RV2024-009-Bijlage-BWB-Kaderbrief-2025.pdf

Kaderbrief 2025 BWB Vastgesteld door het Bestuur op 21 december 2023

Inhoud 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2.

Financiële samenvatting en de gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage ..................................... 4

3.

Beschrijving per deelprogramma .................................................................................................... 6

4.

Ontwikkelingen met financiële impact 2025................................................................................. 12

5.

Projectenplanning/investeringsprogramma ................................................................................. 13

6.

Taakstelling .................................................................................................................................... 15

7.

Uitgangspunten begroting 2025.................................................................................................... 15

2

1. Inleiding Voor u ligt de kaderbrief 2025. De belangrijkste functie van deze kaderbrief, als voorloper van de begroting 2025, is om onze deelnemers inzicht te bieden in zowel inhoudelijke als financiële ontwikkelingen die in het kader van bedrijfsvoering op ons afkomen. In de periode waarin deze kaderbrief is opgesteld zijn we zowel intern als met de gemeenten in gesprek over een aantal processen en onderwerpen die van invloed zijn op de samenstelling van de kaderbrief en de begroting 2025, zoals: • Evaluatie bekostigingssystematiek; • Doorontwikkeling organisatie; • Herijking Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en Producten en Diensten Catalogus (PDC). Daar waar deze ontwikkelingen relevant zijn voor de kaders, lichten wij dit toe. Om die reden kent deze kaderbrief, ten opzichte van vorig jaar, een licht aangepaste opzet: In hoofdstuk 2 gaan we nader in op de bekostigingssystematiek en in hoofdstuk 3 komt de herijking van DVO en PDC aan de orde. Deze kaderbrief is geschreven tegen de achtergrond van een verslechterd financieel perspectief voor onze deelnemers. Wij zijn ons daar terdege van bewust. Het is voor ons aanleiding geweest om reeds in de tweede voortgangsrapportage 2023 ruimte in onze meerjarenbegroting te zoeken teneinde de bijdrage van onze deelnemers te verminderen.

In lijn met de oproep van de raden om scherpe keuzes te maken zodat de gemeentelijke uitgaven blijven aansluiten op de beschikbare middelen hebben we tevens gekozen voor een beleidsarme kaderbrief. Helaas ontkomen we niet aan het opvolging geven aan nieuwe wettelijke verplichtingen en autonome ontwikkelingen. Tenslotte staan er projecten op de planning en liggen er overige wensen van onze deelnemers. We zien het als onze verantwoordelijkheid om deze ontwikkelingen en de daarmee gepaard gaande financiële gevolgen wel inzichtelijk te maken. Tegen het licht van de schriftelijke oproep van de colleges eind oktober, hebben we besloten de BWB organisatie een taakstelling op te leggen. Hiermee wordt beoogd om extra uitgaven, waarvoor onze deelnemers niet worden gecompenseerd, te voorkomen.

3

2. Financiële samenvatting en de gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage In onderstaande tabel is het vertrekpunt het financieel perspectief zoals aan u gepresenteerd in de begroting 2024. Daarna ziet u de mutaties in de twee voortgangsrapportages die zijn aangeboden en geaccordeerd in 2023. Deze mutaties vormen samen het startpunt van de kaderbrief. Vervolgens zijn de effecten van indexatie, de wettelijke en autonome ontwikkelingen en de lasten voorkomend uit de projectenkalender toegevoegd. Tezamen vormen deze het financieel kader voor 2025. Bedragen x € 1.000 Bijdrage gemeenten programmabegroting 2024 Mutatie bijdrage 1e voortgangsrapportage 2023 Mutatie bijdrage 2e voortgangsrapportage 2023

2026 22.222 781 -2.312

2027 22.221 781 -2.312

2028 22.260 806 -2.348

Bijdrage gemeenten bij start kaderbrief 20.505 20.691 Indicatie loonontwikkeling 1.064 1.064 Indicatie prijsontwikkeling 275 275 Indicatie stijging opleidingskosten 20 20 Subtotaal bestaand 21.864 22.050 Ontwikkelingen (hoofdstuk 4) Wettelijke verplichtingen 350 350 Autonome ontwikkelingen 210 210 Wensen deelnemers PM PM Projecten en wensen (hoofdstuk 5) Projecten* 200 200 Wensen PM PM Subtotaal ontwikkelingen, projecten en wensen 760 760 Taakstelling (hoofdstuk 6) Taakstelling -760 -760 Bijdragen gemeenten na kaderbrief 21.864 22.050

20.690 1.064 275 20 22.049

20.718 1.064 275 20 22.077

350 210 PM

350 210 PM

200 PM 760

200 PM 760

-760 22.049

-760 22.077

Afronding

2025 22.016 800 -2.312 1

* Dit betreft een ruwe inschatting. Er wordt momenteel gewerkt aan een meer gedetailleerd beeld.

4

De verdeling per gemeente is bij benadering als volgt: Verdeling partners (x1.000) 2025 2026 6.315 Aandeel Culemborg 6.262 Aandeel Tiel Aandeel West Betuwe

7.709 7.893

7.775 7.960

Afronding

Totaal

2027 6.315

2028 6.323

7.775 7.960

7.784 7.970

-1

21.864

22.050

22.049

22.077

Bekostigingssystematiek De verdeling in bovenstaande tabel is vooralsnog gebaseerd op de huidige bekostigingssystematiek. Deze systematiek is in 2023 geëvalueerd. We zijn bezig met een voorstel om te komen tot een nieuwe systematiek en gaan daarover de komende maanden met onze deelnemers in gesprek. We vinden het van belang om op een zorgvuldige wijze tot een nieuwe bekostigingssystematiek te komen zodat deze op voldoende draagvlak kan rekenen en praktisch toepasbaar is. Dit vereist dat we bij de voorbereiding alle relevante ontwikkelingen, waaronder de herijking van de PDC, meenemen en goed luisteren naar de behoeften van deelnemers. Omdat een goede aansluiting op de P&C cyclus van onze deelnemers tegelijkertijd vraagt dat we onze begroting in een vroeg stadium gereed hebben verwachten we niet dat de nieuwe systematiek al kunnen toepassen in de ontwerp-begroting 2025 van BWB. Ons voorstel is dan ook om de (uitkomsten van de) huidige verdeling te hanteren ten tijde van het opstellen van de begroting 2025 van BWB. Wanneer er in de loop van 2024 overeenstemming is bereikt over een nieuwe systematiek kan deze worden gehanteerd voor 2025. Daarbij streven wij naar besluitvorming over de nieuwe systematiek medio 2024 zodat eventuele wijzigingen die daaruit voortvloeien wel in de begroting 2025 van de deelnemers kunnen worden verwerkt.

Mocht de toepassing van de nieuwe systematiek leiden tot aanzienlijke mutaties ten opzichte van de bijdragen in voorgaande jaren dan kan uiteraard worden overwogen om een ingroeimodel te hanteren zodat voornoemde effecten voor 2025 beperkt kunnen worden.

5

3. Beschrijving per deelprogramma In de inleiding refereerden we al aan de evaluatie van de P&C-cyclus van de BWB en herijking van de PDC en DVO. De P&C-cyclus van de BWB kent op dit moment de volgende instrumenten: • Kaderbrief; • Begroting; • Eerste en tweede voortgangsrapportage; • Jaarverslag en jaarrekening. We zijn momenteel met onze deelnemers in gesprek over een integrale herijking van de contract(DVO) en dienstverleningsafspraken (PDC). Daarnaast zijn we voornemens om in 2024 te gaan werken met een concernplan en daaraan gerelateerd teamplannen, waar de PDC en de begroting de basis voor vormen. Over de precieze invulling van de P&C-cyclus gaan we graag in 2024 met directies en bestuur in gesprek. Voor de opzet van deze kaderbrief 2025 en de begroting 2025 houden we vast aan het uitgangspunt van de begroting 2024 (één programma BWB) waarbij de deelprogramma’s bestaan uit de programma’s van de afzonderlijke teams conform de gewijzigde organisatiestructuur van 2023. Alle teams (deelprogramma’s) geven in 2025, vanzelfsprekend, uitvoering aan de PDC en DVO zoals afgesproken met de gemeenten. Voor de uitvoering daarvan worden teamplannen 2025 opgesteld. Eventuele doorontwikkeling op (processen/producten van) de PDC voor 2025 krijgen een plek in die teamplannen, dat past qua timing ook beter dan nu al in deze kaderbrief of begroting.

Wanneer deze kaderbrief voor 2025 wordt opgesteld moet het jaar 2024 nog beginnen. Op onderdelen wordt daarom ook aan activiteiten gerefereerd die doorlopen in 2025. Daarnaast zal ongetwijfeld sprake zijn van ontwikkelingen die nog van invloed zijn op de uiteindelijke activiteiten in 2025. Om die reden is de toelichting van de deelprogramma’s in deze kaderbrief beperkt tot die activiteiten en ontwikkelingen die niet in de PDC zijn opgenomen dus tot de niet reguliere activiteiten. In de begroting 2025-2028 worden de deelprogramma’s aangevuld met o.a. financiële tabellen per programma.

6

Deelprogramma Advies Het team Advies bestaat uit de onderdelen Financieel advies, Personeel en organisatie, Inhuurdesk, Algemeen Juridisch Zaken en Communicatie. Voorgenomen activiteiten 2025 1 2 3 4

Aanbesteding E-HRM systeem ism team FPB (start nieuw systeem in 2026) Aanbesteding VMS (inhuurdesk) Versterking juridische basiskennis Vitaliteitsbeleid implementatie 2024-2025.

vitaliteitsbeleid Vitaliteit van werknemers is een blijvend punt van aandacht. In de meest recente cao is daarom vastgelegd dat er een beleidsplan vitaliteit moet zijn dat in ieder geval bevat: • Een periodieke peiling naar werkdruk en zo nodig maatregelen tegen werkdruk, in overleg met de ondernemingsraad. • Een periodieke bespreking van de personele bezetting en eventuele maatregelen tegen (dreigende) onder- en overbezetting, in overleg met de ondernemingsraad. • De al bestaande wettelijke verplichtingen voor de werktijdenregeling en het arbobeleid. • (Mogelijk) de al bestaande cao-verplichtingen voor het loopbaanadvies en het persoonlijk ontwikkelingsplan. Deze onderdelen dienen in het gezamenlijke beleidsplan te worden uitgewerkt en in overleg met onze deelnemers te worden voorzien van een prioritering. Versterken juridische basiskennis Vanuit AJZ zal blijvend worden ingezet op het borgen van de noodzakelijke actuele juridische basiskennis bij gemeenten. We verwachten dat we met het gebruik van het LMS een groter bereik kunnen realiseren. Deelprogramma Informatievoorziening Informatievoorziening bestaat uit de onderdelen Informatiemanagement, Informatiebeheer en GEOregistraties (BAG/BGT). Voorgenomen activiteiten 2025 1 2 3

Implementatie Samenhangende Objecten Registratie (SOR) Implementatie van de in 2024 vormgegeven visie Datagedreven werken Implementatie van de in 2024 vormgegeven Informatiebeheerplan

7

Samenhangende Objecten Registratie Het ministerie van BZK is gestart met Doorontwikkeling in Samenhang van de Geo-basisregistraties (DiS Geo). Doelstelling daarvan is meer samenhang te creëren in de geo-informatie infrastructuur. Onderdeel is de verplichte doorontwikkeling van enkele bestaande geo-basisregistraties tot een samenhangende objectenregistratie (SOR). Hiermee kunnen gegevens efficiënt worden gewonnen en bijgehouden. Het bevordert het integraal gebruik van deze gegevens in bestaande werkprocessen (zoals het heffen van belasting) en bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in het fysieke domein (zoals de stikstofproblematiek of de energietransitie). Een en ander dient in 2025 geïmplementeerd te worden. Er heeft reeds een nulmeting plaats gevonden en dit project gaat onderdeel uitmaken van de projectenportfolio voor 2025. Het betreft een wettelijke verplichting waarvan de uitvoering niet binnen de bestaande formatie kan worden opgevangen, dit vraagt om een uitbreiding van de structurele formatie per 1-1-2025 met 1 fte ten behoeve van een gegevensmakelaar. Datagedreven werken In 2024 wordt een visie op datagedreven werken ontwikkeld en een plan van aanpak opgesteld. Dit is geen wettelijke verplichting maar wel een randvoorwaarde om datagedreven werken een stap verder te brengen.

Tegelijkertijd betreft het ons inziens een zeer relevante ontwikkeling om de gemeenten op termijn beter en sneller van informatie te kunnen voorzien, die wij in deze kaderbrief niet onvermeld kunnen laten. We zullen de uitgaven om deze redenen als p.m. opnemen. Datagedreven werken krijgt in het nog vast te stellen Informatieplan een 3e prioriteit, echter we hebben gemerkt dat de prioritering per organisatie verschilt, waarbij de inzet en het beheer van de huidige tooling prioriteit krijgt. Van belang is dus om hier in 2024 eerst een gezamenlijke visie op te ontwikkelen en vervolgens te kijken wat wanneer nodig is. Informatiebeheer In 2024 wordt er een Informatiebeheerplan opgesteld, dat in 2025 verder ingevuld gaat worden. Dit is nodig om te kunnen voldoen aan de diverse wetgeving w.o. de nieuwe Archiefwet. De uitwerking hiervan wordt meegenomen in het Informatieplan en het projectenportfolio. In 2025 zullen alle contracten van onze document-managementsystemen eindigen en zal er invulling gegeven worden aan de doorontwikkeling van het zaaksysteem. Deelprogramma Informatie Technologie Applicaties Dit programma ziet op de continuïteit en doorontwikkeling van informatietechnologie en applicaties van de drie gemeenten. Het gaat hierbij in 2025 met name om de continuïteit, kwaliteit en ondersteuning van de digitale en fysieke werkplek. Voorgenomen activiteiten 2025 1

Vervanging ICT-infrastructuur*

* Dit betreft de vervanging van de infrastructuur (netwerk, servers, storage) die in 2020 is aangeschaft en geïmplementeerd. Om geen afbreuk te gaan doen aan beschikbaarheid en continuïteit is het noodzakelijk om deze componenten i.v.m. de technische levensduur op enig moment te vervangen. Dit was oorspronkelijk gepland voor 2024/2025, maar hebben we al doorgeschoven naar 2025/2026.

8

Bij de uitvoering van de huidige PDC ervaren we knelpunten omdat deze de afgelopen jaren is beïnvloed door onder meer: • Invoering van de BIO; • Invoeren van thuiswerken; • Invoering van de ‘nieuwe werkplek’; • Toegenomen beveiligingseisen van werkplekken en infrastructuur. Wanneer we het afgesproken niveau van dienstverlening willen handhaven is zowel bij de frontoffice als de backoffice een uitbreiding met 1 fte nodig vanwege de volgende ontwikkelingen en omstandigheden: - Thuiswerken: De invoering van het thuiswerken heeft er voor gezorgd we er +/- 1300 extra werkplekken bij hebben gekregen om te ondersteunen. Meer werkplekken is uiteraard ook meer beheer. - De nieuwe werkplek: Sinds de zomer van 2023 zijn alle collega’s voorzien van een laptop en telefoon. De oude thin client was zeer onderhoudsvrij. De nieuwe laptop, met lokaal software geïnstalleerd, heeft voor een toename van de beheeruren gezorgd. - Security: Door de toenemende noodzaak van een goede beveiliging zien we dat ook leveranciers hier steeds meer aandacht aan besteden. Dit heeft als gevolg dat we veel vaker te maken krijgen met updates van software van zowel applicaties als besturingssystemen (windows, citrix, etc..). - Complexer applicatielandschap: Daarnaast zien we dat het applicatielandschap steeds complexer is geworden, waardoor het doorvoeren van wijzigingen steeds meer tijd in beslag neemt.

Zowel qua doorlooptijd als de uren die nodig zijn om goed te testen. - Meer incidenten: bovenstaande zorgt er ook voor dat er meer incidenten gemeld worden bij de helpdeks. 3 -4 jaar geleden hadden we nog tussen de 800=900 incidenten per maand. Dit is inmiddels opgelopen naar 1200-1300 incidenten per maand. Een toename van bijna 50%. Dit is overigens een gebruikelijk aantal voor een omgeving van onze omvang. Aankomend jaar verwachten we nog meer ontwikkelingen die extra beheeruren met zich mee gaan brengen. Denk aan BIO fase 2 (logging, monitoring), data gedreven werken, werkplek fase 2, telefonie, M365. Naast uren benodigd voor de implementatie zal hier een forse structurele extra beheerlast uit voortkomen. Als wij hier geen gevolg aan geven, krijgen we te maken met een nog grotere werkdruk en discontinuïteit van de basisdienstverlening. In 2021 hebben wij meegedaan met de ‘ICT benchmark gemeenten’. De conclusie hier was dat onze ICT kosten (infra en beheeruren) ruim onder het landelijk gemiddelde lagen t.o.v. vergelijkbare gemeenten. De verwachting was toen overigens ook al dat de aankomende jaren de ICT kosten zouden gaan stijgen.

Deelprogramma Financieel Personeel Beheer 9

Financieel Personeel Beheer bestaat uit financieel beheer, personeels- en salarisadministratie en belastingen. Begin 2024 is sprake van een volledig en adequate personele bezetting waarbij er slechts nog marginaal wordt ingehuurd voor tijdelijke en specifieke ondersteuning. Vanuit deze gezonde basis zal in 2024 invulling gegeven worden aan de afronding van het financieel ontwikkelplan. Naast de reguliere dienstverlening (PDC) voorzien we op dit moment voor 2025 geen bijzondere activiteiten, tenzij definitief besloten wordt over te gaan tot een nieuw financieel systeem en/of een systeem voor HR/salaris. Dat heeft veel impact op zowel BWB als deelnemers, waardoor er geen ruimte is om andere grote activiteiten op te pakken in 2025. Voorgenomen activiteiten 2025 1 2 3

Afronding implementatie financieel systeem* ** Afronding implementatie HRM-systeem ism Advies* (mocht 1 en/of 2 niet aan de orde zijn) Verkennen mogelijkheden voor inzet robotisering op financiële en HR processen

*omdat deze tot de IT-projecten gerekend worden hebben deze ook een plek in het projectenoverzicht ** De aanbesteding hiervan is nog geen gegeven. Op dit moment wordt onderhandeld met Centric voor licenties tot en met 2026 zodat in dat jaar de jaarrekening 2025 nog met dit financiële systeem opgesteld kan worden. Ook zal er een marktverkenning plaatsvinden om te bezien welke ontwikkelen er in de markt zijn en hoe deze aansluiten op onze toekomstige behoeften.

Deelprogramma Facilitair Inkoop Arbo Facilitair, Inkoop & Arbo wil bijdragen aan een goed welbevinden van al onze collega’s binnen een fijne werkomgeving die werken binnen onze beheerde locaties, waarbij het voldoen aan de arbowetgeving een belangrijk uitgangspunt is. Dit willen we bereiken door het vernieuwen van de arbo-werkplekken binnen de (kantoor)locaties van Tiel en Culemborg. Ook willen we een upgrade gaan uitvoeren van de vergaderzalen in het Stadhuis van Culemborg, waaronder de Stadszaal met de daarbij horende AV-apparatuur tbv de Gemeenteraad van Culemborg.

Voorgenomen activiteiten 2025 1 2

Aanbesteding vervanging arbowerkplekken Tiel, Culemborg en BWB Vervanging Vergadermeubilair en AV-apparatuur (Stadhuis Culemborg)

Deelprogramma Directie & Staf Directie en Staf bestaan uit de directeur, concerncontroller, Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG) en directie-, management- en bestuursondersteuning. Naast dat we verder uitvoering zullen geven aan de doorontwikkeling van BWB gericht op de basis op orde, is de belangrijkste uitdaging voor 2025 om compliant te zijn aan alle van toepassing zijnde weten regelgeving w.o. de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en het Network and Information Security directive (NIS2).

Voorgenomen activiteiten 2025 10

1 2

Intensivering Monitoring en respons (BIO) Invoering Netwerk- en Informatieveiligheidsrichtlijn (NIB2)

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO): monitoring en respons Sinds 1 januari 2020 geldt voor alle overheidsorganisaties één gezamenlijke basisnorm voor het beschermen van gevoelige informatie: de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). ‘Klassieke’ preventiemiddelen zoals firewalls, antivirus, e-mailfiltering, indringerdetectiesystemen, etc. zijn niet langer voldoende om de informatiebeveiliging te waarborgen. De Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten heeft aangegeven welke basis aan monitoring en respons (M&R) minimaal ingericht dient te zijn. De VNG zal deze tools voor alle gemeenten gaan aanbesteden waarvan de kosten naar verwachting structureel € 75.000 bedragen. Netwerk- en Informatieveiligheidsrichtlijn (NIS2) NIS 2 is een nieuwe richtlijn vastgesteld door de Europese Unie en bedoeld om de cybersecurity en digitale weerbaarheid in EU-lidstaten te versterken. Vanaf oktober 2024 dienen gemeenten hieraan te voldoen. Onderdeel van de richtlijn is onder meer een wettelijke zorgplicht voor informatieveiligheid en meldplicht voor informatiebeveiligingsincidenten (NIB2). Gemeenten krijgen te maken met toezicht vooraf op informatiebeveiliging op alle gemeentelijke processen. Ook komt er een belangrijkere focus op de beveiliging van operationele technologie.

Onder NIB2 zullen sancties voor non-compliance strenger zijn, met mogelijk persoonlijke consequenties voor bestuurders. Het NIS2 wordt gezien als een intensivering van taken op het gebied van informatiebeveiliging met grote impact op capaciteit en beschikbare middelen. Op dit moment zijn er door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties geen extra middelen hiervoor beschikbaar gesteld. Voor de implementatie van NIS2 en om daarmee in overeenstemming met de nieuwe Europese weten regelgeving te kunnen opereren is 1 fte ISO extra noodzakelijk. De gemeenten worden dan grotendeels ontlast bij de advisering, uitvoering en beheertaken op het gebied van informatiebeveiliging. Naast deze extra fte is er een werkbudget NIS2 nodig van 75.000 euro per jaar voor de periode van 2025-2028. Dit budget is bedoeld voor externe adviezen, compilatie en toename auditkosten om de implementatie van de nieuwe Europese wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging te realiseren. Het is de verantwoordelijkheid van de teamleiders/proceseigenaren om de implementatie van de vereiste maatregelen binnen de eigen processen te coördineren en uit te voeren conform adviezen van de ISO. De implementatie van de benodigde maatregelen zal geleidelijk (per nieuw in te voeren applicatie) in nauw overleg met de betreffende teams van de 4 organisaties.

De teams moeten hiervoor wel zelf de benodigde capaciteit voor reserveren.

11

4. Ontwikkelingen met financiële impact 2025 In dit hoofdstuk wordt beschreven welke extra middelen (naast indexering, zie hiervoor hoofdstuk 6) nodig zijn om de doelstellingen van de BWB te realiseren. Hierbij is een rangorde gehanteerd in aflopende noodzaak. Er is een splitsing aangebracht in wettelijke verplichting, autonome ontwikkelingen en wensen deelnemers. Voor de goede orde, het gaat om een globaal beeld van de ontwikkelingen zoals we die nu kennen. Hierin zijn ook keuzes mogelijk, deze gaan dan wel ten koste van het huidige dienstverleningsniveau en/of de ontwikkelwensen van de gemeenten.

Omschrijving Wettelijke verplichtingen Uitbreiding formatie ISO Monitoring en Respons Implementatie NIS2 Uitbreiding formatie gegevensmakelaar Subtotaal wettelijke verplichtingen

Autonome ontwikkelingen Uitbreiding formatie frontoffice Uitbreiding formatie backoffice Subtotaal autonome ontwikkelingen

Wensen deelnemers Datawarehouse Uitbreiding formatie data-analist Subtotaal wensen

2025

2026

2027

2028

105.000 75.000 75.000 95.000

105.000 75.000 75.000 95.000

105.000 75.000 75.000 95.000

105.000 75.000 75.000 95.000

350.000

350.000

350.000

350.000

105.000 105.000

105.000 105.000

105.000 105.000

105.000 105.000

210.000

210.000

210.000

210.000

PM PM

PM PM

PM PM

PM PM

PM

PM

PM

PM

560.000

560.000

560.000

560.000

12

5. Projectenplanning/investeringsprogramma In januari 2024 wordt het Informatieplan vastgesteld inclusief prioritering. Dit wordt in Q1 2024 vertaald naar een projectportfolio van projecten die in 2024 opgestart gaan worden en een ontwikkellijst van voorgenomen projecten voor 2025. Deze wordt periodiek geactualiseerd en waar nodig bijgesteld. In Q3 2024 wordt dit aangevuld met de projecten die in 2025 opgestart worden. Op dit moment zijn de volgende projecten in kaart gebracht die (afhankelijk van de nog nader te bepalen prioritering) in 2025 opgestart gaan worden. Dit betreft dus een momentopname, mogelijk zal afhankelijk van de beschikbare capaciteit een aantal projecten alsnog in 2024 kunnen starten.

Voor zover nu bekend verwachten we in 2025 de volgende projecten: • Informatiebeheerplan; • Datagedreven werken; • Portaal Inhuurdesk; • Robotic Process Automation; • Wet Open Overheid; • Aanbesteding en implementatie E-HRM applicatie; • Aanbesteding en implementatie financieel pakket; • Aanbesteding Regie Sociaal Domein; • Dataclassificatie; • Implementatie Haal Centraal; • Exchange online; • Werkplek fase 2 (uitfaseren Citrix); • Microsoft 365; • E-mail archivering; • Microsoft Co-pilot; • Wet Digitale overheid; • Businesscase Recruitmentdesk; • Reserveringssysteem en -kastjes voor zalen en werkplekken; • Vervanging infrastructuur; • Implementatie Samenhangende Objectenregistratie; • Implementatie NIS2; • Monitoring en Respons; • Vervanging AV apparatuur Stadshuis Culemborg. Het betreft hier alle projecten met een (nieuwe) IV en/of ICT-component. Financiële consequenties van projectenplan Het is in dit stadium lastig aan te geven wat exact de financiële consequenties zijn van het projectenplan voor 2025 en verder. Enerzijds gaat het om het uitvoeren van de projecten zelf, dit kost personele inzet die zoveel mogelijk met de bestaande formatie wordt uitgevoerd. In sommige gevallen is inhuur nodig waar incidentele kosten mee gepaard gaan. Anderzijds zijn er projecten die structurele lasten als effect hebben.

Soms kan dat in de vorm van extra formatie voor beheer zijn maar ook in de vorm van licentiekosten. Een voorbeeld is de aanbesteding van een nieuw financieel systeem. Voor de implementatie zal inhuur van een projectleider noodzakelijk zijn. Daarnaast zal uit de aanbesteding een nieuwe prijs voor de jaarlijkse licentiekosten volgen. In welke mate deze afwijkt van de huidige licentiekosten is nu nog niet exact aan te geven. In 2022 hebben we aan projecten ca. € 400.000 besteed en in 2023 verwachten we ongeveer eenzelfde bedrag. Omdat op basis van de kaderbrief 2024 de formatie per 2024 is uitgebreid met 2 algemeen 13

projectleiders, gaan we voor 2025 uit van vooralsnog een incidenteel bedrag (projectkosten) van € 200.000. Voor de structurele lasten (beheerlast en licentiekosten) gaan we eveneens uit van € 200.000. Capaciteitsmanagement We zijn op dit moment het capaciteitsmanagement op projecten strakker aan het inrichten. Voordat we een inschatting kunnen maken ten aanzien van de gevraagde capaciteit is van elk beoogd project een projectopdracht met mini-businesscase benodigd. Hierin geven we ook aan hoeveel capaciteit er indicatief wanneer benodigd is. Op dat moment is ook inzichtelijk wat al gepland staat vanuit eerder geaccordeerde opdrachten die opgenomen zijn in de portfolioplanning en waar periodiek over gerapporteerd wordt. Het kan ook betekenen, dat we soms moeten herpioriteren of keuzes moeten maken indien de capaciteit ontoereikend blijkt te zijn. Indien de opdracht wordt goedgekeurd zal de projectleider dit in een projectplan verfijnen en een capaciteitsuitvraag doen zowel binnen BWB als bij de gemeenten. Een lastig punt is en blijft dat we dit mogelijk wel per organisatie maar niet voor alle organisaties doorgaans blijvend goed inzichtelijk hebben. Zo kan het ook zijn dat een project binnen een gemeente ineens op wordt gestart en vanuit daar een beroep wordt gedaan op de capaciteit binnen IV of ICT. Deze projecten zijn niet opgenomen in de projectenportfolio BWB.

Hierbij is het dus ook van belang dat er tijdig een capaciteitsuitvraag richting BWB plaats vindt of dat we dit organisatieoverstijgend inzichtelijk maken via een gezamenlijke projectenportfoliotool.

14

6. Taakstelling De taakstelling van € 760.000 vereist dat we samen met onze deelnemers ingrijpende keuzes zullen moeten maken. Die keuzes vragen om een zorgvuldig proces. Omdat we deze kaderbrief in een zo vroeg mogelijk stadium ter kennis van de raden willen brengen doorlopen we dit keuzeproces pas na vaststelling van de kaderbrief in aanloop naarde begroting BWB 2025. Wel benoemen we hierna alvast de uitgangspunten die richtinggevend zijn voor de te maken keuzes. Kritische beoordeling wettelijke verplichtingen Uitgangspunt is dat de gemeenten en BWB wettelijke verplichtingen naleven. Tegelijkertijd zien we dat er verplichtingen in beeld zijn gekomen zonder dat bekend is of en in hoeverre gemeenten hiervoor middels een uitkering van het rijk worden gecompenseerd. Er dient dus eerst beoordeeld te worden of de totale opgave verkleind kan worden door – mits rechtmatig – de uitvoering van de verplichtingen te minimaliseren of te temporiseren. Versterken ontwikkeling BWB Naar aanleiding van het adviesrapport ‘op een kruispunt van keuzes’ is eind 2022 het besluit genomen om de adviestaken op het gebied van P&O en Financiën te ontvlechten en tegelijkertijd te investeren in de robuuste uitvoeringsorganisatie van de gemeenten. Belangrijker nog is dat door alle deelnemende gemeenten commitment is uitgesproken voor BWB.

Deze ontwikkelingen zijn van cruciaal belang voor een goede bedrijfscultuur, het waarmaken van een goede basisdienstverlening en het aantrekken dan wel behouden van gekwalificeerd personeel.Voornoemde investering gaat (onder meer) renderen wanneer we er in slagen meer posities in te vullen met vaste krachten. Het levert daarmee een bijdrage aan de dekking van de taakstelling. Een belangrijk uitgangspunt is daarom dat er een goede balans gevonden moet worden tussen noodzakelijke besparingen en investeringen in de BWB-organisatie. Reële en concrete keuzes maken Sinds de oprichting van de BWB is er nadrukkelijk op kostenreductie gestuurd. Gecombineerd met de omvang van de taakstelling betekent dit dat de besparing niet bij elkaar geschaafd zal kunnen worden. De verwachting is daarom dat we daadwerkelijk moet snijden in de PDC-producten, projecten en wensen. We zullen dus over de volle breedte van onze begroting reële en concrete keuzes moeten maken.

7. Uitgangspunten begroting 2025

15

In dit hoofdstuk beschrijven we de financiële uitgangspunten voor de begroting 2025. De keuze voor de systematiek op de onderdelen formatie loon- en prijsontwikkeling en opleidingskosten is steeds bepaald aan de hand van de uitgangspunten ‘volledig, realistisch en haalbaar’. Zo maakt de gebruikte systematiek voor loon- en prijsontwikkeling het mogelijk om de meest recente CBP-gegevens en CAOontwikkelingen mee te nemen. En hebben we ook op de onderdelen formatie en opleidingskosten voor het meest realistische scenario gekozen. Formatie Bij de raming van de salarisbudgetten is de vastgestelde formatie (inclusief de mutaties uit de voortgangsrapportages) per 01-01-2024 bijna 160 fte. We ramen de loonkosten volgens het maximum van de schaal inclusief toelagen Loonontwikkeling De huidige CAO is verwerkt in de loonsommen in de begroting 2024. Daarbovenop is voor 2024 rekening gehouden met een CAO stijging van 4,2%. Inmiddels is er een onderhandelingsresultaat voor een nieuwe CAO waarin een loonstijging is voorzien van 4,75% per 1 januari en 1,25% per 1 oktober 2024. In de loonberekeningen voor deze kaderbrief is met deze aanvullende CAO-verhoging van afgerond 1,8% rekening gehouden. Conform afspraak wordt voor de berekening van de loonontwikkeling in 2025 de door het CPB berekende en in de septembercirculaire 2023 gepubliceerde loonvoet sector overheid gehanteerd.

Deze bedraagt 5,8% en wordt toegepast op de bijgestelde loonkosten voor 2024 (zie hierboven). Ten opzichte van de huidige begroting 2024 is dus in totaal sprake van een aanpassing van afgerond 7,7%. Op een totale loonsom van € 13,8 miljoen is dit een bedrag van € 1,06 miljoen. Prijsontwikkeling Voor de berekening van de prijsontwikkeling wordt de door het CPB berekende en in de septembercirculaire 2023 gepubliceerde prijs nationale bestedingen gehanteerd. Als BWB corrigeren wij het verschil opgebouwd over de jaren 2023 en 2024 tussen de nu door het CPB verwachte inflatie en de in de begroting 2024 verwerkte inflatie. Daar bovenop berekenen we de verwachte prijsindex voor 2025 van 2,5%. Dit leidt tot een aanpassing van de prijzen met een percentage van 4,58% ten opzichte van de begroting 2024. De totale prijsindexatie komt daarmee uit op € 275.000. Opleidingskosten Voor opleidingskosten hanteren we een gangbare norm van 2% van de loonkosten, dit komt overigens overeen met de huidige opleidingsbudgetten in de begroting. Door stijging van de loonkosten stijgt het opleidingsbudget vanwege de norm ook met 2% en daarmee met € 20.000.

16