RV2022-155-bijlage-1-Plan van Aanpak.pdf

Bijlage 1 - Plan van Aanpak Opbouw Plan van Aanpak Dit plan van aanpak is gebaseerd op de opbrengsten van de bijeenkomsten van het afgelopen jaar en inzichten vanuit andere regionale samenwerkingsverbanden. Het plan van aanpak is opgebouwd aan de hand van onderstaand voorstel om de betrokkenheid van de raden op de gemeenschappelijke regelingen te vergroten. De basis hierbij ligt in meer afstemming tussen de deelnemende gemeenten en een gecoördineerde werkwijze voor het afstemmen van zienswijzen, moties en amendementen. Als overkoepelend doel geldt voor dit plan van aanpak: Het doel is om de raden beter te faciliteren in hun kaderstellende en controlerende rol binnen de regionale samenwerking in de Regio Rivierenland. Dit doel komt tot uiting in twee concrete eindproducten: Herziene nota’s verbonden partijen voor de gemeenten; Regionale ontmoetingstructuur ter bespreking van GR-gerelateerde onderwerpen. Daarnaast stellen we acties voor om de informatievoorziening verder te ontwikkelen en rapportagemogelijkheden vanuit de GR-en te standaardiseren. Dit zal uiteindelijk een plek krijgen in de nieuwe nota’s verbonden partijen van de verschillende gemeenten. In dit plan van aanpak maken we onderscheid tussen de onderwerpen: 1. Overlegstructuur GR-en en regionale afstemming (onderlinge verbinding) 2. Informatievoorziening GR-en (tijdige en kwalitatief goede informatievoorziening) 3.

Samenwerking met GR-en (heldere structuur) Per onderwerp worden de actiepunten toegelicht. Dit plan van aanpak is gericht op het jaar 2023, daarnaast staan we graag stil bij mogelijke denkrichtingen voor de toekomst. 1. Overlegstructuur GR-en en regionale afstemming (onderlinge verbinding) Doel: faciliteren van heldere regionale overlegstructuur. Voor veel raadsleden geldt een grote behoefte om een duidelijk overlegstructuur waarin zij elkaar en/of de GR-en kunnen ontmoeten om de beleidsmatige plannen te bespreken of een zienswijze af te stemmen. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: Griffiers verdelen de GR-en onderling en benoemen per GR een adoptiegriffier, deze griffier ‘adopteert’ een specifieke GR en coördineert de afstemming. Hierbij kan gedacht worden aan het actief wijzen van raadsleden op mogelijke ontwikkelingen binnen de GR en een faciliterende rol rondom het afstemmen van zienswijzen, moties en amendementen. De afzonderlijke griffiers inventariseren per relevante GR een raadsrapporteur/vertegenwoordiger vanuit de raad. Dit raadslid fungeert als vooruitgeschoven post vanuit de raad en is benaderbaar voor eventuele regionale afstemming. Opzetten overlegstructuur voor afstemming en ontmoeting op het gebied van GR-en (zie uitwerking in tekstblok 1).

Verder ontwikkelen van structuur voor regionale vergaderavond (zie uitwerking in tekstblok 2).

-

Opstellen taken en werkwijze voor raadsrapporteurs. Opstellen lange termijnagenda voor beleidsmatige plannen vanuit GR-en.

Denkrichting voor de toekomst Afwegen of een regionale auditcommissie of rekenkamer binnen de Regio Rivierenland wenselijk is en de raden daarover in deze bestuursperiode een advies over te geven. De griffierskring zal in overleg met de GR-directeuren nagaan in hoeverre het werken met rapporteurs past in de nieuwe mogelijkheden van het werken met een regionale afvaardiging van raadsleden binnen besluitvormingstrajecten, bijvoorbeeld een regionale raadstafel. Tekstblok 1: overlegstructuur voor afstemming en ontmoeting op het gebied van GR-en Per GR binnen de regio Rivierenland is één adoptiegriffier verantwoordelijk voor een specifieke GR en stemt met de GR en de raadsrapporteurs af wanneer zij elkaar ontmoeten. Het voorstel is om dit halfjaarlijks vorm te geven. 1. Bij de eerste bijeenkomst na het zomerreces informeert de GR de raadsrapporteurs en overige geïnteresseerde raadsleden over de plannen van het volgende jaar en geven zij de aanwezigen de mogelijkheid om aandachtspunten mee te geven voor de begroting. Ook kunnen nieuwe beleidsvoornemens of beleidsplannen gedeeld worden, de rol van de raad in deze trajecten wordt dan ook besproken. Deze bijeenkomst kan een kaderstellende vorm krijgen indien een GR nieuwe beleidsvoornemens heeft. Van deze bijeenkomst wordt verslaglegging verzorgd die gedeeld wordt met de verschillende gemeenteraden. 2.

De tweede bijeenkomst in de eerste week van juni betreft een bijeenkomst zonder aanwezigheid van de GR waarin de raadsrapporteurs de zienswijzen af kunnen stemmen. De adoptiegriffier bereidt deze bijeenkomst voor. Praktisch: De adoptiegriffier zet avonden op, eventueel in combinatie met onderstaand voorstel voor een ‘vaste regionale avond Rivierenland’.

2

Tekstblok 2: beleggen ‘vaste regionale avond Rivierenland’ in de agenda’s van de gemeenteraden De deelnemende gemeenten vergaderen op verschillende avonden en zodoende kunnen niet alle raadsleden aanwezig zijn bij de regionale bijeenkomsten die momenteel georganiseerd worden. Het voorstel is om binnen de reguliere vergaderstructuur een ‘vaste regionale avond Rivierenland’ toe te voegen. Uit inventarisatie is gebleken dat alle raden behalve Tiel vergaderen op dinsdag en donderdag, aanvullend hebben de meeste fracties op maandag hun fractievergaderingen. Het voorstel is om voor de regionale avond bij voorkeur op woensdag te beleggen. Op deze avonden kunnen naast bijeenkomsten over GR-en ook de bijeenkomsten belegd worden die niet direct raken aan GR-en maar wel een regionaal karakter hebben, zodoende krijgt de regionale afstemming een gestructureerd karakter. Indien er verscheidene onderwerpen zijn kunnen er parallelle sessies gepland worden. Praktisch: De regionale avond Rivierenland vindt bij voorkeur op woensdag plaats, het rooster wordt aan de raden en GR-en voorgelegd. Griffiers bepalen de inhoud van de avonden en stemmen de behoefte van de verschillende raden af. GR-en doen ruim van tevoren een aanvraag om een tijdslot te vullen. De Griffierskring Rivierenland is de organisator van de avonden. 2.

Informatievoorziening GR-en (tijdige en kwalitatief goede informatievoorziening) Doel: raadsleden hebben behoefte aan gestructureerde informatievoorziening over GR-en. Daarbij gaat het zowel om het proces als de inhoud van de informatievoorziening. Kortom, iedereen op diezelfde vlieghoogte. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: Ontwikkelen van lokale bestuurlijke oplegger (zie bijlage voor opzet) voor GR-en waarin zij een toelichting kunnen geven op de begroting en jaarrekening, hierin kunnen de gemeenten specifieke onderwerpen waarover zij geïnformeerd wensen te worden opnemen; Ontwikkelen van een ‘model nota verbonden partijen’, waarbij het in de vorige bestuursperiode opgestelde informatieprotocol het uitgangspunt vormt; De wijzigingen van de nieuwe wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) op het gebied van informatievoorziening in samenwerking met de GR-en implementeren.

Het instrumentarium van de nieuwe Wgr sluit goed aan bij de verbeterpunten van dit plan van aanpak, de implementatie van de nieuwe Wgr wordt daarom in dit plan meegenomen; Inventariseren mogelijkheid platform informatievoorziening over GR-en op basis van eerdere website https://www.zienswijzengelderlandzuid.nl/ (zie uitwerking in tekstblok 3); Vaststellen nieuwe nota verbonden partijen in de verschillende gemeenten, waarin aandacht is voor: o Gewenste frequentie informatievoorziening; o Normen informatievoorziening (waarover wenst een gemeente geïnformeerd te worden en op welk detailniveau); o Toelichting taken en rollen van GR, raad, raadsrapporteurs, college, AB-leden en DBleden en griffie. Organiseren van een plenaire consultatiebijeenkomst met GR-en en raadsleden over de nieuwe nota verbonden partijen en de invloed van de Wgr.

3

Denkrichting voor de toekomst Tekstblok 3: inventariseren mogelijkheid platform informatievoorziening over GR-en Veel raadsleden hebben de behoefte aan een platform waarop ze informatievoorziening over de GRen kunnen inzien. Hierbij gaat het om zowel informatie vanuit GR-en zoals jaarrekeningen en begrotingen als ‘stukken van de raad’ zoals zienswijzen, moties, amendementen en schriftelijke vragen. Hierbij moet aandacht zijn voor de afweging van implementatiekosten, arbeidsinzet die nodig is om de website/het platform te beheren en de nut en noodzaak van dit instrument. Wanneer de gemeenten binnen de regio Rivierenland werken met éénzelfde raadsinformatiesysteem kunnen deze gekoppeld worden om informatie integraal te delen (Regionaal raadsinformatiesysteem in regio Noordoost Brabant).

3. Samenwerking met GR-en (heldere structuur) Doel: heldere rolverdeling, wie doet wat en wie gaat waarover? Een goede onderlinge afstemming en samenwerking tussen de GR-en, colleges (portefeuillehouders) en de diverse gemeenteraden kan bijdragen aan vertrouwen in de uitvoering van de taken die bij de GR-en belegd zijn. Zodoende willen we binnen dit plan van aanpak ook aandachtspunten meegeven om deze samenwerking te versterken. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: Het bieden van inzicht in de taken en verantwoordelijkheden binnen de GR-en: bijvoorbeeld de rolverdeling tussen AB/DB en de raad Implementeren van het instrumentarium van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en inzicht geven in de mogelijke kansen en uitdagingen voor GR-en en gemeenten die deze wet biedt Nadere afstemming over de aansluiting van de P&C-cyclus van de gemeente en GR-en. (Zie

een uitgewerkt voorbeeld op pagina 4&5: https://ruddrenthe.nl/wpcontent/uploads/2021/12/15b.-bijlage-Samen-werken-voor-Drenthe.pdf) -

-

-

Inzetten op het vergroten van de politiek-bestuurlijke sensitiviteit binnen ambtelijke organisaties en gemeenschappelijke regelingen. Dit biedt mogelijkheden om de raden beter bij belangrijke ontwikkelingen te betrekken. In samenwerking met de GR-en opstellen van een ‘jaarkalender’ met de belangrijkste data van informatievoorziening per GR. Dit is een aanvulling op de lange termijnplanning waarin de beleidsvoornemens weergegeven worden. Bij het aangaan van een samenwerking m.b.t. een nieuw onderwerp is er de wens om de raden een rol geven in de kaderstelling. Bijvoorbeeld d.m.v. een regionaal debat of een startnotitie op hoofdlijnen.

4