RV2024-070-Bijlage-1-Nota-Evenementen-West-Betuwe-Mei-2024.pdf

CONCEPT NOTA EVENEMENTEN 6 mei 2024 Er zijn geen rechten te ontlenen aan dit concept

Inhoudsopgave Voorwoord ....................................................................................................................................... 3 1. Inleiding .................................................................................................................................... 4 2. Evenementenbeleid ................................................................................................................. 5 a. Analyse ..................................................................................................................................... 5 b. Missie ....................................................................................................................................... 6 c. Visie .......................................................................................................................................... 6 d. Doelen....................................................................................................................................... 6 3. Regelgeving en rollen .............................................................................................................. 7 a. Wettelijk kader ......................................................................................................................... 7 b.

Definitie volgens APV .............................................................................................................. 7 c. Verantwoordelijkheden ........................................................................................................... 7 d. Locatieprofielen ....................................................................................................................... 8 e. Duurzaamheid.......................................................................................................................... 8 4. Ondersteunen van evenementen ............................................................................................ 9 a. Facilitering procedures ........................................................................................................... 9 b. Faciliteiten voor evenementen ............................................................................................. 11 c. Verduurzaming evenementen............................................................................................... 14 d. Subsidies en bijdragen .......................................................................................................... 15 e. Personele ondersteuning ...................................................................................................... 16 5.

Commissie en communicatie ............................................................................................... 18 a. Commissie Evenementen ..................................................................................................... 18 b. Brede bijeenkomsten............................................................................................................. 18 c. Evenementenkalender ........................................................................................................... 18 d. Overige communicatie .......................................................................................................... 19 6. Uitvoeringsplan ...................................................................................................................... 20 Bronnen .......................................................................................................................................... 22 Bijlagen .......................................................................................................................................... 23 Bijlage 1: APV Gemeente West Betuwe, Afdeling 3 Evenementen ............................................ 23 Zaaknummer: 1416827

De foto’s in dit document zijn gemaakt door medewerkers van de gemeente West Betuwe bij de Bijeenkomst Nota Evenementen voor evenementenorganisatoren op 1 februari 2024.

2 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Voorwoord West Betuwe kent een grote verscheidenheid aan evenementen. Er zijn grote en kleine evenementen die allerlei verschillende belevingen bieden. Zij verhogen de kwaliteit van het leven in de gemeente en zorgen voor een hechtere samenleving. De evenementen in West Betuwe zijn belangrijk voor maatschappelijke verbinding en willen we zo goed mogelijk faciliteren. Daarom worden in het coalitieakkoord de vrijwilligers als cement van de samenleving gezien. Het belang voor het faciliteren van evenementen wordt onderstreept in het akkoord. In het College Uitvoeringsprogramma is dit voornemen verder uitgewerkt. Daarbij is als actie opgenomen om een Nota Evenementen op te stellen, waarin we aangeven hoe evenementen kunnen bijdragen aan Gebiedsmarketing en een economische bijdrage kunnen leveren aan de gemeente. Ook huidige en toekomstige regelgeving moet in de nota aan bod komen. In aanloop naar deze nota hebben we zoals afgesproken al in de geest van de bedoeling van het nieuwe beleid gehandeld. Aanvraagprocedures voor evenementenvergunning zijn al makkelijker gemaakt en de nota is tot stand gekomen door middel van participatie met evenementenorganisatoren. Met de uitvoering van deze nota willen we bijdragen aan gezonde evenementen die hun waarde voor onze gemeente kunnen blijven vervullen.

Wij willen iedereen bedanken die inbreng heeft geleverd bij de totstandkoming van dit plan. College van burgemeester en wethouders gemeente West Betuwe

3 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

1. Inleiding De gemeente West Betuwe wil verder gaan dan haar wettelijke taak van beoordelen of een evenement kan plaatsvinden. Zij wil in overleg met organisatoren faciliteren en ondersteunen. In het coalitieakkoord West Betuwe 2022-2026 ‘In Beweging!’ zijn deze voornemens vastgelegd en is een nota evenementen aangekondigd. Door het Team APV Vergunningen zijn in 2022 en 2023 flinke stappen gezet als het gaat om het verbeteren van het vergunningsproces en de samenwerking tussen de gemeente en de organisatoren. Dit is al gebeurd met inbreng van organisatoren. Afgelopen winter is de focus gelegd op de faciliterende kant. Ook dit heeft vorm gekregen in overleg met organisatoren. Op 1 februari 2024 hebben 45 organisatoren en andere geïnteresseerden vele ideeën ingebracht tijdens een brede bijeenkomst. In de tussentijd heeft een kleinere groep van 21 organisatoren als klankbord geholpen om de input te verwerken richting de nota evenementen. De klankbordgroep is hiervoor driemaal bij elkaar geweest. De inbreng van organisatoren heeft de basis gelegd voor deze nota evenementen. Daaraan zijn toegevoegd de adviezen vanuit verschillende beleidsvelden van de gemeente en een beknopte analyse van trends en ontwikkelingen in evenementen. Deze nota is met name bedoeld om de faciliterende kant van het gemeentelijk beleid vast te stellen.

De regelgevende kant is vastgelegd in de Beleidsregels voor het verlenen van evenementenvergunningen West Betuwe. Deze nota combineert een visie op de faciliterende kant met een praktisch uitvoeringsplan.

4 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

2. Evenementenbeleid a. Analyse De Evenementennota Geldermalsen van de gemeente Geldermalsen in 2015 was de laatste visie op evenementen in het gebied van West Betuwe. In de tussentijd is er het nodige gebeurd op dit terrein. We starten daarom met een korte analyse. Trends en ontwikkelingen De evenementenbranche heeft veel te verwerken gekregen in de afgelopen jaren. Een analyse laat onder meer het volgende zien: • Er is sprake van hersteljaren na corona, deze periode was een grote klap voor de branche. Tot in het eerste kwartaal van 2022 waren er coronamaatregelen van kracht, pas daarna is het herstel op gang gekomen. • Evenementen zijn geconfronteerd met enkele maatschappij-brede uitdagingen die de organisatie en financiën onder druk zetten, waaronder de hoge inflatie en het gebrek aan vrijwilligers (wat vaak ook tot kostenverhoging leidt). • De wens en regelgeving om risico’s rond evenementen te beperken leidt tot meer complexe vergunningaanvragen en tot meer en uitgebreidere taken voor organisatoren en gemeenten. Ook heeft dit hogere kosten tot gevolg voor beide partijen. • Duurzaamheid heeft een toenemende invloed op evenementen via regelgeving en eigen initiatieven van organisatoren. Diverse gemeenten stimuleren deze ontwikkeling met informatie, projecten en subsidies. • Er is een trend naar meer diverse en inclusieve evenementen.

Instrumenten zoals de Code Diversiteit & Inclusie (CODEDI) en het programma Onbeperkt Feest van HandicapNL kunnen organisatoren hierbij helpen. • Gemeenten proberen evenementen te ondersteunen met faciliteiten en subsidies, met name gericht op het bevorderen van regio-gebonden evenementen die passen bij de aard en de schaal van de gemeente. • Gemeenten proberen in de handhaving uit te gaan van onderling vertrouwen tussen overheid en organisatoren. Als dit vertrouwen beschaamd wordt, zijn er wel scherpe consequenties voor de bewuste organisatoren. • In hun beleid maken gemeenten onderscheid tussen wat zij (wettelijk) moeten reguleren, wat zij willen stimuleren, wat zij kunnen faciliteren en (financieel) willen bijdragen. Evenementen in West Betuwe In de gemeente West Betuwe worden jaarlijks rond de 150 vergunning plichtige evenementen georganiseerd. Hieronder zijn kleine, lokaal gerichte evenementen zoals braderieën tot en met grote evenementen zoals festivals met een regionale of zelfs landelijke uitstraling. De gemeente publiceert op haar website de aanmeldingen voor de regionale kalender van de hulpdiensten. Deze kalender biedt houvast voor risico-inschattingen en geeft organisatoren een overzicht van raakvlakken met andere evenementen. Ook de evenementen in West Betuwe hebben veel last ondervonden van de corona-jaren en andere ontwikkelingen.

5 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

b. Missie De gemeente West Betuwe wil samen met organisatoren en andere maatschappelijke partners aantrekkelijke, veilige en duurzame evenementen mogelijk maken. Hiertoe wil zij heldere regels stellen en de optimale balans vinden tussen dienstbaarheid, veiligheid en duurzaamheid. Organisatoren nemen hun eigen verantwoordelijkheid maar mogen rekenen op een gemeente die hen steunt binnen haar mogelijkheden.

c. Visie Evenementen bevorderen het culturele leven en de sociale cohesie. Ze zijn een bron van inspiratie en hebben een belangrijke rol in het werken aan gezondheid en verminderen van eenzaamheid. Ze bevorderen de eenheid in de gemeente en de samenhang tussen de kernen: evenementen verbinden. Evenementen stimuleren de economie via het recreatief-toeristisch karakter. In zijn totaliteit verhogen de evenementen de kwaliteit van leven in de gemeente. Dit maakt het waard het grote en gevarieerde aanbod aan evenementen te koesteren. Evenementen kunnen ook leiden tot overlast voor inwoners, druk op natuur en zelfs onveilige situaties. Het is zaak deze negatieve aspecten zoveel mogelijk te beheersen door te reguleren wat moet en te stimuleren wat bijdraagt aan brede welvaart.

d. Doelen Lean organiseren van het gemeentelijke vergunningen- en subsidieproces De gemeente West Betuwe wil in overleg met organisatoren komen tot soepelere procedures om zo tot tijdwinst aan beide kanten en kwaliteitsverbetering te komen. Dit geldt voor aanvragen van zowel vergunningen als subsidies. Er is in 2022 en 2023 al veel werk verricht op dit vlak, maar er zijn nog diverse ideeën voor verdere verbetering van de processen. Faciliteren en ondersteunen van evenementen De gemeente wil evenementen faciliteren met materialen, in het bijzonder afzettingen en hekwerken en de bijbehorende breng- en haalservice. Deze faciliteiten zijn vooral gericht op niet-commerciële evenementen. Naast met materialen, wil de gemeente evenementen ook ondersteunen met informatie, personele aandacht en subsidies. De gemeente West Betuwe beschouwt een evenement als niet-commercieel als zij geen commercieel doel heeft, d.w.z. het evenement is niet bedoeld om winstgevend te zijn (of als de winst ten goede komt aan een goed doel). Het maakt bij deze definitie niet uit of er sprake is van kaartverkoop, de opbrengst daarvan kan namelijk ten goede komen van een goed doel of noodzakelijk zijn voor dekking van de kosten. Versterken uitstraling, deelname en verduurzaming De subsidies en personele aandacht wil de gemeente deels richten op evenementen die aansluiten bij het karakter van de gemeente (bv.

fruit en bewegen) en wat zij wil uitstralen. Daarnaast wil de gemeente een brede deelname aan evenementen (door onder meer jongeren) en verduurzaming van evenementen stimuleren. Bevorderen samenwerking gemeente en organisatoren De afgelopen anderhalf jaar zijn de banden tussen de gemeente en organisatoren aangehaald. Dit heeft geleid tot het gezamenlijk verbeteren van procedures en tot brede inbreng voor deze nota. De gemeente wil deze lijn voortzetten met een commissie evenementen en regelmatige bijeenkomsten voor organisatoren.

6 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

3. Regelgeving en rollen a. Wettelijk kader De gemeente heeft een wettelijke taak bij het reguleren van evenementen. De kaders waarbinnen dit gebeurt zijn beschreven in de Beleidsregels voor het verlenen van evenementenvergunningen West Betuwe (2019), die overigens spoedig een actualisatie krijgen. We volstaan hier met een verwijzing naar deze beleidsregels, een link is te vinden bij de bronnen achterin deze nota.

b. Definitie volgens APV In de bijlage is Afdeling 3 Evenementen van de Algemene plaatselijke verordening West Betuwe (Apv) opgenomen. De tekst bevat de definitie van evenementen en bepalingen rond de evenementenvergunning.

c. Verantwoordelijkheden De rol van de organisator De organisator is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een evenement organiseert. De organisator is verantwoordelijk voor alles dat door het organiseren en houden van het evenement plaatsvindt. De organisator gaat verantwoord om met aspecten zoals financiën, planning, veiligheid, communicatie en duurzaamheid. De verantwoordelijkheid van de organisator omvat onder meer: • Het op tijd en op de juiste wijze indienen van een vergunningaanvraag zoals beschreven in de geldende beleidsregels. • Het naleven van richtlijnen uit de evenementenvergunning. • De veiligheid en het ordelijke verloop van het evenement, waarbij eventuele overlast voor de omgeving zoveel mogelijk wordt beperkt. • Alle schade aan personen en eigendommen als gevolg van het evenement. • Het naleven van alle geldende wet- en regelgeving. • Heldere communicatie met alle belanghebbenden. De rol van de gemeente De gemeente heeft een wettelijke verantwoordelijkheid en een faciliterende rol: • De gemeente heeft een wettelijke verantwoordelijkheid vanuit onder meer haar toezichthoudende taak, beheer van openbare ruimte, leefbaarheid, veiligheid en vergunningverlening.

De gemeente wint bij risicovolle evenementen advies in van diverse afdelingen van de gemeente, de hulpdiensten en de organisator over de mogelijke risico’s van een evenement, de maatregelen om deze risico’s te voorkomen en de handhaving hiervan. Deze afspraken worden vastgelegd in de vergunning. Van de gemeente mag verwacht worden dat ook zij tijdig de afgesproken processtappen zet. • Daarnaast neemt de gemeente een faciliterende rol op zich om evenementen te ondersteunen vanuit het belang voor de samenleving. Voor zover mogelijk wil de gemeente organisatoren voorzien van faciliteiten, ondersteuning vanuit de organisatie van de gemeente, informatie en meer. Deze faciliterende rol heeft de gemeente samen met organisatoren en andere betrokkenen uitgewerkt in deze nota.

7 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

d. Locatieprofielen Er zijn gemeenten waar het grondgebied profielen kent per zone of voor specifieke locaties. Daarin zijn regels opgenomen die gelden voor een gebied binnen de gemeente. Dit heeft als voordeel dat bekend is wat waar mag, maar als nadeel dat dit beperkend kan gaan werken. Evenementen die eigenlijk weinig overlast veroorzaken kunnen dan op veel plekken ineens niet meer, en de omgeving van een positief bestemde locatie kan juist overlast verwachten bij een permanente toewijzing. Voor West Betuwe gelden op dit moment geen profielen. Het uitgangspunt is dat evenementen overal toegestaan zijn als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan: een werkwijze volgens het ‘ja, mits’-principe. Met de intrede van de Omgevingswet kan deze aanpak ook in het Omgevingsplan een plek gaan krijgen. Opname in het Omgevingsplan is op dit moment nog niet concreet. Uiterlijk moet dit in 2032 geregeld zijn, maar het streven is om dat in de gemeente West Betuwe eerder te doen. Het proces wordt in de komende maanden weer opgepakt door Team Ruimtelijke Ontwikkeling.

e. Duurzaamheid De gemeente West Betuwe interpreteert duurzaamheid als het uitgangspunt dat in de huidige behoefte moet worden voorzien zonder dat daarbij de behoefte van komende generaties in gevaar komt. De gemeente wil daarom de druk vanuit evenementen op onze omgeving zoveel mogelijk terugdringen. Er is al (niet-gemeentelijke) regelgeving die hier een bijdrage aan levert. Toch zijn er nog een aantal stappen te maken. Team Duurzaamheid zal een document voorbereiden om keuzes te kunnen maken op diverse vlakken. Denk hierbij aan ballonnen, (plastic) confetti, levende dieren en slipjachten. Deze punten worden in een later stadium aan de raad voorgelegd met een advies, onderbouwd aan de hand van voor- en tegenargumenten. Verder moet helder zijn dat de gemeente niet overal over gaat; zo is de zeggenschap over vuurwerk een bevoegdheid van de provincie. In de praktijk botsen maatregelen voor verduurzaming soms met andere thema’s zoals veiligheid of zelfs natuurdoelen. Een voorbeeld hiervan is het, in de plaats van diesel aggregaten, plaatsen van energie opslag systemen die een zeker brandgevaar met zich meebrengen. Deze zaken zijn alleen per geval te beoordelen vanwege de geschatte risico’s in relatie tot het effect op het vlak van verduurzaming.

8 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

4. Ondersteunen van evenementen a. Facilitering procedures Gemaakte stappen door Team APV Vergunningen Door Team APV Vergunningen is in 2022 en 2023 in overleg met organisatoren al hard gewerkt om vergunningaanvragen zo makkelijk mogelijk te maken. Doel daarvan is zo min mogelijk blokkades op te werpen bij het aanvragen van een vergunning, maar uiteraard wel met in achtneming van de wettelijke vereisten. Onder de gemaakte stappen vallen het 1 op 1 meedenken aan de voorkant, een beter en meer individueel aanvraagproces, minder tekst en meer tabellen/kernwoorden, het houden van bijeenkomsten per type evenement en het bevorderen van risicogericht werken.

Daarnaast worden er praktische hulpmiddelen aangeboden, waaronder: • Eén oplegger voor de vergunningaanvraag, zo min mogelijk onnodige vragen • Een afbeelding met toelichting (infographic) over het vergunningsproces • Een individueel spoorboekje voor het proces per evenement • Een hulpmiddel voor het veiligheids- en calamiteitenplan • Handleidingen voor de inrichtingstekening en een fotoverslag • Tips voor een flexibele aanvraag en bijbehorende plannen • Een kalender en informatie over diverse relevante onderwerpen op de webpagina Westbetuwe.nl/vergunningen-voor-feesten-en-evenementen Acties voor verdere facilitering van procedures Het doel is om de aanvraag van vergunningen voor evenementen verdergaand te vergemakkelijken voor organisatoren. Er is daarbij voor de volgende acties gekozen. 1. Voorzetting van geen leges rekenen voor niet-commerciële evenementen. Voor deze actie geldt de definitie van commercieel onder 2.d Doelen. In 2023 waren aan leges overigens vrijgesteld € 25.868,50, terwijl hiervoor € 20.000,- was begroot. De kosten bleken in 2023 dus ca. € 6.000,- hoger dan begroot. Aan leges zijn in 2023 € 6.224,- geïnd. De hoogte van deze bedragen kan echter per jaar variëren. In het uitvoeringsplan is het voorzetten van het niet rekenen van leges voor nietcommerciële evenementen opgenomen.

Op basis van de definitie van commercieel maakt Team APV Vergunningen een lijst van de (weinige) commerciële evenementen. Indien nodig overlegt het team hierover met de bewuste organisator(en). Het team zorgt ervoor dat de lijst bekend is bij relevante personen binnen de gemeente. 2. Meerjarige dan wel makkelijk herhaalbare vergunningen. Deze vorm van vergunningverlening is opgenomen in de beleidsregels. Organisatoren zouden bij jaarlijks terugkerende evenementen ook graag zien dat er meer wordt uitgegaan van vertrouwen op basis van de ‘track record’ van de organisator. Team APV Vergunningen onderzoekt een werkbare vorm van de meerjarige of herhaalbare vergunningen. Vertrouwen tussen gemeente en organisator is een uitgangspunt om hierbij tot duurzame afspraken te komen.

9 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

3. Verdergaande standaardisering en digitalisering van aanvragen. Ideeën die bij verdergaande standaardisering en digitalisering meegenomen kunnen worden zijn onder meer voor-ingevulde gegevens van eerdere jaren, keuzemenu’s in het systeem, automatische herinnering van aanvraagmomenten, eenvoudig taalgebruik en het stroomlijnen van het format (zelfde lettertype en -grootte). Delen van deze actie zijn relatief eenvoudig op te pakken, maar verdergaande digitalisering brengt kosten met zich mee. Daarbij zullen ook Tiel en Culemborg akkoord moeten gaan omdat het systeem met die gemeenten gedeeld wordt. Op grond van dienstverlening naar de inwoners is dit te verdedigen. De kosten worden in 20242025 berekend en daarna besproken met de andere gemeenten. 4. Ondersteuning bij het maken van plattegronden. Niet iedereen is handig met het maken van plattegronden, ondersteuning hierbij is zeer wenselijk. Als suggesties zijn geopperd het samen met de gemeente maken van een plattegrond waarmee men jaren vooruit kan, personeel vanuit de gemeente of subsidies zodat hiervoor specialisten kunnen worden ingehuurd, het beschikbaar stellen van plattegronden vanuit de gemeente (PDF/Autocad/bronformaat, Grootschalige Basis Kaart Nederland) met liefst elektriciteitspunten, een collectief tekenprogramma en geen dure tekening laten maken als slechts een klein stukje straat wordt afgezet.

Er is een zeer gebruiksvriendelijk verkeersprogramma dat voor deze actie iets kan bieden. De kosten hiervan zijn ca. 3.500 euro per jaar voor de gemeente, hiervoor is budget opgenomen in het uitvoeringsplan van deze nota. Vervolgens kan gekeken worden welke delen van de actie verdere aandacht nodig hebben. 5. Ondersteuning bij het maken van plannen. Naast de hulpvraag rond plattegronden is er behoefte aan ondersteuning bij plannen. In dit verband zijn onder meer genoemd hulp bij het maken van een verkeersplan en in het algemeen begeleiding bij plannen voor evenementen (ook windplan etc.). Vergelijkbaar hiermee zijn er ideeën geopperd over een handreiking met tips voor promotie (inclusief hulp van Bureau Toerisme), een handreiking voor evenementen in het algemeen, een kennisbank veiligheid (zoals van Event Safety Institute) en een overzicht met voorschriften waar een evenement aan moet voldoen (wind, hitte en overige calamiteiten). Deze zaken kunnen op de website en bij de vergunningaanvraag vermeld worden. Formats voor plannen worden al aangeboden en kunnen verder (door) ontwikkeld worden, net als het beter vindbaar maken van voorschriften. De begeleiding kan deels opgepakt worden door een evenementenfunctionaris (zie 4.e Personele ondersteuning). Aan het opstellen van handreikingen zijn kosten verbonden, hiervoor is budget opgenomen in het uitvoeringsplan. 6.

Profielen voor zones en/of evenemententerreinen De wens om te komen tot profielen voor zones en terreinen is al beschreven onder 3.d Locatieprofielen.

10 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Dit is opgenomen in het uitvoeringsplan. In de toekomst kan nagedacht worden over inrichting van de buitenruimte (evt. op bepaalde locaties) die zich beter leent voor organisatie van evenementen. 7. Structurele uitwijklocaties voor standplaatsen/markten Er is onder organisatoren een wens tot meedenken voor uitwijklocaties, o.a. rond markten. Dit is ook onderdeel van het Coalitieakkoord. Vergelijkbaar hiermee zijn verzoeken gedaan voor meedenken rond vervangende parkeerlocaties bij bijvoorbeeld slecht weer, informatie over eigenaarschap van gronden, meedenken en meer duidelijkheid bij elkaar overlappende vergunningen en de mogelijkheid om gelijktijdige evenementen met eenzelfde aanvraag te kunnen regelen. Deze actie is opgenomen in het uitvoeringsplan, waarbij is ingeschat dat hiervoor personele inzet vanuit de gemeente maar geen budget nodig is. Een evenementenfunctionaris (zie 4.e Personele ondersteuning) kan hierbij helpen. 8. Communicatie rond vergunningen Er zijn een aantal suggesties gedaan om de communicatie rond aanvragen en vergunningen te verbeteren.

Hieronder zijn het goed en helder uitleggen van besluiten voor vergunningen (denk aan de vergunning voor de Postcodeloterij), uniformiteit van het proces over een langere periode (vertrouwen kweken en houden), bij evenementenkalender ook algemene contactgegevens opnemen en na akkoord van de vergunning melding daarvan door de gemeente richting onder meer openbaar vervoer, artsen/ziekenhuis, zorginstellingen/thuishulp. Verder is er de wens om tot vaste contactpersonen te komen die aanvragen begeleiden (case manager). In het uitvoeringsplan is opgenomen dat deze suggesties worden opgepakt als blijkt dat ze uitvoerbaar zijn, ervan uitgaande dat hierbij geen budget vereist is. De communicatie richting hulpdiensten is opgenomen in de recent vastgestelde beleidsregels voor tijdelijke verkeersmaatregelen. Deze worden gepubliceerd op de webpagina westbetuwe.nl/tijdelijke-verkeersmaatregelen.nl.

b. Faciliteiten voor evenementen Bestaande faciliteiten voor evenementen In het coalitieakkoord is afgesproken dat afzettingen en hekwerken die beschikbaar zijn bij de gemeente, inclusief een haal- en brengservice, gratis worden aangeboden aan nietcommerciële evenementen. In de praktijk werkt dit ten dele: er is onder organisatoren nog veel onduidelijkheid en het nodige te wensen over. Acties in het kader van faciliteiten voor evenementen Het doel is om tot verbetering van de faciliteiten te komen via de volgende acties. 1. Afzettingen en hekwerken, inclusief gratis een haal- en brengservice, voor nietcommerciële evenementen. Voor deze actie is het van belang dat de definitie van (niet) commercieel in deze nota door de gehele organisatie van de gemeente gelijk wordt toegepast. Dit vraagt om brede communicatie intern hierover. Aan commerciële evenementen wordt overigens een kostendekkende vergoeding gevraagd.

11 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Rond deze faciliteiten is er de wens voor een materiaallijst, een bestelformulier en goede informatie en afspraken over hoe dit in zijn werk gaat. Ten aanzien van de materialen is er behoefte aan (liefst lichte) dranghekken, (maatwerk) verkeersborden, afzetlint, rijplaten, fietsrekken, pilonnen en hesjes voor verkeersregelaars. Als het gaat om de haal- en brengservice is er de wens dat de faciliteiten dichtbij opgehaald en teruggebracht kunnen worden. Diverse organisatoren zien ook graag dat de gemeente brengt en haalt, en dat de gemeente de verkeersborden plaatst. De faciliteiten voor niet-commerciële evenementen worden voortgezet. Organisatoren moeten deze materialen ophalen, hiervoor is geen capaciteit bij de Buitendienst. Prioriteit is een goed overzicht van beschikbare materialen met afspraken over deze service, plus een formulier en een contactpersoon daarbij. Hier horen afspraken bij over de verantwoordelijkheid die je als organisator hebt: ook de volgende organisator wil gebruik maken van goed materiaal. De gemeente neemt ook verantwoordelijkheid voor kwaliteit van materialen: lichte dranghekken die snel omwaaien kunnen ongelukken veroorzaken. Overigens kunnen organisatoren ook onderling materialen uitlenen. Een evenementenfunctionaris (zie 4.e Personele ondersteuning) kan helpen een systeem op te zetten. Er is al een plan voor een meer centrale gemeentewerf.

De overige punten, inclusief meer materialen, zijn in het uitvoeringsplan als vervolgstappen opgenomen. 2. Behoefte aan andere materialen en bijbehorende diensten Naast de materialen op het vlak van verkeers- en bezoekersmanagement, zijn er suggesties gedaan voor afspraken en materialen rond afval. Allereerst is er de wens gebruik te kunnen maken van gratis afvalcontainers (6 of 10m3) met haal- en brengservice, op zijn minst voor niet-commerciële evenementen. De gemeente zou hierover afspraken kunnen maken met de AVRI. Daarnaast is er de behoefte om meer afstemming tussen evenementen en activiteiten door afdelingen van de gemeente. Denk hierbij aan extra maaien voorafgaand aan een evenement, niet inzaaien als er een week later voor een evenement geparkeerd wordt en een veegwagen kort na het evenement. Tot slot hebben meerdere organisatoren de wens aangegeven om van de volgende materialen gebruik te kunnen maken: Wc-wagens, bouwhekken van meer dan 2m met zwart doek, watertappunten, elektrapunten met voldoende ampère, marktkramen, AED en andere EHBO-voorzieningen. In het uitvoeringsplan zijn het maken van afspraken met de AVRI en afstemming binnen de gemeente t.a.v. evenementen opgenomen om op te pakken. Daarnaast kan een inschatting gemaakt gaan worden van de kosten van extra materialen. Hier is op dit moment nog geen budget voor opgenomen. 3.

Afspraken en controle terreinen voor en na evenement Goede afspraken over controlebezoeken (schouw) worden door alle betrokkenen als zeer belangrijk gezien. Zo kunnen problemen voorkomen worden, zeker als iemand van de organisatie mee kan lopen. Het zou ook helpen als beter bekend is waar naar wordt gekeken en helemaal als dit integraal gebeurt (bv. direct ook kijken naar de genomen verkeersmaatregelen en het juist gebruiken van terreinen van de gemeente voor parkeren). Onder de goede afspraken valt ook timing van het bezoek: als handhavers bij de start van het evenement een terugkoppeling geven, kan er meer met de adviezen gedaan worden.

12 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Verder zijn sommige momenten niet handig voor een schouw, denk aan het moment waarop drommen bezoekers zich komen inschrijven. Tot slot zou het helpen als er ook afspraken kunnen komen over (de aard van) de bezoeken door de politie. De Buitendienst van de gemeente werkt dit voorjaar alvast aan betere afspraken over controlebezoeken. Er wordt daarbij gekeken naar interne afstemming van bezoeken. 4. Verantwoordelijkheden rond verkeersmaatregelen Vanuit de beschreven rollen van de organisator en de gemeente blijft het zo dat het afzetten/afsluiten van wegen door de organisator moet gebeuren. Organisatoren vrezen dat omleidingsroutes door gespecialiseerde bedrijven gedaan moeten worden. De wens bij veel organisatoren is om in vooroverleg door te nemen waar aan voldoen moet worden. Er is ook geopperd om de uitvoering en/of de kosten bij de gemeente neer te leggen. De verantwoordelijkheden en uitvoering van verkeersmaatregelen blijven bij de organisator. Wel kan in een vooroverleg meegedacht worden door de gemeente. Omleidingsroutes hoeven niet per se gedaan te worden door gespecialiseerde bedrijven. Er komt geen gemeentelijke subsidie voor verkeersmaatregelen. 5. Een pool of budget voor verkeersregelaars Het organiseren van voldoende, betaalbare verkeersregelaars is voor veel evenementen een uitdaging.

Een pool waar men gebruik van zou kunnen maken wordt breed gedragen als goed idee. Er is geopperd dat de gemeente daarbij ook een budget voor de kosten ter beschikking stelt. Een noodnummer om de aanstelling rond te krijgen is daarbij wenselijk. Naast verkeersregelaars is er behoefte aan pools met EHBO-ers en beveiligers en/of een subsidie vanuit de gemeente hiervoor. Er mag daarnaast aandacht zijn voor de risico-inschatting die leidt tot het aantal beveiligers dat nodig is: dit lijkt soms erg willekeurig of overdreven. Ondersteuning om de pool voor verkeersregelaars op te zetten is opgenomen in het uitvoeringsplan. Een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente (zie 4.e Personele ondersteuning) kan dit oppakken. De ondersteuning van andere typen pools zou later kunnen volgen. Organisatoren mogen ruim vóór de vergunningaanvraag een conceptaanvraag indienen. Dan kan worden gestart met de inhoudelijke besprekingen over veiligheid. Er is dan meer tijd voor de risico-inschatting. Een subsidie vanuit de gemeente voor inhuur van menskracht is niet logisch, de verantwoordelijkheid ligt bij de organisator. Overigens moet voor het aanstellen van verkeersregelaars leges in rekening gebracht worden, dat doet de gemeente op dit moment niet. 6.

Collectieve evenementenverzekeringen De gemeente West Betuwe biedt een collectieve vrijwilligersverzekering aan die nog niet bij alle organisatoren bekend blijkt te zijn. Daarnaast is er behoefte aan een collectieve evenementenverzekering zoals ook andere gemeenten hebben geregeld. Er is ook geopperd dat de gemeente een subsidie ter beschikking stelt zodat organisatoren zich hiermee kunnen verzekeren.

13 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

In het uitvoeringsplan is opgenomen dat de vrijwilligersverzekering meer onder de aandacht van evenementenorganisatoren wordt gebracht. Daarnaast worden de mogelijkheden voor een collectieve evenementenverzekering onderzocht. Er wordt niet gekozen voor een subsidie, wel kan een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente (zie 4.e Personele ondersteuning) ondersteuning bieden.

c. Verduurzaming evenementen Bestaande regelgeving en ondersteuning bij verduurzaming De gemeente geeft tips over verduurzaming en is gestart om organisatoren te informeren over relevante wet- en regelgeving. Er is op dit moment beperkte steun om organisatoren hierbij te begeleiden. Vanuit de visie van de gemeente is er (veel) meer nodig om evenementen goed op de toekomst voor te bereiden. Acties in het kader van verduurzaming van evenementen Het doel is om de verduurzaming van evenementen in West Betuwe te stimuleren en te faciliteren via de volgende acties. 1. Actuele en komende wet- en regelgeving Nieuwe landelijke regelgeving rond zwerfaval en plastic leidt tot verwarring en onzekerheid. Er is goede informatie nodig, het Team Duurzaamheid is gestart met hierin te voorzien. Voor dit en andere vraagstukken zijn er oplossingen die de gemeente en organisatoren kunnen verzamelen en onderling kunnen delen. Met name het verbod op ‘single use’ plastic bekers heeft grote gevolgen. Wasinstallaties voor retourbekers hebben vooralsnog niet de voorkeur. Vanwege de relatie met afvalstromen worden in dit verband ook de afspraken met de AVRI genoemd en het vaker legen van openbare prullenbakken. Tot slot is het verstandig scherp te zijn op het spanningsveld tussen duurzaamheid en veiligheid. Team Duurzaamheid kan blijvend zorgen voor actuele informatie over wet- en regelgeving.

De afspraken met de AVRI zijn al genoemd onder 4.b Faciliteiten voor evenementen. Een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente kan ondersteuning bieden (zie ook 4.e Personele ondersteuning). Voor het vaker legen van openbare prullenbakken is geen budget opgenomen. Organisatoren die kiezen voor duurzame oplossingen met gevolgen voor veiligheid moeten dit vroegtijdig aangeven in hun conceptaanvraag. Bij de gemeente moet meer afstemming zijn tussen veiligheid en duurzaamheid. 2. Begeleiding bij verduurzaming Er is behoefte aan informatie over regelgeving en stappen die organisatoren kunnen nemen om hun evenement te verduurzamen. Tips en inspiratie zijn zeer welkom, zoals over het vervangen van vuurwerk door lasershows of tips voor beïnvloeden van bezoekersgedrag (bv. bij afvalscheiding). Het zou ook helpen als er onderlinge uitwisseling komt van spullen, of als er gemeentelijke subsidies zijn voor investeringen. Denk aan Ledlampen, biodiesel, hardcups, zonnepanelen, aggregaten en verzwaring van het elektra netwerk. Daarnaast mag er meer aandacht zijn voor sociale aspecten, zoals toegankelijkheid voor iedereen, het betrekken van vluchtelingen/statushouders en het enthousiasmeren van jongeren.

14 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Er zijn al subsidies beschikbaar die beter ontsloten kunnen worden. Daarnaast is er behoefte aan begeleiding bij de verduurzaming. De gemeente kan hierbij ondersteunen met een bijdrage (zie ook 4.d Subsidies en bijdragen). 3. Keuzes voor verduurzaming in West Betuwe Vanuit het belang dat de gemeente hecht aan duurzaamheid zijn er nog een aantal stappen te maken als aanvulling op landelijke regelgeving. Denk hierbij aan ballonnen, (plastic) confetti, levende dieren en slipjachten. Tips over alternatieven kunnen helpen om evenementen bij de overgang te ondersteunen, zoals lasershows ter vervanging van vuurwerk. Team Duurzaamheid bereidt een document voor om keuzes te kunnen maken op diverse vlakken. De keuzepunten worden aan de raad voorgelegd met een advies dat is onderbouwd aan de hand van voor- en tegenargumenten. In de nota is naast het maken van keuzes ook als actie het verzamelen en begeleiden van alternatieven opgenomen. Een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente kan hierbij ondersteuning bieden (zie ook 4.e Personele ondersteuning).

d. Subsidies en bijdragen Bestaande subsidies en bijdragen Er zijn diverse subsidies en andere regelingen waar evenementenorganisatoren nu al gebruik van kunnen maken. Vaak zijn deze echter niet bij iedereen bekend of vindt men het lastig om de bijdragen bij de gemeente aan te vragen. Acties in het kader van subsidies en bijdragen Het doel is om evenementen in West Betuwe te ondersteunen met subsidies en bijdragen via de volgende acties. 1. Beter bekendmaken bestaande subsidies Via de regeling Subsidie maatschappelijke activiteiten biedt de gemeente bijdragen die ook geschikt kunnen zijn voor evenementen. Er zijn structurele (meerjarige) en incidentele subsidies aan te vragen. Deze zijn te vinden via westbetuwe.nl/subsidiesen-leningen. De subsidies stimuleren onder meer culturele activiteiten, bewegen en sport, activiteiten voor vrijwilligers en het betrekken van ouderen en jongeren. In het uitvoeringsplan is opgenomen het beter bekendmaken van mogelijke subsidies, waaronder de regeling van de gemeente. De insteek mag daarbij verschuiven van sport/bewegen naar vitaliteit/gezondheid. Inclusiviteit en het breder dan alleen voor 1 kern organiseren van evenementen worden gestimuleerd. Begeleiding kan deels door een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente gebeuren (zie ook 4.e Personele ondersteuning).

Verder komt er een themabijeenkomst waarbij de mogelijkheden voor het aanvragen van begeleiding en subsidies worden toegelicht, plus een speciale themabijeenkomst voor het meedenken in het betrekken van jongeren, het enthousiasmeren van vrijwilligers en het stimuleren van vitaliteit. Naast de bijeenkomsten worden er meer communicatiemiddelen ingezet om de ondersteuning onder de aandacht te brengen (zie ook 5. Communicatie).

15 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

2. Subsidie duurzaamheidsscans evenementen In paragraaf 4.c Verduurzaming evenementen is aangegeven dat het belangrijk is om organisatoren te ondersteunen bij de uitdagingen die nu en de komende jaren op evenementen afkomen. Deze uitdagingen veroorzaken een (financiële) opgave die zonder hulp kan betekenen dat veel evenementen op den duur zullen verdwijnen. In het uitvoeringsplan is budget opgenomen voor 10 duurzaamheidscans door een gespecialiseerd bureau. Organisatoren ontvangen een rapportage en ondersteuning bij de implementatie van maatregelen. Voor alle organisatoren in West Betuwe worden informatiebijeenkomsten georganiseerd. De lering uit de begeleiding en bijeenkomsten komt daarna, samengevat in een enkel document, voor iedereen beschikbaar. Een evenementenfunctionaris vanuit de gemeente (zie ook 4.e Personele ondersteuning) kan voor deze acties het initiatief nemen, in overleg met Team Duurzaamheid.

e. Personele ondersteuning Bestaande subsidies en bijdragen Team APV Vergunningen biedt begeleiding tot aan de vergunningsaanvraag. Deze vorm van ondersteuning moet noodgedwongen stoppen als de aanvraag is ingediend, omdat het team dan vanuit haar taak de aanvraag moet beoordelen. Acties in het kader van personele ondersteuning Het doel is om evenementen in West Betuwe te ondersteunen met personele inzet vanuit de gemeente via de volgende acties. 1. Begeleiding vanuit bestaande mogelijkheden De gemeente heeft buurtsport- en cultuurcoaches die organisatoren met hun specifieke kennis kunnen bijstaan. Ook de gebiedsmakelaars kunnen een aanvullende rol bieden omdat de capaciteit bij andere afdelingen beperkt is. Dit geeft bv. de mogelijkheid om op één dag 2 verschillende evenementen vanuit de gemeente te bezoeken en te ondersteunen (organisatoren geven aan dat dit betrokkenheid toont en de mogelijkheid tot contact met de gemeente bevordert). In beide gevallen zijn deze medewerkers niet aan te spreken voor begeleiding bij vergunningen en/of subsidies, daarvoor is gerichtere ondersteuning nodig (zie ook punt 3. Evenementenfunctionaris). In het uitvoeringsplan is opgenomen het beter bekendmaken van de begeleiding vanuit bestaande mogelijkheden. Dit kan mede gebeuren via communicatie (zie ook 5. Communicatie) en door de beoogde evenementenfunctionaris. 2.

Extra capaciteit APV Vergunningen en Toezicht & Handhaving Team APV Vergunningen heeft belangrijke stappen gezet bij het verbeteren van de aanvraagprocedures voor vergunningen en de begeleiding daarbij. Om deze lijn voort te zetten is extra capaciteit nodig. Daarnaast is er behoefte aan afstemming van het bezoek aan het evenement door Toezicht & Handhaving. Nu komt het voor dat dit plaatsvindt tijdens het inschrijven van deelnemers. Juist het samen met organisatoren evalueren tijdens het evenement (liefst aan het begin) is een kans om tot verbeteringen te komen die mogelijk direct doorgevoerd kunnen worden.

16 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

In het uitvoeringsplan is extra capaciteit voor APV Vergunningen en Toezicht & Handhaving opgenomen om beter in het faciliteren van evenementen vanuit deze teams te kunnen voorzien. 3. Inzet van een gemeentelijke evenementenfunctionaris Vanuit organisatoren is aangegeven dat er behoefte is aan een aanspreekpunt die kan meedenken en liefst ook tijdens evenementen bereikbaar is. Dit is van belang om te ondersteunen bij aanvragen voor vergunningen en subsidies, bij organisatorische vraagstukken (o.a. verkeersregelaars), bij het helpen kennis en ervaring bijeen te brengen en te delen en bij de integrale aanpak tussen gemeentelijke afdelingen. Continuïteit in het proces wordt belangrijk, ook tussen het vaststellen van de nota en het uitvoeren van acties. Het is duidelijk dat de evenementen en het proces geholpen zijn met een toegewijde contactpersoon. Dit beantwoord ook aan de vraag om betrokkenheid vanuit organisatoren en aan de wens van de gemeente om evenementen te faciliteren. In het uitvoeringsplan is de aanstelling van een evenementenfunctionaris binnen Team Economie opgenomen. De evenementenfunctionaris kan zorgen voor afstemming binnen de gemeente en op allerlei wijzen ondersteuning bieden aan organisatoren. Wellicht kan deze functionaris ook helpen bij een verkenning naar een nieuwe vorm van de Bloesemtocht.

Er is nog geen functieprofiel voor de evenementenfunctionaris, maar de taken zoals beschreven in deze nota kunnen eronder vallen. Voor nu zullen we moeten waken voor onredelijk hoge verwachtingen. De evenementenfunctionaris en andere begeleiding door de gemeente is er alleen ter ondersteuning: de organisator blijft altijd zelf verantwoordelijk voor een evenement, vergunnings- of subsidieaanvraag en andere activiteiten. Als actie is onder punt 1 al opgenomen om helder aan te gaan geven welke vormen van ondersteuning er zijn. Dit gebeurt liefst al vroeg in het proces, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse mail met het verzoek om aan te melden voor de evenementenkalender.

17 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

5. Commissie en communicatie a. Commissie Evenementen Deze Nota Evenementen is tot stand gekomen via een participatietraject waarbij organisatoren zijn uitgenodigd om hun behoeften en ideeën in te brengen. Een belangrijke rol daarin heeft de ‘klankbordgroep’ gehad. Deze groep bestaat uit ca. 20 organisatoren van evenementen die van elkaar verschillen in aard, omvang en locatie in West Betuwe. De klankbordgroep is tot nu toe driemaal bijeen geweest. Het is verstandig deze vorm van samenwerking voort te zetten en een officiële status te geven door er een Commissie Evenementen van te maken met adviesrecht aan het college. De nieuwe commissie krijgt een vergelijkbare rol als de adviescommissies die er al in de gemeente bestaan. Het instellen van de Commissie Evenementen is opgenomen in het uitvoeringsplan. Tot het moment dat deze commissie is ingesteld blijft de gemeente de nu deelnemende organisatoren uitnodigen voor samenwerking in de bestaande klankbordgroep. De uiteindelijke commissie krijgt net als vergelijkbare commissies een adviserende rol richting het college.

b. Brede bijeenkomsten Tijdens het participatietraject naar deze nota is een brede bijeenkomst georganiseerd voor alle organisatoren en andere geïnteresseerden in de gemeente. De input uit die bijeenkomst op 1 februari 2024 heeft voor een belangrijk deel de basis gevormd voor de nota. Er bleek bovendien een behoefte om brede bijeenkomsten regelmatig te herhalen, eventueel gekoppeld aan bepaalde thema’s. Bij eerdere bijeenkomsten vanuit Team APV Vergunningen in 2022 en 2023 bleek een soortgelijke behoefte. In het uitvoeringsplan is het organiseren van minstens 1 jaarlijkse brede bijeenkomst voor organisatoren opgenomen. Deze bijeenkomst zal als accent hebben de voortgang van het uitvoeringsplan en het stimuleren van het netwerk tussen de gemeente en de organisatoren en tussen organisatoren onderling. Naast de jaarlijkse bijeenkomst worden themabijeenkomsten gehouden op basis van gebleken interesse vanuit organisatoren. In het eerste jaar worden er in ieder geval bijeenkomsten georganiseerd over de thema’s subsidies, vrijwilligers en jongeren (zie ook 4.d Subsidies en bijdragen).

c. Evenementenkalender De gemeente West Betuwe publiceert op haar website een evenementenkalender (zie www.westbetuwe.nl/evenementenplanning). Organisatoren kunnen hun evenement van 1 juli tot 1 november aanmelden voor het volgende jaar. Zij ontvangen een uitnodiging vanuit Team APV Vergunningen om dit te doen. De kalender biedt de gemeente en hulpdiensten een handvat voor veiligheidstaken. Organisatoren geeft het de mogelijkheid voor afstemming met andere evenementen. De werkwijze met de evenementenkalender wordt voortgezet. Onder 4.a Facilitering procedures is geopperd bij de evenementenkalender ook algemene contactgegevens op te nemen zodat organisatoren onderling contact kunnen zoeken.

18 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Verder zal er zoals vermeld onder 4.e Personele ondersteuning bij de uitnodiging om aan te melden ook informatie worden meegezonden over beschikbare ondersteuning voor organisatoren.

d. Overige communicatie Een belangrijke basis voor de communicatie wordt gevormd door de webpagina westbetuwe.nl/vergunningen-voor-feesten-en-evenementen. Vanaf deze webpagina kan men een vergunningsaanvraag starten en relevante informatie vinden, waaronder de al vermelde evenementenkalender. Team APV Vergunningen stuurt af en toe nieuwsbrieven naar organisatoren. Dit wordt gebruikt om ontwikkelingen te melden en bijeenkomsten aan te kondigen. Voor bijeenkomsten worden vaak ook aparte uitnodigingen verstuurd. Sporadisch worden persberichten en sociale media ingezet. De webpagina westbetuwe.nl/vergunningen-voor-feesten-en-evenementen wordt verder verrijkt met informatie en tips zoals in andere delen van deze nota zijn beschreven. Het streven is om tweemaal per jaar een nieuwsbrief te versturen. De evenementenfunctionaris neemt in het vervolg het initiatief hiertoe, in overleg met Team APV Vergunningen.

19 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

6. Uitvoeringsplan De voorgenomen acties zoals beschreven in deze nota zijn hieronder verwerkt in een enkel overzicht. Uitwerking van acties zal gebeuren door gemeente en organisatoren samen. Hierbij is wel een team vermeld dat de trekkersrol binnen de gemeente heeft. Het overzicht bevat een begroting voor kosten die verbonden zijn aan de acties. De volgende typen kosten zijn te onderscheiden: • Structurele, jaarlijkse kosten vanaf 2025: € 105.000,• Incidentele kosten voor de periode 2025-2027: € 59.000,• Kosten waarvoor t.z.t. een apart voorstel wordt voorgedragen

Uitvoeringsplan Nota Evenementen West Betuwe 2024 Nr

Thema

Facilitering procedures Facilitering 4.a.1.2 procedures Facilitering 4.a.2 procedures Facilitering 4.a.3.1 procedures Facilitering 4.a.3.2 procedures Facilitering 4.a.4.1 procedures Facilitering 4.a.4.2 procedures Facilitering 4.a.5.a procedures Facilitering 4.a.5.2 procedures Facilitering 4.a.6.1 procedures Facilitering 4.a.6.2 procedures Facilitering 4.a.7 procedures Facilitering 4.a.8 procedures Faciliteiten voor 4.b.1.1 evenementen Faciliteiten voor 4.b.1.2 evenementen Faciliteiten voor 4.b.2.1 evenementen 4.a.1.1

Actiepunt

Team

Actie

Benoemen commerciële APV evenementen (evt. in overleg) Vergunningen Voortzetting geen leges nietAPV commerciële evenementen Vergunningen Meerjarige dan wel makkelijk APV herhaalbare vergunningen Vergunningen Eenvoudig taalgebruik en het APV stroomlijnen van het format Vergunningen Verdergaande digitalisering van APV vergunningsaanvragen Vergunningen Gebruiksvriendelijk Verkeer verkeersprogramma Andere ondersteuning bij het APV maken van plattegronden Vergunningen Doorontwikkelen formats voor APV in te dienen plannen Vergunningen Handreikingen, overzichten en Evenementenkennisbank evenementen functionaris Profielen zones en/of terreinen Ruimtelijke in omgevingsvisie Ontwikkeling Plan geschikte inrichting van de Ruimtelijke buitenruimte voor evenementen Ontwikkeling Plan structurele uitwijklocaties Economie voor standplaatsen/markten Verbetering van communicatie APV rond vergunningen Vergunningen Overzicht van beschikbare Buitendienst materialen, heldere afspraken Plan uitbreiding beschikbare Buitendienst materialen en service Nieuwe afspraken AVRI over Buitendienst ondersteuning evenementen

Begroting

Aard

2024-2025

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

P.m.

2024-2025 € 10.500,00

Apart voorstel Incidenteel 2025-2027

2025-2026

-

-

2024-2025

-

-

2025-2026 € 15.000,00

Incidenteel 2025-2027

2024-2030

-

-

2026-2027

-

-

2025-2026

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2025-2026

P.m.

Apart voorstel

2024-2025

-

-

20 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Faciliteiten voor evenementen Faciliteiten voor 4.b.2.3 evenementen Faciliteiten voor 4.b.3 evenementen Faciliteiten voor 4.b.4 evenementen Faciliteiten voor 4.b.5.1 evenementen Faciliteiten voor 4.b.5.2 evenementen Faciliteiten voor 4.b.6.1 evenementen Faciliteiten voor 4.b.6.2 evenementen Verduurzaming 4.c.1.1 evenementen Verduurzaming 4.c.1.2 evenementen Verduurzaming 4.c.1.3 evenementen Verduurzaming 4.c.2.1 evenementen Verduurzaming 4.c.3.1 evenementen Verduurzaming 4.c.3.2 evenementen Subsidies en 4.d.1.1 bijdragen Subsidies en 4.d.1.2 bijdragen Subsidies en 4.d.1.3 bijdragen Subsidies en 4.d.2.1 bijdragen Personele 4.e.1 ondersteuning Personele 4.e.2.1 ondersteuning Personele 4.e.2.2 ondersteuning Personele 4.e.3 ondersteuning Commissie en 5.f.1 communicatie Commissie en 5.f.2 communicatie Commissie en 5.f.3 communicatie Commissie en 5.f.4 communicatie 4.b.2.2

Betere afstemming binnen de Evenementengemeente i.r.t. evenementen functionaris Plan andere materialen en Evenementenbijbehorende diensten functionaris Betere afspraken en controle Buitendienst terreinen voor en na evenement Meedenken rond Verkeer verkeersmaatregelen Opzetten van een pool voor Evenementenverkeersregelaars functionaris Onderzoeken pool, inschatting Evenementenaantal EHBO-ers en beveiligers functionaris Collectieve Evenementenevenementenverzekering functionaris Communicatie gemeentelijke Evenementenvrijwilligersverzekering functionaris Doorlopende actuele informatie Duurzaamheid over wet- en regelgeving Nieuwe afspraken AVRI over Duurzaamheid ondersteuning evenementen Meer afstemming tussen Duurzaamheid duurzaamheid en veiligheid Uitwisseling informatie, tips, Evenementeninspiratie en materialen functionaris Keuzes voor verduurzaming Duurzaamheid evenementen in West Betuwe Verzamelen alternatieven na Evenementenkeuzes voor verduurzaming functionaris Beter bekendmaken bestaande Evenementensubsidies voor evenementen functionaris Themabijeenkomst subsidies Evenementenen begeleiding evenementen functionaris Themabijeenkomst jongeren, Cultuur, Sport vrijwilligers en vitaliteit 10 duurzaamheidscans met Evenementensteun bij implementatie functionaris Beter bekendmaken mogelijke Evenementenbegeleiding voor organisatoren functionaris Extra capaciteit ondersteuning APV

door APV Vergunningen Vergunningen Extra capaciteit ondersteuning APV door Toezicht & Handhaving Vergunningen Inzet van een gemeentelijke Economie evenementenfunctionaris Instellen en ondersteunen EvenementenCommissie Evenementen functionaris Organiseren bijeenkomsten, Evenementenwaaronder jaarlijks 1 brede functionaris Doorontwikkelen service APV evenementenkalender Vergunningen Doorontwikkelen webpagina, Evenemententweemaal per jaar nieuwsbrief functionaris

2024-2025

-

-

2025-2026

P.m.

Apart voorstel

2024-2025

-

-

2024-2025

-

2024-2025

-

-

2025-2026

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2025-2026

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025

-

-

2024-2025 € 20.000,00

Incidenteel 2025-2027

2024-2025

-

2024-2025 € 30.000,00 2024-2025 € 25.000,00 2024-2025 € 50.000,00

Structureel vanaf 2025 Structureel vanaf 2025 Structureel vanaf 2025

2024 e.v.

-

-

2025 e.v.

€ 13.500,00

Incidenteel 2025-2027

2024-2025

-

-

2024 e.v.

-

-

21 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Bronnen Coalitieakkoord West Betuwe 2022-2026 In Beweging! (2022) Evenementennota Geldermalsen (2015) Trendrapport toerisme, recreatie en vrije tijd 2022 (2022) Trendrapport toerisme, recreatie en vrije tijd 2023 (2023) Westbetuwe.nl/vergunningen-voor-feesten-en-evenementen Westbetuwe.nl/evenementenplanning Beleidsregels voor het verlenen van evenementenvergunningen West Betuwe (2019), te vinden via https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR634418/1.

22 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

Bijlagen Bijlage 1: APV Gemeente West Betuwe, Afdeling 3 Evenementen Afdeling 3. Evenementen Artikel 2:24 Begripsbepaling 1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoop- en theatervoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen als bedoeld in het tweede lid onder f. g. sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen of voetbalwedstrijden als bedoeld in het tweede lid, onder f en g. 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een straatfeest of buurtbarbecue op de weg op één dag; f.

een voetbalwedstrijd waarbij tenminste een betaald-voetbal-organisatie is betrokken.

g. een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of –gala’s. 3. In deze afdeling wordt onder klein evenement verstaan een ééndaags evenement waarbij: a. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 200 personen; b. de activiteiten plaatsvinden tussen 08:00 en 23:00 uur;

23 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

c. geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 08.00 uur of na 23.00 uur en in dit tijdsbestek bij de activiteit een 3 minuuts Leq-norm van 60 dB(A) en 74 dB(C) bij woningen niet wordt overschreden; d. de activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten; en e. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 vierkante meter per object. Artikel 2:25 Evenementenvergunning 1. Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. 2. De burgemeester stelt nadere regels vast. 3. Bij de indiening van de vergunningaanvraag worden de gegevens, bedoeld in artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, aangeleverd voor zover voor het evenement een gebruiksmelding zou moeten worden gedaan op grond van artikel 2:1, eerde lid, van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. 4. De vergunning kan voor een periode van maximaal vijf jaar worden verleend. 5. De vergunning die voor een periode van meer dan één jaar is verleend, vervalt van rechtswege indien zich wijzigingen voordoen die betrekking hebben op de organisatie, activiteiten, de locatie of de omvang van het evenement. 6.

Indien een aanvraag om vergunning of ontheffing voor een evenement niet tijdig wordt ingediend voor het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt, kan het bevoegde bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen. 7. Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, als de organisator ten minste tien werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester. 8. Onverminderd het bepaalde in artikel 1:8 kan de burgemeester een vergunning voor een vechtsportevenement als bedoeld in artikel 2:24, tweede lid, onder f, weigeren als de organisator of de aanvrager van de vergunning van in enig opzicht van slecht levensgedrag is. 9. De burgemeester kan binnen zeven werkdagen na ontvangst van de melding besluiten een klein evenement te verbieden, als er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. 10. Het verbod is niet van toepassing op een wedstrijd op of aan de weg, in situaties waarin voorzien wordt door artikel 10 juncto 148 van de Wegenverkeerswet 1994. 11. Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een landelijk georganiseerde straatspeeldag. 12. Het verbod van het eerste lid geldt ook niet voor lampionnenoptochten en wandeltochten en recreatieve fietstochten met maximaal 200 deelnemers en voor zover:

24 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN

a. de optocht niet breder is dan een weghelft; b. er bij een groepsomvang van 20 personen of meer voor en achter de optocht auto’s rijden met in werking zijnde knipperlichten dan wel voor en achter de optocht begeleiders in reflecterende vesten lopen of fietsen. 13. Op de aanvraag om een vergunning is paragraaf 4.1.3.3 van de Algemene wet bestuursrecht (positieve fictieve beschikking bij niet tijdig beslissen) niet van toepassing. Artikel 2:26 Ordeverstoring 1. Het is verboden bij een evenement de orde te verstoren. 2. Het is verboden bij een evenement zichtbaar goederen te dragen, bij zich te hebben of te vervoeren die uiterlijke kenmerken zijn van een organisatie die bij rechterlijke uitspraak of bestuurlijk besluit verboden is verklaard of is ontbonden vanwege een doel of werkzaamheid in strijd met de openbare orde. 3. Het verbod van lid 2 geldt niet voor zover in het daarin geregelde onderwerp wordt voorzien door het Wetboek van Strafrecht.

25 | CONCEPT NOTA EVENEMENTEN