Document · PDF

RV2023-080-Bijlage-1e-Voortgangsrapportage-BWB-2023-versie-bestuur.pdf

Gemeenteraad 26 september 2023, gemeente West BetuweBij agendapunt: 7: Vaststellen 1e Voortgangsrapportage 2023 Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe7.542 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1e Voortgangsrapportage 2023 BWB

Versie Bestuur 15 juni 2023

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Financiële samenvatting en de gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage ............................................. 3 Vaststellingsbesluit .................................................................................................................................. 5 Stand van zaken uitvoering programma’s ............................................................................................... 6 Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie .......................................................................... 6 Programma 2 | Financiën .................................................................................................................... 8 Programma 3 | ICT, Applicaties & GEO Basisregistraties ................................................................... 9 Programma 4 | Informatiebeheer ..................................................................................................... 10 Programma 5 | Juridische Zaken & Control ....................................................................................... 11 Programma 6 | Facilitaire Zaken & Inkoop ........................................................................................

13 Programma 7 | Directie ..................................................................................................................... 14 Paragraaf bedrijfsvoering................................................................................................................... 15

Financiële stand van zaken .................................................................................................................... 16 1.

Verwerking van de voorstellen van de samenwerkende partners (GDO en bestuur) .............. 16

Budgetaanpassingen begroting BWB ........................................................................................ 20

Budgetneutrale wijzigingen begroting BWB ............................................................................. 24

Stand van zaken lopende projecten en kredieten 2023 ........................................................................ 26 Stand van zaken voorgenomen projecten 2023.................................................................................... 31 Stand van zaken projecten 2023 (niet bekostigd uit begroting BWB) .................................................. 33

Bijlage 1 Totaaloverzicht maatwerk ...................................................................................................... 34

Inleiding Voor u ligt de eerste voortgangsrapportage 2023 (VGR). Deze VGR is compact en geeft de voortgang op de verschillende programma’s weer. Op dit moment zijn we als BWB druk bezig om de in december besloten ontvlechting van adviestaken ook daadwerkelijk vorm te geven. Een complex en intensief traject, maar een traject waarvan de realisatie goed op schema ligt. Ook het vormgeven van een nieuwe BWB loopt voorspoedig. Ondertussen zijn we continu bezig om onze dienstverlening te verbeteren en de opgedragen taken uit te voeren. Ook daar slagen we in, al merken we dat de huidige arbeidsmarkt en de vele vacatures wel een weerslag hebben op onze slagkracht. De highlights van de afgelopen periode zijn de volgende geweest: 1. Succesvolle aansluiting van de gemeente Buren op onze inhuurdesk; 2. Start van de uitrol van nieuwe devices voor de vier organisaties; 3. Succesvolle aanbesteding van de vervanging van de voorzieningen voor de toegangsverlening voor onze gebouwen; 4. Start opleiding ‘versterken van advieskracht’ voor sleutelfunctionarissen binnen BWB; Ook de werving van een nieuwe directeur voor BWB is afgerond. De nieuwe directeur kan aan de slag met de doorontwikkeling van onze BWB-organisatie. Daarmee krijgt de ingezette koers komend jaar meer kleur en inhoud.

Verder wordt gestart met de evaluatie van het huidige verdeelmodel dat wordt gehanteerd om de generieke kosten van de BWB te verdelen over de partners. We verwachten dat de evaluatie en de uitwerking van de aanbevelingen die daaruit zullen volgen in het laatste kwartaal van dit jaar gereed zijn. De generieke bijdrage voor de partners stijgt met deze VGR in 2023 met € 991.979. Dit wordt veroorzaakt door de een verhoging van € 328.521 als gevolg van de door het bestuur goedgekeurde voorstellen en adviezen van het GDO. Daarnaast zorgt de CAO voor een stijging van € 701.501, die hoger is dan waar we volgens de uitgangspunten rekening mee mochten houden. De partners worden voor deze extra lasten (grotendeels) gecompenseerd via de Algemene uitkering uit het gemeentefonds. De overige mutaties op de budgetten van de BWB leveren per saldo een voordeel op van € 38.043. De financiële consequenties van de ontvlechting van de adviestaken worden in de 2e VGR verwerkt. In deze VGR is al wel invulling gegeven aan de taakstellende bezuiniging van € 100.000 om de ontvlechting budgetneutraal te laten verlopen. Deze middelen zijn binnen het programma Directie gereserveerd en zullen bij de verwerking worden verrekend.

Christian Hamers Waarnemend directeur BWB

Financiële samenvatting en de gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage De financiële structuur van BWB bestaat grofweg uit twee stromen: 1. Kosten die als gevolg van de dienstverleningsovereenkomst en de PDC via het verrekenmodel leiden tot een bijdrage per gemeente; 2. Aparte doorbelastingen op basis van maatwerkafspraken. De basis voor voortgangsrapportage 2023 is de jaarschijf 2023 uit de programmabegroting 2023 (inclusief begrotingswijzigingen). Omdat de begroting 2024 inmiddels al is opgesteld, worden voor begrotingsjaar 2024 en verder de cijfers uit de programmabegroting 2024 als basis gebruikt. In deze basiscijfers uit de programmabegroting 2024 waren de in deze VGR opgenomen mutaties voor 2024 en verder, zoals bijvoorbeeld de hogere CAO-stijging, nog niet opgenomen. De mutaties uit de VGR zijn dus aanvullend hierop. Met inachtneming van hetgeen in deze voortgangsrapportage is opgenomen, komt de generieke bijdrage van de gemeenten uit op: Omschrijving Bijdrage partners bij start VGR Wijzigingen deze VGR*

Generieke bijdrage partners na 1e VGR 2023

2023

2024

2025

2026

2027

20.485.718

22.453.747

22.016.437

22.221.913

22.221.049

991.979

786.709

799.960

780.923

21.477.697 23.240.456 22.816.397 23.002.836 23.001.972

* De specificatie van deze mutaties vindt u in het hoofdstuk budgetaanpassingen

In deze rapportage zijn onder meer de financiële gevolgen van de GDO-besluiten verwerkt, een herijking van de kapitaallasten doorgevoerd, centrale budgetten functioneel ingezet en noodzakelijke aanpassingen die voortkomen uit budgetgesprekken opgenomen.

Verdeling kosten Voor de generieke begrotingsonderdelen geldt dat de kosten verdeeld worden op basis van het geldende verdeelmodel. De verdeling van de bijdrage van de gemeenten in deze voortgangsrapportage is als volgt: Verdeling partners

2023

2024

2025

2026

2027

Aandeel Culemborg Aandeel Tiel Aandeel West Betuwe

289.656 361.151 341.172

229.230 286.456 271.023

233.086 291.272 275.602

227.546 284.354 269.023

Totaal

991.979

786.709

799.960

780.923

Totale bijdrage 2023 per gemeente na deze VGR Culemborg

2023

2024

2025

2026

2027

Bijdrage bij start VGR

5.975.729

6.533.270

6.405.903

6.456.411

6.456.689

Bijdrage VGR

289.656

229.230

233.086

227.546

6.265.385

6.762.500

6.638.989

6.683.957

6.684.235

2023

2024

2025

2026

2027

7.447.183

8.160.504

8.001.505

8.071.222

8.071.191

361.151

286.456

291.272

284.354

7.808.334

8.446.960

8.292.777

8.355.576

8.355.545

2023

2024

2025

2026

2027

7.062.806

7.759.973

7.609.029

7.694.280

7.693.169

341.172

271.023

275.602

269.023

7.403.978

8.030.996

7.884.631

7.963.303

7.962.192

Bijdrage Culemborg na VGR

Tiel Bijdrage bij start VGR Bijdrage VGR

Bijdrage Tiel na VGR

West Betuwe Bijdrage bij start VGR Bijdrage VGR

Bijdrage West Betuwe na VGR

Maatwerkbijdrage 2023. Naast de algemene bijdrage van de gemeenten op grond van de begroting, wordt nog maatwerk verrekend. In totaal gaat het in deze rapportage om de volgende bedragen per deelnemende gemeente. Facturatie partners maatwerk Aandeel Culemborg Aandeel Tiel Aandeel West Betuwe

2023 72.086 30.745 75.045

2024 32.041 12.700 19.000

2025 32.041 12.700 19.000

2026 32.041 12.700 19.000

2027 32.041 12.700 19.000

Totaal

177.876

63.741

Bovenstaande betreft de mutatie in de maatwerkbijdragen naar aanleiding van deze voortgangsrapportage. In bijlage 1. Is een totaaloverzicht van het maatwerk en de bijdrage van de individuele gemeenten opgenomen.

Vaststellingsbesluit

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BWB, gezien het voorstel van 1 juni 2023 tot vaststelling van de 1e voortgangsrapportage 2023,

Besluit: 1. De 1e voortgangsrapportage 2023 vast te stellen; 2. De financiële effecten van deze voortgangsrapportage te verwerken in de begroting van BWB; 3. Tot het instellen van een Beklemde reserve en een bedrag van € 1.321.765 over te hevelen uit de Algemene Reserve. 4. Een zienswijzeprocedure toe te voegen aan het behandelproces van deze voortgangsrapportage.

Aldus besloten in de vergadering van 15 juni 2023.

M. Peters voorzitter,

J. Braam secretaris,

Stand van zaken uitvoering programma’s

Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Het uitvoeren van een strategische personeelsplanning om inzicht te krijgen in het gewenste personeelsbestand en het opstellen van een plan van aanpak om hier invulling aan te geven. Aanbesteding contract voor een nieuw personeels- en salarissysteem.

Vertraagd

Als gevolg van de organisatiewijzigingen binnen BWB is dit doorgeschoven naar 2024.

Vertraagd

Het verstevigen van onze positie op de arbeidsmarkt en het herijken van het werving & selectie instrumentarium om ondanks de krapte op de arbeidsmarkt nieuwe medewerkers te werven.

Vertraagd

Optimalisatie van de inhuurdesk zodat onze processen rechtmatig en doelmatig zijn en financieel zelfvoorzienend is.

Op schema

Het leggen van een fundament voor een lerende organisatie, door

Op schema

We hebben het huidig contract kunnen verlengen tot 1-1-2026. In 2024 starten we met de voorbereiding van een aanbesteding. Als gevolg van de organisatiewijzigingen binnen de BWB, waaronder de ontvlechting van de P&O beleids- en adviestaken is dit doorgeschoven naar 2024. We kijken wel naar quick wins om deze periode te overbruggen. De inhuurdesk is financieel zelfvoorzienend en de bezetting is op orde. Per 1-4 is de gemeente Buren aangesloten. Er heeft een interne controle plaats gevonden en de aanbevelingen nemen we mee in de doorontwikkeling en/of aanbesteding. Er ligt ter besluitvorming een opleidingsbeleid voor en er is een concept opleidingsplan gemaakt. Er heeft een marktoriëntatie plaats gevonden t.b.v. de aanschaf van een Leermanagementsysteem.

• • •

Een aanpak leren en ontwikkelen Actief opleidingsbeleid Start met een eigen opleidingsacademie Doorontwikkeling van informatiebeleid en -planningsprocessen: 1. Proactief aansluiten op klantbehoeften en eenvoudige bereikbaarheid 2. Gestandaardiseerd, voorspelbaar en transparant klant proces;

Op schema

Reeds gerealiseerd: 1. De klant kan online vragen stellen of verzoeken doen 2. Er loopt een pilot met een afhandelingsproces van verzoeken 6

3. Heldere governance m.b.t. projecten, portfolio en accountmanagerschap 4. Actief verbinden van stakeholders rondom informatie vraagstukken 5. Mobiliseren van (interne of externe) expertise in inspiratie- en kennissessies 6. Ontwikkelen van nieuwe informatie gerelateerde producten en diensten in de Producten Diensten Catalogus (PDC), zoals bijvoorbeeld diensten in relatie tot Datagestuurd Werken.

Doorontwikkeling projectportfolio management op een effectieve en efficiënte wijze te kunnen sturen en prioriteren aansluitend op de strategische doelstellingen en de Planning & Control Cyclus.

3. Deze uitwerking wordt meegenomen in het nieuwe organisatieplan 4. Er heeft een rondgang plaats gevonden langs de organisatie ten aanzien van de dienstverlening door IM en er wordt een rondgang gepland m.b.t. de beleidsagenda en uitvoeringskalender. 5. Op 6-4 is het 1e i-theater georganiseerd m.b.t. ontwikkelingen vakgebied. 6. Er ligt een beleidsplan en er is een rondgang gedaan. In het 3e kwartaal wordt de PDC herijkt. Op schema

De governancestructuur van het Portfoliomanagement is in concept uitgewerkt en wordt verwerkt in het organisatieplan. Er loopt een marktconsultatie in voorbereiding op het aanschaffen van een tool die project/portfoliomanagement ondersteunt. Projectmatig werken maakt onderdeel uit van het meerjarig opleidingsplan.

Programma 2 | Financiën

Doelen begroting 2023 Financieel advies • Financieel advies ziet toe op en adviseert over de financiële impact van beleidsvoorstellen en externe ontwikkelingen • Coördineren van en ondersteunen bij de instrumenten uit de P&C-cyclus Lokale en Rijksbelastingen • De aangiftes BTW en Vpb worden ingediend conform de wettelijke termijnen • Naleving van de wetgeving en beleidskaders • Voor zover specialistische expertise ontbreekt (lokale belastingen, Rijksbelastingen) wordt deze projectmatig in overleg met de partner extern ingehuurd (maatwerk) Treasury • Advies over aantrekken/uitzetten van geldmiddelen tbv de liquiditeitspositie • Advies over toepassing treasurystatuut Financieel beheer • factuurafhandeling (debiteuren/crediteuren), betalingsverkeer, en overige mutaties binnen PDC • financieel onderdeel (balans) jaarrekening • beheer financiële administratie (inrichting en rechten), binnen kaders BBV • Pilot verplichtingenadministratie Salarisadministratie • Tijdige betaling van de maandelijkse salarissen • Verwerken van personeelsmutaties

Voortgang

Toelichting

Op schema

Eind 2022 is besloten om financieel advies te ontvlechten. Monitoring van financieel advies vindt vanaf 1 januari feitelijk al plaats vanuit de gemeente.

Op schema

Een aantal specifieke casussen maakt duidelijk dat afspraken over opdrachtgever – opdrachtnemerschap in 2023 aangescherpt moeten worden

Op schema

Medio 2023 worden de personeelsen de salarisadministratie samengevoegd.

Programma 3 | ICT, Applicaties & GEO Basisregistraties

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Beheer, ondersteuning en actueel houden van applicaties, websites en technische-infrastructuur conform afspraken (Key Performance Indicatoren) in de Producten Diensten Catalogus. Verwerken van nieuwe en huidige werkvoorraden, in de basis- en kernregistraties Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) met een voldoende ENSIA score (verantwoording informatieveiligheid basisregistraties). Ook voor Basisregistratie Ondergrond (BRO) willen we in 2023 een voldoende scoren. Het implementeren en voeren van regie en contractmanagement ten aanzien van dienstverlening van externe partijen.

Op schema

Maandelijks wordt hier over gerapporteerd en wordt de rapportage besproken met de partner gemeenten.

Op schema

Beheer BAG en BGT is op orde en de verwachting is dat we ook voor 2023 weer in voldoende ENSIA score realiseren. Het beleggen van het BRO beheer bij de gemeenten loopt moeizaam. Hier zijn inmiddels acties op uitgezet.

Gerealiseerd

Uitvoering geven aan het Automatisering beleidsplan 2022-2024.

Op schema

Contractmanagement is geborgd binnen het team. Account gesprekken met leveranciers worden structureel ingepland. In 2023 worden alle collega’s voorzien van een nieuwe, moderne werkplek. Vervanging van de telefonie oplossing is gestart en zal naar verwachting eind 2023 worden afgerond. Na de zomer wordt gestart met de marktconsultatie voor de vervanging/vernieuwing van de ICT infrastructuur.

Programma 4 | Informatiebeheer

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Grip krijgen op decentrale archieven In verschillende applicaties wordt archief opgebouwd. Inzicht krijgen in decentrale archieven zorgt ervoor dat correcte beheermaatregelen kunnen worden genomen.

Op schema

Toegankelijkheid regelen van afgesloten Document Management Systemen. In 2022 wordt een vooronderzoek gedaan naar manieren om de toegankelijkheid van archieven te organiseren. In 2023 wordt het gekozen scenario verder uitgevoerd.

Vertraagd

Dit is een traject wat over meerdere jaren loopt. Overzicht decentrale archieven staat en wordt bijgehouden. Beheermaatregelen worden komende kwartaal geïnventariseerd. Fase van aanbesteding, met als opdracht de uitvoering van de kwalitatieve opwerking van de archieven, het migratietraject en levering van doelsysteem, loopt uit vanwege heroverweging van uitplaatsing in het e-depot van het RAR naar aanleiding van de uitkomsten van de marktverkenning’

In 2023 zijn de fysieke archiefachterstanden verwerkt. Het verwerken van de fysieke archiefachterstanden zorgt ervoor dat de archieven volledig in beheer kunnen worden genomen.

Gerealiseerd

Programma 5 | Juridische Zaken & Control

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording opnemen in jaarstukken van de BWB en de deelnemende gemeenten.

Op schema

Doorontwikkeling VIC zoals vastgesteld door het GO&O is in 2023 afgerond.

Niet gerealiseerd

Aan de slag met een hoger volwassenheidsniveau van informatieveiligheid.

Op schema

Uitwerking van de aanpak is in Q2 gereed. We zetten extra externe capaciteit in voor implementatie vanaf Q3. Werving verloopt vanwege zeer krappe arbeidsmarkt moeizaam. Tegelijkertijd blijkt uit onderzoek dat rechtmatigheidsverantwoording een andere opzet van het VIC-team vraagt. Om deze reden wordt hierna onder “nieuwe beleidsontwikkelingen” een nieuw voorstel gedaan. Informatiebeveiliging heeft meer aandacht van de directies en bestuur van de vier organisaties." De volgende acties zijn opgepakt: •

•

Datalek procedure is in 2022 door GO&O vastgesteld. Er is inmiddels een werkproces binnen Topdesk aangemaakt en CISO, FG en PO zijn aangehaakt. De jaarlijkse ENSIA-audit verloopt volgens planning en de verantwoording hiervoor is in orde. We zullen de aandachtspunten uit de audit van 2022 oppakken in 2023. De inbedden en implementatie van BIO verloopt moeizaam. Het management en applicatiebeheerders zijn geïnformeerd en hebben een presentatie bijgewoond, maar het onderwerp staat nog onvoldoende op de agenda van het management. In 2022 hebben we deelgenomen aan het project Troje, rapportage is gedeeld met de directies. Op technisch 11

vlak scoren we goed, we nemen de aandachtspunten met betrekking tot de menselijke factor mee in ons bewustwordingsprogramma voor 2023.

Programma 6 | Facilitaire Zaken & Inkoop

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

AV-Apparatuur Raadzaal Tiel vernieuwen (afhankelijk van technische staat eind 2022).

Op schema

Naar aanleiding van beleidskeuzes implementeren van een ‘nieuw’ postcorona werkplekconcept binnen Culemborg en Tiel De laatste fase van het (t)huisvestings project West Betuwe vanuit Facilitaire zaken begeleiden

Op schema

Eerste inspiratiesessie met raad heeft plaatsgevonden, raad is enthousiast, de externe adviseur maakt een plan van aanpak op basis van de feedback vanuit de raad. Meerder voorstellen liggen bij de directies. Op bepaalde delen zijn al besluiten genomen en acties uitgezet.

Vertraagd

Opleverdatum aannemer is uitgesteld naar medio september 2023.

Nieuwe beleidsontwikkelingen

Voortgang

Toelichting

Project toegangsverlening/beveiliging

Vertraagd

Geen inschrijvers bij eerste sluitingsdatum aanbestedingstraject, deze is verlengd met 3 weken. 19 April is de voorlopige gunning verstuurd.

Programma 7 | Directie

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Dienstverlening kwalitatief versterken en uitbouwen: we evalueren de DVO en de PDC en bereiken op alle onderdelen minimaal een vooraf bepaald basisniveau.

Op schema

We realiseren een goed basisniveau aan dienstverlening. De afgelopen periode is op veel onderdelen verbetering geboekt. De ontwikkelopgave voor BWB is verwoord in het adviesrapport ‘op een kruispunt van keuzes’ .

Nieuwe beleidsontwikkelingen

Voortgang

Toelichting

Ontvlechting P&O en financiële adviestaken

Op schema

Planning wordt gerealiseerd. Formele ontvlechting wordt per september gerealiseerd.

Organisatieontwikkeling

Op schema

Voor de zomer wordt een organisatieplan BWB opgeleverd.

Paragraaf bedrijfsvoering

Doelen begroting 2023

Voortgang

Toelichting

Onderzoek herijking PDC

Vertraagd

Vormgeven van een innovatief en toekomstbestendig arbeidsmarktbeleid voor de eigen organisatie. Speerpunten vormgeven op ICT en Informatiebeleid.

Vertraagd

De afgelopen periode is vooral ingezet op de organisatieontwikkeling en de ontvlechting van adviestaken van BWB. In het najaar wordt de DVO en PDC geëvalueerd en geactualiseerd. Opgenomen in de HR agenda. Deze opdracht wordt in het najaar gestart.

Investeren in kennis en kunde van medewerkers en organisatie.

Vertraagd

Afronden ontwikkelplan financiën

Op schema

Inrichten strategische functies BWB naar aanleiding van onderzoek functiehuis uit 2022.

Vertraagd

Een informatiebeleidsplan en automatiseringsbeleidsplan zijn in concept gereed. Een uitvoeringsplan wordt nog opgesteld. In het najaar worden de plannen in besluitvorming gebracht. Er wordt een opleidingsbeleid en opleidingsplan opgesteld. Dit voorjaar start een uitgebreid opleidingstraject voor adviseurs. Over de realisatie van het ontwikkelplan worden gesprekken gevoerd met de gemeenten. Een deel van de maatregelen is gerealiseerd. Op andere delen worden (resultaat)afspraken gemaakt. Vertraagd als gevolg van de ontvlechting van adviestaken en opstellen organisatieplan.

Financiële stand van zaken In dit hoofdstuk zijn de noodzakelijke budgetaanpassingen opgenomen. Deze aanpassingen worden onderverdeeld in 3 categorieën: 1. Verwerking van de voorstellen van de samenwerkende partners (GDO en bestuur) 2. Budgetaanpassingen in de begroting van BWB, 3. Budgetneutrale wijzigingen in de begroting BWB. Elke categorie bestaat uit een tabel met financiële effecten plus een korte toelichting per onderwerp en wordt afgesloten met een tabel met de verdeling van de kosten van het maatwerk. Verder wordt in dit hoofdstuk het financieel effect van deze voortgangsrapportage samengevat. In de tabellen wordt een negatief effect voor de gemeenten aangeduid met een -/- en een positief effect of een verrekening via maatwerk met een +/+.

1. Verwerking van de voorstellen van de samenwerkende partners (GDO en bestuur) In het onderstaande overzicht zijn de (meerjarige) financiële effecten opgenomen van de door het bestuur goedgekeurde voorstellen en de adviezen van het GDO.

Nr.

Omschrijving

2023

Programma 1 | Personeel, Organisatie en Informatie (team POI) 1 Inhuurdesk (maatwerk) -235.135 1 Inhuurdesk, bijdrage Buren 102.000 2 Schadeverhaal voormalige arbodienst -20.000 Programma 2 | Financiën 3 Doorontwikkeling BWB -243.000 Programma 3 | ICT, Applicaties & GEO Basisregistraties 4 Controltool -43.000 5 Doelsystemen digitaal archief DMS --6 Djuma, handtekening en anonimiseren --7 Applicatie vastgoed WB (maatwerk) --8 Project werkplekken: beeldschermen --Programma 4 | Informatiebeheer 5 Doelsystemen digitaal archief DMS -37.500 Programma 5 | Juridische Zaken & Control 9 Presentiegelden bezwarencommissie -2.500 10 Daadkracht – elektronische -22.700 bekendmaking (maatwerk) 3 Doorontwikkeling BWB -88.021 Programma 7 | Directie 3 -200.000 Doorontwikkeling BWB, functieonderhoud 3 Doorontwikkeling BWB, dekking 243.000 5 Doelsystemen digitaal archief, dekking 37.500 11 Doorschuiven middelen GGI netwerk 25.000

Totaal financieel effect

-484.356

2024

2025

2026

2027

-------

---

-25.000 -13.750 -16.315 -19.000 -6.823

-25.000 -13.750 -20.995 -19.000 -40.394

-25.000 -13.750 -27.475 -19.000 -40.394

-10.000

---

-2.500 -22.700

---

--23.750 -25.000

--13.750 ---

-117.338

-130.589

-137.069

-137.069 16

1 7 10

Inhuurdesk Applicatie vastgoed West Betuwe Daadkracht

133.135 --22.700

--19.000 22.700

Totaal verrekend via maatwerk Totaal via generieke verdeling

155.835 -328.521

41.700 -75.638

41.700 -88.889

41.700 -95.369

Toelichting besluitvorming voorstellen 1. Inhuurdesk (GDO 8 februari 2023) Het GDO heeft positief geadviseerd op de zowel de evaluatie van de Inhuurdesk als op de aansluiting van de gemeente Buren op deze dienstverlening. Daarnaast is de begroting aangepast aan de meest recente inzichten. In de begroting 2024 zijn de kosten en de opbrengsten van dit voorstel al opgenomen, de aanpassing van het jaar 2023 wordt in deze voortgangsrapportage (incidenteel) verwerkt. Voor BWB is de Inhuurdesk budgetneutraal, voor de partners heeft dit voorstel wel financiële effecten. In 2023 stijgt de bijdrage van de gemeente Culemborg met € 40.045 naar € 96.000, de bijdrage van de gemeente Tiel met € 18.045 naar € 74.000 en de bijdrage van de gemeente West Betuwe stijgt met € 75.045 naar € 131.000. 2. Schadeverhaal voormalige arbodienst (GDO 19 april 2023, schriftelijk) Het GDO heeft positief geadviseerd de kosten voor de schade geleden door de Arbodienst, die de overeenkomst niet is nagekomen, te verhalen. De kosten zullen vooralsnog bestaan uit het vaststellen van de definitieve schade, het opstellen van een brief inzake schadevergoeding, dagvaarding en procedure bij de rechtbank en worden ingeschat op een bedrag van € 20.000. 3. Doorontwikkeling BWB (bestuur 24 november 2022) Op 24 november jl. heeft het bestuur van de BWB een principebesluit genomen over de doorontwikkeling van BWB.

Onderdeel van dit principebesluit was de instemming met de investeringsmaatregelen zoals opgenomen in het adviesrapport ‘op een kruispunt van keuzes’. Vooruitlopend op de definitieve besluitvorming zijn de investeringsmaatregelen opgenomen in de begroting 2024. Voor het jaar 2023 vindt de verwerking ervan plaats in deze voortgangsrapportage. In afwijking van het voorstel zijn geen middelen nodig voor de frictiekosten vanwege het soepele verloop van de procedure tot plaatsing van de financieel en personeelsadviseurs bij de gemeenten. De 2 extra formatieplaatsen voor projectleiding worden met ingang van 2024 ingevuld dus daarvoor zijn in 2023 nog geen middelen nodig. De extra middelen voor organisatieontwikkeling (€ 100.000 incidenteel) worden uit het jaarrekeningresultaat van 2022 gedekt en zijn in de jaarstukken 2022 van BWB als resultaatbestemming opgenomen. De kosten van de investeringsmaatregelen zijn over de programma’s verspreid. In totaal gaat het om: Discipline Loonkosten Dekking Extra formatie belastingen 52.000 Stelpost programma Directie Extra formatie financieel beheer 191.000 Stelpost programma Directie Extra formatie informatieveiligheid 88.021 Kosten functieonderhoud 200.000 Totaal 531.021 De extra bijdrage van de partners bedraagt € 288.021. 17

4. Controltool Fully in control (bestuur 14 december 2022) De controllers van de 4 partijen hebben het initiatief genomen om te zoeken naar een instrument om de bedrijfsvoering aantoonbaar in control te krijgen, mede in het licht van de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2023 plaatsvindt. Gebleken is dat Fully in Control oplossingen biedt voor het vastleggen van processen. 5. Doelsystemen digitaal archief (DMS) (GDO 18 januari 2023) Team informatiebeheer beheert de digitale archieven die zich in de vijf DMS-en van de voormalige gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal en de gemeenten Tiel en Culemborg bevinden. Deze vijf DMS-en worden sinds de introductie van het zaaksysteem Djuma niet meer actief gebruikt, waardoor deze applicaties dienen te worden uitgefaseerd. Voorafgaand aan de uitfasering is het noodzakelijk dat de digitale archieven in de vijf DMS-en in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht, zodat wordt voldaan aan de eisen die hier vanuit de Archiefwet aan worden gesteld. Voordat overgegaan kan worden op de uitfasering van deze applicaties is het naast de kwalitatieve opwerking tevens noodzakelijk dat er een doelsysteem beschikbaar is waar de digitale archieven in ondergebracht kunnen worden en dat de digitale archieven naar dit doelsysteem worden gemigreerd. 6.

Djuma, applicatie elektronische handtekening en anonimiseren (GDO 18 januari 2023) Gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en BWB hebben niet de beschikking over een oplossing voor het anonimiseren van documenten en het gebruik van een digitale handtekening. De implementatie van een digitale handtekening en een tool voor het anonimiseren van documenten maken onderdeel uit van het project implementatie Djuma fase 3. Vanwege wet- en regelgeving (Web en WOO) is het van belang om op korte termijn een oplossing aan te schaffen. Om een proces digitaal af te kunnen handelen hebben wij een digitale handtekening nodig. Het aanwenden van een anonimiseringstool is in het kader van wetgeving ook geprioriteerd. 7. Applicatie vastgoed West Betuwe (GDO 8 februari 2023) Initieel is binnen BWB eenmalig en structureel budget gereserveerd voor de Vastgoed applicatie voor West-Betuwe. Gedurende het tendertraject en het project is helder geworden dat dit niet voldoende is. Binnen West-Betuwe is aanvulling van dit budget beschikbaar gesteld. 8. Project werkplekken: beeldschermen (GDO 8 februari 2023) Uit een inventarisatie van alle werkplekken blijkt dat er op veel werkplekken op dit moment maar 1 beeldscherm staat, terwijl het voor een optimaal gebruik noodzakelijk is dat een werkplek 2 beeldschermen heeft.

Voor het aanvullen van de 222 ontbrekende beeldschermen is geen dekking zodat er een extra bijdrage van de gemeenten wordt gevraagd. Ook blijkt dat er voor de 1.174 afgeschreven beeldschermen geen middelen beschikbaar zijn voor de toekomstige vervanging. Dit raakt het project niet direct, maar in het kader van assetmanagement willen we dit op orde brengen en dit nu ook goed in de begroting en in het vervangingsschema te zetten. 9. Presentiegelden bezwarencommissie (bestuur 14 december 2022) Per 1 januari 2023 zijn 3 voorzitters en 3 leden van de gezamenlijke bezwaren- en klachtencommissie voor de BWB en de gemeenten Culemborg en Tiel herbenoemd. Daarnaast zijn er 2 nieuwe voorzitters en 4 nieuwe leden benoemd en zijn de vergoedingen voor de voorzitters en leden verhoogd. 18

10. Daadkracht, elektronische bekendmaking (bestuur 9 maart 2023) De Wet elektronische bekendmaking (Wep) verplicht gemeenten om hun regelgeving digitaal beschikbaar te stellen via de decentrale regelingenbank op overheid.nl en bekend te maken middels een centrale voorziening (DROP). De gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe maken hiervoor gebruik van de dienstverlening van Daadkracht BV. Een deel van deze overeenkomsten is inmiddels verlopen en daarom wordt er één overeenkomst gesloten tussen Daadkracht en BWB die ook de dienstverlening voor Culemborg en Tiel omvat. Door de bundeling wordt het contract beter beheersbaar en hebben we lagere tarieven kunnen bedingen. 11. Doorschuiven middelen GGI netwerk (GDO 16 november 2022) Op basis van de projectenkalender 2023 is geconstateerd dat er geen goede balans is tussen benodigde en beschikbare resources bij de teams ICT en Applicatiebeheer. Voorgesteld is de projecten GGI netwerk (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur) en Recruitmentdesk door te schuiven naar 2024. Voor het project GGI waren in 2023 middelen in de begroting opgenomen, deze worden doorgeschoven naar 2024. Dat heeft een positief effect op 2023 en een negatief effect op 2024.

Verdeling kosten maatwerk De lasten van het maatwerk worden als volgt verdeeld: Facturatie partners maatwerk Aandeel Culemborg Aandeel Tiel Aandeel West Betuwe

2023 50.045 30.745 75.045

2024 10.000 12.700 19.000

2025 10.000 12.700 19.000

2026 10.000 12.700 19.000

2027 10.000 12.700 19.000

Totaal

155.835

41.700

In bovenstaand overzicht betekent een + een stijging en een - een verlaging van de totale maatwerkbijdrage.

Bovenstaande betreft de mutatie in de maatwerkbijdragen naar aanleiding van deze voortgangsrapportage. In bijlage 1 is een totaaloverzicht van het maatwerk en de bijdrage van de individuele gemeenten opgenomen.

2. Budgetaanpassingen begroting BWB In dit onderdeel vindt u de voorgestelde budgetaanpassingen op de begroting van de BWB. De aanpassingen worden onder de tabel toegelicht. Ook de budgetneutrale wijzigingen die over meerdere programma’s lopen of een stijging/daling van de uitgaven en inkomsten voor hetzelfde bedrag zijn in dit overzicht opgenomen.

Nr.

Omschrijving

2023

Programma 1 | Personeel, Organisatie en Informatie (team POI) 12 CAO stijging 2023 -52.789 Programma 2 | Financiën 12 CAO stijging 2023 -152.879 13 Functieonderhoud -75.793 Programma 3 | ICT, Applicaties & GEO Basisregistraties 12 CAO stijging 2023 -244.956 13 Functieonderhoud -93.893 14 Herijken kapitaallasten 81.343 15 Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting 40.000 16 Vervallen krediet databasemanagement 30.000 Programma 4 | Informatiebeheer 12 CAO stijging 2023 -5.774 15 Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting 20.000 Programma 5 | Juridische Zaken & Control 12 CAO stijging 2023 -125.595 13 Functieonderhoud -9.586 15 Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting 20.000 17 Uitbreiding formatie VIC -42.500 Programma 6 | Facilitaire Zaken & Inkoop 12 CAO stijging 2023 -128.863 13 Functieonderhoud -85.034 18 Beheerder wijkcentrum Bonvie (maatwerk) -22.041 19 Actualisatie kosten BHV -27.300 20 Werkfruit -3.500 Programma 7 | Directie 12 CAO stijging 2023 9.355 13 Functieonderhoud, dekking ontwikkelplan 200.000 13 Functieonderhoud, dekking binnen BWB 64.306 15 Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting 20.000 15 Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting -100.000 Mutatie reserves 21 Onttrekking uit Algemene reserve 1.321.765 21 Storting in Beklemde reserve -1.321.765

Totaal financieel effect 18

Beheerder Bonvie

Totaal verrekend via maatwerk Totaal via generieke verdeling

2024

2025

2026

2027

-86.454

-142.914 -85.244

-133.531 -98.778 --40.000 30.000

-133.531 -98.778 25.517 40.000 30.000

-16.033 20.000

-64.673 -10.084 20.000 -85.000

-153.748 -89.597 -22.041 -27.300 -3.500

-27.918 200.000 83.703 20.000 -100.000

-----

-685.499 -733.112 -733.112 -707.595 -707.595 22.041

22.041

22.041 22.041 22.041 22.041 22.041 -663.458 -711.071 -711.071 -685.554 -685.554 20

Toelichting budgetaanpassingen begroting BWB 12. CAO stijging 2023 Begin april is de Cao 2023 definitief geworden. De salarissen stijgen per 2 januari 2023 met € 240 en daarna 2%, waardoor de procentuele stijging per salarisschaal anders uitpakt. Voor BWB betekent dit een stijging tussen de 5 en 11%. In de begroting 2023 is destijds rekening gehouden met een stijging van 2,3%. Het verschil tussen de Cao en de begroting wordt in deze VGR verwerkt. Daarnaast wordt er een aantal correcties (verschuivingen tussen de programma’s) doorgevoerd. Het totaaleffect van de Cao stijging en de correcties is als volgt: Programma

2023

2024

2025

2026

2027

POI FIN ICT IB JZ FZ DIR Totaal effect

-52.789 -152.879 -244.956 -5.774 -125.595 -128.863 9.355 -701.501

-86.454 -142.914 -133.531 -16.033 -64.673 -153.748 -27.918 -625.271

Deze aanpassing van de begroting van BWB leidt tot een stijging van de bijdrage van de partners, zij worden voor deze extra lasten (grotendeels) gecompenseerd via de Algemene uitkering uit het gemeentefonds. 13. Functieonderhoud Sinds de oprichting van BWB per 1 april 2016 en de invoering van het functiewaarderingssysteem HR21 heeft nog geen algehele onderhoudsronde plaatsgevonden, maar alleen op individueel niveau. Daarom heeft het MT besloten om een organisatie brede onderhoudsronde uit te laten voeren. Dat betekent dat alle functies die binnen BWB van toepassing zijn, opnieuw zijn gewogen en gewaardeerd met een integrale, organisatie brede check. Bij de indelingen zijn verschillende functies in een andere normfunctie ingedeeld waarbij een hogere functieschaal van toepassing is. In totaal stijgen de loonkosten van BWB met ruim € 280.000 structureel. In het ontwikkelplan BWB is rekening gehouden met een bedrag van € 200.000. De extra stijging wordt opgevangen binnen de begroting van BWB. Programma FIN ICT JZ FZ Extra salariskosten Dekking uit ontwikkelplan Taakstelling BWB Totaal effect

2023

2024

2025

2026

2027

-75.793 -93.893 -9.586 -85.034 -264.306 200.000 64.306 ---

-85.244 -98.778 -10.084 -89.597 -283.703 200.000 83.703 ---

14. Herijken kapitaallasten Bij het jaarstukken 2022 is gerapporteerd over de investeringskredieten. Wijzigingen in opleverdatum, vervangingsdatum of over- en onderschrijdingen op af te sluiten kredieten, leiden tot een verandering in de kapitaallasten. De verandering in de lasten wordt in deze rapportage verwerkt en leiden tot een incidenteel positief effect van € 81.343. Het voordeel in 2026 en 2027 wordt veroorzaakt door het doorschuiven van geplande vervangingsinvesteringen. 15. Bezuiniging ter dekking kosten ontvlechting F en P advies Om de ontvlechting van het F en P advies budgetneutraal te laten verlopen is een taakstellende bezuiniging van € 100.000 opgenomen. De invulling hiervan is inmiddels bepaald en deze middelen worden binnen het programma Directie gereserveerd om de ontvlechting na definitieve besluitvorming financieel te verwerken. 16. Vervallen krediet databasemanagementsystemen Vanuit ICT is aangegeven dat er geen concrete plannen zijn om hier middelen op uit te geven. Derhalve kan dit krediet per direct vervallen. 17. Uitbreiding formatie VIC De introductie van de rechtmatigheidsverantwoording zwaardere/andere eisen aan het team VIC. We hebben onderzoek laten doen naar een passende omvang en opzet van het team VIC. Hieruit volgt een minimale teamomvang van 5 Fte waarvan 1 senior positie.

Om huidige structurele formatie uit te breiden is € 85.000 extra nodig. 18. Beheerder wijkcentrum Bonvie Sinds 2022 voert BWB in opdracht van Culemborg beheerderstaken uit in Wijkcentrum BonVie. Het gaat om een uitbreiding van taken. In 2023 zal de formatie van FZ verhoogd moeten worden met 0,42 FTE, de jaarlijkse kosten bedragen € 22.041. Er is inmiddels door betrokken partijen een overeenkomst afgesloten. 19. Actualisatie kosten Bedrijfshulpverlening In de eerste voortgangsrapportage van 2022 zijn diverse personeel gerelateerde zaken binnen de begroting van BWB opgenomen. Onderdeel hiervan waren de BHV-budgetten. Nu is gebleken dat hiervoor niet voldoende middelen zijn geraamd. Er zijn additionele middelen nodig van € 27.300. Het gaat om de inbreng van middelen voor klein gereedschap en materialen en het volgen van cursussen. De partners kunnen, voor zover dat nog niet was gerealiseerd, de hiervoor in hun begroting opgenomen bedragen laten vrijvallen. 20. Werkfruit BWB gaat het beschikbaar stellen van werkfruit verdubbelen naar twee maal per week. 21. Mutaties reserves Door de storting van het resultaat van 2022 leek de stand van de Algemene Reserve boven de vastgestelde norm van 3% te komen. Dit wordt veroorzaakt doordat de Algemene Reserve ook wordt gebruikt voor de resultaatbestemmingen.

Die middelen zijn echter geoormerkt voor aangewezen bestedingen en zijn dus niet meer echt vrij aanwendbaar. Om duidelijker onderscheid tussen het beklemde en het vrije deel van de Algemene Reserve te maken is besloten om een bestemmingsreserve voor de geoormerkte middelen in te stellen. Vanuit de Algemene Reserve wordt een bedrag van in totaal € 1.321.765 naar deze nieuwe bestemmingsreserve overgeheveld. Dat is het 22

bedrag van de resultaatbestemmingen uit de jaarstukken 2022 (€ 989.500), de onttrekking voor de afwaardering van activa ten gevolge van het project werkplekken (€ 228.216) en het restant van de middelen voor het ontwikkelplan Financieel beheer 2.0 fase 1 (€ 104.049)

Verdeling kosten maatwerk De lasten van het maatwerk worden als volgt verdeeld: Facturatie partners maatwerk Aandeel Culemborg Aandeel Tiel Aandeel West Betuwe

2023 22.041 -----

2024 22.041 -----

2025 22.041 -----

2026 22.041 -----

2027 22.041 -----

Totaal

22.041

In bovenstaand overzicht betekent een + een stijging en een - een verlaging van de totale maatwerkbijdrage.

3. Budgetneutrale wijzigingen begroting BWB In deze voortgangsrapportage worden de volgende budget neutrale wijzigingen voorgesteld. Nr.

Omschrijving

Programma 7 | Directie 21 Verhogen budget werving & selectie 21 Dekking uit stelpost directie

2023

2024

2025

2026

2027

-80.000 80.000

-----

---

Totaal financieel effect

Toelichting budgetneutrale wijzigingen begroting BWB 22. Verhogen budget werving & selectie Het budget dient verhoogd te worden inzake de wervingscampagnes voor de vele vacatures die er op dit moment binnen BWB aanwezig zijn. De huidige budgetten zijn daartoe niet toereikend. Dit kan budgetneutraal worden verwerkt door deze kosten te dekken uit de centrale stelpost in het programma Directie.

Samenvatting financieel effect voortgangsrapportage Samenvattend zijn de financiële gevolgen van deze voortgangsrapportage als volgt: Omschrijving Voorstellen GDO & bestuur Budgetaanpassingen Totaal financieel effect Verrekening via maatwerk Totaal effect generieke bijdrage

2023 -484.356 -685.499 -1.169.855 177.876 -991.979

2024 -117.338 -733.112 -850.450 63.741 -786.709

2025 -130.589 -733.112 -863.701 63.741 -799.960

2026 -137.069 -707.595 -844.664 63.741 -780.923

2027 -137.069 -707.595 -844.664 63.741 -780.923

Stand van zaken lopende projecten en kredieten 2023

In de 1e Voortgangsrapportage rapporteren we over de voortgang van de lopende projecten en de kredieten van 2023. Onder budget 2023 zijn de structurele (licentie)budgetten niet opgenomen

Onderwerp

Einddatum Budget 2023

Doorontwikkeling M365 en documentarchivering

Q4 2023

Vastgoedregistratie WB

Q1 2023

Investering Voortgang / stand van zaken /exploitatie

€ 95.000 Exploitatie (6042302)

€ 11.269 Investering

Vertraagd: dit project wordt opgenomen onder de vlag van het project Leer Management Systeem (LMS) Op schema: bezig met de afronding en overdracht.

(7040952)

Verhoging in deze VGR

€ 50.000

Totaal Implementatie zaaksysteem Q1 2023 Djuma fase 3

€ 61.269 € 103.637 Investering (7040953)

€ 52.000 Exploitatie (6042303)

Schuldhulpverlening

Q2 2023

€ 82.500 Exploitatie

Vertraagd: de projectfase is afgerond en overgedragen aan het team Informatiebeheer maar niet alle doelstellingen zijn behaald. In het 2e kwartaal wordt een planning uitgewerkt voor de resterende punten en een evaluatie voorbereid. Op schema; livegang OnView april 2023

(6042307)

Werkplekken: 1. Projectleiding, randapp. en -materiaal

Q2 2023

Loopt op schema, in april zijn de mobiele devices vervangen bij BWB (als pilot).

(7040954)

Verhoging in deze VGR Totaal 2. Laptops & Ipads

€ 435.385 Investering

€ 2.400 € 437.785 Q2 2023

€ 1.153.405 Investering (7040964)

3. Telefoons

Q2 2023

€ 378.498 Investering (7040963)

4. Telefoons specifiek KCC

Q4 2023

€ 484.667 Investering (7040958)

5. Beeldschermen (toegevoegd in deze VGR)

Q2 2023

Beheer Openbare Ruimte (GBI)

Q4 2023

Doelsysteem digitaal archief (DMS)

Q2 2024

(7040965)

€ 75.000 Exploitatie (6042305)

€ 37.500

Totaal Nog niet beschikbaar gesteld

€ 119.000 Exploitatie (6042304)

Verhoging in deze VGR

--------------------------------------------

€ 44.400 Investering

---------------

€ 112.500 -----------------€ 170.000 Stelpost

Vertraagd: geëscaleerd naar het GDO om een besluit te nemen over het wel/niet geharmoniseerd aanbesteden van een nieuwe applicatie. Fase van aanbesteding loopt uit vanwege heroverweging van uitplaatsing in het e-depot (digitaal archief) van het RAR (Regionaal Archief Rivierenland) naar aanleiding van de uitkomsten van de marktverkenning. In januari is extra budget toegekend (totaal 140.000), voor 2023 is dat 37.500 (migratiekosten 6042305).

(6040855)

Digitaliseren bouwarchief Culemborg

Q2 2023

Fysieke archiefachterstanden

Q4 2023

Nieuwe websites

Q2 2023

€ 115.000 Exploitatie

Op schema, in de afrondende fase.

(6040764)

€ 0 Exploitatie

Gerealiseerd

(6040765)

€ 45.000 Investering (7040945)

€ 16.500 Exploitatie (6042306)

Digitale toegankelijkheid

Q4 2023

€ 80.000 Exploitatie

Ontwikkelplan 2.0 Financieel beheer

Q4 2023

€ 204.049 Exploitatie

Onderhoudsronde functies BWB

Q2 2023

Op schema. Het grootste deel van de werkzaamheden is reeds afgerond in 2022. Met het project Nieuwe Websites is bekend geworden dat opnieuw aan een aantal toegankelijkheidseisen moet worden voldaan.

(6042301) (6040740)

€ 15.000 Exploitatie (6040800)

Op verzoek van het bestuur vind een update van het ontwikkelplan 2.0 plaats waarin meer aandacht wordt geschonken aan de manier van samenwerking tussen de vier gemeenten. Een eerste concept is in Q1 met financieel management van de gemeenten besproken. De middelen worden voornamelijk aangewend voor extra personele inzet op de gezamenlijk afgesproken prioriteiten. Onderhoudsronde inclusief financiële uitwerking is afgerond. Voor 1 mei zijn alle medewerkers geïnformeerd over de uitkomsten. 28

Databasemanagement systemen (ICT Hardware)

Q4 2023

Diversen DIV en repro (ICT Hardware)

Q4 2023

€ 150.000 Investering (7040955)

€ 100.000 Investering (7040959)

Meubilair thuiswerkplekken Q4 2023

€ 32.867 Investering (7040960)

Thuiswerkvoorzieningen (devices)

Q4 2023

€ 125.000 Investering (7040962)

Krediet kan vervallen. Dit is verwerkt in deze VGR. Was bestemd voor verdere doorontwikkeling O365/sharepoint. Project is van de projectenkalender gehaald. Vertraagd omdat we eerst onderzocht hebben of we moesten investeren in de repro of we de repro als geheel moeten outsourcen. Besloten is om de repro te behouden en te investeren. In Q2 volgt een advies. Er wordt dus meer gebruik gemaakt van de thuiswerkregeling dan in eerste instantie was gedacht. Nu zo'n 150 collega’s. We verwachten dat er nog bestellingen bijkomen. Mogelijk zal in de 2e VGR om extra middelen worden gevraagd. Het leveren van de IT middelen op de thuiswerkplek is in februari 2023 gestart. Het aantal collega’s dat gebruik maakt van de thuiswerkregeling is lager dan verwacht.

Toegevoegd in deze voortgangsrapportage:

Onderwerp

Einddatum Budget 2023

Aansluiten Buren op Inhuurdesk

Q2 2023

Controltool

Q2 2023

Investering Voortgang / stand van zaken /exploitatie

€ 10.000 Exploitatie (6040716)

€ 18.000 Exploitatie

DVO voor samenwerking is ondertekend en de gemeente Buren is per 1 april aangesloten. In deze VGR worden de financiële consequenties in de begroting van de BWB verwerkt. Afgerond

(6040775)

Stand van zaken voorgenomen projecten 2023 In de begroting 2023 zijn middelen opgenomen voor de voorgenomen projecten uit de projectenkalender 2022 en 2023. Deze middelen zijn nog niet functioneel beschikbaar gesteld en staan op een stelpost tot het moment dat er een GDO advies over het project uitgebracht.

Onderwerp

Budget 2023

Investering /exploitatie

Voortgang / stand van zaken

Wet hergebruik overheidsinformatie

€ 25.000 Exploitatie

Vertraagd. Bij de 2e VGR 2023 zal besloten worden of deze middelen nog nodig zijn of dat ze kunnen vrijvallen.

GGI Netwerk

€ 25.000 Exploitatie

Vertraagd: uitgesteld naar 2024 conform GO&O besluit 16 november 2022. De benodigde middelen worden in deze VGR doorgeschoven naar 2024.

Wet Open Overheid

€ 40.000 Exploitatie

De inventarisatie is gestart en er wordt gezorgd voor een anonimiseringstool. Bij de 2e VGR 2023 zal besloten worden of resterende middelen nog nodig zijn of dat ze kunnen vrijvallen.

Sociaal Domein

€ 173.280 Investering

Er wordt een marktverkenning gestart en geïnventariseerd welke gemeenten meedoen met een aanbesteding.

Leer Management Systeem (LMS)

€ 75.000 Exploitatie

Er loopt een marktverkenning.

Vulnerability management

€ 50.000 Exploitatie

Gestart met een Proof of Concept

Portfolio management

€ 20.000 Exploitatie

Er wordt een marktconsultatie gestart.

Vooronderzoek HR pakket

€ 15.000 Exploitatie

Nog niet gestart

SIEM/SOC Security Incident & Event Management / Security Operations Centre Vooronderzoek financieel systeem

€ 50.000 Exploitatie

Gestart met een Proof of Concept

€ 15.000 Exploitatie

Is samen met inkoop en in afstemming met gemeenten in Q2 opgepakt.

Stand van zaken projecten 2023 (niet bekostigd uit begroting BWB)

Naast de projecten waarvoor middelen in de begroting van de BWB zijn opgenomen, ondersteunt de BWB de gemeenten ook met een aantal projecten waarvoor de middelen in de begroting van de gemeente zijn opgenomen. Hier levert de BWB alleen capaciteit in de vorm van projectleiding of in de uitvoer.

Onderwerp

Einddatum

Vernieuwen toegangssysteem

Q2 2023

Budget 2023

Investering /exploitatie

€ 0 n.v.t.

Voortgang / stand van zaken De planning van het project is aangepast ivm de reacties op de aanbestedingsuitvraag en de verhuizing van West-Betuwe. Daarnaast is de financiële impact hoger dan geraamd, wellicht wordt daarom de scope verkleind.

Bijlage 1 Totaaloverzicht maatwerk C

2023 T

2024 T

2025 T

2026 T

Inhuurdesk

96.000

74.000

Opleiding advocaat

4.650

Vastgoedregistratie Projecten DIV WB

2027 T

131.000

99.000

77.000

134.000

99.000

77.000

134.000

99.000

77.000

134.000

99.000

77.000

134.000

4.650

---

13.917

---

7.689

---

16.105

---

35.695

---

35.695

---

35.695

---

35.695

---

30.191

---

32.697

---

32.697

---

32.697

---

32.697

E-projecten Culemborg

115.000

---

Flexpool JZ

---

Beheer Salaamander

41.000

---

43.000

---

43.000

---

43.000

---

43.000

---

Beheer Bonvie

22.041

---

22.041

---

22.041

---

22.041

---

22.041

---

Daadkracht

10.000

12.700

---

10.000

12.700

---

10.000

12.700

---

10.000

12.700

---

10.000

12.700

---

Totaal

288.691

91.350

177.296

187.958

103.617

202.392

181.730

97.389

202.392

174.041

89.700

202.392

174.041

89.700

202.392

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.westbetuwe.nl/api/v1/meetings/585/documents/13409