RV2023-107-Gezamenlijk-Inkoop-en-aanbestedingsbeleid-2024-2027.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering

: 19 december 2023

Registratie nummer Voorstelnummer

: GZDGWB/ : RV2023-107

Portefeuillehouder

: Jan de Geus

Bijlage(n)

:2

Onderwerp

: Gezamenlijk 'Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027'

Onderwerp Gezamenlijk 'Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027' Beslispunten 1. het bijgevoegde gezamenlijke ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 van de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe’ vast te stellen als beleidskader voor de inkoopfunctie van West Betuwe. Inleiding Voor gemeenten is het van groot belang om goed in te kopen en aan te besteden. Belastinggeld moet doeltreffend, doelmatig en rechtmatig worden besteed. Zonder goede contracten af te sluiten met geschikte leveranciers, dienstverleners en aannemers kunnen beoogde maatschappelijke effecten niet worden bereikt. Ondernemers zijn nodig om voor onze inwoners op het juiste moment het juiste te doen. Goed inkopen en aanbesteden is niet eenvoudig. Er is sprake van een steeds fijnmaziger juridisch kader en markten waar schaarste meer regel dan uitzondering lijkt te worden. Ook de inkoopbehoefte verandert. Zo is ICT steeds meer verweven in alle inkopen. De wens om maatschappelijk verantwoord in te kopen is vanzelfsprekend geworden, net als goede afspraken over privacy. Al even vanzelfsprekend blijven ook scherpe prijsafspraken van belang. Tot slot zijn gemeenten van nature organisaties die een zeer breed palet aan inkopen doen. Van kantoorartikelen en software tot het ontwerp, de realisatie en het onderhoud van een school of gemeentewerf.

Van jeugdzorg en leveringen van diensten in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning tot de herinrichting van een historisch centrum. Verdere professionalisering is nodig, ook op het gebied van contractbeheer en -management. Dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt hiervoor een belangrijke bouwsteen. Voor het eerst is gekozen voor een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel, en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Het geharmoniseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 doet recht aan de huidige én toekomstige samenwerking. Voor het door de raad vast te stellen beleidskader zijn de volgende inkoopdoelstellingen van belang: 1. het waarborgen dat de gemeente op een zorgvuldige en verantwoorde wijze omgaat met maatschappelijk geld binnen de gestelde wettelijke kaders, doelmatig en rechtmatig; 2. het waarborgen van een integere en professionele uitvoering van het inkoopbeleid; 3. inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding, “waar voor je geld”;

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 2 van 5

4. het continue bijdragen aan de ontwikkelingen en concreet maken van de gemeentelijke doelen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, duurzaamheidsdoelstellingen, innovatie, social return on investment en de inclusie-opgave waarbij iedereen, met of zonder beperking, kan meedoen in de samenleving; 5. het realiseren van ‘goed opdrachtgeverschap’; 6. het maximaal in positie brengen van lokale en regionale ondernemers om zo duurzaam en lokaal in te kunnen inkopen; 7. het nadrukkelijk in acht nemen van administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeentelijke organisatie als voor de ondernemers. Belangrijkste ontwikkelingen in de beleidsmatige uitgangspunten Ten opzichte van het bestaande inkoopbeleid zijn met name de volgende ontwikkelingen van belang: 1. Meer ruimte voor professionele afweging. Het volstaat vaker om één in plaats van minimaal twee offertes op te vragen (zo was voor leveringen en diensten de drempel 50.000 euro exclusief btw, deze wordt 70.000 euro. Voor werken was de drempel 100.000 euro exclusief btw, deze wordt 150.000 euro). Hiermee wordt meer ruimte geboden voor een professionele afweging tussen de administratieve lasten van een offertetraject en het verwachte resultaat. En er wordt rekening gehouden met inflatie. 2. Lokaal of regionaal inkopen verankerd.

Verankerd is dat – waar dat goed mogelijk is, dit blijft maatwerk – lokaal of regionaal wordt ingekocht. Of in ieder geval één of meerdere lokale/regionale ondernemers worden uitgenodigd om mee te dingen. Bij een openbare aanbesteding geldt dat er oog is voor het niet opwerpen van onnodig hoge drempels. 3. Maatschappelijk verantwoord inkopen verbreed, oog voor stapeling van doelen. Er is nadrukkelijk aandacht voor milieu en biodiversiteit, klimaat, circulariteit (incl. biobased), ketenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden), social return on investment en diversiteit en inclusie; 4. Landelijke ontwikkelingen opgenomen. Goed aanbesteden staat ook op de landelijke politieke agenda, waaronder een betere bescherming van ondernemers rondom aanbestedingen. In dit licht is in dit beleid onder meer duidelijk voorzien in een klachtenloket aanbesteden en in het vraagstuk van tenderkostenvergoeding: in sommige situaties kan het redelijk zijn dat de gemeente ondernemers een beperkte vergoeding toekent voor het inschrijven op aanbestedingen. Samenvatting Voor gemeenten is het van groot belang om goed in te kopen en aan te besteden. Belastinggeld moet doeltreffend, doelmatig en rechtmatig worden besteed en overeenkomsten met ondernemers zijn nodig om gemeentelijke doelstellingen te realiseren.

Voor het eerst is gekozen voor een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Het geharmoniseerde beleid doet recht aan de huidige én toekomstige samenwerking. Door samen te werken wordt voorkomen dat lokale en regionale ondernemers geconfronteerd worden met een ‘lappendeken’ van lokale regelingen. In het nieuwe beleid is nadrukkelijk oog voor lastenverlichting rondom aanbestedingen, het lokale en regionale midden- en kleinbedrijf, maatschappelijk verantwoord inkopen en enkele landelijke ontwikkelingen. Besluitgeschiedenis

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 3 van 5

➢ het huidige ‘Inkoopbeleid 2021-2022’ van de gemeente West Betuwe is op grond van artikel 16. lid e. van de ‘Financiële verordening West Betuwe 2019’ op 16 maart 2021 door het college vastgesteld. De raad is daarover via een raadsinformatienota in de raadsvergadering van 29 april 2021 geïnformeerd; ➢ op grond van artikel 24 lid 2a. van de ‘Financiële verordening West Betuwe 2021’ stelt de raad eens in de 4 jaar de beleidsnotitie(s) vast die aan het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten ten grondslag ligt. Hier wordt met het voorgestelde raadsbesluit invulling aan gegeven. Beoogd effect Het doel van dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 is het inkoop- en aanbestedingsproces inzichtelijk en transparant te maken door het beleidskader (inkoopdoelstellingen en beleidsuitgangspunten) en de uitvoeringsregels te schetsen waarbinnen de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe hun inkoopfunctie invullen. Argumenten 1.1

1.2

1.3

Het huidige ‘Inkoop en aanbestedingsbeleid 2021-2022 van de gemeente West Betuwe’ is verlopen. Zolang het nieuwe gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 niet is vastgesteld, geldt het huidige inkoopbeleid. Met het vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid, ligt er weer een actueel beleidskader voor de inkoopfunctie. In de vigerende Financiële verordening van West Betuwe is vastgelegd dat besluitvorming over het beleid aan uw raad is.

Dit nieuwe beleid geeft invulling aan het coalitieakkoord ‘In beweging! 2022-2026’ en enkele landelijke ontwikkelingen. Er is nadrukkelijk oog voor het verlichten van lasten rondom aanbestedingen en de toegang tot overheidsopdrachten voor het lokale en regionale midden- en kleinbedrijf. Ook wordt voorzien in een klachtenmeldpunt aanbesteden en in de mogelijkheid van het toekennen van een redelijke tenderkostenvergoeding. Dit sluit aan op de visie uit het coalitieakkoord dat de gemeente er is voor haar ondernemers, waarbij regels vanuit het Rijk soepel worden toegepast en op creatieve manieren, binnen de regels, gekeken wordt hoe lokaal ingekocht kan worden. Ook maatschappelijk verantwoord inkopen, waaronder meer de thema’s ‘duurzaamheid’ en social return on investment onder vallen, is een centraal thema. Dit gezamenlijke beleid volgt qua thematiek het VNG-model maar is praktisch. Bewust is gekozen voor een praktische vertaalslag naar de dagelijkse inkooppraktijk. We maken daarmee optimaal gebruik van het raamwerk dat de VNG biedt om de rol als professioneel opdrachtgever goed in te vullen. In het voorliggende gezamenlijke beleid worden de processen duidelijk omschreven en ook de inkooptaakverdeling en -verantwoordelijkheid. Naast het door de raad vast te stellen beleidskader, bevat het uitvoeringsregels voor het college en de ambtelijke organisatie.

Beoogd is voor elke inkopende collega te schetsen hoe wij als gemeente inkopen en aanbesteden en waarmee we rekening houden. Ondernemers die wensen mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten, mogen er in principe vanuit gaan dat de gemeente zich in de praktijk overeenkomstig dit beleid gedraagt.

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 4 van 5

1.4

Aandacht voor contractbeheer en -management als belangrijke bouwsteen voor verdere professionalisering. Verder professionalisering rondom inkoop is nodig, ook op het gebied van contractbeheer en -management. Rollen, taken en verantwoordelijkheden rondom contracten worden voor het eerst duidelijk beschreven en belegd. Het gaat niet alleen om het ondertekenen van overeenkomsten, maar ook over doeltreffend sturen op naleving van afspraken met leveranciers, dienstverleners en aannemers.

1.5

Dit is een door de samenwerkende gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe opgesteld beleid. Eén van de belangrijkste voordelen van het harmoniseren van dit beleid is dat voorkomen wordt dat lokale en regionale ondernemers geconfronteerd worden met een ‘lappendeken’ van lokale regelingen. Ook wordt het in de toekomst eenvoudiger zaken uit te wisselen en bijvoorbeeld gezamenlijk aan te besteden. Voorkomen wordt dat vier organisaties voortdurende het wiel uitvinden en kan er geleerd worden van elkaars ervaringen.

1.6

Het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 is een volgende stap in de doorontwikkeling van de inkoopfunctie in de vier samenwerkende organisaties. Met het vaststellen van het voorliggende beleid komen de gezamenlijke ambities en realisatiekracht verder bij elkaar.

Kanttekeningen 1.1

De inkoopfunctie is een ondersteunende functie. Wat het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 nadrukkelijk niét beoogt is het uitwerken van gemeentelijke doelstellingen zelf: deze moeten voortkomen uit de primaire processen van de organisatie. Doelen van de inzet in het Sociaal Domein, maar bijvoorbeeld ook het onderhoudsniveau in de openbare ruimte, de wijze waarop duurzaamheidsambities worden geoperationaliseerd en het niveau van de facilitaire dienstverlening zijn niet ‘des inkoops’. Via inkoop kunnen deze doelen vervolgens worden gerealiseerd. De inkoopfunctie draagt met name bij aan het hoe, en bepaalt niet het wat.

1.2

Maatschappelijk verantwoord inkopen verbreed, oog voor stapeling van doelen. Er is in het beleid nadrukkelijk aandacht voor milieu en biodiversiteit, klimaat, circulariteit (incl. biobased), ketenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden), social return on investment en diversiteit en inclusie. Dit is door de samenwerkende organisaties meer abstract uitgewerkt. De belangrijkste reden hiervoor is dat deze doelen het beste in het primaire proces van de betreffende organisatie gedefinieerd worden. Daarnaast geldt dat hier in de eerste plaats ook sprake is van lokale afwegingen, wat minder past bij een gezamenlijk beleidsdocument. Ook moet een beleidsmatige stapeling van doelen worden voorkomen: per aan te besteden opdracht kunnen ambities botsen of de haalbaarheid onder druk zetten. In dat geval past een afweging op projectniveau beter. Ondanks het vrijblijvende karakter van het toepassen van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), het nationale Manifest MVOI is niet ondertekend vanwege het ontbreken van integraal MVOI-beleid, worden er in West Betuwe bij

19 december 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 5 van 5

passende aanbestedingsprocedures wel social return on investment- en of duurzaamheidsverplichtingen opgenomen.

Financiën Aan de uitvoering van het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 zijn geen extra kosten verbonden. De benodigde personele capaciteit is voorzien in de op 9 november vast te stellen Programmabegroting 2024. Communicatie en participatie Het gezamenlijke Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 wordt zowel intern als extern via de gebruikelijk kanalen gepubliceerd en wordt met 1 januari 2024 van kracht. Daarnaast worden er de komende maanden informatiesessies met de vakteams van de gemeentelijke organisatie gehouden. Uitvoering/Planning Na uw vaststelling zal het gezamenlijke Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 geïmplementeerd en gecommuniceerd gaan worden. Per 1 januari 2024 is het beleid van kracht. Inkoopprocedures die onder het oude beleid zijn ingezet, worden uitgevoerd overeenkomstig het oude beleid. Evaluatie Het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 wordt iedere 4 jaar door het college geactualiseerd. Afhankelijk van veranderende situaties kan het nodig zijn om het beleid tussentijds aan te passen. Risicoparagraaf Niet van toepassing. Bijlagen 1. het raadsbesluit ‘Vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 van de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe’ als beleidskader voor de inkoopfunctie van West Betuwe; 2.

het ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2027 van de gemeenten West Betuwe, Culemborg, Tiel en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe’.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de secretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop