RV2024-002-Kaderbrief-2025-regionaal-archief-rivierenland-RAR.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Registratie nummer Voorstelnummer Portefeuillehoude r Bijlage(n)

: 30 januari 2024

Onderwerp

: Kaderbrief 2025 Regionaal Archief Rivierenland (RAR)

: RV2024-002 : : Wil Kosterman : Zienswijze 1205659/1213779 Kaderbrief 1205659/1226696 Beleidsplan 1205659/1226695

Onderwerp Kaderbrief 2025 Regionaal Archief Rivierenland (RAR) Beslispunten 1. Voor de kadernota 2025 van het RAR een inhoudelijke zienswijze aan het dagelijks bestuur RAR kenbaar te maken, ten aanzien van: de financiële situatie van gemeenten, nieuw beleid, loon- en prijsindexatie, de samenwerking op de P&C-cyclus van gemeenschappelijke regelingen en de gevolgen van de nieuwe Archiefwet op de taakuitoefening van het RAR. Inleiding Op 24 november 2023 is de kaderbrief 2025 naar de raden van de deelnemende gemeenten verzonden. Met de kaderbrieven informeren de gemeenschappelijke regelingen op hoofdlijnen over de financiële kaders voor de begroting 2025. Daarnaast heeft een aantal gemeenschappelijke regelingen ook nieuwe beleidsvoornemens opgenomen in de kadernota. Hoewel niet wettelijk verplicht, heeft de raad de mogelijkheid een reactie (zienswijze) te geven op de kadernota. Deze reacties worden vervolgens meegenomen en afgewogen bij het opstellen van de conceptbegroting 2025. Brief vanuit college naar gemeenschappelijke regelingen Zowel bij de raad als in het college is er de behoefte om meer aan de voorkant te kunnen sturen op de beleidsmatige en financiële ontwikkeling van gemeenschappelijke regelingen.

Vanuit deze behoefte hebben de portefeuillehouders financiën van de gemeenten Tiel en Neder-Betuwe onlangs in regionaal verband het initiatief genomen om met de acht Rivierenland gemeenten tot gezamenlijke kaderstelling te komen voor de gemeenschappelijke regelingen, aan de voorkant van de nieuwe P&C-cyclus voor 2025. Als uitvloeisel van dit initiatief heeft het college besloten om de gemeenschappelijke regelingen een brief te sturen met daarin de kaders die het college graag gehanteerd zouden zien

30 januari 2024 Kenmerk RV2024-002 Pagina 2 van 5

worden in de kaderbrieven voor 2025. U bent hier reeds over geïnformeerd met een informatienota. De kaders in de brief liggen in lijn met eerder door uw raad ingediende zienswijzen ten aanzien van de planning en control documenten van gemeenschappelijke regelingen. Het gaat hierbij om de financiële situatie van gemeenten, nieuw beleid, loon- en prijsindexatie en de samenwerking op de P&C-cyclus van gemeenschappelijke regelingen. Deze uitgangspunten zullen ook als zienswijze worden opgenomen, waarbij specifiek wordt gekeken naar een specifieke zienswijze op nieuw beleid. Beleidskader: Beleidsplan: Het beleidsplan is ingericht rond het thema data: duurzame data, ketendata, metadata, gebruik van data en de presentatie van data. Het beleidsplan legt de focus op de mogelijkheden van omgang met data om daarmee klanten en ook gemeenten te kunnen ondersteunen. Met de hoeveelheid data, die organisaties te verwerken krijgen, is het belangrijk dat deze data toegankelijk, vindbaar, leesbaar en beschikbaar blijft of gemaakt kunnen worden door gebruik te maken van nieuwe technieken en door te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving. Het plan kijkt goed naar nieuwe ontwikkelingen als de netwerksamenleving. Ook gemeenten krijgen steeds meer te maken met samenwerkingsverbanden met andere partijen, doordat taken worden uitbesteed of door samenwerking in de keten.

De informatie en de archieven die daardoor ontstaan moeten beheerd kunnen worden door te weten waar welke informatie zich bevindt of wordt opgebouwd en hoe deze informatie toegankelijk gemaakt kan worden. Een ander belangrijk punt is het door ontwikkelen van de website van het RAR. Steeds meer fysieke en digitale archieven worden overgebracht naar het RAR. Voor gemeenten wordt het steeds essentiëler dat de toegankelijkheid en beschikbaarheid van die archieven verbeterd gaat worden via een goed functionerende website. Het plan eindigt met de mission statement waarbij de kernwaarden van het RAR nogmaals worden benoemd en waar het beleidsplan verder aan moet gaan bijdragen. De genoemde punten in het beleidsplan zijn herkenbaar voor de gemeenten en daardoor zal het plan ook zeker een meerwaarde gaan vormen. Archiefwet: Op 1 januari 2025 zal de nieuwe Archiefwet in werking treden. Het RAR geeft aan dat dit gevolgen zal hebben op de taakuitoefening en de personele bezetting van het RAR. De gemeente West Betuwe ziet graag, halverwege 2024, een beperkte rapportage met betrekking tot de taakuitoefening en personele bezetting en de gevolgen hiervan voor de gemeenten, met name op financieel gebied. Financieel Kader:

30 januari 2024 Kenmerk RV2024-002 Pagina 3 van 5

Indexering De genoemde loonstijgingen en -indexeringen zijn in lijn met de regionaal afgesproken percentages en conform de laatst bekende CAO. De indexering kostenbudgetten volgen de door het CPB opgestelde cijfers. Energiekosten: Het RAR heeft de afgelopen tijd te maken met extreme stijging van de energiekosten. De ontwikkeling hiervan in de nabije toekomst is nog erg onzeker en ligt buiten de invloedsfeer van het RAR. De energiekosten zijn substantieel omdat het archief afhankelijk is van de juiste klimatologische omstandigheden in haar depots om een veilige en duurzame omgeving te kunnen blijven creëren voor de fysieke archieven. Rentepercentage financiële middelen: In de afgelopen periode is al onderzocht of een herfinanciering mogelijk is voor de aangetrokken financieringsmiddelen met een genoemd rentepercentage van 4,75%. Eerdere aflossing is alleen mogelijk met volledige uitbetaling van de vooraf vastgestelde en berekende rente over de totale looptijd. Hieruit kun je concluderen dat het oversluiten van leningen niet tot financiële voordelen leidt. Weerstandsvermogen Geen opmerkingen BTW Geen opmerkingen Bijdrage per gemeente Geen opmerkingen Samenvatting Niet van toepassing Besluitgeschiedenis Niet van toepassing Beoogd effect Met de kadernota is de raad beter in staat de kader stellende functie uit te oefenen.

Middels de zienswijze wordt de raad in staat gesteld om invloed uit te oefenen op de conceptbegroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling. Een eventuele zienswijze wordt door de gemeenschappelijke regeling meegenomen in het opstellen van de conceptbegroting, welke voor zienswijze aan de raden wordt aangeboden.

30 januari 2024 Kenmerk RV2024-002 Pagina 4 van 5

Argumenten 1.1 We sturen met andere gemeenten meer aan de voorkant Het gezamenlijk benoemen en vaststellen van financiële en procesmatige uitgangspunten vanuit een zienswijze biedt duidelijkheid en verhoogt de transparantie voor de deelnemende gemeenten en de gemeenschappelijke regeling. De kans is daarbij groter dat deze uitgangspunten ook daadwerkelijk worden gehanteerd bij de begroting. 1.2 De inhoud van de kaderbrief geeft redenen een zienswijze in te dienen. In de kaderbrief worden meerdere ontwikkelingen en uitgangspunten geschetst, die van belang zijn voor het beleidsplan 2022-2025 en de financiën van het RAR. De kaderbrief is opgebouwd uit het beleidskader, het financieel kader en de uitgangspunten. Vanwege de informatie gegeven in de kaderbrief onder het kopje “Archiefwet” zien wij redenen een inhoudelijke zienswijze in te dienen. Wij kunnen ons vinden in de overige genoemde kaders. Kanttekeningen Niet van toepassing Financiën Geen opmerkingen Communicatie en participatie De bijgevoegde brief wordt verstuurd naar het Dagelijks Bestuur van het RAR, na instemming van de raad. Uitvoering/Planning Het RAR verzoekt om de reactie vóór 1 maart 2024 toe te sturen, zodat zij de mogelijkheid hebben om de informatie te gebruiken bij het opstellen van de conceptbegroting. De brief wordt meteen na de raadsvergadering van 30 januari 2024 verzonden aan het RAR.

Evaluatie Niet van toepassing

30 januari 2024 Kenmerk RV2024-002 Pagina 5 van 5

Risicoparagraaf Risico omschrijving Zienswijze niet verwerkt in conceptbegroting 2025

Soort risico Financieel

Kans middel

Effect Klein-middel

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de secretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop

Beheersingsmaatregel Zienswijze op begroting