ 661.000

€ 661.000

€ 661.000

€ 661.000

Wat wordt er meer gevraagd

- € 20.000

- € 20.000

- € 20.000

- € 20.000

Financieel effect voor West Betuwe

- € 20.000

- € 20.000

- € 20.000

- € 20.000

De financiële gevolgen van de begroting 2025 zullen, na vaststelling door het algemeen bestuur van RAR, meegenomen worden in onze begroting 2025. De prijsstijgingen komen ten laste van de stelpost prijsstijgingen.

18 juni 2024 Kenmerk GZDGWB1356279/1366811

Communicatie en participatie Procedureel: Er is een conceptbrief opgesteld voor het dagelijks bestuur waarin de zienswijze bekend zal worden gemaakt. Deze brief wordt verstuurd naar het dagelijks bestuur van het RAR na de raadsvergadering van 18 juni 2024.

Uitvoering/Planning Na het verzenden van de zienswijzebrief na de raadsvergadering aan het RAR wordt deze meegenomen in de vergadering van het dagelijks bestuur van het RAR op 24 juni 2024 en in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 juli 2024.

Evaluatie Terugkoppeling van de besluitvorming van de jaarstukken en begroting zal via de kwartaalrapportages verbonden partijen aan uw gemeenteraad worden teruggekoppeld.

18 juni 2024 Kenmerk GZDGWB1356279/1366811

Risicoparagraaf Risico omschrijving Soort risico

Kans

Effect

Beheersingsmaatregel

Zienswijze niet verwerkt in jaarrekening en begroting 2025

middel

Klein-middel

Zienswijze op jaarrekening en begroting

Financieel

Gemeenteraad van West Betuwe, de griffier,

de voorzitter,

Hans van der Graaff

Servaas Stoop