RV2023-046-Raadsvoorstel-jaarrekening-2022-en-begroting-2024-RAR.pdf

Raadsvoorstel Datum raadsvergaderi ng Registratie nummer Voorstelnumme r Portefeuillehou der Bijlage(n)

Onderwerp

: 20 juni 2023 : GZDGWB901332/901336 : RV2023-046

: Rutger van Stappershoef : Jaarrekening 2022 (GZDGWB901332/913474) Begroting 2024 (GZDGWB901332/913475) Zienswijzebrief (GZDGWB901332/901337) Reactie RAR op zienswijze kaderbrief (GZDGWB901332/917987) : Jaarrekening 2022 en begroting 2024 Regionaal Archief Rivierenland

Onderwerp Jaarrekening 2022 en begroting 2024 Regionaal Archief Rivierenland Beslispunten 1. Voor de jaarrekening 2022 een positieve zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken. 2. Voor de begroting 2024 een positieve zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken. Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling die de volgende doelstellingen heeft: Zorg voor en beheer van de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden van deelnemers Toezicht op het beheer van archiefbescheiden door deelnemers Zorg voor archiefstukken van derden die zijn ondergebracht bij het RAR Het stimuleren van lokale en regionale geschiedbeoefening door het beheren en bewaren van collecties van relevant bronnenmateriaal Taakgebieden van het RAR zijn dan ook de ontsluiting van papieren erfgoed, digitale ontwikkeling, inspectie en dienstverlening. De jaarrekening 2022 en de begroting 2024 van het Regionaal Archief Rivierenland is door het Dagelijks Bestuur (DB) voorlopig vastgesteld in de vergadering van 27 maart 2023. Beide financiële stukken worden vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) van 6 juli 2023. Door een zienswijze in te dienen kunt u het DB laten weten

20 juni 2023 Kenmerk GZDGWB901332/901336 Pagina 2 van 6

wat u van de conceptjaarrekening en conceptbegroting vindt. Het AB betrekt vervolgens uw zienswijze bij het besluit om de financiële stukken vast te stellen.

Samenvatting jaarrekening Inhoudelijk: In het jaar 2022 zijn gevolgen en maateregelen van corona bijna volledig achterwege gebleven. Hierdoor zijn er mooie resultaten gehaald: -Er is een inhaalslag gemaakt op het gebied van archiefwerk in verschillende hoedanigheden, zoals het herverpakken, conserveren, ontsluiten en vernietigen van meters archief. -Het uitvoeren van e-depot toetsen die zijn uitgevoerd bij de deelnemende gemeenten en GR-en. -Volop inzet op het gebied van digitale archivering (e-depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering van het papieren erfgoed, voornamelijk via Scanning on Demand (S-o-D). -Vanwege het uitblijven van coronamaatregelen heeft de dienstverleningstaak in 2022 weer kunnen functioneren met goede bezoekerscijfers. Het gaat hier onder andere om het bezoek aan de studiezaal, de educatieprogramma’s, lezingen en de open dag. In de kwartaalrapportages aan de raad voor het jaar 2022 zijn de werkzaamheden in detail verantwoord. Financieel: De jaarrekening laat een totale last van 2.645.991 euro zien, waarvan 2.518.739 euro wordt gedekt uit gemeentelijke bijdragen. De conceptjaarrekening 2022 sluit met een positief resultaat van 179.617 euro. Voorgesteld wordt om een bedrag van 75.000 euro toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor de realisatie van de nieuwe website.

Het restant van 104.617 euro zal worden uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. Het incidentele voordeel voor de gemeente West Betuwe door deze uitkering bedraagt 23.515 euro. Risico’s en weerstandsvermogen; Sinds 2022 is de reserve weerstandsvermogen (voorheen algemene reserve) voldoende toereikend. Hiermee worden de weerstandscapaciteit (ratio van 1,0) en de risico’s volledig gedekt. Mede hierom zijn sinds 2022 de bestemmingsreserves niet meer onderdeel van het weerstandsvermogen en dus inzetbaar voor hun eigen bestemming. Samenvatting begroting Inhoudelijk:

20 juni 2023 Kenmerk GZDGWB901332/901336 Pagina 3 van 6

In het jaar 2024 zal gewerkt blijven worden vanuit het beleidsplan 2022-2025 welke in het teken staat van DATA, te weten de duurzaamheid van data, ketendata in samenwerking met verschillende organisaties vanuit het proces, metadata, het gebruik van data en de presentatie van data. Het beleidsplan is leidend geweest in het opstellen van de begroting en het programmaplan. Het RAR blijft zich volop inzetten op digitalisering en op digitale toegankelijkheid van cultureel erfgoed. De verdere inrichting en ontwikkeling van het e-depot en dienstverlening vormen hier belangrijke componenten van. Dit was de afgelopen jaren al zo, maar dit blijft ook zo voor de komende periode. Het RAR adviseert ook op het gebied van digitale vraagstukken en draagt hiermee bij aan de gemeentelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. In 2024 zal het RAR, net als vorige jaren, haar werkzaamheden verantwoorden in de kwartaalrapportages welke gedeeld worden met de raad. Financieel: De concept Begroting 2024 van het RAR laat een totale last van 3.219.669 euro zien, wat voor een bedrag van 2.851.877 euro wordt gedekt door gemeentelijke bijdragen. Het restbedrag betreft o.a. de inkomsten van de dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap en de aanwending van reserves. In de concept Begroting zijn geen bezuinigingen of taakstellingen opgenomen.

De concept Begroting 2024 laat voor de gemeente West Betuwe, ten opzichte van de oude ramingen, structureel een nadeel van 60.200 euro zien. Deze toename wordt veroorzaakt door de indexering van de bijdrage. Reactie RAR op zienswijze: In reactie op de zienswijze van de gemeente op de kaderbrief 2024 geeft het RAR aan een beknopte tussenrapportage aan te leveren rond juli 2023 met concrete informatie om zo de gemeenten op de hoogte te houden over de financiële gevolgen van de gestegen inflatie en energiekosten voor de jaarlijkse bijdrage van de gemeenten. Voor wat betreft het verlagen van de energie- en andere kosten blijft het RAR nieuwe verduurzamings- en bezuinigingsmogelijkheden onderzoeken. Beoogd effect Invloed en grip op de gemeenschappelijke regeling, door uw gemeenteraad uw controlerende rol uit te laten voeren. Argumenten 1.1 De conceptjaarrekening 2022 sluit met een positief resultaat. Het bedrag van 75.000 euro wordt toegevoegd aan een bestemmingsreserve voor de realisatie van de nieuwe website van het RAR. Een bedrag van 104.617 euro wordt

20 juni 2023 Kenmerk GZDGWB901332/901336 Pagina 4 van 6

terugbetaald aan de deelnemers waarvan gemeente West Betuwe een bedrag ontvangt van 23.515 euro. 1.2 De jaarrekening is gecontroleerd en akkoord bevonden door het accountantskantoor FSV. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van het RAR per 31 december 2022 en het resultaat over 2022. De verklaring zelf wordt nog nagezonden naar het RAR.

2.1 De begroting 2024 geeft een realistische stijging van de gemeentelijke bijdrage van 8,79%. Deze hogere stijging van de bijdrage dan normaal heeft met name te maken met de (correctie) indexering van de energieprijzen en stijging loonkosten. De gemeentelijke bijdrage per inwoner wordt 12,16 euro wat op basis van een inwoneraantal van 52.720 resulteert in een totale bijdrage aan het RAR voor 2024 van 640.896 euro. 2.2 Er is dekking voor de salariskosten en de prijsstijging binnen de begroting. Deze prijsstijgingen komen overeen met de richtlijnen zoals de regio die hanteert.

2.3 Het programmaplan is in lijn met het beleidsplan 2022-2025 met het thema DATA. Met de verschillende facetten van DATA komen de gemeenten dagelijks in aanraking en met dit beleidsplan kunnen zij hierin toekomstbestendige keuzes maken. 2.4 De inhoud van de zienswijze is verwerkt in de begroting. In de reactie wordt toegezegd een beknopte financiële tussenrapportage op te stellen en toe te zenden rond juli 2023. Kanttekeningen Niet van toepassing Financiën Jaarrekening 2022 Wat is begroot voor West Betuwe in 2022 € 566.154

Wat is opgenomen in onze jaarrekening 2022 € 566.154

Wat is het uiteindelijke resultaat voor West Betuwe € 540.639

Wat is het verschil voor West Betuwe € 25.515

Het voordelig resultaat van de jaarrekening 2022 zal, na vaststelling door het algemeen bestuur van het RAR, meegenomen worden in de tweede bestuursrapportage 2023. Begroting 2024

Wat hebben we nu geraamd

2024

€ 580.696

2025

€ 580.696

2026

€ 580.696

2027

€ 580.696

20 juni 2023 Kenmerk GZDGWB901332/901336 Pagina 5 van 6

Wat wordt gevraagd van West Betuwe Wat wordt er meer gevraagd Hogere compensatie btw Financieel effect voor West Betuwe Uitsplitsing verschil: Prijsstijgingen Totaal

€ 640.896 -€ 60.200 n.v.t. -€ 60.200

€ 640.896 -€ 60.200 n.v.t. -€ 60.200

€ 640.896 -€ 60.200 n.v.t. -€ 60.200

€ 640.896 -€ 60.200 n.v.t. -€ 60.200

-€ 60.200 -€ 60.200

-€ 60.200 -€ 60.200

-€ 60.200 -€ 60.200

-€ 60.200 -€ 60.200

De financiële gevolgen van de begroting 2024 zullen, na vaststelling door het algemeen bestuur van het RAR, meegenomen worden in onze begroting 2024. De prijsstijgingen komen ten laste van de stelpost Prijsstijgingen in de begroting. Communicatie en participatie Procedureel: Er is een conceptbrief opgesteld voor het dagelijks bestuur waarin uw zienswijze bekend zal worden gemaakt. Deze brief wordt verstuurd naar het dagelijks bestuur na de raadsvergadering van 20 juni 2023. Uitvoering/Planning Gezien het dagelijks bestuur van het RAR heeft vergaderd op 19 juni 2023 en de raad van de gemeente West Betuwe de jaarstukken en de begroting op 20 juni 2023 behandelt, is de conceptbrief na de collegebehandeling al gedeeld met het RAR. Het verzenden van de brief is gedaan onder voorbehoud van instemming van de raad. De definitieve versie wordt verzonden na de raadsvergadering van 20 juni 2023. Het algemeen bestuur vergadert op 6 juli 2023. Evaluatie Terugkoppeling van de besluitvorming van de jaarstukken en begroting zal via de kwartaalrapportages verbonden partijen aan uw gemeenteraad worden teruggekoppeld.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de secretaris, Philip Bosman

de burgemeester, Servaas Stoop

20 juni 2023 Kenmerk GZDGWB901332/901336 Pagina 6 van 6

Raadsbesluit De raad van de gemeente West Betuwe; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 mei 2023 nummer, Gelet op artikel 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Voor de jaarrekening 2022 een positieve zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken. 2. Voor de begroting 2024 een positieve zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland kenbaar te maken.

Aldus besloten in de openbare vergadering Van 20 juni 2023, nummer 2023-046, de griffier, Hans van der Graaff

de voorzitter, Servaas Stoop