RV2024-070-Nota-Evenementen.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratienummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 2 juli 2024 : GZDGWB/1416827 : RV2024-070 : Wil Kosterman : Bijlage 1. Nota Evenementen : Nota Evenementen

Onderwerp Nota Evenementen

Beslispunten 1. De Nota Evenementen vast te stellen. 2. De financiële consequenties integraal af te wegen bij de Perspectiefnota 2025. De financiële consequenties zijn als volgt te onderscheiden: 1. Structurele, jaarlijkse kosten vanaf 2025: € 105.000,2. Incidentele kosten in totaal voor de periode 2025-2027: € 59.000,-

Inleiding De evenementen in West Betuwe zijn belangrijk voor maatschappelijke verbinding en willen we zo goed mogelijk faciliteren. Daarom worden in het coalitieakkoord de vrijwilligers als cement van de samenleving gezien. Het belang voor het faciliteren van evenementen wordt onderstreept in het akkoord. Het gemakkelijker maken van aanvraagprocedures van evenementenvergunningen is daarin een belangrijk aandachtspunt. Het team APV Vergunningen heeft hier de afgelopen anderhalf jaar hard aan gewerkt. De raad is hierover eerder al geïnformeerd via de Raadsinformatienota 2023/IN021 ‘Aanpak evenementenvergunningen’. Over de gemaakte stappen is in de beeldvormende raadsvergadering van 6 februari een toelichting gegeven. In het coalitieakkoord is ook het opstellen van een Nota Evenementen voorzien. De nota moet zich concentreren op het verder faciliteren van evenementen. Over het proces richting deze nota bent eerder geïnformeerd via de Raadsinformatienota Raadsinformatienota 2024/IN043. Hierbij is intern en extern door middel van participatie input opgehaald.

Samenvatting Als gemeente streven we er naar om een verdergaande faciliterende rol in te nemen richting de evenementen. De opties hiervoor hebben we in het traject naar de nota onderzocht. De nota bevat een visie op evenementen, de verzamelde suggesties voor het faciliteren, de keuzes die daarbij gemaakt zijn en een uitvoeringsplan met concrete acties.

Besluitgeschiedenis In het coalitieakkoord worden vrijwilligers als cement van de samenleving gezien. Het gemakkelijker maken van aanvraagprocedures van evenementenvergunningen is een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast is het belang van het faciliteren van evenementen onderstreept in het akkoord.

2 juli 2024 Kenmerk GZDGWB/1416827

Beoogd effect Met de uitvoering van de acties uit de Nota Evenementen wordt de faciliterende rol van de gemeente richting evenementen verder uitgewerkt en concreet gemaakt. Het uitvoeringsplan van de nota ondersteunt de belangrijke plaats die vrijwilligers innemen in West Betuwe.

Argumenten 1. De Nota Evenementen vast te stellen. De evenementen in West Betuwe zijn belangrijk voor maatschappelijke verbinding en willen we zo goed mogelijk faciliteren. Met de Nota Evenementen geeft de gemeente concrete invulling aan deze faciliterende rol. 2. De financiële consequenties integraal af te wegen bij de Perspectiefnota 2025. Er is sprake van nieuw beleid waar geen dekking voor aanwezig is.

Kanttekeningen Bij dit voorstel passen de volgende kanttekeningen. 1. De acties betekenen een toenemende belasting op de organisatie van de gemeente. Dit is ondervangen door de voorgenomen acties te beperken tot dat waar de organisatie op is toegerust. Waar dat niet toereikend is, is in het uitvoeringsplan extra capaciteit opgenomen. Uiteraard betekent dit ook dat niet alle wensen van organisatoren kunnen worden ingewilligd. 2. De nota heeft financiële consequenties, incidenteel en structureel. Er is in overleg met interne en externe betrokkenen gekozen voor die acties die noodzakelijk zijn en naar verwachting het meeste rendement opleveren. Deze keuzes hebben geleid tot een uitvoeringsplan dat zo 'lean' mogelijk is. Verder afschalen van de acties betekent een dusdanige verarming van de nota dat de belofte van faciliteren uit het coalitieakkoord mager wordt.

Financiën De financiële consequenties zijn als volgt te onderscheiden: 1. Structurele, jaarlijkse kosten vanaf 2025: € 105.000,Deze kosten worden gemaakt voor extra capaciteit voor ondersteuning door Team APV Vergunningen, extra capaciteit voor ondersteuning door Team Toezicht & Handhaving en de inzet van een gemeentelijke evenementenfunctionaris. 2. Incidentele kosten voor de periode 2025-2027: € 59.000,Deze kosten worden gemaakt voor een gebruiksvriendelijk verkeersprogramma, het (helpen) vervaardigen van handreikingen, overzichten en een kennisbank evenementen, 10 duurzaamheidscans met steun bij implementatie en het organiseren van bijeenkomsten, waaronder jaarlijks 1 brede bijeenkomst.

Communicatie Er is een beknopt communicatieplan opgesteld. Als hulpmiddelen zijn en worden nieuwsbrieven, persoonlijke uitnodigingen en aandacht in Het Kontakt ingezet. Voor communicatie en participatie in de toekomst is een paragraaf opgenomen in de nota.

Uitvoering/planning Het uitvoeringsplan van de nota kan direct in werking treden nadat een positief besluit is genomen. Er is laaghangend fruit waar medewerkers van de gemeente mee aan de slag kunnen zolang er geen of weinig budget mee is gemoeid. Omdat deze acties wel moeten worden ingepland is voor de veiligheid bij de eerste acties 2024/2025 opgenomen als tijdvak.

2 juli 2024 Kenmerk GZDGWB/1416827

Acties waar wel budget voor nodig is, kunnen pas van start in 2025. Het benodigde budget wordt meegenomen in de perspectiefnota. In de nota is bijvoorbeeld een evenementenfunctionaris opgenomen die als belangrijke spil zal werken in vele acties. Deze functionaris zal op zijn vroegst pas per 1 januari 2025 kunnen starten. Het is belangrijk hiermee rekening te houden als het gaat om de verwachtingen rond de uitvoering.

Evaluatie Op regelmatige basis zal de uitvoering worden geëvalueerd in overleg met interne en externe betrokkenen, onder meer samen met de commissie evenementen. Wanneer zich relevante ontwikkelingen voordoen vindt er rapportage plaats naar de raad.

Risicoparagraaf De volgende risico’s kunnen zich voordoen als dit als dit voorstel is vastgesteld en in werking is getreden. Per risico is de beheersingsmaatregel aangegeven.

Risico omschrijving Soort risico

Kans

Effect

Beheersingsmaatregel

Daadwerkelijk uitvoeren acties Onvoldoende budget uitvoering Wel vaststellen nota, geen extra budget

Capaciteit organisatie Financieel

Groot

Juridisch

Medium

Verlies draagvlak Financieel tekort Juridische procedures

Extra capaciteit in uitvoeringsplan Opname begroting in perspectiefnota 2025 Communicatie over financiële afweging

Medium

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de gemeentesecretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop