RV2023-119-Regelingen-en-afspraken-dorpshuizen-en-MFC-met-sportvoorziening.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering

: 19 december 2023

Registratie nummer Voorstelnummer

: GZDGWB1193074/1193081 : RV2023-119

Portefeuillehouder

: Rutger van Stappershoef

Bijlage(n)

: geen

Onderwerp

: Uniformering regelingen en afspraken rond dorpshuizen en MFC’s met een sportvoorziening

Onderwerp Uniformering regelingen en afspraken rond dorpshuizen en MFC’s met een sportvoorziening Beslispunten 1. Voor de aanstelling van een projectleider 75.000 euro beschikbaar te stellen. 2. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van 250.000 euro voor het vormen van een bestemmingsreserve voor de dekking van negatieve exploitatiekosten in 2024 en 2025 voor de gemeentelijke gymzalen. 3. De genoemde bedragen op te nemen in de eerste Burap 2024. Inleiding Het beleid rond de sportvoorzieningen bij dorpshuizen en MFC’s is niet volledig meegenomen tijdens de harmonisaties in 2019 en 2020. Op basis van een recent opgestelde inventarisatie zien we verschillen in afspraken en overeenkomsten, bezettingsgraad, keuringen/vervanging van materiaal, eigendom, beheer, kosten en baten. Tot op heden hebben we deze sportvoorzieningen individueel en incidenteel behandeld. Met name door corona zijn er minder (sport)verenigingen en hebben veel verenigingen minder leden. Verenigingen maken vaak hierdoor minder uren gebruik van de gymzalen. In nagenoeg alle zalen zitten we voor het bewegingsonderwijs van de basisscholen met het aantal (klok)uren onder de VNG-norm. Ook hierdoor is sprake van onvoldoende financiële dekking. Aan de andere kant zijn de beheerkosten toegenomen. Denk aan de hoge energiekosten van de laatste tijd.

Maar ook de kosten voor schoonmaken, de huurlasten en de kosten voor de legionella-bestrijding zijn toegenomen. Tenslotte is er een toenemende druk op vrijwilligers, waardoor werkzaamheden uitbesteed moeten worden aan bedrijven. Conclusie: kosten zijn en blijven hoog en opbrengsten staan onder druk. Samenvatting In 2020 is besloten de huidige regelingen en afspraken rond dorpshuizen en MFC’s met een sportvoorziening te uniformeren. Aan dit voornemen is tot op heden geen invulling gegeven. Vanwege de recent ontstane urgentie (zie de inleiding) wordt een project gestart om invulling te geven aan dit besluit.

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB 1193074 Pagina 2 van 4

Besluitgeschiedenis In de kadernota Dorpshuizen en MFC’s (2020) staat vermeld dat de exploitaties van dorpshuizen/MFC’s en de bijbehorende sportvoorziening uit elkaar wordt gehaald waardoor de baten en lasten van ieder onderdeel transparant worden. Tevens staat in deze kadernota: Er zijn acht dorpshuizen en drie MFC’s die een sportvoorziening in het dorpshuis hebben. De sportvoorziening naast dorpshuis de Poort in Herwijnen maakt geen onderdeel uit van het dorpshuis. Daarover heeft de gemeente aparte afspraken gemaakt met een beheerder. Voor de sportvoorzieningen (gymzaal, sportzaal, sporthal) in dorpshuizen gelden de volgende twee beleidslijnen. 1. Eigendom van de gemeente: De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud, het programmabeheer onderwijs en sport, de tarieven gebruik sportvoorziening, het vervangen en vernieuwen van sporttoestellen en het keuren van de sporttoestellen. De gemeente kan afspraken maken met het dorpshuis over het dagelijks beheer en draagt daarvoor de klok- urenvergoeding over aan het betreffende dorpshuis. 2. Eigendom van het dorpshuis: Het bestuur van het betreffende dorpshuis is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud, het programmabeheer sport, de tarieven gebruik sportvoorziening en het vervangen en vernieuwen van sporttoestellen. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het keuren van de sporttoestellen.

Het dorpshuis kan afspraken maken met de gemeente over wie wat doet ten aanzien van het beheer en onderhoud van de sportvoorziening en het vervangen of vernieuwen van sporttoestellen. In de nota staat dat de huidige regelingen en afspraken worden geüniformeerd langs de hierboven aangegeven kaders. Aan dit voornemen is tot op heden geen invulling gegeven. Beoogd effect Door de regelingen en afspraken rond dorpshuizen en MFC’s met een sportvoorziening te uniformeren ontstaat duidelijkheid over de rollen van gemeente en besturen van de dorpshuizen en MFC’s over het beheer en de financiering van deze voorzieningen. Argumenten 1.1 Er wordt een projectleider aangesteld Uit een eerste inventarisatie is gebleken dat er veel aspecten spelen bij dit project. Dit vraagt om specifieke deskundigheden, zoals multidisciplinair inzicht en overzicht. Ook de benodigde interactie met de besturen vraagt om vaardigheden, die niet voorhanden zijn bij de huidige medewerkers. Daarom is het inschakelen van een deskundige derde gewenst. 2.1. Er is sprake van exploitatietekorten Bekend is dat er in de komende jaren exploitatietekorten zijn of ontstaan in Haaften, Herwijnen, Ophemert en Vuren. Het gaat hierbij om in totaal om ruim 200.000 euro. Mogelijk komen daar nog locaties en/of bedragen bij in de komende twee jaar. Vandaar dat er nu 250.000 euro wordt gevraagd voor de bestemmingsreserve. 2.2.

Budgetten voor de dekking van tekorten ontbreken Er zijn in de huidige begroting geen budgetten beschikbaar in de begroting voor het dekken van deze tekorten.

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB 1193074 Pagina 3 van 4

2.3. We dragen bij in de tekorten Door bij te dragen in de exploitatietekorten winnen we tijd, creëren we vertrouwen en zorgen we ervoor dat we focus kunnen houden op de uitvoering van het project. 3.1 De bedragen worden verwerkt in de eerste Burap 2024 Door de bedragen te verwerken in de eerste Burap 2024 worden ze onderdeel van de begroting 2024 en 2025. Kanttekeningen 1.1. Kennis gaat verloren door een externe projectleider in te schakelen Zodra de projectleider weer vertrekt, bestaat de kans dat kennis verloren gaat. Om die reden wordt een assistent-projectleider aangesteld uit de eigen organisatie, die mede hierdoor de kans krijgt de benodigde kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden. 2.1. Exploitatietekorten worden gedekt 250.000 euro is een forse investering, maar de tekorten zijn aanwezig en worden nu manifest gemaakt. Financiën Voor de jaren 2024 en 2025 wordt een bestemmingsreserve van 250.000 euro gevormd om exploitatietekorten op de sportvoorzieningen bij een aantal dorpshuizen en MFC’s te dekken. De kosten voor de inzet van een projectleider bedragen 75.000 euro. Er zijn geen verdere kosten te verwachten voor dit project. De genoemde bedragen worden opgenomen in de eerste Burap 2024.

Na uitwerking van de uniformering van de regelingen en afspraken wordt een raadsvoorstel opgesteld, waarin op onderbouwde wijze wordt aangegeven welke lasten voor rekening van de gemeente komen. Communicatie en participatie Met de Klankbordgroep dorpshuizen en MFC’s vindt overleg plaats over de aanpak van dit project. Hierna wordt een communicatie- en participatieplan opgesteld. Uitgangspunt hierbij is dat de besturen en beheerders van de dorpshuizen en MFC’s met een sportvoorziening betrokken worden bij de uniformering van de regelingen en afspraken. Uitvoering/Planning Nadat een projectleider is aangesteld, kan dit project van start gaan. Het streven is om dit project in Q1 2025 af te sluiten. Evaluatie Twee jaar na het einde van het project vindt met de Klankbordgroep dorpshuizen en MFC’s een evaluatie plaats.

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB 1193074 Pagina 4 van 4

Risicoparagraaf Risico omschrijving Het uniformeren kan er toe leiden dat we accommodaties gaan afstoten, hetgeen commotie kan geven bij inwoners en organisaties.

Soort risico Middel

Kans Middel

Effect Groot

Beheersingsmaatregel Een zorgvuldig participatieen communicatieproces is van belang. De betrokkenen krijgen de gelegenheid om het gebruik van de sportvoorziening te optimaliseren, waardoor afstoten mogelijk kan worden voorkomen.