RV2022-092 BWB Jaarstukken 2021 en begroting 2023.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering

: 21 juni 2022

Registratie nummer Voorstelnummer

: GZDGWB494933/494960 : RV2022/092

Portefeuillehouder

: Govert van Bezooijen

Bijlage(n)

: Aanbiedingsbrief, Jaarstukken 2021 BWB, Ontwerp-Programmabegroting 2023-2026, Conceptbrief zienswijze BWB

Onderwerp

: Jaarstukken 2021 en begroting 2023 Bedrijfsvoeringsorganisatie WestBetuwe (BWB)

Onderwerp Jaarstukken 2021 en begroting 2023 Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB). Beslispunten 1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2021 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe; 2. Voor de begroting 2023 een inhoudelijke zienswijze aan het dagelijks bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe kenbaar te maken, ten aanzien van: de noodzakelijke verbetering van de financiële dienstverlening. Inleiding Samenvatting jaarstukken 2021 Het bestuur van de BWB bood ons de jaarstukken 2021 op 22 april 2022 aan. De accountantscontrole is bijna afgerond. Het bestuur verwacht de definitieve jaarstukken 2021 inclusief controleverklaring in zijn vergadering van 19 mei 2022 vast te stellen. Deze stukken worden dan alsnog nagezonden. De gemeenschappelijke regeling BWB voorziet niet in een zienswijzeprocedure voor de jaarstukken, daarom worden deze ter kennisname aangeboden. Financieel De jaarrekening laat een totale last van 18.445.000 euro zien, waarvan 17.843.000 euro wordt gedekt uit de gemeentelijke (uniforme) bijdragen. Een bedrag van 1.109.000 euro aan baten komt uit de inzet van reserves en maatwerk. De concept Jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van 507.000 euro. Voorgesteld wordt om 261.500 euro te bestemmen voor doorgeschoven projecten. Het grootste deel hiervan, 200.000 euro, is voor het wegwerken van archiefachterstanden.

Het bestuur wil de resterende 245.793 euro toevoegen aan de algemene reserve voor het oplossen van knelpunten op de arbeidsmarkt in 2022 en de doorontwikkeling van de (financiële) dienstverlening. In de balans van BWB staat onder de vooruitontvangen bedragen nog een bijdrage van West Betuwe voor de werkzaamheden voortvloeiende uit de fusie ter grootte van 328.600 euro. Naar verwachting vloeien deze middelen in 2022 terug naar onze gemeente en zullen wij in de bestuursrapportage voorstellen om deze middelen terug te laten vloeien naar het fusiebudget.

21 juni 2022 Kenmerk GZDGWB494933/494960 Pagina 2 van 6

Risico’s en weerstandsvermogen Met de voorgestelde toevoeging aan de algemene reserve bedraagt deze 418.342 euro. Voor de risico’s is een (gewogen) bedrag berekend van 1.042.500 euro, zodat de weerstandsratio 0,4 bedraagt. Het weerstandsvermogen is dus ontoereikend om de risico’s af te dekken. Naarmate de risico’s zich voordoen zullen er bezuinigingsmaatregelen moeten worden getroffen of wordt de gemeentelijke bijdrage hoger. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat boven de algemene reserve van BWB uitstijgt binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. Het (fictieve) aandeel van West Betuwe in het rest-risicobedrag van ruim 600.000 euro is ongeveer 204.000 euro. De risico’s van BWB betreffen voornamelijk personele risico’s zoals: hogere kosten voor de verbetering van de dienstverlening, meer geld nodig voor kwaliteitsverbetering medewerkers, ziekteverzuim en disbalans tussen beschikbare capaciteit en benodigde capaciteit om te kunnen meebewegen met de ontwikkelbehoefte van de partners. Inhoudelijk Voor West Betuwe relevante belangrijke resultaten in 2021 waren het doorvoeren van de taakuitwisseling met West Betuwe (ontvlechten financieel adviseurs en invlechten facilitaire zaken), het afronden van de vervanging van de ICT-infrastructuur en het opstellen van een vervangingsplan voor de ICT hardware.

Dat plan vormde een belangrijke basis om ook de bijbehorende budgetten vanaf 2022 aan BWB over te hevelen. Een wereldwijd ICT beveiligingslek aan het einde van het jaar kon door BWB afdoende worden gepareerd, waardoor de deelnemende gemeenten geen risico liepen. Er zijn voortdurende zorgen over de financiële dienstverlening door BWB. Daarom heeft BWB in 2021 organisatorische maatregelen getroffen en stelt het bestuur voor om het resultaat 2021 onder andere voor de doorontwikkeling van de financiële dienstverlening te bestemmen. Samenvatting begroting 2023 De begroting 2023 heeft als vertrekpunt de voortgangsrapportage van het vierde kwartaal 2021. Hierin zijn onder andere de (voordelige) financiële gevolgen van het terughalen van de financiële advisering (FA) naar de gemeente en de overgang van facilitaire dienstverlening (FZ) van gemeente naar BWB opgenomen. De effecten van deze rapportage geven een voordeel voor West Betuwe, dat wij in onze eerste bestuursrapportage 2022 verwerken. Voor de volledigheid presenteren we hier ook deze cijfers.

Wat hebben we nu geraamd Wat wordt gevraagd van West Betuwe Wat wordt er minder gevraagd Lagere niet compensatie btw Financieel effect voor West Betuwe

2022 € 6.867.636 € 6.701.916 € 165.720 € 1.328 € 167.048

2023 € 6.499.483 € 6.336.322 € 163.161 € 3.887 € 167.048

2024 € 6.494.513 € 6.331.386 € 163.127 € 3.921 € 167.048

2025 € 6.465.400 € 6.302.476 € 162.924 € 4.124 € 167.048

Uitsplitsing verschil: Businesscase FA/FZ Totaal

€ 167.048 € 167.048

€ 167.048 € 167.048

€ 167.048 € 167.048

€ 167.048 € 167.048

21 juni 2022 Kenmerk GZDGWB494933/494960 Pagina 3 van 6

Financieel De concept Begroting 2023 van BWB laat een totale last van 19.837.000 euro zien, die voor een bedrag van 19.464.000 euro wordt gedekt door de gemeentelijke (uniforme) bijdragen. In de concept Begroting zijn geen nieuwe bezuinigingen of taakstellingen opgenomen. De concept Begroting 2023 laat voor de gemeente West Betuwe, ten opzichte van de ramingen bij de voortgangsrapportage Q4/2021, structureel een toename zien van 374.000 euro in 2022 oplopend tot 489.000 euro in 2026. Voor een bedrag van 161.000 euro wordt dit veroorzaakt door de indexering van de budgetten. Voor West Betuwe is er sprake van een nadeel van ongeveer 150.000 euro, ten gunste van Culemborg en Tiel, bij de actualisatie van de aantallen bij de verdeelsleutels naar de datum van 1 januari 2022 (met name bij de verdeelsleutel aantal medewerkers). In de periode van 1 juni 2022 tot 1 juni 2023 worden de verdeelsleutels door monitoren van de daadwerkelijke tijdsbesteding getoetst. Eventuele verschillen zullen met terugwerkende kracht met de partners worden verrekend. Het restant betreft een toename van de ICT-lasten door de overdracht van ICT-budgetten vanuit de deelnemende gemeenten naar BWB. In de paragraaf Financiën in dit raadsvoorstel geven we aan hoe de financiële gevolgen van de begroting 2021 van BWB in onze begroting kunnen worden opgevangen.

Inhoudelijk De voornaamste doelen en speerpunten voor 2023 hebben te maken met een verdere professionalisering en kwaliteitsverbetering. Met name rondom de financiële dienstverlening zal ontwikkelplan 2.0, waarvan de uitvoering start in 2022, in 2023 tot een kwaliteitsverbetering en borging van deze verbetering moeten leiden. Een ander belangrijk speerpunt is het arbeidsmarktbeleid voor BWB en de partners, dat moet bijdragen aan een adequate invulling van vacatures en vermindering van externe inhuur. Stevig inzetten op deze speerpunten zal ook bedragen aan verminderen van het risicobedrag van ruim 1 miljoen euro. Beoogd effect Invloed en grip op de gemeenschappelijke regeling, door uw gemeenteraad uw controlerende rol uit te laten voeren. Argumenten 1.1 Dit is in overeenstemming met de gemeenschappelijke regeling BWB De gemeenschappelijke regeling BWB voorziet niet in een zienswijzeprocedure bij de jaarrekening. 2.1 De kwaliteit van de financiële dienstverlening van BWB is een belangrijk zorgpunt voor West Betuwe BWB verzorgt op het gebied van de financiële dienstverlening de administratie, treasury en belastingtaken voor West Betuwe. Met name de administratieve processen zijn onvoldoende op orde.

Dit heeft impact op de financiële informatie, zorgt al sinds het bestaan van West Betuwe voor veel druk op het jaarrekeningproces en brengt financiële risico’s voor West Betuwe mee op het gebied van de invordering van openstaande bedragen.

21 juni 2022 Kenmerk GZDGWB494933/494960 Pagina 4 van 6

Kanttekeningen 2.1 West Betuwe doet een onderzoek naar het organiseren van de financiële administratie binnen de eigen organisatie In het coalitieakkoord In beweging! Is opgenomen dat we een onderzoek doen naar de voor- en tegenargumenten van het organiseren van de financiële administratie binnen de eigen organisatie. In samenspraak met het bestuur van de BWB bereiden we hiervoor binnenkort een opdrachtformulering voor. Financiën Jaarrekening 2021 Wat is begroot voor West Betuwe in 2021 € 5.823.100

Wat is opgenomen in onze jaarrekening 2021 € 5.823.100

Wat is het uiteindelijke resultaat voor West Betuwe € 5.823.100

Wat is het verschil voor West Betuwe €0

Begroting 2023

Wat hebben we nu geraamd (VGR Q4 2021-1e bestuursrapportage WB) Wat wordt gevraagd van West Betuwe Wat wordt er meer gevraagd Hogere niet compensatie btw Financieel effect voor West Betuwe

2023 € 6.336.322

2024 € 6.331.386

2025 € 6.302.476

2026 € 6.302.476

€ 6.710.000 - € 373.678 -€ 2.616 - € 376.294

€ 6.727.000 - € 395.614 -€ 2.769 - € 398.383

€ 6.703.000 - € 400.524 -€ 2.804 - € 403.328

€ 6.791.000 - € 488.524 -€ 3.420 - € 491.944

Uitsplitsing verschil: Prijsstijgingen ICT-lasten Herijking verdeelsleutels Totaal

- € 161.000 - € 66.207 - € 149.087 - € 376.294

- € 161.500 - € 89.315 - € 147.568 - € 398.383

- € 161.500 - € 92.092 - € 149.736 - € 403.328

- € 167.500 - € 174.416 - € 150.028 - € 491.944

De financiële gevolgen van de begroting 2023 zullen, na vaststelling door het algemeen bestuur van BWB, meegenomen worden in onze begroting 2023. De prijsstijgingen en de herijking van de verdeelsleutels komen ten laste van het begrotingssaldo. De hogere bijdrage voor ICT wordt gecompenseerd door vrijvallende ICT-budgetten bij de gemeente. Communicatie en participatie Procedureel: de gemeenteraad stuurt een brief aan het bestuur van BWB met een inhoudelijke zienswijze op de begroting. In de brief wordt gevraagd om een terugkoppeling vanuit het bestuur. Er is een conceptbrief opgesteld voor het bestuur waarin uw besluit bekend zal worden gemaakt.

21 juni 2022 Kenmerk GZDGWB494933/494960 Pagina 5 van 6

In deze brief gaan we in op onze zorgen rondom de financiële dienstverlening en stellen we het bestuur formeel op de hoogte van het uit te voeren onderzoek naar de voor- en tegenargumenten van het organiseren van de financiële administratie in de eigen organisatie. Uitvoering/Planning Na besluitvorming van uw gemeenteraad zal een brief naar het bestuur van de BWB’ worden gezonden. De reacties van de verschillende gemeenten worden tijdens de volgende vergadering van het bestuur besproken. Evaluatie Terugkoppeling van de besluitvorming van de jaarstukken en begroting zal via de kwartaalrapportages verbonden partijen aan uw gemeenteraad worden teruggekoppeld. Risicoparagraaf In de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting is voor de risico’s is een (gewogen) bedrag berekend van 1.042.500 euro. Naar verwachting is de algemene reserve in 2022 volledig nodig voor de bij de resultaatbestemming van de jaarrekening genoemde onderwerpen. Het weerstandsvermogen is dus ontoereikend om de risico’s af te dekken. Naarmate de risico’s zich voordoen zullen er bezuinigingsmaatregelen moeten worden getroffen of wordt de gemeentelijke bijdrage hoger. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat boven de algemene reserve van BWB uitstijgt binnen de deelnemende gemeenten aan te houden.

Het (fictieve) aandeel van West Betuwe in het risicobedrag van ruim 1.000.000 euro is ongeveer 360.000 euro. De risico’s van BWB betreffen voornamelijk personele risico’s zoals: hogere kosten voor de verbetering van de dienstverlening, meer geld nodig voor kwaliteitsverbetering medewerkers, ziekteverzuim en disbalans tussen beschikbare capaciteit en benodigde capaciteit om te kunnen meebewegen met de ontwikkelbehoefte van de partners. Ons aandeel in het risico van de BWB nemen we op in de berekening van ons eigen weerstandsvermogen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe de locosecretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop

21 juni 2022 Kenmerk GZDGWB494933/494960 Pagina 6 van 6

Raadsbesluit De raad van de gemeente West Betuwe; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022, Gelet op artikel 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2021 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe; 2. Voor de begroting 2023 een inhoudelijke zienswijze aan het dagelijks bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe kenbaar te maken, ten aanzien van: de noodzakelijke verbetering van de financiële dienstverlening. Aldus besloten in de openbare vergadering van 21 juni 2022, nummer 2022/092, de griffier, Dick van der Harst

de voorzitter Servaas Stoop